Оформление управленческого решения

671
В любой компании могут возникнуть спорные моменты как в части принятия ответственных решений, так и в части разрешения конфликтных ситуаций. В процессе хозяйственно-финансовой деятельности организаций постоянно встают вопросы, связанные с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов действий.

В итоге такого выбора появляется определенное решение. Но такое решение должен утвердить либо директор компании, либо ответственный руководитель. Однако от правильности оформления управленческих решений зависит и исполнение данного решения, и возложение ответственности за него. Именно особенностям оформления управленческих решений и будет посвящена наша статья.

Понятие и виды управленческих решений

Управленческое решение – это одноразовый акт воздействия субъекта управления на объект, устанавливающий программу работ, направленных на определение и реализацию конкретной цели, вытекающей из общих задач, стоящих перед управляемым объектом.

Вместе с тем, все управленческие решения нельзя «мести под одну гребенку»: все зависит от вопроса, стороны, принимающей решение, масштаба проблемы. Попробуем классифицировать управленческие решения и привести примеры документов, которыми они оформляются.

(См. Таблицу "Виды управленческих решений" во вложенных документах).

Вместе с тем, необходимо отметить, что данная градация является условной и коммерческие компании самостоятельно выбирают, каким образом будет оформляться управленческое решение. Но для правильного оформления управленческого решения потребуется соблюсти правила подготовки, согласования и утверждения.

Процесс разработки и оформления управленческого решения

УОформление управленческого решенияправленческие решения оформляются, как правило, распорядительными документами. Напомним, что Общие требования к оформлению распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Но важно не просто правильно оформить, например, приказ, распоряжение или иной документ, а соблюсти процедуру его разработки. Дело в том, что если при подготовке управленческого решения не исследованы все данные, может быть принято неправильное решение, а ответственным может быть назначено лицо, которое не имеет никакого отношения к реализуемому проекту.

Приведем элементарный пример.

Компания решила начать строительство офисного здания. Но в проекте управленческого решения менеджер, печатая проект распоряжения, ошиблась в стоимостных характеристиках проекта. Затем руководство принимает решение о строительстве нового офиса. Однако в результате оказалось, что данный проект не выгоден компании. Но подобной ошибки можно было бы избежать, если бы специалист, ответственный за оформление документов, перепроверила данные.

Конечно, ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают, но ответственность за неправильно принятое управленческое решение может быть распределена солидарно между всеми сотрудниками. Например, сотрудникам могут быть не выплачены премии.

Алгоритм разработки управленческого решения

Итак, предлагаемый алгоритм разработки управленческого решения следующий.

  • Инициирование управленческого решения или обоснованность необходимости издания распорядительного документа.
  • Сбор и анализ информации по вопросу.
  • Подготовка проекта управленческого решения.

(См.пример проекта управленческого решения во вложенных документах).

  • Согласование проекта документа.
  • Доработка проекта распорядительного документа.
  • Принятие решения и (или) утверждение распорядительного документа.

Продолжим ранее рассмотренный пример. На основании принятого решения генеральный директор издает соответствующий приказ.

(См. пример приказа во вложенных документах).

Отдельные задания могут быть оформлены в виде приложений к приказу.

В этом случае принято делать отметку о наличии приложения после такого приказа, как это делается, например, в письме. Сведения о прилагаемых документах принято давать в тексте приказа. Приложения к приказу должно быть подписано его составителем.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:

Для проведения аттестации работников организации

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Утвердить график проведения аттестации (прилагается).

….

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в его верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф согласования документа, например ("Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76):

Оформление управленческого решения

Применительно к рассматриваемому примеру в качестве приложений могут выступать, например, проект договора, смета на выполнение соответствующих работ.

  • Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Однако какая-либо стадия принятия управленческого решения может просто отсутствовать. Это возможно, например, в случае когда руководитель единолично принимает какое-то решение, а лицо, ответственное за делопроизводство, оформляет данное решение. Это может быть приказ, распоряжение, меморандум, решение или иное управленческое решение.

Оформление управленческого решения

При этом следует отметить, что в управленческих решениях недопустимо превышение полномочий руководителем.

Например, указанное выше управленческое решение не может содержать в качестве мер штрафные санкции, лишение заработной платы или увольнение сотрудника.

Рекомендации по оформлению управленческих решений

Для того чтобы правильно оформить управленческое решение, следует определить круг вопросов, входящих в данное решение. Но надо учесть, что если круг вопросов постоянно меняется или принимается множество решений по одному и тому же вопросу, которые не исполняются, решение не будет эффективным.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Поэтому при оформлении решения, при выработке самого решения и при контроле его исполнения нужно вести базу и отслеживать ход исполнения решения.

При составлении управленческого решения необходимо:

  • увязывать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;
  • излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности другого толкования;
  • указывать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;
  • обеспечивать юридически правильное написание упоминаемых в нем наименований ведомств, предприятий, организаций и учреждений;
  • указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением управленческого решения;
  • соблюдать сроки подготовки управленческого решения, установленные руководством организации;
  • указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу.

В качестве рекомендуемых реквизитов управленческого решения можно назвать следующие:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • отметка о наличии приложения;
  • подпись;
  • гриф согласования документа;
  • визы согласования документа;
  • отметка об исполнителе;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В тексте нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования организаций, структурных подразделений, должностей. Недопустимо применение разных терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания.

Управленческое решение должно кратким и четким. Вместе с тем, в управленческом решении должны отсутствовать случаи превышения полномочий.

Так, бухгалтерия не может дать указание юристам, а генеральный директор не может принять решение об увольнении сотрудника при малейшей оплошности.

В то же время важно довести управленческое решение до исполнителей. Ведь если исполнители не знакомы с решением руководства, то и принимать к сведению они ничего не будут.

При этом важно не только принять управленческое решение и ознакомить с ним исполнителей. Некоторые управленческие решения могут породить негативные последствия.

Например, компания открывает обособленное структурное подразделение и принимает соответствующее управленческое решение. Но это решение касается не только самой компании, но и третьих лиц. До 02.09.2010 пунктом 1 ст. 116 НК РФ предусматривалась ответственность за нарушение срока подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе, пунктом 2 ст. 116 НК РФ - ответственность за то же деяние при нарушении срока более чем на 90 дней. С 02.09.2010 ответственность за нарушение срока подачи заявления о постановке на учет в налоговом органе установлена только пунктом 1 ст. 116 НК РФ. Нарушение сроков подачи заявления влечет взыскание штрафа в размере 10 тыс. рублей.

Поэтому некоторые управленческие решения приводят к негативным последствиям, если они не доведены до третьих лиц. Важно определить круг третьих лиц и сообщить им об управленческом решении.

Стоит помнить и о других негативных последствиях, связанных с неправильным оформлением управленческих решений.

Риски и негативные последствия, связанные с некорректным оформлением управленческих решений

Неправильно оформленные управленческие решения могут повлечь за собой следующие негативные последствия:

  • неясность задачи;
  • невыполнение задачи;
  • отсутствие исполнителей;
  • двойная трактовка поставленных задач.

Как было указано выше, также возможно привлечение к административной ответственности.

Например, при принятии управленческого решения о создании обособленного подразделения и недоведения данной информации до налогового органа на компанию могут быть наложены штрафные санкции.

Случаи привлечения к ответственности возможны и тогда, когда налоговый орган признает, что юридическое лицо или индивидуальный предприниматель не проявили должной осмотрительности при выборе контрагента.

Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 10.05.2011 по делу № А19-14130/10 суд признал, что индивидуальный предприниматель не проявил должной осмотрительности при выборе контрагента. Оценив в совокупности и взаимосвязи представленные в материалах дела доказательства, суды пришли к обоснованному выводу о том, что эти доказательства не подтверждают реальность существования хозяйственных операций с контрагентами ООО "Сервис+", ООО "Лилия" и ООО "АвтоИнвест". Поэтому для целей проявления должной осмотрительности необходимо провести проверку контрагентов и отразить этот факт в управленческом решении, приобщив к управленческому решению копии документов.

Проверка контрагента может состоять из следующих основных этапов:

Необходимо запросить у контрагента копии учредительных документов, заверенные подписью и печатью контрагента (устав, свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет).

В случае если документы подписываются генеральным директором в соответствии с уставом, целесообразно запросить копию приказа о назначении на должность, если по доверенности - то копию доверенности. При этом необходимо проверить полномочия подписавшего лица.

Если выполнение работ (услуг) подпадает под лицензионные виды деятельности, то следует запросить копию лицензии.

Перепроверить данные о контрагенте (ИНН, юридический адрес, наименование компании) на сайте налоговой службы (www.nalog.ru).

При совершении крупных сделок целесообразно ознакомиться с балансом компании.

Внутри компании к негативным последствиям неправильно оформленных управленческих решений можно отнести вынесение дисциплинарного взыскания.

Например, если вернуться к примеру в отношении ошибки в сумме затрат по строительству, допущенной менеджером, то на данного сотрудника руководство может наложить меры дисциплинарного взыскания. Напомним, что к таким мерам относятся: замечание, выговор и увольнение.

Также к негативным последствиям неправильного оформления управленческих решений относятся судебные споры и признание сделок ничтожными.

В качестве примера можно привести определение ВАС РФ от 22.03.2012 № ВАС-16819/11 по делу № А41-18912/09, в котором признавались недействительными решения генерального директора по внесению в уставной капитал земельных участков. Суд признал ничтожной данную сделку.

Следовательно, можно сказать, что в судебном порядке само управленческое решение было признано ничтожным, то есть не соответствующим правовым нормам.

Управленческое решение может быть признано неправомерным, если данное решение принято неуполномоченными лицами или с нарушением процедуры принятия решения.

Так, в определении ВАС РФ от 24.05.2012 № ВАС-5793/12 по делу № А12-2922/2011 суд признал, что решение о назначении генерального директора принято неправомочным советом директоров, избранным на общем собрании акционеров, проведенном с существенным нарушением ФЗ "Об акционерных обществах". Подобный случай не является единичным. Например, в определении ВАС РФ от 20.04.2012 № ВАС-2013/12 по делу № А41-11344/11 в суде было выяснено, что полномочия членов совета директоров общества в установленном законом порядке не были прекращены, а решение о назначении генеральным директором общества принято неправомочным советом директоров.

Однако, если бы это было выяснено лицами, ответственными за управленческие решения, то судебного спора возможно было бы избежать.

Таким образом, решение, принятое неуполномоченными лицами и с нарушением законодательства, признается неправомочным.

К таким нарушениям относятся:

  • принятие решения неуполномоченными лицами;
  • принятие решения на общем собрании акционеров без уведомления всех акционеров;
  • принятие решения на общем собрании акционеров без кворума;
  • заочное принятие решений.

В заключение следует отметить, что принятие управленческих решений очень важно для целей бизнеса, поскольку без них невозможно ведение бизнеса в принципе. При этом неправильно оформленные управленческие решения, неознакомление с ними заинтересованных лиц может повлечь крайне негативные последствия.

Е.В. Шестакова, канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Таблица. Виды управленческих решений.doc
  • Документ. Пример приказа.doc
Доступно только подписчикам
  • Документ. Проект управленческого решения.doc
  • Документ. Пример приказа.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.05%
  • Делопроизводство 18.07%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.05%
  • Имидж секретаря 13.25%
  • Деловой этикет 13.25%
  • Карьерный рост 10.24%
  • Документооборот 19.88%
  • Электронный документооборот 16.87%
  • Архивное дело 79.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль