Согласование проектов документов

87
Процедура согласования проектов документов – одна из важнейших при оформлении документов. Управленческие документы используются при анализе хозяйственной деятельности организации, планировании и финансировании работ, для обеспечения права собственности, при возникновении споров, при предъявлении претензий, исков и т.д. Для решения этих задач необходимо, чтобы документ обладал юридической силой, иначе свои основные функции он не выполнит.

Юридическая сила документа

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) дает следующее определение термину «юридическая сила документа»:

 «Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Из этого определения следует, что:

  • информация, содержащаяся в документе, должна соответствовать действующему законодательству;
  •  организация имеет право издавать документы только в пределах своей компетенции (как правило, это определено Уставом (положением) организации);
  •  документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями, предъявляемыми именно к этому документу.

Не следует забывать и о требовании достоверности информации.

Документ обретает юридическую силу только после его подписания. Подпись руководителя на документе означает, что он берет на себя всю полноту ответственности не только за информацию, содержащуюся в документе, но и за все последствия, которые наступят или могут наступить после введения документа в действие.

Подписывая документ, руководитель должен быть уверен, что все требования, обеспечивающие юридическую силу документа, соблюдены. Для этого и применяется процедура согласования проектов документов.

Виды согласований     

Чтобы грамотно организовать согласование проекта документа, нужно иметь четкое представление о том, для чего это делается, какие задачи решаются при осуществлении этой процедуры.

На практике часто встречаются ситуации, когда исполнитель, зная о необходимости согласования проекта документа, не имеет четкого представления о том, с кем его надо согласовать. Следствием этого является избыточное согласование, когда проект документа согласовывают с теми должностными лицами и организациями, чье согласование не является необходимым. Это не только загромождает документ лишними реквизитами, но и значительно увеличивает время на его Согласование проектов документовподготовку.

В моей практике был пример такого «избыточного» визирования. Проекты приказов ректора, касающиеся учебной работы, согласовывались не только с проректором по учебной работе (его виза требуется исходя из содержания документов), но и со всеми заведующими кафедрами. Логика такого визирования была проста: «Раз заведующие кафедрами упомянуты в приказе в качестве исполнителей, то их виза необходима». Это не только значительно затягивало процедуру подписания документа, но и вело к курьезной ситуации - по сути, руководитель просил согласия исполнителя на то, чтобы дать ему поручение.

Внутреннее согласование

Согласование документа может быть внешним и внутренним.

Внутреннее согласование проектов документов осуществляется путем их визирования.

Виза должностного лица на документе сообщает руководителю, что те вопросы, за которые отвечает визирующий, проработаны и ошибок в них нет. Если у должностного лица, визирующего документ, есть замечания, то они излагаются на отдельном листе бумаги, а в визе делается отметка «Замечания прилагаются».

Исходя из требований, обеспечивающих юридическую силу документа, можно определить обязательные визы согласования проекта документа.

Это виза юриста, отвечающего за соответствие документа действующему законодательству; виза лица, отвечающего за ведение делопроизводства в организации и, соответственно, за правильное оформление документов; виза исполнителя, гарантирующего достоверность информации.

Визирование проектов документов иными должностными лицами зависит от содержания документов.

Если, например, в документе затронуты вопросы финансового характера, то виза должностного лица, отвечающего за финансовую деятельность организации, становится обязательной.

Визы согласования состоят из наименования должности лица, визирующего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты визирования, например:

Зав. канцелярией

Соболева В.И. Соболева

10.06.2013

При большом объеме визируемых документов удобно использовать штампы, куда от руки вносятся только личная подпись и дата.

Визы согласования документа проставляются:

  • на документах, подлинники которых помещаются в дела, – на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.);
  • в служебных письмах – на копии документа, помещаемой в дело;
  • на внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) – на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Внешнее согласование

Внешнее согласование проекта документа оформляется грифом согласования.

В соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Грязнова        А.Г. Грязнова

27.05.2013

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2013 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
ОАО «Росгосстрах»
от 05.06.2013 № 10

Гриф согласования размещается ниже реквизита «подпись». В случае, когда согласование производится с несколькими организациями, грифы согласования размещают на отдельном листе согласования.

На практике часто встречаются случаи, когда гриф согласования по политическим мотивам  размещают на одном уровне с грифом утверждения слева от него.

С одной стороны, это нарушение требований ГОСТ 6.30-2003, но с другой – требования данного стандарта носят рекомендательный характер и, следовательно, организация вправе сама решить, где размещать гриф согласования.

Это допущение не относится к федеральным органам исполнительной власти, оформление документов которых регламентировано Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477).

Согласование проектов документов (как внешнее, так и внутреннее) гарантирует обеспечение юридической силы документа перед подписанием или утверждением документа. Согласование проектов документов нужно проводить только с теми должностными лицами, в компетенции которых лежит тот или иной параметр юридической силы документа. Не следует согласовывать документ по принципу «со всеми, кто упомянут в документе», т.к. с точки зрения обеспечения юридической силы эти визы не значимы, а временные затраты на их получение бывают весьма значительны.

О.Н. Солнцева, преподаватель Центра компьютерного  обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль