ГОСТ Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»: движение вперед

366
Разработка новой редакции стандарта диктуется рядом причин: во-первых, срок действия стандарта уже превышает 10 лет (стандарт принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) – это тот срок, после которого стандарт должен перерабатываться или отменяться; во-вторых, за прошедшие годы произошли серьезные изменения в нормативной базе; в третьих, мы наблюдаем изменения в технологиях, применяемых для документирования деятельности организаций. Гораздо более широкое применение получили информационные системы электронного документооборота, в связи с чем организации постепенно переходят к использованию электронных документов, которые, в условиях безбумажного документооборота, становятся единственным экземпляром документа, то есть подлинником. Все это, безусловно, должно учитываться при разработке правил и требований, предъявляемых к документированию управленческой деятельности.

В этом году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела приступил к переработке данного стандарта, и в настоящее время ведется сбор и анализ материала, который позволит пересмотреть стандарт, уточнить ряд положений, какие-то положения, как уже сейчас полагают разработчики, нужно будет исключить из стандарта, но и, конечно, необходимо при этом добавить ряд новых положений, актуальных для современной практики документирования.

Из истории стандарта

Напомним, что стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В связи с тем, что в настоящее время УСОРД фактически в организациях не применяется (система с 1993 г. не ведется, то есть не актуализируется), и не функционирует (ликвидирован) тот технический комитет Росстандарта, который когда-то занимался вопросами унификации документации и через который проходили соответствующие стандарты, работа по переработке ГОСТ Р 6.30–2003 будет вестись в другом техническом комитете – ТК 191, занимающимся разработкой стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Это тот комитет, через который проходили стандарты по управлению документами (ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1–2008 и др.), а также недавно утвержденный стандарт ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30–2003 является, фактически, четвертой редакцией первых двух стандартов, разработанных еще в 1972 г.:

  •  ГОСТ 6.38–72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  •  ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В 1990 г. эти стандарты были переработаны, их содержание было объединено в один стандарт – ГОСТ 6.38–90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был переработан в 1997 г. (ГОСТ Р 6.30–97). В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и был утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30–2003, действующий в настоящее время.

Процедура разработки и утверждения национальных стандартов Российской Федерации, проведения работ по их обновлению, а также правила отмены действующих стандартов установлены ГОСТ Р 1.2–2004. Стандарт предусматривает случаи, при которых национальный стандарт подлежит обновлению (раздел 5.1 стандарта):

  • если содержание стандарта вошло в противоречие с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, техническими регламентами, целями и принципами национальной стандартизации и в результате не удовлетворяет современным экономическим, социальным или иным потребностям страны, в том числе не соответствует уровню развития науки и техники;
  •  если содержание стандарта препятствует соблюдению вновь заключенного международного соглашения;
  •  если содержание стандарта противоречит содержанию вновь разрабатываемого или другого обновляемого национального стандарта Российской Федерации (в том числе межгосударственного стандарта, вводимого в действие в качестве национального стандарта), или если эти стандарты дублируют друг друга.

Ситуация, сложившаяся в настоящее время со стандартом 6.30–2003, соответствует первой из указанных причин, дающих основание для пересмотра стандарта. За время, прошедшее с 2003 года, в законодательстве в сфере информации и документации произошли серьезные изменения: был принят новый закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (27.07.2006 № 149-ФЗ), новый закон «Об электронной подписи» (06.04.2011 № 63-ФЗ), постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства), устанавливающие, в том числе, состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов, установленных Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Направления совершенствования ГОСТ Р 6.30–2003

Основные направления совершенствования ГОСТ Р 6.30–2003 определяются его содержанием. В стандарте три раздела:

в первом разделе устанавливается состав реквизитов документов; во втором –требования к оформлению реквизитов документов; в третьем – требования к бланкам документов.

Стандарт имеет два приложения:

А – схемы расположения реквизитов и Б – образцы бланков документов.

Напомним, что в предыдущих редакциях в стандарте присутствовало еще два раздела: в одном из них устанавливались правила изготовления документов средствами печатающей техники, в другом – порядок учета бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение из стандарта раздела о правилах изготовления документов (шрифты, интервалы, расположение реквизитов на бланке) было вызвано тем, что в конце 1980-х – начале 1990-х годов шла смена технических средств изготовления документов: пишущие машины заменялись средствами компьютерной техники, для изготовления документов применялись различные текстовые редакторы, не было единства в применении шрифтов и др. В тот момент выработать единые требования к изготовлению документов не представлялось возможным. Иная ситуация наблюдается в настоящее время: для изготовления документов и в органах власти, и в организациях применяется преимущественно текстовый редактор MS Word, имеющий стандартизованный набор шрифтов, что позволяет сформулировать основные положения в отношении применяемых для изготовления документов шрифтов, их гарнитур и размеров, а также установить межстрочные интервалы при подготовке документа и др.

Что же касается раздела, устанавливающего порядок учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, то этот раздел включать в стандарт представляется нецелесообразным, поскольку порядок использования таких бланков регламентирован Правилами делопроизводства и названными выше Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Очевидно, что основные изменения должны коснуться разделов стандарта, определяющих состав реквизитов документов, ГОСТ Р 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов»: движение впередтребования к их оформлению, требования к бланкам документов.

Рассмотрим последовательно, какие положения стандарта нуждаются в изменении и какими могут быть эти изменения.

Изменения в составе реквизитов документов

Первое, на что следует обратить внимание, – это на расхождения в составе реквизитов и в ряде случаев в их названиях между ГОСТом Р 6.30–2003 и Правилами делопроизводства. Различия в количестве реквизитов объясняются тем, что Правила делопроизводства предназначены для федеральных органов исполнительной власти, а стандарт – для любых организаций, как государственных, так и негосударственных. Действительно, есть реквизиты, которые не используются при документировании деятельности в федеральных органах исполнительной власти (герб субъекта Российской Федерации, код организации; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП). Поскольку сфера действия стандарта шире сферы действия Правил делопроизводства, именно стандарт должен включать реквизиты, применяемые при подготовке документов в любом органе власти и в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности.

Более того, в этой части стандарт должен быть дополнен, как минимум, двумя реквизитами, используемыми на практике, но отсутствующими в действующем стандарте, это:

  • герб (гербовый знак) или иной официальный символ муниципального образования;
  •  наименование должности лица – автора документа (реквизит должностного бланка).

Стандарт в действующей редакции в перечне реквизитов содержит реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» и «герб субъекта Российской Федерации». В соответствии с действующим законодательством официальные символы (гербы, гербовые знаки) могут иметь муниципальные образования, это предусмотрено ст. 9 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»:

 «Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности».

Поскольку в стандарте есть реквизиты «Государственный герб Российской Федерации» и «герб субъекта Российской Федерации», считаем, что было бы правильным ввести в стандарт один реквизит, обозначающий герб, но в следующей редакции:

 «герб (государственный, субъекта Российской Федерации, муниципального образования)».

Это возможно по той причине, что при подготовке документов на бланках воспроизводится изображение только одного из указанных гербов в зависимости от того, какими полномочиями и правами обладает орган власти.

Реквизит «Наименование должности лица – автора документа» действующим стандартом не предусмотрен, хотя в разделе 4 «Требования к бланкам документов» упоминаются бланки должностных лиц, а в приложении Б стандарта имеется образец бланка должностного лица. Из этого примера следует (и это подтверждает практика), что в бланке должностного лица указывается, наряду с наименованием организации (или территории, если это бланки руководителей территориальных образований), название должности лица (как правило, это должность руководителя или заместителя руководителя органа власти или организации). В отличие от ГОСТ Р 6.30–2003, Правила делопроизводства включают этот реквизит, но под названием «Должность лица – автора документа». Полагаем, что этот реквизит необходимо включить и в стандарт, но в редакции:

 «Наименование должности лица – автора документа».

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Состав реквизитов документов должен быть дополнен как минимум еще одним реквизитом – отметкой о конфиденциальности или грифом ограничения доступа к документу. На практике этот реквизит используется во всех органах власти и организациях, работающих с документами, содержащими информацию ограниченного доступа. В зависимости от вида информации это могут быть грифы (отметки) конфиденциальности (Для служебного пользования, Коммерческая тайна, Конфиденциально) или секретности (Секретно, Совершенно секретно, Особой важности).

В Правилах делопроизводства данный реквизит присутствует в виде «Отметки о конфиденциальности», что вполне оправдано, так как Правила делопроизводства не распространяются на документы, содержащие информацию, составляющую государственную тайну.

Напомним, что в предыдущей редакции стандарта – ГОСТе Р 6.30–97 – имелся реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»: стандарт определял место его расположения на бланке (документе) на первом листе документа, вверху справа от границы верхнего поля. Стандарт не определял языковую форму реквизита, а лишь указывал на место его расположения. Кроме того, в стандарте говорилось, что гриф ограничения доступа к документу может быть дополнен другими данными, предусмотренными законодательством об информации. Из ГОСТа Р 6.30–2003 реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» был исключен в связи с тем, что Росархив как разработчик стандарта не имел права устанавливать требования, касающиеся защиты информации, что было отмечено в процессе согласования стандарта.

Учитывая, что стандарт фактически закреплял лишь факт существования данного реквизита и место его размещения на документе, а также принимая во внимание важность этого реквизита для организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа, считаем целесообразным включить его в новую редакцию стандарта при условии, что стандарт не будет устанавливать требований к содержательной части реквизита.

В действующей редакции стандарта перечень реквизитов, используемых при работе с документами, дан в последовательности их расположения в формуляре документа (см. схему расположения реквизитов в приложении А к ГОСТу Р 6.30–2003). При этом не учитывается, в каком отношении друг к другу находятся реквизиты, какую роль в делопроизводстве они играют, в каких документах используются. Систематизировать реквизиты по всем возможным основаниям – не задача стандарта. Вместе с тем, было бы полезно систематизировать по их роли в процессе документирования и последующей работы с документами. С этой точки зрения все реквизиты можно было бы разделить на несколько групп:

  1. Реквизиты бланка, включая отметки для расположения реквизитов.
  2. Реквизиты, используемые при подготовке документов (независимо от вида или разновидности документов, поскольку оформление реквизитов не зависит от того, какой документ готовится).
  3. Реквизиты, необходимые для организации документооборота и хранения документов.

В первую группу войдут такие реквизиты, как:

герб; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа; основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, отметки для реквизитов «Дата», «Регистрационный номер», «Ссылка на дату и номер документа».

Во вторую группудата документа; регистрационный номер документа; адресат; заголовок к тексту; ссылка на регистрационный номер и дату документа; отметка о наличии приложения; подпись; виза; гриф согласования; гриф утверждения; оттиск печати и др.; в третьюотметка о поступлении документа, резолюция (указания по исполнению документа); отметка о контроле, отметка об исполнении документа и направлении в дело.

Требования к оформлению реквизитов документов

Прежде всего, из новой редакции стандарта необходимо будет исключить очевидные ошибки, допущенные при подготовке ГОСТа Р 6.30–2003. Одна из таких досадных ошибок вкралась в правила оформления реквизита «Адресат» (речь идет об адресовании документа физическому лицу, то есть гражданину).

ГОСТом Р 6.30–2003 предусмотрено:

– при адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией (п. 3.15 стандарта), например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

– при адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

До 2000 г. в действовавшем на тот момент ГОСТе Р 6.30–97 в реквизите «Адресат» инициалы во всех случаях ставились после фамилии лица (должностного, физического). В 2000 г. в ГОСТ 6.30–97 были внесены изменения (изменение № 1, постановление Госстандарта от 21.01.2000 № 9-ст), где, в частности, говорилось:

 «При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией».

Таким образом, изменение места расположения реквизитов (перед фамилией) касалось всех случаев оформления реквизита «Адресат», если в реквизите указывалась фамилия лица. Это положение было заложено и в ГОСТ Р 6.30–2003, но при его издании была допущена техническая ошибка, в результате которой и возникло расхождение: при адресовании юридическому лицу инициалы ставятся перед фамилией руководителя, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. Это создало совершенно ненужные трудности при оформлении документов. И хотя со времени издания стандарта прошло уже около 10 лет и многие привыкли к различиям в оформлении реквизита, эту ошибку необходимо исправить и привести оформление реквизита «Адресат» к единообразию.

В стандарт следует включить некоторые новые положения, которых нет в ГОСТ Р 6.30–2003 и не было в более ранних редакциях стандарта. В качестве примера можно привести правила оформления отметки о приложении на нормативных правовых актах, являющихся приложениями к распорядительным документам. В настоящее время стандарт говорит о том, что на приложении к распорядительному приказу (приказу, распоряжению) должна быть отметка о приложении по форме:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 26.12.2009 № 63

Кроме того, в стандарте есть положение о том, что на утверждаемом документе, независимо от того, является он приложением к распорядительному документу или нет, должен быть гриф утверждения по форме, установленной стандартом. Например, если инструкция утверждена распорядительным документом, на ней должен быть гриф утверждения по форме:

УТВЕРЖДЕНА

приказом Росархива

от 26.12.2009 № 63

Следовательно, исходя из положений стандарта, на утверждаемом распорядительным документом нормативном правовом акте (приложении) должно быть два реквизита: отметка о приложении и гриф утверждения, содержащие повторяющуюся информацию (название вида документа, дату и номер документа).

Очевидно, что в данном случае на нормативном правовом акте (приложении к распорядительному документу) достаточно указать отметку о приложении:

 «Приложение» или «Приложение № 1», ниже – гриф утверждения, содержащий ссылку на нормативный документ, которым утвержден документ, являющийся приложением.

В новой редакции стандарта нужно уточнить и правила оформления некоторых реквизитов, например, такого реквизита, как «Гриф согласования» (п. 3.23 стандарта). В действующей редакции, устанавливая порядок оформления этого реквизита, стандарт ничего не говорит о месте проставления грифа согласования на документе,  в связи с чем на практике часто возникают вопросы, где должен располагаться гриф согласования: на первом листе документа вверху слева на уровне грифа утверждения, который, если это утверждаемый документ, в свою очередь располагается вверху справа, или на последнем листе документа. Стандартом предусматривается возможность согласования проекта документа письмом или коллегиальным (совещательным) органом (в этом случае в грифе согласования дается ссылка на протокол заседания), но не содержится никаких указаний, прилагаются ли к документу соответственно письмо, протокол (выписка из протокола) или нет.

Более четкие правила предусмотрены стандартом в отношении оформления виз на документе (отметок о внутреннем согласовании), но в связи с переходом на электронный документооборот возникает необходимость регламентировать порядок визирования документов при электронном согласовании в случаях, когда используется только документ на электронном носителе (то есть аналог на бумажном носителе не создается), и в случаях, когда в итоге создается документ на бумажном носителе.

В действующей редакции стандарт не устанавливает правил оформления титульного листа на организационно-распорядительных документах, хотя многие документы и, прежде всего, нормативные правовые акты, например, устав организации, оформляются с титульным листом.

Требует уточнения и вопрос заверения документов печатью, в частности, вопрос о месте проставления печати. В действующей редакции стандарта говорится лишь о том, что печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Вместе с тем, для практики документирования важно и то, в каком месте проставляется печать и как она проставляется.

Можно привести еще ряд примеров, свидетельствующих о необходимости установления более четких правил оформления реквизитов документов.

Требования к бланкам документов

Еще один раздел стандарта – это раздел, устанавливающий требования к бланкам документов.

В действующей редакции стандарта в разделе «Требования к бланкам документов» были допущены ошибки при перечислении реквизитов общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документов (раздел 4.7 стандарта), что вызывает немало вопросов у специалистов при разработке бланков документов.

Например, в бланк письма включены реквизиты «Место составления или издания документа» (реквизит 14), «Отметка о контроле» (реквизит 19), в то время как ни тот, ни другой в бланках писем не используются. К сожалению, эта ошибка не единственная.

Допущены ошибки и в схемах расположения реквизитов в приложении А к стандарту (рис. А1 и А2).

В частности, в соответствии с данными схемами реквизит 16 «Гриф утверждения документа» располагается не в рабочей зоне документа, а на верхнем поле документа, что совершенно исключено.  

При пересмотре стандарта требуется решить и вопрос использования общего бланка. В настоящее время общие бланки используются исключительно в органах власти и применяются весьма ограничено. Общий бланк – это бланк, содержащий, фактически, только несколько реквизитов: наименование организации – автора документа, место составления (издания) документа и отметки для даты и регистрационного номера документа. По этой причине общий бланк может использоваться для подготовки различных документов (протоколов, актов и др.), при этом название вида документа впечатывается в общий бланк при оформлении документа. Поскольку общие бланки использовались для подготовки, главным образом, внутренних документов, организации в большинстве своем отказались от общих бланков в пользу компьютерных (электронных) шаблонов конкретных видов документов.

Использование электронных шаблонов бланков, исключающих необходимость изготовления бланков на бумажном носителе, – еще один вопрос, который также должен найти отражение в новой редакции стандарта.

При подготовке новой редакции стандарта также надо вернуться к вопросу о двуязычных бланках (и даже бланках на трех языках) и дать более четкие и конкретные нормы в отношении таких бланков.

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.37%
  • Делопроизводство 18.01%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.32%
  • Имидж секретаря 11.85%
  • Деловой этикет 12.8%
  • Карьерный рост 9%
  • Документооборот 19.91%
  • Электронный документооборот 17.54%
  • Архивное дело 81.04%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль