Ответственность секретаря в компании

691
В одних компаниях секретарь ни за что не отвечает, в других же на него ложится не только груз должностных обязанностей, но и материальная, дисциплинарная ответственность, при этом руководство постоянно намекает на то, что любое неверное движение может привести если не к расстрелу, то как минимум к увольнению.

Ни одна, ни вторая позиция руководства не являются правильными, поэтому очень важно рассмотреть вопрос ответственности, документального закрепления видов ответственности и дать некоторые рекомендации.

Материальная ответственность

Ответственность секретаря в компанииБывают случаи, когда за все, что бы ни произошло в компании: пропал телефонный аппарат, работник потерял мобильный, неправильно оформлены документы на командировку работника, - подчиненные отвечают собственной заработной платой. Рублем могут наказать секретаря и за опоздание на работу, несмотря на пробки или перебои работы общественного транспорта, и за обед в неположенное время. Однако такие штрафные санкции являются незаконными, поскольку не предусмотрены Трудовым кодексом. С этим, конечно, может не согласиться работодатель, апеллируя к тому, что штрафы предусмотрены в локальном акте. Однако согласно ст. 8 Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197-ФЗ нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, не подлежат применению. То есть по закону работодатель не должен устанавливать штрафные санкции, не предусмотренные законом, так как это нарушает права работников.

А вот если секретарь нанес ущерб, например, взял под отчет денежные средства и не вернул их или испортил намеренно оргтехнику, то в этом случае размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Обязательным условием удержания ущерба является согласие работника. Срок для осуществления операций по удержанию неограничен. Законом (ст. 248 ТК РФ) разрешается добровольное возмещение ущерба, причиненного работником, полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается также возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не должен превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику к выплате. Если работник не согласен с удержаниями из заработной платы, то работодателю придется доказывать ущерб от конкретного сотрудника в судебном порядке.

Кроме того, работодатель не может возложить полную ответственность на секретаря за любую провинность других сотрудников. Дело в том, что полная материальная ответственность наступает только в случаях, установленных ст. 243 ТК РФ. К ним относятся:

  • причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
  • причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения и в иных случаях.

Также материальная ответственность в полном размере может быть установлена трудовым договором с руководителем организации, заместителями руководителя, главным бухгалтером (ч. 2 ст. 243 ТК РФ), но никак не с секретарем организации.

Поэтому следует отметить, что ни включать дополнительные штрафы, ни пугать материальной ответственностью работодатель не может. Такая ответственность может быть наложена, если секретарь нанес лично ущерб компании и согласен с возмещением данного ущерба. В других случаях работодателю придется доказывать факт ущерба в судебном порядке.

Дисциплинарная ответственность

Как любой сотрудник, секретарь может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

В ст. 192 ТК РФ предусмотрено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям.

При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.

Однако дисциплинарное взыскание должно быть соразмерно совершаемому проступку. Если руководитель постоянно обещает уволить секретаря по поводу и без, то такое увольнение, скорее всего, будет либо невыполнимым, либо незаконным. В законодательстве четко определены основания увольнения работника, которые считаются дисциплинарным взысканием. К таким основаниям относятся:

Неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он уже имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) вследствие:

  • прогула (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от ее продолжительности, а также более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены));
  • появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
  • разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной).

Например, увольнение работника за единичное опоздание на работу на непродолжительное время может быть признано судом незаконным, поскольку наказание не является соразмерным проступку.

Так, в п. 53 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» указано следующее: при рассмотрении спора в суде работодателю необходимо представить доказательства того, что работник совершил дисциплинарный проступок и что при наложении взыскания учитывались тяжесть этого проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника, его отношение к труду. И если суд придет к выводу, что проступок действительно имел место, однако увольнение произведено без учета указанных выше обстоятельств, иск о восстановлении на работе может быть удовлетворен.

Основание увольнения должно четко соответствовать трудовому законодательству. Так, если секретаря уволили, например, в связи с утратой доверия, то такое решение руководства легко оспорить в суде.

В качестве примера можно назвать решение Кировского районного суда Санкт-Петербурга от 19.03.2012, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 23.05.2012 № 33-6668/12. Суд признал, что отсутствие со стороны работника виновных действий, послуживших основанием для утраты доверия к работнику, вылилось в неправомерное применение основания увольнения, предусмотренного п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание (ч. 5 ст. 193 ТК РФ).

Чаще всего секретари совершают незначительные проступки. К таким проступкам можно отнести следующие:

  • утеря документов;
  • неправильная регистрация документа;
  • неправильная комплектация документов, подаваемых на конкурс;
  • отсутствие номенклатуры дел;
  • неисполнение поручений руководства и т.п.

За такие провинности руководство иногда спешит наложить выговор.

Однако данное наказание также может быть оспорено в суде. В качестве примера можно привести решение Хасынского районного суда Магаданской области от 09.02.2010 по делу № 2-28/2010. Суд признал приказ об объявлении выговора работнику незаконным по основанию отсутствия доказательств относительно соответствия примененной меры наказания (выговора) тяжести проступка и по основанию отсутствия учета предшествующего поведения работника. Работником предприятия был утерян регистрационный документ, на восстановление которого требуется и время, и деньги (стоимость государственной пошлины и сборов). Работник добровольно признал свою вину и обязался возместить расходы по восстановлению документа. Тем не менее, для административного органа, занимающегося повторной выдачей утраченных документов данного вида, работодателем был издан приказ об объявлении беспечному работнику выговора, с чем не согласился сам работник. Суд пришел к выводу, что выговор является чересчур жестким наказанием за случайную утрату документа.

Таким образом, следует отметить, что уволить секретаря возможно только в случае существенных нарушений, например, прогула, в порядке, установленном законодательством. А само дисциплинарное взыскание должно быть соразмерно вине работника.

Часто работодатель пугает работника, что в связи с неоднократными нарушениями работник может быть уволен, или пытается уволить работника без выплат соответствующих компенсаций в случае сокращения штата. Но существует практика оспаривания подобных действий работодателя в суде.

В качестве примера можно назвать решение Медвежьегорского районного суда Республики Карелия от 28.12.2010 по делу № 2-957/2010. Ситуация заключалась в следующем: работодатель уволил секретаря по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ при отсутствии неоднократности дисциплинарных проступков со стороны уволенной. Суд пришел к выводу, что привлечение истицы к дисциплинарной ответственности по приказу является незаконным. И, как следствие, незаконно и увольнение истицы по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, так как судом установлено и подтверждено ответчиком, что ранее истица к дисциплинарной ответственности не привлекалась.

Таким образом, следует отметить, что привлечение к дисциплинарной ответственности четко регламентировано трудовым законодательством. При этом в случае неправомерных действий работодателя незаконные действия часто оспариваются в судебном порядке. Поэтому при возникновении спорной ситуации всегда лучше сесть за стол переговоров.

Административная ответственность

Чаще всего к административной ответственности привлекается не секретарь компании, а юридическое лицо, т.е. организация.

Например, секретарю переданы для бухгалтерии документы: акты выполненных работ, договоры, которые она должна была зарегистрировать и передать в бухгалтерию. Однако секретарь потеряла вышеуказанные документы. За утрату или непредставление документов, первичных документов организация может быть привлечена к ответственности в виде штрафных санкций, установленных НК РФ (например, 200 руб. за каждый непредставленный документ в ходе налоговой проверки (п. 1 ст. 126 НК РФ) или 10000 руб. при утрате документации за один налоговый период и т.д.).

Но в некоторых случаях административная ответственность может все-таки быть возложена на конкретного работника. Приведем пример.

Секретарь послала паспортные данные генерального директора своей подруге, а подруга использовала эти данные в коммерческих целях. Дело в том, что паспортные данные относятся к персональным данным, а персональные данные относятся к сведениям, которые охраняются федеральным законом. Неправомерное разглашение персональных данных лицом, в чьи обязанности входит соблюдение правил хранения, обработки и использования такой информации, также является основанием для привлечения этого лица к дисциплинарной ответственности (ст. 90 ТК РФ).

Такое нарушение подпадает под ответственность, предусмотренную Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (КоАП РФ).

На основании ст. 2, 3, 5 и 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен. В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение подобной информации (за исключением случаев, если такое разглашение влечет уголовную ответственность) лицом, получившим доступ к ней в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа в размере:

  • на граждан - от 500 до 1000 руб.;
  • на должностных лиц - от 4000 до 5000 руб.

Следовательно, если будет установлено, что разглашение персональных данных произошло по вине работника, ответственного за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, то его могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа.

Если секретарь является иностранным гражданином и действует без соответствующего разрешения, то в этом случае он также может быть привлечен к административной ответственности.

За такое правонарушение для него предусмотрен штраф в размере от 2000 до 5000 руб. с административным выдворением за пределы Российской Федерации или без такового (ст. 18.10 КоАП РФ).

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Работодатель, осуществляющий деятельность на территории РФ, не имеет права принимать на работу иностранных граждан или лиц без гражданства, у которых отсутствует разрешение на работу

Если же работодатель примет на работу такого сотрудника, он будет оштрафован. Размер штрафа составит (п. 1 ст. 18.15 КоАП РФ):

  • для должностных лиц - от 25 000 до 50 000 руб.;
  • для юридических лиц - от 250 000 до 800 000 руб. Вместо штрафа возможно наложение административного взыскания в виде приостановления деятельности на срок до 90 суток.

Документальное закрепление ответственности секретаря

Все права и обязанности секретаря прописываются в трудовом договоре, также обязанности и порядок привлечения к ответственности могут содержаться в должностных инструкциях.

При этом работодателю необходимо соблюсти следующие условия:

1. Трудовые обязанности работника должны быть документально закреплены.

2. Работник должен знать о своих трудовых обязанностях, то есть должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Порядок ознакомления работника со своими трудовыми обязанностями специальными нормативными документами не регламентируется. Возможен один из вариантов:

  • журнал ознакомления;
  • лист ознакомления (отдельный на каждого работника);
  • роспись работника на соответствующем локально-нормативном акте.

Кроме того, многие компании разрабатывают собственные локальные акты о наложении ответственности.

Что касается материальной ответственности, то такая ответственность обычно устанавливается в отдельном договоре или прописывается в трудовом договоре с секретарем. Вместе с тем, порядок несения материальной ответственности может быть закреплен и в положении о материальной ответственности.

Так, может быть закреплено, что все работники предприятия несут материальную ответственность за нанесение прямого материального ущерба, под которым понимается: утрата, ухудшение или понижение ценности имущества, необходимость для предприятия произвести затраты на восстановление, приобретение имущества или иных ценностей либо произвести излишние выплаты.

В локальных актах, таких как положение о дисциплинарной ответственности, регулируется порядок наложения дисциплинарной ответственности и виды нарушений. С таким актом работник также должен быть ознакомлен под роспись.

В соответствии с данным положением на работника налагаются взыскания. Поскольку это внутренний документ, то положение регламентирует только внутренние меры наказания работника, такие как дисциплинарные взыскания.

Рассмотрим подробнее порядок их наложения.

Порядок привлечения к материальной ответственности

Прежде чем требовать с секретаря возместить ущерб, работодатель должен выполнить определенную законом процедуру - доказать факты возникновения ущерба и их причинно-следственную связь с неправомерными действиями работника. Работодатель также может провести служебное расследование. Для этого создается комиссия, к участию в которой привлекаются компетентные специалисты. Сотрудник вправе знакомиться со всеми материалами, связанными с работой комиссии, и обжаловать их. В ходе процедуры необходимо истребовать у подозреваемого работника письменное объяснение (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Срок законом не установлен, поэтому работодатель имеет право запросить объяснительную записку с момента обнаружения ущерба. Если сотрудник отказывается дать объяснение, следует оформить соответствующий акт и ознакомить с ним работника под роспись.

Если секретарь подтверждает факт нанесения ущерба компании, то для внесения денежных средств в кассу или списания их из заработной платы секретарь должен написать соответствующее заявление. Без такого заявления взыскать деньги нельзя.

Например, секретарь потеряла денежные средства, которые взяла под отчет для приобретения канцтоваров. Поскольку секретарь не возражает против возврата денежных средств, то даже без проведения соответствующего расследования пишет следующее заявление (пример заявления можно посмотреть во вложенных к данной статье документах).

Если работник не согласен с привлечением к материальной ответственности, то работодатель может привлечь его к ответственности только через суд.

При этом никаких отметок в трудовом договоре или трудовой книжке о привлечении к материальной ответственности не делается.

Порядок наложения дисциплинарных взысканий

Следует отметить, что работодатель должен соблюдать порядок наложения дисциплинарных взысканий, в противном случае наложение взыскания неправомерно.

Днем обнаружения проступка считается день, когда об этом проступке стало известно непосредственному руководителю работника. Это очень важно, поскольку приказ о наложении дисциплинарного взыскания должен быть издан в строго определенные сроки. Издать приказ о применении дисциплинарного взыскания можно только если со дня совершения проступка прошло не более шести месяцев, а со дня его обнаружения - не более одного (ст. 193 ТК РФ).

Если допущены нарушения, то такие нарушения фиксируются:

  • докладной запиской (например, при невыполнении работником поставленной задачи или при использовании ресурсов работодателя (Интернета, копировального аппарата и т.п.) в личных целях);
  • актом (например, при отсутствии на рабочем месте или при отказе от прохождения медицинского обследования);
  • решением комиссии (по результатам расследования факта нанесения ущерба работодателю или факта разглашения конфиденциальной информации).

После этого работодатель должен затребовать объяснения. Трудовой кодекс Российской Федерации отводит работнику на представление объяснений два рабочих дня, которые считаются с даты, следующей за днем предъявления требования. Если работодатель не выждет эти 2 дня, а наложит дисциплинарное взыскание, то в этом случае возможно оспорить его действия в суде.

В качестве примера можно назвать определение от 06.07.2010 по делу № 33-19977. Суд указал, что поскольку объяснение было запрошено 18.11.2009, срок его представления истекал 20.11.2009 (несмотря на то что в день затребования объяснения работник отказался его представить), поэтому работодатель неправомерно применил дисциплинарное взыскание в виде увольнения 19.11.2009.

Если секретарь отказывается дать объяснения, то составляется соответствующий акт об отказе.

После получения объяснительной записки или составления акта о том, что по прошествии двух рабочих дней работник объяснение не представил, можно оформлять приказ о применении выговора или замечания.

Унифицированная форма такого приказа отсутствует.

(Пример приказа можно посмотреть во вложенных к данной статье документах).

Секретарь должен быть ознакомлен с таким приказом под роспись. Если секретарь отказался ознакомиться с приказом, то работодатель также фиксирует это в акте.

Запись в трудовую книжку о дисциплинарном взыскании (кроме увольнения по соответствующей статье) не вносится.

При этом нужно иметь в виду, что административный штраф налагает соответствующий орган путем вынесения решения о привлечении к административной ответственности или суд.

В заключение следует отметить, что, конечно, ситуации, когда на секретаря налагается ответственность, являются очень неприятными, но вместе с тем они все же встречаются в жизни. Ведь, как говорится, не делает ошибок тот, кто не работает. И секретарь – не исключение. Однако в любой неприятной ситуации важно выйти из нее достойно: изучить документы, проанализировать действия работодателя и свои шансы в случае судебного спора. При этом нельзя забывать, что даже отрицательный опыт является неоценимым опытом.

Е.В. Шестакова, канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Документ. Пример заявления.doc
Доступно только подписчикам
  • Документ. Пример приказа о применении выговора или замечания.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.03%
  • Делопроизводство 15.48%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.61%
  • Имидж секретаря 11.61%
  • Деловой этикет 11.61%
  • Карьерный рост 9.68%
  • Документооборот 16.77%
  • Электронный документооборот 14.84%
  • Архивное дело 79.35%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль