Автоматизация документооборота холдинга. Зачем нужна автоматизация документооборота холдингам в России?

77
Динамика развития холдинговых компаний, а также конкурентная рыночная среда требуют постоянного повышения качества выполнения работы и скорости принятия решений, ускорения бизнес-процессов, включая и те, которые связаны с оформлением документов. Поскольку управлять несколькими юридическими лицами одновременно в «ручном режиме» с учетом всего комплекса имеющихся сложностей практически невозможно, у акционеров возникает потребность в принятии решения об автоматизации процессов холдинга, в том числе процессов обработки документов.

Что такое холдинг? 

Прежде чем рассматривать причины интереса к вопросам автоматизации бизнес-процессов в холдинговых компаниях и процессов обработки документов,  определим, что такое холдинг.

На законодательном уровне неоднократно делались попытки дать определение холдинга. Так, в Указе Президента РФ от 16.11.1992 № 1392 дано следующее определение: «Холдинговой компанией признается предприятие, независимо от его организационно-правовой формы, в состав активов которого входят контрольные пакеты акций других предприятий». В  этом же Указе Президента  РФ дано определение финансового холдинга. В Федеральном законе «О банках и банковской деятельности» приведено определение банковского холдинга. Вместе с тем стоит отметить, что до сих пор отсутствует единый законодательный акт, который бы определял статус холдинга и отражал взаимодействие с антимонопольным, налоговым законодательством, а также другими законодательными актами нашей страны.

Изучением различных аспектов деятельности холдингов сегодня занимаются многие ученые и исследователи, есть интересные научные работы в области финансов, правового регулирования, бухгалтерского учета, контроля качества и т. д. Однако наиболее полной с точки зрения рассмотрения проблемы правового положения холдингов представляется книга И.С. Шиткиной «Холдинги. Правовые и управленческие аспекты», где  сделана успешная попытка комплексного рассмотрения проблемы холдинговых объединений, как с точки зрения теоретических аспектов, так и практических вопросов. В этой же книге приведено, на мой взгляд, наиболее удачное и точное определение холдинга: «Под холдингом мы будем понимать вертикально интегрированное объединение юридических лиц, основанное на экономической субординации. (Вторая половина определения является по существу расшифровкой первой: вертикальная интегрированность как раз и означает экономическую субординацию и подчинение.) Отметим, что российская традиция именует холдингом не головную компанию, а всю совокупность связанных юридических лиц».

Итак, структуру холдинга, исходя из данного определения, можно представить так (рис. 1):

Автоматизация документооборота холдинга. Зачем нужна автоматизация документооборота холдингам в России?

Рис. 1. Структура холдинга, на которой показаны головная организация и дочерние общества (ДО)

Как появляется и создается холдинг?

Многие холдинги образовались на основе государственных предприятий. В исключительных случаях холдинги появляются в результате развития одной частной компании либо путем слияния нескольких компаний.

Примеров создания и успешного развития холдингов в современной России много: это РЖД, УРАЛСИБ, БКС, а также многие другие компании.

Холдинг, как правило, почти всегда создается постепенно, развиваясь, образовывая или присоединяя все новые и новые дочерние общества (юридические лица). При этом развитие холдинга (увеличение количества дочерних обществ) может Автоматизация документооборота холдинга. Зачем нужна автоматизация документооборота холдингам в России?происходить со значительными временными интервалами.

Образование новых дочерних обществ обычно происходит в результате расширения бизнеса, появления необходимости выделения определенного функционального направления в виде самостоятельного юридического лица.

Присоединение новых дочерних обществ имеет место в результате покупки акционерами холдинга предприятий.

Почти всегда юридические лица, входящие в холдинговую компанию, территориально удалены друг от друга, то есть могут находиться в разных районах города, в разных городах и даже регионах, что, с одной стороны, продиктовано условиями ведения бизнеса, с другой стороны – доставляет немало проблем акционерам.

Как построено взаимодействие головной организации и дочерних обществ холдинга?

Для того чтобы управлять холдингом, акционерам недостаточно поставить во главе дочерних обществ доверенных руководителей: они должны четко видеть и понимать, как работает каждое общество, как развивается, какие проблемы испытывает, какие технологии требуется внедрить, чтобы обогнать на рынке конкурентов, и так далее. Для этого все юридические лица холдинга должны постоянно обмениваться информацией с головной организацией.

Головная организация через информационные потоки осуществляет передачу в дочерние общества задач, распорядительных и нормативных документов, отчетных форм, а обратно получает отчеты о выполнении, сводную и иную информацию, необходимую для анализа и принятия решений.

Как правило, обмен информацией между головной организацией и дочерним обществом производится в формализованном виде (т.е. в виде документов), но может происходить и виде телефонных звонков, электронных писем, иных средств коммуникации (например, обмен мгновенными сообщениями).

Схему движения информации и документов в холдинге можно представить следующим образом (рис. 2):

Автоматизация документооборота холдинга. Зачем нужна автоматизация документооборота холдингам в России?

Рис. 2. Информационные потоки и документопотоки в холдинге

Однако в ходе своей деятельности каждое дочернее общество холдинговой компании взаимодействует не только с головной организацией, но и еще с внешними организациями, а также с другими ДО.

Пример взаимодействия с внешними организациями – получение писем от регуляторов, проверяющих организаций, министерств и ведомств, от других организаций при осуществлении хозяйственной деятельности, а также отправление ответных документов. При получении документов и информации иными способами коммуникации создается входящий поток информации и документов. При отправке документов и информации «вовне» создается аналогичный исходящий поток.

Так как дочерние общества холдинга осуществляют свою деятельность под единым руководством, в едином ключе, работают для выполнения единых задач, у них возникает потребность в обмене информацией и документами между собой.

 Таким образом, можно говорить не только о сложной схеме взаимодействия юридических лиц, образующих холдинг, но и об образовании нескольких высокоуровневых информационных и документационных потоков, возникающих в процессе такого взаимодействия:

  • внешний (по отношению к юридическим лицам холдинга и сторонним организациям; он делится в свою очередь на входящий и исходящий);
  • внутренний (внутри каждого юридического лица холдинга);
  • корпоративный (между юридическими лицами холдинга).

Общая схема движения документов в холдингах представлена на рис.3:

Автоматизация документооборота холдинга. Зачем нужна автоматизация документооборота холдингам в России?

На минуту представим себе, как происходит движение информации и документов в холдинге, как осуществляются процессы подготовки, согласования, подписания документов, как происходит их исполнение и предоставляются отчеты. Процессов обработки документов в холдинге много, каждый идет на своем уровне (на уровне отдельно взятого подразделения, предприятия или холдинга в целом), требует четкого взаимодействия специалистов разных подразделений. Картина сложности этих процессов становится полной, когда мы понимаем, что холдинг все время развивается, его состав меняется (присоединяются новые юридические лица, меняется внутренняя структура и процессы), и все это происходит в условиях удаленной работы подразделений и предприятий.

Какие проблемы решает холдинг, когда принимается решение об автоматизации документооборота?

Прежде всего, для крупных холдингов крайне важной является возможность быстрого поиска необходимой информации.

При хранении документов на бумажном носителе такой поиск может занять от нескольких минут (если документов немного и нужная папка стоит под рукой специалиста) до нескольких дней (если документов значительное количество и часть из них хранится в архиве или в нескольких местах хранения).

То есть внедрение системы электронного документооборота (далее – СЭД) позволяет в десятки раз уменьшить затраты на поиск документов.

Кроме того, у сотрудников появляется возможность совместной подготовки документов в условиях территориальной распределенности, что позволяет повысить качество подготовки документов и сократить сроки их подготовки.

Также положительным моментом является возможность организации электронного согласования документов.

Мы помним, что юридические лица, входящие в холдинги, зачастую находятся в разных городах и регионах, что отрицательно сказывается на сроках выполнения различных процессов. Электронное согласование документов позволяет в десятки раз повысить эффективность работы персонала холдинга. Кроме того, процесс согласования становится «прозрачным» и подконтрольным, информационная система дает возможность гибко настраивать и при необходимости менять документопотоки, следить за сроками реализации процессов и результатами их выполнения.

В комплексе с организацией электронного согласования документов решается вопрос о замещении участников процесса согласования, что также помогает снизить сроки выполнения процесса.

Еще одним немаловажным аргументом в пользу СЭД является возможность использования различных форм и шаблонов, что в значительной степени сокращает временные затраты персонала при подготовке документов и работе с ними.

Отдельно стоит подчеркнуть и то, что и головная организация холдинга, которая осуществляет функции управления, и акционеры в результате автоматизации процессов получают очень мощный инструмент, с помощью которого можно контролировать деятельность юридических лиц холдинга, влиять на выполнение бизнес-процессов, анализировать получаемые данные, производить планирование деятельности каждого из юридических лиц и холдинга в целом на перспективу.

Итак, польза СЭД очевидна, и мы понимаем, насколько важным и необходимым является ее внедрение в холдинговых компаниях. Однако принятие такого судьбоносного для холдинга решения - только первый шаг к началу грандиозного проекта, в котором должно быть учтено и продумано абсолютно все: от возможности моделирования организационной структуры холдинга до включения новой информационной системы в единую информационную среду; от возможности гибкой настройки сквозных процессов до формирования необходимых отчетов.

О том, какие требования существуют внутри холдинга к организации и регламентации бизнес-процессов, как выбрать СЭД для холдинга, какую работу необходимо провести перед тем, как начинать внедрение СЭД, мы подробнее расскажем в следующих публикациях.

Е.В. Романченко, начальник Управления делами, Связной Банк (ЗАО)

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль