Внедрение корпоративной электронной системы управления в Группе компаний «Цифрал-Сервис»

81
Программными продуктами для создания корпоративной электронной системы управления сейчас никого не удивишь. Разработчики предлагают разные варианты с учетом специфики деятельности организации. На основании анализа собственных ресурсов и предложений систем электронного документооборота на рынке учредителями Группы компаний «Цифрал-Сервис» было принято решение создать собственное программное обеспечение, которое получило название «Распорядительные документы» (далее – ПО РД).

Возникновение необходимости автоматизации бизнес-процессов     

Но сначала немного истории. Группа компаний «Цифрал-Сервис» – лидер на рынке обслуживания и монтажа домофонных систем. Одним из основных направлений деятельности «Цифрал-Сервис» является монтаж, техническое обслуживание и ремонт многоквартирных домофонов. В начале своей деятельности, в 1999 году, Группа компаний была представлена только в одном городе и существовала в условиях неформального управления: «руководитель  сказал – сделали». По мере развития бизнеса возникла необходимость часть управленческих механизмов перевести на упорядоченную документационную основу (издавать приказы, вести их учет и контролировать исполнение).  ИТ-специалистами была предложена типичная для большинства компаний схема – файлы размещались на общем сервере, чтобы все документы можно было найти. Базовыми средствами передачи документов на согласование, исполнение и контроль были электронная почта и факс.

Но эти меры работали только до определенного момента. Франшизная кампания по продвижению бренда «Цифрал-Сервис» начала приносить результат – стали открываться  одна за другой организации в разных регионах России. Держатели бренда предложили собственникам этих организаций создать надстройку, управляющую их бизнесами –  Управляющую компанию (УК). За счет снижения издержек на управление и согласование действий такая структура увеличила эффективность каждого бизнеса в отдельности. И принятая система документооборота стала давать сбои. Особенно усложнился контроль исполнения приказов и распоряжений. К моменту разработки системы электронного документооборота организации, входящие в Группу компаний «Цифрал-Сервис», были уже представлены более чем в 20 городах России, Украины и Казахстана. Для обеспечения оперативности исполнения стратегии бренда и контроля стандартов были сформированы территориальные подразделения: региональные представительства и  штаб-квартира (центральный орган управления).

Проблемы и задачи внедрения

Система управления в ГК строится так: руководитель вышестоящего субъекта обеспечивает руководство нижестоящим субъектом по всем видам деятельности (рис. 1).

Внедрение корпоративной электронной системы управления  в Группе компаний «Цифрал-Сервис»

Рис. 1. Структура и система управления Группы компаний «Цифрал-Сервис»

При данной системе управления возникал разрыв между принятием управленческого решения на верхней ступени иерархической лестницы и его реализацией на низшей. Основной проблемой невыполнения управленческих решений явилось отсутствие налаженной системы контроля. К этой проблеме добавились и другие:

  • документы терялись, и информация, содержащаяся в них, попадала  в «чужие» руки;
  •  много времени тратилось на создание, утверждение документов, их рассылку;
  •  вместо того  чтобы использовать уже имеющиеся документы, затрачивалось  время на их повторное создание;
  •  тратилось много рабочего времени на поиск нужного документа;
  •  отсутствовал  мониторинг местонахождения документов.

Для того чтобы решить накопившиеся проблемы, ставились следующие задачи:

  • создать единое корпоративное хранилище документов;
  •  обеспечить менеджерам быстрый доступ к распорядительным документам;
  •  сформировать базу действующих распорядительных документов и обеспечить простой процесс ее актуализации;
  •  исключить потери в ходе распорядительного процесса;
  •  повысить скорость поиска документов;
  •  обеспечить доведение любого распорядительного процесса до его формального завершения;
  •  обеспечить исполнительскую дисциплину на всех уровнях путем контроля движения документов и предоставления отчетов.

Программное обеспечение 

Поскольку каждый субъект Группы компаний – юридически независим, собственники приняли решение о создании корпоративной (внутренней) электронной системы управления, которая регламентирует бизнес-процессы организаций, входящих в Группу компаний «Цифрал-Сервис».

Создание корпоративной электронной системы управления – задача сложная. От момента принятия решения до ввода в эксплуатацию системы идет сложный и продолжительный процесс, представляющий собой цепочку взаимосвязанных работ.

Сначала сотрудник, ответственный за работу с документами в штаб-квартире, прошел обучение на семинаре «Внедрение системы автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов. Технологии электронного документооборота»,в ходе которого ознакомился и немного поработал с предлагаемыми на рынке системами автоматизации. По итогам отчета об обучении было принято решение разработать и внедрить корпоративную электронную систему силами штатных сотрудников Группы компаний. Деятельность по созданию данного продукта определили как «проект» и создали проектную команду.

В каждом проекте существует круг людей, которые заинтересованы в его разработке, выполнении и результатах. Важными заинтересованными сторонами в таком проекте будут: спонсор проекта – человек (группа людей), который инициирует и поддерживает проект, обеспечивает ресурсами. В нашей ГК это был один из топ-менеджеров, у которого было достаточно Внедрение корпоративной электронной системы управления  в Группе компаний «Цифрал-Сервис»полномочий и власти для успешной реализации данного проекта. Другой заинтересованной стороной на всех этапах проекта будут секретари, помощники руководителей, которые непосредственно работают с потоками информации и понимают значимость совершенствования способов работы с документами. В нашем случае поддержка этих заинтересованных сторон снизила сопротивление сотрудников Группа компаний на этапе реализации проекта в регионах.

Вовлечение секретарей, помощников руководителей и других специалистов делопроизводственных служб в реализацию таких проектов – решающий фактор. Во-первых, на них возлагается ответственность за следующие действия:

  • подготовку нормативных документов, регламентирующих подлежащие автоматизации бизнес-процессы;
  •  разработку форм документов, которые будут использоваться в ПО;
  •  разработку схем движения  документов между организациями и службами.

Во-вторых,  именно они становятся администраторами ПО в своих субъектах и отвечают за подключения новых пользователей к ПО.

В-третьих, они же проводят обучение сотрудников работе с ПО и их консультирование не только на этапе внедрения, но и при дальнейшей эксплуатации программы.

Также в команду проекта вошли сотрудники штаб-квартиры: бизнес-аналитик, который занимался сбором информации о состоянии документооборота в Группе компаний, разработкой концептуальной модели системы и технического задания; ИТ-специалисты по техническому заданию, которые на основе платформы СУБД MS SQL Server и Delphi создали программное обеспечение и осуществляли техническую поддержку.

В основе нашего ПО РД лежат стандартные (базовые) принципы построения документооборота любой организации, независимо от масштаба и типа собственности, которые включают в себя:

  • прием, первичную обработку и отправку документов;
  •  автоматическую регистрацию;
  •  согласование и утверждение;
  •  исполнение и контроль;
  •  организацию поисковой системы документов.

Главное окно ПО РД состоит из двух частей. В левой части главного окна отображены разделы, по которым распределены распорядительные документы в зависимости от роли пользователя.

Правая часть окна содержит те же разделы в виде вкладок. Внутри каждой вкладки находятся распорядительные документы или их элементы. В статусной строке окна отображаются текущая дата, краткое название субъекта, ФИО и должность пользователя (рис. 2).

Внедрение корпоративной электронной системы управления  в Группе компаний «Цифрал-Сервис»

Рис. 2. Главное окно ПО «Распорядительные документы»

Внедрение блока управленческого воздействия  (БУВ) в формат распорядительного документа   

Основополагающей единицей информации, на которой построен весь принцип документооборота в ПО РД, является блок управленческого воздействия (далее – БУВ); в этом заключается уникальность нашего ПО.

БУВ – это часть документа, содержащая задачу, по которой назначен конкретный исполнитель, обозначен срок исполнения и которая контролируется ответственным за исполнение документа. Пример того, как выглядит БУВ для исполнителя, приведен на рис. 3.

Внедрение корпоративной электронной системы управления  в Группе компаний «Цифрал-Сервис»

Рис. 3. Блок управленческого воздействия (БУВ)

Документ делится на составные части, и каждый пользователь системы получает только ту задачу на исполнение, которую ему необходимо выполнить в установленном объеме и к назначенному сроку. Пользователь имеет возможность просмотреть весь документ, открыв вкладку «Карточка документа».

Распорядительный документ может содержать:

Внедрение корпоративной электронной системы управления  в Группе компаний «Цифрал-Сервис»

Логика построения ПО

Таким образом, любой документ в системе – это «контейнер», содержащий  в себе информацию по разрешению той или иной управленческой ситуации.

Схема движения распорядительных документов построена на принципах дивергенции (расхождении) и конвергенции (схождении). Документ штаб-квартиры (HQ) делится на составные части  – БУВы, на основании которых создаются новые документы в региональных представительствах (РП), а затем и в подчиненных им организациях. Получив отчеты от подчиненных организаций, региональные представительства создают сводный отчет по региону и направляют его в  штаб-квартиру. Схематично движение распорядительного документа представлено на рис. 5.

Внедрение корпоративной электронной системы управления  в Группе компаний «Цифрал-Сервис»

Рис. 4. Схема движения распорядительных документов и отчетов по ним

Такая система документооборота позволяет проследить исполнение всех принятых на высших уровнях иерархии, управленческих решений, выявить отклонения в ходе их исполнения и контролировать сроки исполнения.

Все документы, связанные с первичным  документом: письма, распоряжения, отчеты и служебные записки – при необходимости можно посмотреть на вкладке  «Документооборот» (рис. 6).

Внедрение корпоративной электронной системы управления  в Группе компаний «Цифрал-Сервис»

Рис. 5. Документооборот по распорядительному документу

Документационная основа при внедрении ПО 

До внедрения ПО РД каждая организация ГК «Цифрал-Сервис» работала по своему утвержденному положению о документообороте, в котором устанавливались правила работы на традиционных бумажных носителях. При внедрении ПО РД управление документами в ГК «Цифрал-Сервис» разделили на два документопотока: корпоративный и внешний.

 К корпоративному документопотоку отнесли документы, изданные в субъекте ГК «Цифрал-Сервис» и направленные в субъект ГК «Цифрал-Сервис» или действующие внутри субъекта, но не предназначенные для направления в сторонние организации. Корпоративный документопоток осуществляется теперь только через ПО «Распорядительные документы».  Требования по его организации установлены в  Положении о порядке и правилах работы с корпоративной документацией, которое доступно в самой программе на вкладке «Справка».

К внешнему документопотоку отнесли документы, изданные в юридическом лице субъекта ГК «Цифрал-Сервис» и направленные в адрес сторонних организаций; поступившие от внешних организаций в адрес юридического лица субъекта ГК «Цифрал-Сервис». Работа с этими документами регламентирована Инструкцией по документационному обеспечению управления для юридических лиц субъектов Группы компаний «Цифрал-Сервис», которая устанавливает правила работы с документами внешнего документопотока. Действие данной Инструкции распространяется на все субъекты, входящие в ГК «Цифрал-Сервис. Для эффективного решения управленческих задач достаточным и необходимым посчитали оставить три типа корпоративных документов:

  •  Инициирующие (письмо, правило, протокол) – документы, побуждающие к принятию управленческого решения.
  •  Распорядительные (приказ, распоряжение, указание) – документы, которые содержат решения руководителя субъекта и движутся вниз по иерархии организационной структуры.         
  •  Отчетные (отчет, служебная записка) – документы, которые создаются сотрудником для информирования руководителя о выполнении или невозможности выполнения управленческого решения; движутся вверх по иерархии.

Все документы в ПО РД стандартизированы. Благодаря стандартизации шаблонов повысилось качество используемых документов, снизилась трудоемкость их создания и улучшилось их восприятие.

Так, например, для создания любого документа в ПО РД необходимо выполнить следующие действия:

  1. Нажать кнопку   и в появившемся списке выбрать тип создаваемого документа (приказ, распоряжение, письмо) – рис. 6.
  2. Заполнить бланк документа в появившемся диалоговом окне «Добавление нового документа» и сохранить его.
  3. Нажать кнопку     для просмотра документа и вывода его на печать (рис. 7).

Внедрение корпоративной электронной системы управления  в Группе компаний «Цифрал-Сервис»    

Рис. 6. Шаблон распоряжения

           

Пример распоряжения о предоставлении информации об остатках на складах

Представительство УК ГК «Цифрал-Сервис» в Центральном регионе

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«____»____________ 20___г.                                                                    №  55

г. Санкт-Петербург

О предоставлении информации об остатках на складах

В целях минимизации остатков ТМЦ на складах

ОБЯЗЫВАЮ:

  1. Представить информацию об остатках ТМЦ на складах, в том числе и складах удаленных подразделений, по состоянию на 01 мая 2009 г. согласно форме № 30 (прилагается).

2. В форме № 30 отразить предложения по группам ТМЦ (неликвидные,   ремонтнопригодные и неремонтопригодные) с целью их минимизации.

3. По вопросам заполнения консультироваться у Знахаревой Т.А.

Исполнители:                                                                                  Срок исполнения:

Давледьянов В.Р. (Директор СПб)                                                  15.05.2009

Колесников А.В. (Директор Арх)                                       15.05.2009

Приложения:

  1. форма_30

Контролирующий исполнение: Знахарева Т.А. (Специалист СМТО ЦРП)

Руководитель ЦРП                                                                         О.В. Народицкий

Реализация проекта 

Перед полномасштабным внедрением ПО РД в ГК «Цифрал-Сервис» был выполнен пилотный проект в организациях Центрального региона. В ходе реализации пилотного проекта было проведено обучение менеджеров работе в ПО и проверено соответствие технического задания его реализации. После этой проверки были устранены выявленные недостатки и внесены соответствующие изменения в ПО. В 2008 году началось тиражирование программы во все регионы.

Возможности любого продукта, в том числе и нашего, должны постоянно развиваться. У пользователей в период работы периодически возникают предложения по усовершенствованию системы. Если они целесообразны, не меняют архитектуру ПО, логику документооборота – команда проекта реализует их.

Так, в ПО добавили документ «указание», который создается в ответ на письмо для оперативного решения текущих вопросов. Еще одним поводом для изменения ПО стали централизация бухгалтерского учета в ГК и возросшая роль функциональных менеджеров в принятии управленческих решений. Это повлекло за собой введение в систему управления линии функционального подчинения.

Итоги внедрения  

Несмотря на то что в количественных показателях трудно просчитать эффективность внедрения данного ПО в Группе компаний, можно уверенно говорить о том, что работа в ПО РД положительно повлияла на работу менеджеров, упорядочив ее. С апреля 2008 года по ГК было издано около 2 000 приказов, 11 000 распоряжений, 3 000 указаний и написано 15 000 писем.

Главными результатами  внедрения ПО мы считаем наведение порядка в работе с документами, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы в целом по ГК, и сегодня ПО РД – это не просто эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса, но и часть корпоративных коммуникаций и культуры.

Е.Н. Куделина, заместитель директора по административной работе егионального представительства ГК «Цифрал-Сервис»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль