Возможности Google для канцелярии

98
Бесплатные продукты Google знакомы большинству читателей. Среди них один из двух популярнейших в России и № 1 в мире поисковик, электронная почта, переводчик, сервис для хранения фотографий, облачное хранилище. Все они созданы для домашнего использования и абсолютно бесплатны. Но это еще не все, на что способен Google. В этой статье мы рассмотрим платное решение Google Apps for Work, или Google для бизнеса, а конкретно то, какие возможности Google могут быть использованы в канцелярии для решения ежедневных задач по работе с документами.

Главное отличие Google Apps for Work от привычных всем продуктов Google состоит в том, что за него нужно платить. Цены начинаются от 5 долл. США за пользователя в месяц. Не будем рассуждать, много это или мало, но сравним стоимость пользования программой  с ценами на СЭД и увидим, что Google явно выигрывает.

Огромное преимущество Google перед привычными СЭД состоит в том, что пользователь имеет доступ к корпоративной сети отовсюду, где есть Интернет, с любого устройства. Если подключения нет, можно работать и офлайн, а синхронизация произойдет автоматически, как только устройство обнаружит Интернет.

Продукты Google Apps for Work, полезные для канцелярии

Рассмотрим более подробно, какие продукты Google из набора Google Apps for Work помогут канцелярии в решении ежедневных задач.

  • Google Диск – место для хранения файлов. Представляет собой облачное хранилище информации. Минимальный объем, предоставляемый при регистрации и оплате Google Apps for Work, – 30 ГБ дискового пространства, максимальный объем не ограничен. Важнейшая особенность Google Диска – возможность настройки совместного доступа пользователей, причем права доступа к каждому конкретному документу у пользователя могут быть разными.
  • Google Календарь – инструмент для планирования личного времени и совместной работы, который может быть использован и для реализации такой важной делопроизводственной функции, как контроль выполнения задач.

На момент написания этой статьи (середина января 2015 г.) уже была доступна функция добавления в Календарь файлов, правда, тогда она еще имела статус экспериментальной.

  • Google Документы – инструмент для работы с текстовыми документами. Править и комментировать документы можно совместно с коллегами в режиме реального времени: правки других пользователей видны сразу, и тут же доступно комментирование во встроенном чате.
  • Google Таблицы – редактор таблиц с возможностью применения формул и выполнения расчетов. Поддерживает таблицы разных форматов, в том числе Microsoft Excel.
  • Google Формы – инструмент для создания анкет, опросных листов и анализа результатов. Созданные формы доступны выбранным вами пользователям прямо из браузера.
  • Google Сейф – архив переписки в чатах, электронной почты, поисковых запросов пользователей и т.д. Средство обеспечения информационной безопасности организации и подтверждения совершенных операций.

Дополнительное удобство перечисленных инструментов в том, что абсолютно все они синхронизируются между собой в каких угодно комбинациях. Это обстоятельство и позволяет рассматривать Google Apps for Work как достойную альтернативу продуктам Microsoft Office, а также СЭД.

Google Apps for Work и процессы делопроизводства

Теперь рассмотрим Google Apps for Work через призму бизнес-процессов делопроизводства. Точнее, две большие группы процессов: документирования и документооборота. Хранение документов, по понятным причинам, в этот список не попадает.

Документирование

  • Регистрация документов.

Регистрация документов традиционно происходит в учетных формах, которые в электронном виде удобнее всего оформлять в виде таблиц. В Google эта задача решается с помощью инструмента Таблицы. Если раньше компания вела журналы регистрации в Excel, то переход на таблицы Google будет для нее максимально безболезненным. Приведенный на рис. 1 фрагмент журнала регистрации создан в Google Таблицах. И по самому журналу, и по панелям инструментов очевидно, что функционально этот журнал ничем не отличается от формы в Excel.

Возможности Google для канцелярии

Рис. 1. Журнал регистрации в Google Таблицах

  • Создание документов по шаблонам.

Многие организации используют электронные шаблоны для создания типовых документов.

У кого-то эти шаблоны уже являются рабочей частью Альбома форм документов, кто-то создал их просто для удобства.

Так или иначе, полноценные шаблоны форм документов можно создать и загрузить в Google с тем, чтобы имеющие к ним доступ пользователи экономили время и вносили в них только переменную информацию.

Для этого достаточно при создании нового документа выбрать в меню Файл команду По шаблону… (рис. 2), перейти на страницу шаблонов и выбрать среди них нужный.

Возможности Google для канцелярии

Рис. 2. Создание письма по шаблону

  • Анкеты и опросы.

В Google есть очень удобная функция для создания и рассылки пользователям анкет и опросов.

Канцелярии часто приходится собирать по отделам информацию об объеме их документов, количестве заведенных дел, дел с истекшими сроками хранения и т.п. Делопроизводитель может составить анкету или опросный лист и пригласить коллег к их заполнению.

Фрагмент опросного листа приведен на рис. 3. Результаты анкетирования при необходимости можно перевести в формат Google Таблицы, чтобы составить диаграммы, графики или подсчитать статистику при помощи формул.

Возможности Google для канцелярии

Рис. 3. Опросный лист

Документооборот

  • Задачи.

Для того чтобы отправить коллеге задачу по документу или без него, не обойтись без Google Календаря. Когда компания подключает Google Apps for Work, каждый пользователь должен обязательно освоить Календарь, потому что задачи по документам, просьбы о согласованиях, приглашения на мероприятия и множество других вещей он будет получать именно в этом приложении. Обычно создается несколько календарей. Один из них так и рекомендуется назвать: «Задачи по документам» или просто «Документооборот».

Доступ к этому календарю каждый из пользователей предоставляет секретарю или тому работнику канцелярии, который Возможности Google для канцелярииставит задачи по документам на основании резолюций руководства.

На рис. 4 представлена задача без привязки к документу: работника просят подойти в канцелярию и ознакомиться под роспись с локальным нормативным актом. Временного интервала для задачи нет, выставлено только время – 11:00.. За 20 мин до события пользователю придет оповещение по электронной почте. Если речь идет об ознакомлении с документом, логичным будет приложить его к задаче заранее (как уже говорилось выше, эта функция в Google пока экспериментальная) или просто открыть к нему доступ. Отчета о выполнении задачи в данном случае не будет, его роль сыграет подпись в листе ознакомления. Но если появится задание, по результатам выполнения которого нужно будет отчитаться письменно, это можно сделать в электронном письме, которое будет отправлено контролеру или автору задачи.

Возможности Google для канцелярии

Рис. 4. Создание задачи

Задача по документу ставится аналогичным образом.

Алгоритм таков: получив письмо с резолюцией руководителя, секретарь (или работник канцелярии) вносит задачу в Календарь исполнителя и предоставляет ему необходимый доступ к документу.

Полезными будут и напоминания, особенно если речь идет о срочных документах. Как выглядит напоминание в форме всплывающего окна, представлено на рис. 5. Отчет о выполнении исполнитель отправляет по электронной почте.

Возможности Google для канцелярии

Рис. 5. Напоминание

  • Согласование документов.

Еще один вариант задания – согласование документа. Оно так же ставится в Календарь заинтересованному должностному лицу. Сделать это может секретарь или делопроизводитель, а может и автор документа. Для согласования потребуется настроить доступ к проекту документа (рис. 6). Чтобы избежать недоразумений, достаточно разрешить согласующему лицу только комментировать проект. Редактировать по замечаниям будет сам автор проекта.

Возможности Google для канцелярии

Рис. 6. Настройки доступа

Нужно ли создавать резервные копии данных?

Довольно часто звучит один и тот же вопрос: можно ли на всякий случай сохранить файлы, которые находятся в облачном хранилище, на внешнем носителе? Другими словами – создать резервную копию. Ответ – можно. Несмотря на то, что это Google обычно рекомендуют в качестве места для резервного копирования данных, а не наоборот, скачивать с него файлы и сохранять их на офлайновых носителях можно сколько угодно. А нужно ли это делать?

Дело в том, что использование Google Apps for Work подразумевает установку специального приложения Google Диск как минимум на ПК, а как максимум на все устройства, которыми пользуется работник организации. При любых изменениях, произведенных на Google Диске, он тут же обновляется на всех устройствах, которые в данный момент подключены к Интернету. На устройствах, которые в данный момент «не видят» сеть, синхронизация произойдет сразу, как только они будут подключены к ней. И самое главное: если подключение вдруг пропадет, Google Диск со всем содержимым, актуальным на момент отключения, останется на ПК, планшете или телефоне. Так что файлы компании находятся практически в полной безопасности.

Конечно, можно понять руководителей, которые, несмотря на практически 100% гарантию безопасности, все равно перестраховываются и делают резервные копии. Речь идет о документах организации, небрежное обращение с которыми способно привести к серьезным последствиям. Так что разумная осторожность и сохранение рабочей информации, проводимое время от времени, не повредит.

Регламентирование.

Правила организации по работе с документами должны быть регламентированы, и неважно, работают ли сотрудники в бумажных книгах, в СЭД или в Google. Например, в Инструкции по ДОУ должны отражаться метод и средство ведения делопроизводства, например:

Делопроизводство организации ведется с использованием автоматизированной системы Google Apps for Work, с помощью которой осуществляется учет, сопровождение документов, информационно-справочная работа и контроль их исполнения.

Мы рассмотрели инструментарий Google с точки зрения возможности его использования в бизнес-процессах делопроизводства. Полную информацию о ценах и продуктах можно получить, набрав в поисковике запросы Google Apps for Work или «гугл для бизнеса». Сравнение Google со всеми его возможностями и инструментами и полноценной СЭД вряд ли будет корректным: слишком отличаются цели этих автоматизированных систем, охват аудитории и методы решения задач. Но очевидно, что все процессы делопроизводства, исключая хранение документов,  могут быть реализованы с помощью Google.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ  и кадровому делопроизводству

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль