Документ нашего времени: протокол регистрации несоответствий

277
Мы завершаем цикл статей о документах нашего времени. Происходящие в обществе изменения диктуют новые требования к управлению организацией. Все чаще на практике применяют менеджмент по международным стандартам. Это приводит к появлению новых документов или изменению уже знакомых. Из статьи вы узнаете: какие новые документы появились в управленческой деятельности; какие документы создают при внутреннем аудите; каков жизненный цикл документов, созданных в процессе аудита.

Новые тенденции – новые документы

Внедрение системы менеджмента качества (СМК) – стратегическое решение для повышения эффективности деятельности. Если СМК внедрена и успешно функционирует, то организация получает преимущества. Она может стабильно предоставлять услуги и продукцию, удовлетворяющие требованиям (законодательным, нормативным, потребителей).

Стандарт ISO 9001 («Системы менеджмента качества. Требования») предполагает регулярный мониторинг деятельности. Важнейшее мероприятие для СМК на базе ISO 9001 – это внутренний аудит. Проверку проводят через запланированные интервалы времени. С ее помощью оценивают состояние и результативность СМК, ее соответствие действующим нормам (согласно ISO 9001 и внутренним документам).

Примечание. В сентябре 2015 г. опубликована новая версия стандарта – ISO 9001:2015.  По мнению экспертов, она станет более значимой и эффективной для организаций, чем предыдущая ISO 9001:2008. С 1 ноября 2015 г. введен в действие идентичный международному стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования» (утв. приказом Росстандарта от 28.09.2015 № 1391-ст). 

Порядок проведения внутреннего аудита часто закрепляют в локальных нормативных актах (положениях, инструкциях, регламентах). В них распределяют ответственность. А также фиксируют перечень документов по планированию, проведению и оформлению результатов аудита.

 На разных этапах внутреннего аудита создаются документы. Например:

Наименование этапа

Краткая характеристика этапа

Документы

Планирование аудита

1. Планирование аудитов на определенный интервал времени (как правило, 1 год). Внутренний аудит не должен быть неожиданным для подразделений. Иначе он вызовет раздражение у сотрудников. А так будет трудно получить необходимую информацию.

2. Планирование аудита. Утверждение:

– состава группы аудиторов;

– перечня подразделений;

– времени проведения аудита;

– критериев, целей, области проверки

Программа аудитов.

План (график) аудита.

Приказ о проведении аудита

Проведение аудита

Аудит проводится в структурных подразделениях. Применяются различные методы получения информации. В т.ч. анализ документации, интервьюирование сотрудников

Протокол регистрации несоответствий

Завершение аудита

1. Проведение заключительного совещания аудиторской группы (допускается).

2. Оценка и оформление итогов аудита, планирование улучшений

Протокол совещания (допускается).

Отчет об аудите.

План мероприятий по устранению выявленных несоответствий и их предупреждению (корректирующих действий)

Программы, планы и отчеты широко распространены в управленческой практике. Протокол регистрации несоответствий (протокол о несоответствии) не может похвастаться тем же. Форму протокола разрабатывают специалисты по СМК с конкретной целью. В ней фиксируют выявленные при внутреннем аудите «на местах» недочеты. Информацию о недочетах доводят до сотрудников.

Этапы разработки протокола регистрации несоответствий

Жизненный цикл такого документа включает в себя следующие этапы.

  1.  этап. Разработка формы документа и ее утверждение локальным нормативным актом.

Как пример возьмем регламентацию порядка проведения внутреннего аудита СМК. Форма протокола регистрации несоответствий может быть приложением к Положению о внутреннем аудите. Ознакомьте сотрудников подразделений с этим Положением. Они должны понимать функциональное назначение протокола регистрации несоответствий.

2 этап. Заполнение формы протокола при проведении внутреннего аудита.

Внутренний аудитор должен знать значение термина «несоответствие». Определение находим в ГОСТ ISO 9000-2011. ГОСТ ISO 9000-2011. Межгосударственный стандарт. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (введен в действие приказом Росстандарта от 22.12.2011 № 1574-ст).

  • – невыполнение требования. Под требованием понимается  документально изложенный критерий. Этот критерий должен быть выполнен, если требуется соответствие документу. Никакие отклонения не разрешены.

Какой можно привести пример несоответствия в деятельности службы ДОУ? Нарушение положений Инструкции по делопроизводству при оформлении или регистрации документов.

Как аудитор может сделать беспристрастный вывод о допущении нарушений? Только если есть документально оформленные Документ нашего времени: протокол регистрации несоответствийтребования. В протокол регистрации несоответствий выносят исключительно объективные сведения.

  1.   этап. Знакомим руководителя подразделения, в котором выявлено несоответствие, с содержанием протокола.

Руководитель с аудитором формулируют корректирующие действия. Это предотвратит появление подобных несоответствий в дальнейшем.

Например, можно дополнительно ознакомить работников с локальными нормативными актами. А затем провести внеплановую проверку знаний.

Для реализации корректирующих действий устанавливают конкретный срок.

  1. этап. Регистрация, учет, использование документа при составлении отчета о результатах аудита.

Документу присваивают уникальный номер, позволяющий его идентифицировать. Для этого в электронной форме ведут журналы регистрации. На основе зафиксированной в протоколе информации аудиторская группа формирует отчет. А специалисты, ответственные за СМК, используют эти сведения для планирования улучшений системы.

  1. этап. Заполнение разделов протокола об исполнении корректирующих действий. Хранение.

Итак, срок исполнения корректирующих действий истек. Аудитор проверяет факт исполнения. Об этом делают отметку в протоколе. Протоколы регистрации несоответствий хранят в подразделении, ответственном за СМК. Организация должна сохранять документированную информацию как свидетельство результатов аудита.

Пример протокола

ООО «Лазурь»

ПРОТОКОЛ

регистрации несоответствий

«___»__________20___г.                                                                                   №________

Тип аудита:

Плановый

Приказ (дата, номер)

Внеплановый

Структурное подразделение:

Руководитель структурного подразделения:

Руководитель группы аудита:

Аудитор:

Описание несоответствия

Стандарт

(регистрационный номер, номер пункта)

Аудитор:

___________________

подпись

___________________

                        И.О. Фамилия

Корректирующее действие

Срок исполнения

Руководитель подразделения:

___________________

подпись

___________________

                        И.О. Фамилия

     ______________________________________________________________

Несоответствие (отметить нужное):

Устранено

Устранено частично

Не устранено

Примечание:

Аудитор:

___________________

подпись

___________________

                        И.О. Фамилия

«____»___________20___г.

Итак, протокол регистрации несоответствий – особый документ. Его появление продиктовано современными требованиями международного стандарта к менеджменту.

Новые тенденции – выбор подходов к документированию

Сегодня в управленческой деятельности создаются как новые формы документов, так и актуализируются действующие. Современная организация нацелена на устойчивое развитие. Для этого требуется взаимодействие с заинтересованными сторонами .

Цель устойчивого развития – удовлетворение потребностей нынешнего поколения без ущерба для будущих поколений. Устойчивое развитие немыслимо без системы управления социальной ответственностью. Эта система включает в себя такие аспекты:

  • охрана окружающей среды;
  • промышленная безопасность;
  • управление персоналом и т.д.

Развитие бизнеса не будет успешным без устойчивого развития общества в целом.

Многие крупнейшие российские предприятия уже закладывают в основу менеджмента принципы устойчивого развития. Они публикуют отчетность о деятельности в данной области. Отчетность размещают на корпоративных сайтах. Там с ней могут ознакомиться и дать ей оценку все заинтересованные аудитории.

Подробнее об отчетности в области устойчивого развития см.: Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2015. №

Открытость в вопросе воздействия работы организаций на устойчивость – предмет интереса для широкого круга лиц. Их и называют заинтересованными сторонами (стейкхолдерами).

Заинтересованные стороны – это группы или лица. Они, согласно разумным ожиданиям, могут испытать значимое воздействие деятельности, продукции и/или услуг организации. Их действия могут повлиять на способность организации успешно реализовывать стратегию и достигать целей. Для эффективной коммуникации нужно знать интересы и потребности аудитории.

Примеры компаний

НК «Роснефть» – одно из крупнейших предприятий, внедряющих принципы социальной ответственности. В компании принята политика в области устойчивого развития. Она устанавливает:

  • принципы деятельности корпорации в данной области;
  • подходы к взаимодействию с заинтересованными сторонами;
  • порядок предоставления отчетности.

Почему интересен опыт крупнейших предприятий топливно-энергетического комплекса? Специфика их производственной и управленческой деятельности требует эффективного взаимодействия с заинтересованными сторонами. Хотя некоторые эксперты полагают, что многие предприятия ТЭК находятся лишь в начале этого пути. Тем не менее в РФ они являются лидерами в данной сфере.

Политика документально оформлена и размещена на корпоративном сайте. Ежегодно «Роснефть» публикует отчетность о деятельности в области устойчивого развития. Заинтересованные стороны и вопросы взаимодействия с ними закреплены в документах. Это Политика в области устойчивого развития и Кодекс деловой этики.

Возьмем другую компанию топливно-энергетического комплекса – ПАО «Газпром нефть». Практика издания отчетности в области устойчивого развития существует с 2007 г. В отчетах прослеживается развитие системы взаимодействия с заинтересованными сторонами. Так, в документе за 2010 г. впервые описаны принципы и сферы взаимодействия компании с заинтересованными сторонами. А в 2011 г. в компании началась разработка карты стейкхолдеров.

Карта стейкхолдеров – инструмент идентификации заинтересованных сторон, влияющих на достижение целей организации. Также карта определяет механизмы эффективного взаимодействия с ними.

Карта стейкхолдеров есть и в ПАО «Татнефть» (отчет об устойчивом развитии и социальной ответственности за 2012 г.). Предприятие определило способы информирования и взаимодействия со стейкхолдерами. В отчетности представлены ссылки на корпоративные стандарты и регламенты. Все они разработаны для документирования взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Таким образом, современный документ выходит за рамки административного делопроизводства:

  • он включен в систему менеджмента;
  • содержит информацию об управленческой и производственной деятельности;
  • является инструментом достижения целей компании.

К документам нашего времени можно отнести не только новые документы, появляющиеся в управленческой деятельности. Нельзя забывать и про смежные сферы (например, связи с общественностью). Эти сферы помогают формировать благоприятную коммуникационную среду. А это, в свою очередь, положительно сказывается на производственной деятельности.

Также постоянно возникают новые подходы к работе с документами. Специалисты по управлению документацией должны все время совершенствовать свои знания. А еще – ставить новые горизонты и учиться мыслить в перспективе.

Е. С. Буслаева,  начальник отдела делопроизводства и контроля

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль