Документооборот в филиалах, представительствах, обособленных структурных подразделениях

473
В крупных и средних организациях, имеющих обособленные структурные подразделения, документооборот может организовываться различным образом: в одних предусмотрена централизованная система документооборота, в других - организация на местах. Вместе с тем организация документооборота должна отвечать требованиям оперативности обмена информацией, учета документов.

При неправильно организованном документообороте со структурными подразделениями компании могут столкнуться с проблемой судебных издержек, штрафами и пенями. Чтобы понять всю серьезность неправильно организованного документооборота в филиалах, представительствах и обособленных структурных подразделениях, рассмотрим негативные последствия для компаний, осуществляющих некорректную организацию документооборота.

Негативные последствия для компаний

При осуществлении деятельности компании часто сталкиваются с проверками различных органов. И задержки в передаче документов могут повлечь за собой штрафы, налагаемые на организацию.

Статья закона

Основания для ответственности

Наказание

Налоговый кодекс Российской Федерации, ст. 126

Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов

Влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ

Отказ от предоставления сведений либо предоставление документов с заведомо недостоверными сведениями

Влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования»,
ст. 48

Отказ или непредставление в орган контроля за уплатой страховых взносов документов, необходимых для осуществления контроля за уплатой страховых взносов

50 руб. за каждый непредставленный документ

«Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ, ст. 15.33 пп. 3 и 4

Непредставление документов и иных сведений в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Фонд обязательного медицинского страхования  

Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб.

Кроме того, могут возникнуть и другие негативные последствия:

  • необходимость оформления документов на землю и имущество при их утере;
  • сложность или невозможность доказать в суде выполнение работ, услуг, если документы были утеряны в филиале или представительстве, а контрагент не осуществляет окончательную оплату по договору;
  • невозможность подтвердить трудовой стаж работников ликвидированных филиалов и представительств и т.д.

В качестве примера такого негативного последствия в судебной практике можно назвать постановление ФАС Волго-Вятского округа от 25.03.2011 по делу № А82-139/2010: поскольку в филиалах организации не оказалось первичных документов, то в результате ей были доначислены налоги. В постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.04.2010 по делу № А19-670/09 судом был сделан противоположный вывод о том, что все указанные в представленных документах сведения соответствуют действительным обстоятельствам сделок и учредительным документам организаций и их филиалов.

Таким образом, негативно повлиять на деятельность организации может не только отсутствие документов, но и их неправильное оформление. Правильное же оформление документов поможет избежать каких-либо нежелательных Документооборот в филиалах, представительствах, обособленных структурных подразделенияхпоследствий.

Причины непредставления документов могут быть банальны:

  • неправильно организованный документооборот, при котором не понятно, находится ли документ в филиале, представительстве или головной организации;
  • потеря документов в обособленном структурном  подразделении;
  • нескоординированная работа по обмену документами между структурными подразделениями.

Как избежать негативных последствий?

Негативных последствий можно избежать и в случае, если наличие документов не будет доказано.

Данный вывод следует, например, из постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.09.2009 по делу № А19-993/09, в котором суд отметил, что если бы налоговый орган воспользовался правом на выемку всех этих документов (823 счетов-фактур, 823 товарных накладных, 36 345 товарно-транспортных накладных), то такие доказательства у него были бы; в результате штраф не был наложен.

Кроме того, организацию нельзя оштрафовать  за непредставление документов, затребованных для проведения проверки, если они были испорчены и по приказу руководителя уничтожены.

Данный вывод сделан в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 08.12.2010 по делу № А63-16697/2008.

Вместе с тем, для того чтобы избежать негативных последствий, в том числе судебных издержек, следует руководствоваться следующими рекомендациями с учетом знания форм организации документооборота.

Централизованный и децентрализованный документооборот

Принятие решения о централизации и децентрализации документооборота зависит от того, какое структурное подразделение рассматривается в конкретном случае.

Филиалы, имеющие широкие полномочия, обособленную бухгалтерию и ведущие обособленный учет, имеют чаще всего децентрализованный документооборот.

Представительства и обособленные подразделения не выделяются на отдельный баланс, имеют небольшую численность персонала, поэтому обычно организация отдельного документооборота в них нецелесообразна.

Филиал - это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть; представительство может представлять интересы организации и осуществлять их защиту. Обособленные подразделения не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений.

Централизованный документооборот

Документооборот в филиалах, представительствах, обособленных структурных подразделениях

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

При централизованной схеме документооборота чаще всего:

  • хранение документов осуществляется в архивном фонде головного предприятия;
  • все оригиналы документов передаются в офис управляющей компании, при этом в филиалах хранятся копии документов;
  • уничтожение документов осуществляется головной компанией;
  • взаимодействие с проверяющими органами осуществляется головным офисом.

При организации централизованного документооборота важно следующее:

  • должен осуществляться централизованный учет, т.е. при осуществлении учета части документов на местах, а части - в головном офисе может сложиться ситуация путаницы;
  • все документы должны проходить единую регистрацию и учет;
  • целесообразно направлять оригиналы документов в головную организацию;
  • порядок документооборота, хранения и уничтожения должен быть установлен в локальном акте организации, с которым должны быть ознакомлены все структурные подразделения, в том числе филиалы и представительства; только организованный порядок и соблюдение единства документооборота позволит собрать всю документационную базу в головном офисе.

В головной офис (в соответствии с утвержденными руководителем организации в учетной политике сроками, положением о документообороте) передаются все оформляемые вне его расположения первичные учетные документы, если филиал (представительство) не выделен на отдельный баланс, а также при проведении операций с обособленным имуществом.

Однако данная схема неудобна в случае, если обособленные структурные подразделения находятся на значительном расстоянии, поскольку невозможно фактически организовать передачу документов в головной офис, достаточно сложно осуществлять уплату налогов, предоставлять документы в проверяющие органы.

Например, головной офис находится в Москве, а филиал находится во Владивостоке - в этом случае понятно, что централизацию всего документооборота производить нецелесообразно.

Таким образом, вопрос централизации решается в зависимости от следующих факторов:

  • от организационной структуры;
  • от количества человек, работающих в обособленных структурных подразделениях;
  • от расположения филиалов и представительств;
  • от выработанных деловых традиций;
  • от схемы управления денежными потоками.

Учитывая эти факторы, компания может организовать документооборот децентрализовано.

Децентрализованный документооборот

Документооборот в филиалах, представительствах, обособленных структурных подразделениях

Для децентрализованной схемы документооборота характерны следующие моменты:

  • хранение документов осуществляется отдельно в филиалах, отдельно в головном офисе;
  • оригиналы документов хранятся в том структурном подразделении, в котором они были разработаны;
  • оригиналы или копии документов передаются из филиала в головной офис и обратно на основании запросов  (например, в случае запроса от ИФНС головной офис запрашивает в филиале документы);
  • хранение документов и их уничтожение осуществляется как головным офисом, так и филиалами.

Однако каждая из схем имеет свои недостатки и достоинства. Рассмотрим их подробнее в таблице ниже.

Централизованный документооборот

Децентрализованный документооборот

Достоинства системы

Возможность хранения документов в одном месте позволяет оперативно предоставлять их по запросам уполномоченных органов

Нет необходимости осуществлять лишние трудозатраты, связанные с копированием и передачей оригиналов в головной офис

За хранение документов ответственно одно лицо (подразделение), которое осуществляет экспертизу ценности, анализ документов, их уничтожение

Возможность оперировать быстро документами на местах, сдавать отчетность

Недостатки системы

Необходимы дополнительные трудозатраты для передачи документов в центральный аппарат, нужно оборудовать специальные большие хранилища для документов, упорядочить систему хранения

При осуществлении запросов уполномоченных органов компания тратит дополнительное время на пересылку данного запроса в структурное подразделение

Возникают сложности при передаче документов из одного региона в другой

Невозможность четко проанализировать в центральном аппарате документооборот, затраты, сроки сдачи отчетности

Общие рекомендации по организации документооборота

Первым документом, который будет создан для регулирования деятельности обособленного структурного подразделения, будет заявление о постановке на учет (ст. 83 НК РФ). Данный документ и его копия должны храниться как в обособленном структурном подразделении, так и в головном предприятии.

Так как филиалы и представительства не являются юридическими лицами, их руководители назначаются головной организацией и действуют на основании доверенности (ст. 55 ГК РФ), которая должна храниться в филиале. Круг полномочий руководителя обособленного структурного подразделения определяется в документе, выданном головной организацией.

Кроме того, создается положение о филиале, представительстве, в котором закрепляются основные права и обязанности структурного подразделения. Именно исходя из данных прав и обязанностей и будет организовываться документооборот. Сам же порядок документооборота должен регулироваться отдельным документом  (например, положением о документообороте).

В Положении о документообороте головного предприятия и филиалов целесообразно отразить следующие особенности документооборота:

  • порядок взаимодействия филиалов и головной организации при осуществлении документооборота;
  • порядок истребования документов и предоставления в уполномоченные органы;
  • уничтожение и хранение документов;
  • сроки предоставления документов;
  • общие и частные нормы (например, наличие бланков у филиала предприятия);
  • сдача документов в архив (централизованно или децентрализованно).

Также требуется определить должностных лиц, ответственных за соблюдение документооборота.

Обратите внимание, что некоторые вопросы не урегулированы законодательно и их придется решать компании на уровне локальных актов.

Например, при осуществлении расчетов между структурными единицами понадобится документ «авизо», форма которого законодательно не утверждена, поэтому ее придется разработать самой организации. Кроме того, возникает вопрос централизации договоров, а также вопрос оформления недвижимого имущества, транспортных средств, способов передачи документов.

Словарь

Авизо – это официальное письменное извещение об изменении во взаимных расчетах, посылаемое одним контрагентом другому. Сообщение об исполнении какого-либо поручения; письмо, в котором отправитель товаров сообщает получателю, что на его имя отправлен товар.

При организации передачи документов от структурных подразделений в головную организацию, к документам, передаваемым из филиалов (представительств) организации, рекомендуется прикладывать опись документов, в которой указываются:

  • наименование филиала (представительства);
  • период, за который передаются документы;
  • перечень передаваемых документов с указанием их наименований, дат оформления, натуральной и стоимостной оценок, подписями оформивших их лиц;
  • расписки ответственных должностных лиц головного офиса и филиала (представительства) о приеме-сдаче документов.

Опись оформляется в двух экземплярах: соответственно для головного офиса и филиала (представительства).

Внештатные ситуации

Вне зависимости от организации документооборота, наличия локальных актов, содержащих рекомендации по организации документооборота, могут возникнуть так называемые внештатные ситуации.

Например, головная организация не может в срок предоставить документы налоговому органу в связи с тем, что их нужно запрашивать в филиале. В таком случае следует не позднее следующего рабочего дня после получения требования направить в контролирующий орган письмо с просьбой о продлении срока, обязательно указав тот срок, в который вы сможете предоставить документы, а также причины, по которым документы не могут быть представлены своевременно.

Во избежание случаев утери документов, требующих оперативного восстановления документации, следует проводить регулярный аудит документов - как в головной организации, так и в ее филиалах.

Некоторые выводы из судебной практики

Несмотря на установленный в организации порядок документооборота, необходимо быть готовым к тому, что уполномоченные органы могут провести проверку деятельности филиала и представительства, в том числе и их документооборота. Таким правом обладают налоговые органы на основании п.7 ст. 89 НК РФ.

Это подтверждается и арбитражной практикой: например, постановлением ФАС Северо-Западного округа от 24.12.2008 № А56-11379/2008. Кроме того, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.08.2008 № Ф08-4572/2008 суд указал, что налоговый орган вправе провести самостоятельную выездную проверку обособленных подразделений независимо от того, являются ли они филиалами или представительствами.

Исходя из вышеописанных случаев, можно порекомендовать любой организации хранить оригиналы (копии) документов в филиалах, представительствах, обособленных подразделениях, так как они могут быть затребованы проверяющими органами.

В заключении автор хотела бы отметить, что хотя вопрос организации документооборота в больших компаниях является очень сложным и серьезным, тем не менее именно правильно организованный документооборот позволяет избежать негативных последствий, связанных с потерей документов, наложением штрафов и пеней, а это значит, что компания будет выглядеть достойно в лице конкурентов и иметь сильные позиции на рынке.

Подписка


Е.В. Шестакова, канд. юрид. наук, генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10%
  • Делопроизводство 15.2%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.4%
  • Имидж секретаря 10.4%
  • Деловой этикет 10.8%
  • Карьерный рост 7.6%
  • Документооборот 16.8%
  • Электронный документооборот 15.2%
  • Архивное дело 83.6%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль