Документирование деятельности организации во взаимоотношениях с саморегулируемыми организациями (СРО)

110
Статья посвящена особенностям документирования деятельности организации во взаимоотношениях с саморегулируемыми организациями (СРО). Что такое СРО и зачем они нужны? Чем документооборот внутри СРО отличается от традиционного? Кто в организации отвечает за взаимоотношения с СРО? Как формируется отчетная документация по результатам работы с СРО?

Что такое СРО?

Для начала уточним, что скрывается за понятием «саморегулирование».

Данный механизм был введен Федеральным законом от 01.12.2007 № 315-ФЗ «О саморегулируемых организациях» (далее – ФЗ «О саморегулируемых организациях»). Он распространяется на некоммерческие организации. Причем на организации, основанные на членстве и объединяющие субъектов предпринимательской деятельности. Главные признаки такого объединения:

  • единство отрасли производства товаров (работ, услуг);
  • единство рынка произведенных товаров (работ, услуг);
  • единство субъектов профессиональной деятельности одного вида.  

Саморегулируемые организации – некоммерческие организации. Они объединяют субъекты предпринимательской деятельности, работающие в определенной отрасли производства товаров (работ, услуг). Либо объединяют субъекты профессиональной деятельности определенного вида.

Где создаются СРО?

Выделим ряд областей, в которых создаются СРО:

  1. капитальное строительство, проектирование и инженерные изыскания;
  2. объединения профессиональных участников рынка ценных бумаг;
  3. акционерные инвестиционные фонды, управляющие компании и специализированные депозитарии инвестиционных фондов, паевые инвестиционные фонды и негосударственные пенсионные фонды;
  4. жилищные накопительные кооперативы;
  5. кредитные организации, бюро кредитных историй;
  6. арбитражные управляющие;
  7. аудиторы и пр.

В статье мы рассмотрим документирование деятельности СРО в сфере строительства, проектирования и инженерных изысканий. Этот вид деятельности регулируется ФЗ «О саморегулируемых организациях» и Градостроительным кодексом РФ.

Что ознаменовало появление Федерального закона о саморегулируемых организациях? Переход от практики лицензирования строительной деятельности к получению специальных допусков (свидетельств о допуске). Это усложнило получение разрешений на работы по строительству, проектированию и инженерные изыскания. Любая организация с этого момента обязана соответствовать требованиям СРО. Они предъявляются:

  • к численности и квалификации персонала, задействованного на соответствующих работах;
  • наличию системы менеджмента качества, необходимых механизмов, оборудования и программного обеспечения и т.п.

Регулярными стали проверки соответствия этим требованиям со стороны СРО.

Градостроительный кодекс РФ в главе 6.1 устанавливает порядок и требования к саморегулированию в области:

  •  инженерных изысканий;
  •  архитектурно-строительного проектирования;
  •  строительства;
  •  реконструкции;
  •  капитального ремонта объектов капитального строительства.

Кроме общих требований эта глава устанавливает:

  • набор документов, которые обязана иметь саморегулируемая организация;
  • состав органов управления СРО;
  • требования к контролю за деятельностью СРО.

Саморегулируемая организация может издавать свои нормативные и руководящие документы. Они создаются в пределах компетенции СРО и распространяются на организации-члены СРО. Об этом речь пойдет ниже.

Таким образом, механизм саморегулирования в РФ регламентирован законодательством. Его цель – упорядочить работу организаций, виды деятельности которых входят в область саморегулирования. Разрешения на проведение работ выдаются только после тщательной проверки предприятия со стороны СРО.

Документооборот внутри СРО: отличия от традиционного

Когда саморегулируемая организация приобретает статус таковой? По Градостроительному кодексу РФ – только после проверки ее соответствия требованиям. Среди них:

  • объединение в ее составе установленного минимального количества организаций-членов;
  • наличие компенсационного фонда установленного минимального размера;
  • наличие обязательных документов.

Состав документов СРО

Разберем детально последний пункт. Согласно статье 55.5 Градостроительного кодекса РФ СРО обязана разработать и утвердить:

1) требования к выдаче свидетельств о допуске к работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства.

Этот документ устанавливает условия выдачи СРО свидетельств о допуске;

2) правила контроля в области саморегулирования.

Этот документ регламентирует контроль за соблюдением членами СРО:

  • требований к выдаче свидетельств о допуске;
  • требований стандартов СРО и правил саморегулирования;

3) документ, устанавливающий систему мер дисциплинарного воздействия. Применяется при несоблюдении членами СРО:Документирование деятельности организации во взаимоотношениях с саморегулируемыми организациями (СРО)

  • требований к выдаче свидетельств о допуске;
  • правил контроля в области саморегулирования;
  • требований технических регламентов;
  • требований стандартов СРО и правил саморегулирования.

Это обязательные документы. СРО вправе разрабатывать собственные нормативные локальные документы. Например:

1) стандарты:

  • регулируют правила выполнения работ;
  • содержат перечень требований к результатам работ, а также системе контроля за их выполнением;

2) правила саморегулирования.

Содержат требования к предпринимательской деятельности членов СРО. Не включают требования, установленные законодательством РФ о техническом регулировании и т.п.

Есть и ограничения к составу документов, разрабатываемых СРО. Среди них - документы, устанавливающие обязательные требования к организациям-членам СРО, их деятельности, за исключением документов, указанных в ч. 1 и 2 ст. 55.5 Градостроительного кодекса РФ.  

Документооборот СРО

Документооборот СРО отличается от привычного документооборота коммерческой организации.

Так, для чего на коммерческом предприятии создаются и отправляются (исполняются) документы? Для конкретной деятельности. Например, подтверждения отгрузки, оформления разрешения на строительство, утверждения распорядительного документа и т.п. В СРО весь цикл документооборота нацелен на один результат. Это проверка организации-претендента для вступления в СРО и выдача ей свидетельства о допуске.

Документооборот в саморегулируемой организации можно представить в виде схемы (Приложение 1).

Перечислим отличительные признаки документооборота СРО от традиционного:

  1. длительная обработка входящего документа – заявления о вступлении в члены СРО;
  2. выдача исходящего документа – Свидетельства о праве допуска к определенным видам работ. Свидетельство выдается только после тщательной проверки организации органом контроля СРО;
  3. ведение многочисленных реестров (членов СРО, проверок, выданных свидетельств и пр.).

Внешний документооборот: СРО и организация ее член

Рассмотрим внешний поток документооборота СРО. Он является основополагающим в ее деятельности.

Весь документооборот между СРО и организацией можно разделить на три направления:

1. Взаимодействие по вопросу вступления в СРО.

Итак, организация принимает решение вступить в СРО. После оценки соответствия требованиям саморегулирования и требованиям СРО организация-претендент оформляет:

  • заявление о приеме в члены СРО. В нем указываются виды работ, на которые нужен допуск (Приложение 2). Прилагаются копии учредительных документов; 
  • копии лицензий (при наличии), анкету кандидата в члены СРО (Приложение 3);
  • иные документы, подтверждающие соответствие требованиям к выдаче свидетельств (копии документов об образовании, трудовых книжек, свидетельств о повышении квалификации);
  • сведения об опыте строительных работ, имуществе, системе контроля качества;
  • копии бухгалтерской отчетности за последний отчетный период.

Также составляется сопроводительное письмо с описью предоставленных документов.

Часть документов подается в электронном виде. Весь пакет документов передается в СРО для проверки соответствия. Решение о выдаче свидетельства о допуске принимается в течение 30 дней.

При одобрении заявления организации-члену выдаются документы:

  • выписка из протокола Совета СРО о приеме в члены;
  • выписка из реестра членов СРО (по запросу);
  • копии учредительных документов СРО.

В случае отказа СРО направляет организации-претенденту письменный отказ в приеме в члены.

2. Взаимодействие по вопросам саморегулирования и контроля соответствия требованиям.

С момента вступления в СРО у организации – ее члена появляются обязанности. Они требуют оформления документами. Можно выделить следующие:

а) страхование гражданской ответственности. По закону и по правилам саморегулирования организация обязана страховать гражданскую ответственность. Это ответственность за причинение вреда из-за недостатков работ. Имеются в виду работы, оказывающие влияние на безопасность объектов капитального строительства.

Организация обязана оформить соответствующее заявление. Заявление нужно отправить в СРО или страховую компанию. Это зависит  от системы страхования в конкретной СРО – индивидуальной или коллективной. Со своей стороны СРО (или страховая компания) оформляет договор страхования. Затем отправляет его на согласование в организацию. Обычно срок страхования составляет 1 год с момента оплаты страховой премии;

б) повышение квалификации персонала. Повышение квалификации и профессиональная переподготовка персонала организации – члена СРО должны быть системными и обязательными.

Крупные СРО имеют свои образовательные центры и центры повышения квалификации. По мере необходимости организации должны направлять свой персонал на обучение. Для этого составляется специальная заявка на обучение. Она оформляется в соответствии с годовым Планом-графиком обучения персонала СРО. Обычно такой План дублируется в самой организации. После обучения специалист получает документ – удостоверение, свидетельство или аттестат;

в) регулярные проверки соответствия требованиям СРО. Контроль со стороны СРО идет в двух направлениях: плановые и внеплановые проверки. Плановые проверки  осуществляются раз в год. Они проходят согласно Плану, утвержденному Советом СРО в конце года. Они могут быть документарными и выездными. Внеплановая проверка проводится при неоднократном нарушении организацией требований СРО. Например, при отсутствии требуемого количества квалифицированного персонала, несвоевременной оплате членских взносов и пр.

Каждая проверка инициируется уведомлением. В нем содержится дата и срок ее проведения, вопросы, ответственное лицо и т.п. По итогам проверки составляется акт проверки. В нем делается заключение о прохождении или непрохождении проверки. Во втором случае организации дается предписание на устранение нарушений.

  1. Взаимодействие по вопросу выхода/исключения из СРО.

            Организация может добровольно выйти из СРО в любой момент. Для этого ей необходимо отправить заявление в свободной форме. Через несколько дней дирекция СРО размещает на сайте информацию о выходе одного из членов. Данные также вносятся в реестр.

Исключение организации из СРО – крайняя мера. Она реализуется редко: за серьезные (неоднократные) нарушения требований саморегулирования. СРО направляет организации предписания для устранения выявленных нарушений. Допустим, организация игнорирует и эту возможность остаться в членах СРО. Тогда на Совете СРО принимается решение об исключении такой организации.

Мы видим, что документооборот между СРО и организацией довольно объемен и разнообразен. В нем соединены и юридическое, и кадровое, и документационное направления.

Кто в организации отвечает за взаимоотношения с СРО?

Вывод из предыдущего раздела напрашивается сам собой. За взаимодействие с СРО на предприятии должно отвечать конкретное лицо. Подобный объем работы требует отдельной должности.

Однако реальность диктует другие условия. Часты случаи, когда руководство организации «экономит». Оно считает упомянутое направление второстепенным и не имеющим большой важности. Так обязанности по взаимодействию с СРО могут лечь на работника службы ДОУ.

Работа с СРО подразумевает частые контакты не только с их службой обработки корреспонденции, но и с их руководством. Следовательно, работник, наделенный правом взаимодействия с СРО, должен обладать определенными полномочиями.

Как должен организовать свою работу сотрудник службы ДОУ?

Прежде всего, следует оценить текущее состояние дел и сформировать новую папку – «Работа с СРО». Рекомендуется выделить в номенклатуре дел специальное дело – «Документы по взаимодействию (работе) с СРО».

Таким способом можно разграничить общий документопоток и документы СРО. Это, несомненно, облегчит работу.

А если на сотрудника возложили всю ответственность за это направление? Тогда у него должно появиться несколько комплектов документов:

  • вступление в СРО и изменение свидетельств о допуске;
  • страхование;
  • повышение квалификации и обучение;
  • контроль (проверки).

Большая часть этих документов может храниться в электронном виде. Многие СРО сейчас перешли или переходят на электронный документооборот. Это упрощает работу с ними.

СРО разного уровня проводят различные мероприятия (ежегодные и более частые). На них они приглашают своих членов. На таких мероприятиях руководство СРО отчитывается:

  • о проделанной работе;
  • о расходах бюджета;
  • о вводимых новшествах, разработанных и утвержденных стандартах и пр.

 На мероприятия организация часто направляет своего представителя. Это лицо, ответственное за взаимоотношения с СРО.

Отчетная документация организации по результатам работы с СРО

К отчетным документам, оформляемым по результатам работы с СРО, относят:

  1. формы соответствия требованиям саморегулирования. Они создаются в саморегулируемой организации. Заполняют их в организации-члене на основании документов об образовании и стаже работы работников. Имеются в виду работники, включенные в списки для получения свидетельства о допуске. Эти формы – своего рода обобщение всей информации о персонале (Приложение 4);
  2. акты контрольных проверок, проводимых комиссиями СРО;
  3. справки о среднем размере прибыли за отчетный период (для определения размера членского взноса).

Итак, каково главное отличие документооборота саморегулируемой организации от документооборота в коммерческой? Это сам статус СРО. Саморегулируемая организация – некоммерческий регулятор деятельности организаций, подпадающих под область ее контроля. По этой причине все процессы СРО ориентированы на:

  • проверку соответствия организации требованиям саморегулирования;
  • выдачу либо отказ в выдаче свидетельства о допуске.

В СРО формируется три потока документооборота: входящий, внутренний и исходящий. Большое внимание уделяется:

  • контрольной деятельности;
  • оформлению различных документов по ее результатам.

Деятельность работника организации, отвечающего за взаимодействие с СРО, подразумевает различные аспекты:

  • юридического характера (заключение, продление, расторжение договоров страхования гражданской ответственности);
  • управления персоналом (предоставление данных на персонал, их обновление, повышение квалификации и пр.);
  • контрольно-отчетная деятельность (подготовка к проверкам и их прохождение, устранение замечаний).

Наконец, вопрос взаимодействия с СРО немаловажен для организации. Получение разрешений на деятельность – один из кирпичиков, заложенных в фундамент бизнеса. Следовательно, чем полезно грамотное документирование и поддержание хороших контактов с представителями саморегулирования? Тем, что это безусловно оказывает благоприятное влияние на позицию организации на рынке.

                     Приложение 1

                    Схема документооборота в саморегулируемой организации (СРО)

Документирование деятельности организации во взаимоотношениях с саморегулируемыми организациями (СРО)

Приложение 2

В Некоммерческое партнерство

саморегулируемых организаций

«Стройобъединение»

ЗАЯВЛЕНИЕ

_____________________________________________________________________________________                                              (наименование организации)

просит принять в члены Некоммерческого партнерства саморегулируемых организаций «Стройобъединение». С Уставом Некоммерческого партнерства саморегулируемых организаций «Стройобъединение», документами и правилами приема ознакомлены, согласны и обязуемся выполнять.

Сообщаем о намерении получить свидетельство о допуске к следующим видам работ, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства.

№ п/п

Вид работ

Примечания

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Генеральный директор                                                                                             И.И. Орлов

                                                 М.П.

Приложение 3*

____________________________________________________________________________

(наименование организации)

Анкета

Наименование

Сведения о Заявителе

Основные сведения

1

Полное наименование организации

2

Сокращенное наименование организации

3

Номер ОГРН

4

Государственный орган, осуществляющий регистрацию юридического лица, и дата регистрации

5

Код по ОКПО

6

Коды по ОКВЭД (перечислить через запятую)

7

ИНН

8

КПП

9

Юридический адрес организации

10

Фактический адрес организации

11

Учредители (с указанием доли участия)

12

Сведения о руководителе – Ф.И.О., должность, дата рождения, стаж строительной деятельности, звания, награды, телефон, факс, адрес электронной почты

13

Сведения о главном бухгалтере – Ф.И.О., электронная почта, рабочий телефон, мобильный телефон

Банковские реквизиты

14

Наименование банка

15

Местоположение банка (указать город)

16

Р/сч.

17

БИК

18

К/сч.

Филиалы и представительства

19

Наименование филиала или представительства

20

Местоположение филиала или представительства (указать город)

Дочерние и зависимые общества

21

Наименование дочерних и зависимых обществ

22

Местоположение дочерних и зависимых обществ (указать город)

Аффилированность с другими предприятиями строительной направленности

23

Наименование организаций

24

Тип аффилированности

Членство в других некоммерческих организациях (ассоциациях, партнерствах)

25

Наименование организации

26

Наличие свидетельства о допуске, выданного другим СРО

Выберите из списка

27

Перечень работ (коды), на которые выдано свидетельство

Численность персонала (включая персонал филиалов и представительств)

28

Общая

29

Производственный персонал

Численность производственного персонала (включая персонал филиалов и представительств)

30

В штате

31

По договору подряда

32

По совместительству

Численность персонала филиалов и представительств

33

Общая

34

Производственный персонал

Численность производственного персонала филиалов и представительств

35

В штате

36

По договору подряда

37

По совместительству

Страхование гражданской ответственности перед третьими лицами

38

Наименование страховой компании

39

Сумма страхования

40

Срок действия полиса

Действующие лицензии

41

Вид лицензии

42

Орган, выдавший лицензию

43

Номер лицензии

44

Дата выдачи лицензии

45

Срок окончания лицензии

Производственно-технические показатели

46

Основные заказчики работ в России и за рубежом

47

Площадь офисных помещений (м2)

48

Площадь производственных помещений (м2)

49

Производственные базы (указать города местонахождения)

50

Наличие подразделений по проектированию

Выберите из списка

51

Наличие подразделений по инженерным изысканиям

Выберите из списка

52

Наличие сертификатов: соответствия строительных работ, системы управления качеством ISO 9000, других систем

53

Наличие системы повышения квалификации персонала

Выберите из списка

Форма анкеты взята с сайта http://нп-энергострой.рф/docs/

Дубовицкая М.А., зам. генерального директора ЗАО ХК «СТРОЙЭНЕРГОСЕРВИС»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.3%
  • Делопроизводство 19.79%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.37%
  • Имидж секретаря 12.83%
  • Деловой этикет 13.9%
  • Карьерный рост 9.63%
  • Документооборот 21.93%
  • Электронный документооборот 18.72%
  • Архивное дело 79.14%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль