Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

184
Как показывает реальный опыт внедрений, одной из ключевых проблем, возникающих при внедрении приложений СЭД, является избыточность интерфейса пользователя. Как правило, интерфейс приложений не учитывает особенности использования приложения конкретным пользователем, исполняющим конкретную роль на определенном этапе бизнес-процесса.

Все пользователи приложения зачастую видят один и тот же интерфейс, перегруженный различными элементами управления, что приводит к низкой эффективности внедрения и нежеланию со стороны персонала изучать новую систему. Избежать этих проблем можно путем адаптации интерфейса приложения к конкретным задачам пользователей системы.

Функции современной системы корпоративного документооборота выходят далеко за границы традиционного их понимания пяти- или десятилетней давности, которое сводилось к автоматизации практик российского документационного обеспечения управления. Сегодня СЭД может решать как эти задачи, так и много других:

  •  создание архива электронных и, в частности, юридически значимых документов;
  •  автоматизация административных процессов управления самого широкого профиля (кадровый документооборот, финансовый документооборот, управление совещаниями и пр.);
  •  поддержка задач, специализированных для конкретной отрасли;
  •  автоматизация работы различных служб организации, основная деятельность которых непосредственно связана с созданием и обработкой документов (например, юридической службы, консалтингового подразделения и пр.).

Также функции СЭД используются в поддержке отдельных элементов процессного и проектного управления, в части обработки документов, а также автоматизируют задачи неструктурированного документооборота в операционном управлении. В общем, современная корпоративная СЭД представляет собой большое количество приложений, интегрированных на базе единой платформы. Соответственно к различным приложениям корпоративной СЭД имеют доступ Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5практически все сотрудники организации: различной квалификации, различного положения в управленческой иерархии и выполняющие различные роли в процессе обработки документов.

Особая специфика приложений документооборота заключается в том, что большое количество функций обработки документов выполняется пользователями периодически и очень редко, что требует от интерфейса приложения высокой степени интуитивной понятности и оптимизации для выполнения конкретной операции на конкретном этапе бизнес-процесса. Подключение к системе руководителей высокого уровня также предъявляет повышенные требования к оптимизации и специализации интерфейса. Все это формулирует новые классы требований для средств управления интерфейсом приложений, создаваемых на базе платформы СЭД.

Какие компоненты приложения требуют настройки?

 Любое приложение в рамках корпоративной СЭД предоставляет пользователю определенное количество стандартных интерфейсных элементов, из которых оно складывается. А именно:  

  1. Документы (рис. 1), которые могут быть представлены различным образом. Как правило, это структурированные формы с элементами ввода данных и кнопками управления, оформленными в виде тулбара (англ. toolbar - панель инструментов) или ленты. Данные формы могут включать самые разнообразные элементы, на которых отображается необходимая для обработки документа информация, например, окно с отображением содержимого файла документа, элемент отображения дерева версий документа и т.д.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 1. Пример формы документа в СЭД

  1. Задания (рис. 2) – специальный объект, который используется для маршрутизации документов и другой информации в рамках бизнес-процесса. Задания помимо документа могут содержать:

  •  различную дополнительную информации о характере исполнения задания (сроки, информацию о формах контроля и пр.);
  •  элементы управления, с помощью которых пользователь может реализовывать функции маршрутизации задания (делегирование, создание дочерних заданий и пр.);
  •  элементы управления, фиксирующие результат обработки задания: ввод переменных процесса (суммы, исполнителя и пр.), факт принятия решения (согласовано, утверждено и пр.), возможность приложить отчет об исполнении и т.д.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 2. Пример формы задания СЭД

  1. Табличные представления (рис. 3), в которых отображаются списки документов и заданий, необходимые для обработки в определенном контексте.

Например, журнал регистрации входящих документов подразделения, список неисполненных заданий пользователя, список документов различного вида, поступивших на обработку к руководителю, и т.п.

  1. Панель навигации (рис. 3), в которой отображаются основные компоненты приложения – папки, поисковые фильтры, классификаторы и т.д.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 3. Пример панели навигации (левая часть) и табличного представления (правая часть) приложения СЭД

  1. Отчет (рис. 4), содержащий  различную агрегированную (объединенную) информацию о состоянии обрабатываемых в рамках приложения документов и заданий. Он может быть представлен как в виде табличных форм, так и в виде графиков, многомерных представлений, графических панелей управления и т.д. Отчеты, как правило, разрабатываются с помощью специальных средств (дизайнеров отчетов) в рамках реализации приложения для конкретного типа пользователей.

Например, отчет об исполнительской дисциплине в рамках реализации контура «Организационно-распорядительные документы».

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 4. Пример графического отчета об исполнительской дисциплине

Помимо этого для реализации каких-то специализированных сценариев обработки документов в рамках приложений СЭД, ориентированных на использование в специальном случае (например, первым лицом компании в  состоянии отсутствия доступа к локальной сети предприятия или глобальной сети Интернет), могут разрабатываться  специализированные интерфейсы для реализации этих функций (рис. 5).

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 5. Пример специализированного интерфейса на примере «АРМ руководителя» на iPad

Данный способ оптимизации не является универсальным и реализуется в виде программной разработки в рамках проекта или в виде готового специализированного модуля в составе пакета СЭД.

Оптимизация интерфейса приложений к потребностям конкретного пользователя, исполняющего определенную роль на определенном этапе бизнес-процесса, сводится к настройке всех перечисленных выше компонентов приложений для обеспечения минимально необходимого  количества элементов и максимально удобного интерфейса пользователя.

Из каких элементов складывается интерфейс приложения

Вид интерфейса, необходимого пользователю на конкретном этапе бизнес-процесса, зависит от целого ряда факторов.  Прежде всего, каждый тип объекта – документа или задания – может находиться в различных состояниях или на различных стадиях обработки.

Например, документ «Приказ» в системе ОРД проходит следующие стадии:

  1. Подготовка текста документа.
  2. Согласование.
  3. Нанесение утверждающих подписей и регистрация документа в канцелярии.
  4. Стадия действующего приказа.
  5. Стадия архивного хранения.

На всех этих стадиях работа с документом подразумевает различные функции обработки для каждой из групп пользователей и, соответственно, различные интерфейсы. Если в стадии согласования пользователи могут вносить изменения в текст документа и заверять их ЭЦП, то при регистрации на документ заводится регистрационная карточка, документу присваивается постоянный номер, и он фиксируется в номенклатуре дел и т.д. Эти операции подразумевают различную форму взаимодействия пользователя с документом.

С другой стороны, интерфейс зависит от  роли человека  по отношению к документу.

Согласующее лицо должно иметь возможность вносить изменения в текст документа, а куратор процесса согласования может только отслеживать историю согласования. При этом одни и те же пользователи могут исполнять различные роли на различных стадиях обработки документа.

Возможны и другие, самые разнообразные контексты, от которых зависит интерфейс пользователя обработки документа.

Например, в том случае, если пользователь не может исполнять свои функции в СЭД (по причине болезни), то его заместитель по штатному расписанию временно должен получить доступ к документу и соответствующему интерфейсу его обработки. Т.е. в данном примере интерфейс будет зависеть от определенных значений атрибутов в справочнике сотрудников.

Другим примером контекста может служить зависимость доступных функций по обработке документа от времени.

Например, если документ не обработан начальником в течение назначенного времени, функции по его обработке становятся доступны его заместителю.

Структура навигации и структура табличных представлений информации также зависят от роли пользователя приложения и должны иметь возможности индивидуальной настройки для конкретного пользователя.

Инструменты моделирования интерфейса Docsvision 5   

Docsvision 5 – новая версия платформы Docsvision, которая используется для реализации широкой номенклатуры самых разнообразных приложений управления документами и бизнес-процессами: от традиционных приложений ДОУ до специфических отраслевых приложений. Одной из целей выпуска новой версии системы была возможность обеспечить разработчикам приложений и специалистам по внедрению максимально удобный и оптимальный интерфейс для конкретного контекста использования.

Для этого реализован целый набор  специальных инструментов, называемых «Конструкторами», которые позволяют настраивать интерфейс как без программирования, так и обеспечивая программные расширения в случае необходимости.

Особенностью платформы является возможность модификации интерфейса уже на стадии использования приложения, то есть реализован циклический подход к конструированию интерфейса приложений.

Средства конструирования навигации

Навигация в Docsvision 5 осуществляется с помощью папок, иерархия которых может быть настроена как для каждого пользователя, так и централизованно с помощью специальных так называемых «папок-делегатов», являющихся, по сути, аналогом ярлыков папок в файловой системе. Каждая папка может быть как стандартной, содержащей карточки документов, заданий и т.д., так и виртуальной, связанной с некоторым поисковым запросом.

Поисковый запрос настраивается администратором с помощью специального конструктора запросов (рис. 6), поиск может производиться по любым атрибутам карточек, папкам, типам карточек. Также возможно добавление условия полнотекстового поиска по содержанию приложенных документов. Это позволяет сформировать для каждого пользователя такой набор папок, который будет позволять ему работать именно с нужными, актуальными и важными для него документами.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 6. Конструктор поисковых запросов в рабочем месте администратора Docsvision 5

В частности, в приложении «Управление документами» (рис. 7), входящем в состав Docsvision 5, реализованы иерархические папки «Мои Задания и Документы» и «Я – заместитель», позволяющие сотрудникам работать с:

  •  срочными заданиями, в которых сотрудник фигурирует в качестве исполнителя;
  •  заданиями, взятыми сотрудником в работу;
  •  заданиями, делегированными другим сотрудникам для контроля их исполнения;
  •  заданиями, созданными сотрудником, находящимися в различных состояниях (незавершенные, завершенные, отмененные);
  •  заданиями на контроле, в которых сотрудник назначен контролером;
  •  документами, в которых сотрудник является автором, получателем, согласующим лицом или исполнителем.

Кроме этого, имеется возможность настроить папки таким образом, чтобы в поиске учитывались параметры, значения которых пользователь может задать в каждом конкретном случае для получения нужной для него информации.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 7. Иерархия папок в приложении «Управление документами»

Средства конструирования групповых представлений документов

Одним из основных элементов пользовательского интерфейса СЭД, как было сказано выше, является область табличного представления данных. Важно, чтобы данные объектов системы – документов, заданий, других карточек – выводились в максимально информативном виде, не перегружая при этом представление лишними данными, которые пользователь может при необходимости посмотреть, открыв карточку документа. На рис. 3 отображен один из вариантов табличного представления в Docsvision 5.

Очевидно, что обеспечить это можно только при наличии возможности настроить представление каждого набора документов. В Docsvision 5 имеется специальный конструктор представлений (рис. 8), позволяющий полностью настроить параметры выводимой информации:

  •  набор столбцов представления, при этом данные могут быть как непосредственно взятыми из карточек, так и вычисляемыми;
  •  их расположение, ширину, внешний вид (начертание и цвет шрифта);
  •  группировку карточек по любым атрибутам;
  •  сортировку выводимых данных.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 8. Конструктор представлений Docsvision 5

Средства конструирования ролей и контекстов обработки документов

Роли в Docsvision 5 используется для двух основных целей.

1. Разграничение доступа и определение возможного набора действий над карточкой в зависимости от конкретного сотрудника и конкретной карточки.

2. Предоставление наиболее удобного интерфейса карточки пользователю в зависимости от выполняемой им задачи.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 9. Конструктор ролей в Docsvision 5

Роль представляет собой набор условий, по которым определяется ее выполнение сотрудником относительно определенной карточки. Ролевые условия могут быть следующими:

  • соответствие пользователя какому-либо атрибуту карточки, в котором он указан как сотрудник.

Например, по такому условию можно проверять, является ли пользователь исполнителем задания (конкретного экземпляра задания) или согласующим лицом в карточке-документе;

  • условие замещения.

Например, является ли пользователь заместителем какого-либо сотрудника, указанного в карточке; при этом может учитываться статус сотрудника (активен, в отпуске, на больничном и т.п.) и тип замещения (временное, постоянное);

  • условие «руководитель – подчиненный».

Например, руководитель может иметь доступ к документам своих подчиненных (или не может – все зависит от конкретной ситуации и настроек);

  • произвольное условие на какой-либо атрибут карточки;

Например, проверка атрибута «Для служебного пользования»;

  • условие на текущую дату.

Например, доступ к определенным документам можно разрешать только по рабочим дням.

Кроме того, существует возможность добавления специальных условий, требующихся в конкретном внедрении. Такие условия могут быть закодированы разработчиками решения.

Определение доступности операций, как базовых (чтение, редактирование, удаление карточки), так и характерных для вида карточки (добавление основного файла в карточку документа и пр.), осуществляется с помощью вкладки Матрица доступа (рис. 10) конструктора ролей. На ней можно необходимым образом расставить разрешения и запрещения для каждой комбинации роли, операции и состояния карточки.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 10. Вкладка Матрица доступа

Средства конструирования состояний документа

В Docsvision 5 набор состояний и переходов между ними может быть настроен с помощью специального конструктора состояний (рис. 11). Данный инструмент отображает графическое представление состояний и позволяет легко добавлять новые состояния и изменять возможные переходы между ними. Кроме того, возможна настройка доступности операций над карточкой в зависимости от ее состояния.

Можно ограничить набор доступных действий таким образом, чтобы лишние, невозможные в данном состоянии операции не отображались или блокировались в пользовательском интерфейсе, не мешая ему выполнять правильные действия.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 11. Конструктор состояний Docsvision 5

Средства конструирования интерфейса 

Уникальный инструмент платформы Docsvision 5 – конструктор разметок (рис. 12). С помощью конструктора разметок внешний вид любой карточки документа или задания может быть изменен в соответствии с требованиями клиентов. Представление карточек, именуемое в Docsvision 5 разметкой, может быть как единственным для вида, так и одним из возможных вариантов, актуальный из которых будет выбран автоматически в зависимости от состояния документа и роли пользователя относительно этого документа. В каждой разметке может быть свой набор полей, вкладок (или же вкладок может совсем не быть), сложных элементов управления – таблиц, элементов работы с файлами, связанными документами и пр., команд на ленте инструментов.

Например, если при внедрении решения «Управление документами» обнаруживается, что в организации для данного вида документов требуются специальные дополнительные атрибуты, их легко можно будет добавить просто перетаскиванием мыши. Несколько минут – и документ адаптирован под нужды конкретной организации. Кроме того, возможно добавление собственных видов документов (а также заданий и прочих карточек системы) и их полная настройка.

Интерфейс рабочего места СЭД в Docsvision 5

Рис. 12. Конструктор разметок Docsvision 5

Используя вышеперечисленные инструменты,  разработчики решений и сотрудники IT-отделов компании могут максимально удобные и простые интерфейсы для решения задач конкретного пользователя в конкретном контексте конкретного бизнес-процесса. Это позволит сделать приложения СЭД более удобными, облегчить внедрение и развитие функциональности корпоративной СЭД и сделать ее максимально эргономичной для использования в конкретной организации с учетом сложившихся в ней бизнес-процессов.

Владимир Андреев, генеральный директор компании «ДоксВижн»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль