Документирование – основа делопроизводства

60
Основой делопроизводства, как известно, является документирование управленческой и иной деятельности. При идеальном ведении дел каждый специалист должен хорошо знать, когда, что и как задокументировать, чтобы требования и руководства организации, и партнеров по бизнесу, и проверяющих органов были соблюдены. Однако, как и во многих других сферах жизни и деятельности человека, достижение идеала в документировании – сложнейшая проблема. Тем не менее решать ее необходимо, объединив усилия теоретиков – документоведов и практиков, повседневно занятых работой с документами.

       На наш взгляд, при совершенствовании документирования следует двигаться в двух направлениях:

       1. Определение состава и содержания требующихся в той или иной ситуации документов.

       2. Регламентация процессов документирования на локальном уровне, в нормативных актах, изданных самой организацией.

Определение состава и содержания документов

По первому направлению трудно дать всеобъемлющие рекомендации, подходящие для любого юридического лица или индивидуального предпринимателя. Попробуем сформулировать наиболее общие возможные действия:

  • изучение действующего законодательства, регламентирующего данную сферу деятельности и обязывающего создавать и хранить определенные документы (ведение и постоянное обновление массива нормативно-справочной информации, кодификация законодательства);
  • выявление типовых, периодически повторяющихся управленческих ситуаций и описание их характеристик (участвующие лица, необходимость документального подтверждения происходящих событий и свершившихся фактов, последствия происходящего и возможность возникновения конфликтов и спорных ситуаций);
  • анализ судебной практики по спорам, разбиравшимся в арбитражных судах или судах общей юрисдикции, которые возникали в организациях, занимающихся аналогичной деятельностью;
  • изучение требований, предъявляемых к организациям со стороны контрольно-надзорных органов, в том числе по составу и видам документов, истребуемых при проведении мероприятий по контролю (надзору);
  • исследование сложившейся в организации системы документирования в целях выявления недостающих или избыточных документов, традиционно оформляемых без соблюдения правил;
  • изучение порядка документирования управленческих ситуаций, изложенного в работах профессионалов – правоведов, документоведов, специалистов в различных областях деятельности, связанных с документированием (менеджеров, экономистов, бухгалтеров, маркетологов и т. д.), и в публикациях, подготовленных опытными практиками – руководителями организаций и структурных подразделений.

      Регламентация процессов документирования на локальном уровне

По второму направлению уже имеются определенные наработки, уже известно, что должно входить (по видам документов) в комплекс локальных нормативных актов организации для построения рациональной системы делопроизводства: инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, сборник типовых и трафаретных текстов документов, график документооборота.

       Все эти документы логически связаны между собой и образуют нормативно-методическую базу для организации и ведения делопроизводства. При этом основным локальным нормативным актом о порядке работы с документами является инструкция по делопроизводству, в которой закрепляются принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов в организации.

В инструкции обобщается накопленный в организации опыт работы с документами и отражаются особенности ее организационной структуры, направлений деятельности, штатного состава и документационного обеспечения управления. Другие виды локальных нормативных актов, по сути, являются приложением к инструкции по делопроизводству.

       Полагаем, что при разработке названного комплекса организационных документов лучше начать работу с составления Документирование – основа делопроизводствадокументов – приложений к инструкции, а затем на их основе подготовить текст инструкции.

       Для создаваемых в организации документов представляется необходимым решить следующие задачи:

  • выявить состав (виды) документов по конкретным функциям и ситуациям;
  • описать порядок их составления и придания документам юридической силы;
  • подготовить примеры оформления наиболее часто применяемых в практике документов (или трафаретные и типовые тексты).

       Для решения первой из названных выше задач целесообразно разработать табель форм документов, в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям, задачам, ситуациям.

      Табель форм документов

Сама идея подготовки табеля форм документов возникла много лет назад, его примерную форму разрабатывали специалисты ВНИИ документоведения и архивного дела. Думается, что труды ученых ВНИИДАД не потеряли своей актуальности и в современный период. Наоборот, значение табеля форм документов сейчас возрастает с учетом того, что разработка систем электронного документооборота невозможна без определенной формализации процессов документирования управленческой деятельности, чему, собственно, и призван служить табель форм документов.

Отметим, что табель форм документов, применяемых в организации, включен в ст. 201 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

       Целью подготовки табеля является определение необходимого и достаточного количества видов документов для юридического оформления управленческих действий. Наличие табеля форм документов позволяет:

  • правильно определять необходимый состав документов для возникающих в практике хозяйственных и управленческих ситуаций;
  • исключить случаи отсутствия в организации обязательных для составления документов;
  • исключить случаи неверного оформления документов (в том числе применение «своих» форм вместо утвержденных унифицированных форм);
  • исключить лишние документы (особенно внутреннюю переписку), дублирующие по содержанию обязательные для составления документы;
  • сократить трудозатраты, связанные с составлением документов;
  • сократить затраты рабочего времени на подготовку документов;
  • оптимизировать документооборот в организации (особенно для потока внутренних документов организации).

       Как уже отмечалось, велись разработки примерной формы табеля, поэтому в настоящее время каждая организация, создающая такой документ, сама устанавливает его форму. В табель могут входить сведения:

  • о наименовании формы составляемого или получаемого извне документа;
  • наличии у данного документа унифицированной формы с указанием органа, утвердившего эту форму, и присвоенного ей кода по одному из общероссийских классификаторов технико-экономической информации;
  • применении для данного документа типовой (или трафаретной) формы, разработанной и утвержденной самой организацией, с указанием присвоенного ей кода по локальному классификатору;
  • степени ограничения доступа к документу в соответствии с принятым в организации нормативным актом (инструкцией о конфиденциальном делопроизводстве или положением о коммерческой тайне и др.).

       Систематизация наименований форм документов в табеле может основываться на таких признаках, как алфавитный и функциональный.

На заметку!

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Более удобным для применения табеля является расположение наименований форм документов по их функциональной принадлежности, а не по алфавиту их наименований.

       При наличии в организации структурных подразделений в табеле указываются их наименования в соответствии с утвержденным штатным расписанием организации (унифицированная форма № Т-3).

       Обязательной информацией в табеле является также перечень управленческих функций (задач, ситуаций), при осуществлении (решении, рассмотрении) которых создаются документы. Функции (задачи, ситуации) распределяются в табеле по структурным подразделениями организации.

       Форма табеля обычно разрабатывается службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, но принимать участие в подготовке содержательной части табеля должны, конечно, все структурные подразделения (при отсутствии структурных подразделений – специалисты организации, работающие с документами).

Именно в подразделениях организации составляются перечни решаемых задач, подлежащих документированию, и определяются виды документов, составляемых или получаемых данным подразделением в процессе его деятельности.

Важно знать!

Руководители структурных подразделений должны передать в службу ДОУ предложения по соответствующим разделам табеля с указанием тех характеристик документов, которые предусмотрены его содержательной частью.

       Составленный проект табеля согласовывается с руководителями подразделений и подписывается ответственным за ведение делопроизводства в организации – заместителем руководителя организации или руководителем службы ДОУ (начальником канцелярии, секретарем, офис-менеджером и т. п.).

       Подготовленный табель, как и любой другой локальный нормативный акт, должен быть утвержден руководителем организации. Поскольку табель является составной частью комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству, целесообразно издать в организации приказ по основной деятельности об утверждении данного комплекса документов, включив в него все необходимые мероприятия по его внедрению, например:

_____________________________________________________________________________

Общество с ограниченной ответственностью «ПОЛИМЕР»

(ООО «ПОЛИМЕР»)

ПРИКАЗ

  1. №  83

г. Подольск Московской обл.

Об утверждении локальных нормативных

актов по делопроизводству

       В целях совершенствования работы с управленческой документацией организации и обеспечения ее сохранности в пределах установленных сроков

ПРИКАЗЫВАЮ:

       1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству, Табель форм документов, Альбом форм документов, Сборник типовых и трафаретных текстов документов, График документооборота и ввести их в действие с 01.02.2011.

       2. Начальнику канцелярии Егоровой М.И. в срок до 30.12.2010 обеспечить тиражирование комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству и передачу документов в структурные подразделения организации.

       3. Заместителю начальника канцелярии Вершининой О.П. в период с 11.01.2011 по 14.01.2011 провести семинар-совещание с руководителями структурных подразделений организации для разъяснения целей, задач и порядка применения вводимого в действие комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству.

       4. Руководителям структурных подразделений организации обеспечить соблюдение работниками подразделений при работе с документами норм, содержащихся в локальных нормативных актах по делопроизводству.

       5. Контроль исполнения приказа возложить на заместителя генерального директора по организационным вопросам Назарова М.А.

Генеральный директор                                   Сафонов                                          П.Е. Сафонов

Зам. генерального директора                                                            Начальник канцелярии

по организационным вопросам                                                            Егорова     М.И. Егорова

Назаров          М.А. Назаров                                                            07.12.2010

07.12.2010

С приказом ознакомлены:

зам. начальника канцелярии            Вершинина     07.12.2010                        О.П. Вершинина

должности руководителей                личные подписи и даты                       расшифровки

структурных подразделений            ознакомления                                          личных подписей

организации 

В дело № 01- 05

Матвеева  07.12.2010        

Документирование – основа делопроизводства        

Документирование – основа делопроизводства

Документирование – основа делопроизводства

       Приведем один из возможных вариантов оформления табеля форм документов, подготовленный с учетом названных выше рекомендаций:  Работники организации обязаны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в табель. Иные формы документов не должны приниматься к обработке (включаться в документооборот организации и номенклатуру дел).

       Естественно, табель, как и другие локальные нормативные акты по делопроизводству, не может оставаться неизменным после его утверждения. Меняется законодательство, появляются новые унифицированные формы документов, могут меняться направления деятельности организации. Все происходящие изменения необходимо своевременно отражать в табеле посредством издания соответствующего приказа по основной деятельности.

В. И. Андреева канд. ист. наук, проф. каф. трудового права РАП

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.27%
  • Делопроизводство 17.84%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.21%
  • Имидж секретаря 11.74%
  • Деловой этикет 12.68%
  • Карьерный рост 8.92%
  • Документооборот 19.72%
  • Электронный документооборот 17.37%
  • Архивное дело 81.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль