Документирование изменений проекта

157
Реализация проекта занимает не день и не неделю. Соответственно жизнь и человеческий фактор могут внести свои корректировки в ход проекта. И каким бы отличным не был план проекта, какой бы профессиональной не была проектная команда и т.д., необходимость внесения тех или иных изменений все равно может возникнуть, и к этому нужно быть готовыми.

А потому именно на этапе разработки Устава проекта рекомендуется проработать категории изменений, порядок внесения изменений в проект и закрепить его в Уставе. Об этом и пойдет речь в настоящей статье.

Что такое изменение проекта?

Прежде всего, традиционно обратимся к терминологии, в первую очередь, к отечественным стандартам по управлению проектами. Что же такое изменение в проекте?

ГОСТ Р 54869-2011 дает следующее определение:

«Изменение в проекте – модификация утвержденного ранее содержания, сроков, ресурсов в проекте, а также установленных процедур».

Кроме того, в указанном ГОСТе есть пункт о планировании управления изменениями в проекте:

 «Цель процесса: определение порядка работы с изменениями в проекте.

Выходы процесса:

а) определен и документирован процесс работы с изменениями в проекте,

а именно:

  1. выявление изменений;
  2. согласование и утверждение изменений;
  3. организация учета версий документов и продуктов проекта;
  4. доведение информации об изменениях до заинтересованных сторон».

Процесс управления изменениями описан очень укрупненно без какой-либо конкретики, категоризации изменений, не говоря уже о хотя бы примерной структуре шаблона запроса на изменение. В связи с этим традиционно обратимся к зарубежному источнику – PMBoK.

PMBoK дает определение лишь понятию «изменение содержания»:

 «Изменение содержания – любые изменения содержания проекта».Документирование изменений проекта

А вот понятие «запрос на изменение» описано более конкретно:

 «Запрос на изменение – запросы на увеличение или уменьшение содержания проекта, изменение стратегий, процессов, планов или процедур, изменение цен или бюджетов, или пересмотр расписаний».

Процесс управления изменениями

Управление изменениями согласно PMBoK – это идентификация, документирование, одобрение или отклонение и управление внесением изменений в базовый план проекта.

При управлении изменениями проекта с точки зрения документирования тезисно можно выделить следующие основные моменты:

  •  процесс управления изменениями проекта проводится на протяжении всего проекта, а не отдельных его фаз или процессов;
  •  фиксация (документирование и регистрация) всех запросов на изменение;
  •  внесение только одобренных изменений (запрос на изменение рассматривается уполномоченным лицом либо уполномоченным коллегиальным органом проекта);
  •  документирование воздействия запросов на изменение.

Например, изменение расписания проекта может повлиять на бюджет проекта, риски, потребность в дополнительных ресурсах и т.д.

Согласно PMBoK выходами процесса управления изменениями являются:

  •  обновления статусов запросов на изменение. Как уже было упомянуто ранее, PMBoK рекомендует документировать и регистрировать все запросы на изменения. Это значит, что результаты рассмотрения уполномоченным лицом/органом запроса необходимо отразить в журнале запросов на изменение с указанием статуса: одобрен/отклонен;
  •  обновления плана управления проектом;
  •  обновления документов проекта. Требуется обновление всех документов проекта, которые затрагивает одобренное изменение.

Таким образом, становится очевидным, что при управлении изменениями проекта создаются, как минимум, два документа: запрос на изменение и журнал запросов на изменение. Шаблоны этих документов будут приведены в приложениях к данной статье (см.  приложения № 1-3), а сейчас подробнее остановимся на процессах рассмотрения и согласования изменений в проекте.

Процесс согласования внесения изменений в проект

Изменения в проекте могут быть разными.

 Например, в проекте произошла замена куратора проекта, т.е. роль осталась та же, а работник, выполняющий эту роль, заменен, или меняется бюджет проекта. С точки зрения терминологии и то, и другое является изменениями в проекте, но с точки зрения воздействия на проект – эти изменения принципиально разные.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Процесс согласования изменений в проекте, как правило, совсем не быстрый, поэтому в практике часто используется категоризация изменений, например, с точки зрения критичности или существенности. Изменения можно разделить на две группы: существенные и несущественные.

Согласование существенных изменений можно запустить по полному кругу согласования, а несущественных – по более упрощенной схеме. Почему это рекомендуется сделать? В реальности нередко приходится сталкиваться с тем, что если схема согласования едина для всех типов изменений, то несущественные изменения нет времени согласовывать (из-за того, что достигнуты устные договоренности, или из-за необходимости избежать трат времени на «бумажную волокиту» и т. д.). Также случаются форс-мажорные ситуации, во время которых все несогласованные изменения могут «всплыть» в самый неподходящий момент, и выясняется: кто-то не помнит, кто-то не понял, кто-то уволился и т.д. Поэтому настоятельно рекомендуем отразить в Уставе проекта  разделение изменений на две группы: существенные и несущественные, а также описать, какие изменения являются существенными, а какие – нет. Например, к существенным изменениям можно отнести следующие:

  • изменения сроков проекта;
  • изменения объема проекта (функционального, организационного и т.д.);
  • изменение бюджета проекта;
  • изменение организационной структуры проекта.

К несущественным соответственно можно отнести все прочие изменения.

Также в Уставе необходимо предусмотреть, кто может являться инициатором изменений.

Например, руководитель проекта от заказчика, руководитель проекта от исполняющей организации, куратор, спонсор проекта.

Если в организационной структуре проекта принята, например, трехуровневая система управления проектом (рабочая группа проекта – проектный комитет (оперативное управление) – управляющий комитет (стратегическое управление)), то следует описать порядок подготовки и согласования запросов на изменение.

Рассмотрим два примера запроса на изменение (существенное и несущественное изменения) (см. приложение 2 и 3).

В обоих случаях администратор проекта по поручению руководителя проекта готовит оба запроса на изменение (например, смена куратора проекта и изменение календарного плана проекта и бюджета) и регистрирует их в журнале запросов на изменения (назовем их запрос № 1 (приложение 2) и запрос № 2 (приложение 3)). Затем руководитель проекта инициирует заседание проектного комитета для рассмотрения запросов на изменение.  

В Уставе проекта рекомендуется закрепить зоны компетенции коллегиальных органов проекта для того, чтобы было понятно, по каким вопросам можно и необходимо инициировать заседание проектного комитета, а в каких случаях – управляющего комитета. Например, к зонам компетенции управляющего комитета можно отнести следующие вопросы:

  • контроль соответствия проектов ИТ-стратегии компании;
  • принятие решений о финансировании ИТ-проектов;
  • контроль соблюдения бюджета ИТ-проектов;
  • приемка результатов проекта в постоянную эксплуатацию.

Подписка


А к зонам компетенции проектного комитета относятся:  

  • контроль сроков выполнения работ по проекту;
  • согласование плана-графика проекта, а также внесение изменений в план-график;
  • рассмотрение и согласование проектных документов;
  • рассмотрение еженедельных отчетов по проекту;
  • рассмотрение и согласование вопросов для вынесения их на заседание управляющего комитета;
  • принятие решений по текущим вопросам проекта.

Но если управляющий комитет является постоянно действующим коллегиальным органом и отвечает за стратегическое управление всеми проектами компании, то его деятельность удобнее регламентировать отдельным положением, а в Уставе проекта упомянуть лишь основные функции. В предыдущих статьях уже были рассмотрены варианты разделения зон компетенций коллегиальных органов проекта.

Вернемся к нашим запросам на изменения. Итак, руководитель проекта инициирует заседание проектного комитета. Компетенции проектного комитета достаточно для одобрения запроса № 1, а вот по запросу № 2 проектный комитет может лишь санкционировать вынесение этого запроса на заседание управляющего комитета.

Процесс организации и протоколирования совещаний уже был рассмотрен достаточно подробно в одной из статей, поэтому сейчас не будем повторяться. Отметим лишь то, что в журнале запросов на изменение необходимо обязательно зафиксировать результаты рассмотрения запросов.

Ниже приведены образцы документов по управлению изменениями: журнал запросов на изменение, запрос на изменение № 1, запрос на изменение № 2.

В настоящей статье мы рассмотрели процессы документирования и согласования запросов на изменения в проекте: что такое изменения, возможные категории изменений, шаблоны запроса на изменение журнала запросов, процедуры согласования изменений и т.д.

В масштабных территориально распределенных проектах с несколькими объектами внедрения создаются комитеты/советы по изменениям для общей координации изменений создаваемого продукта. Кроме того, необходимо организовать и регламентировать поддержку системы на этапе опытной эксплуатации, а поскольку опытная эксплуатация проходит еще в рамках проекта, то задача по регламентации этого процесса ложится на плечи проектной команды. В следующей статье именно этим вопросам и будет уделено основное внимание.

Приложение 1

Образец журнала запросов на изменение

Документирование изменений проекта

Приложение 2

Образец запроса на изменение № 1

Документирование изменений проекта

Приложение 3

Образец запроса на изменение № 2

Документирование изменений проекта

Приложение 1
к запросу на изменение № 8

Документирование изменений проекта

Надежда Артонкина,  координатор программы проектов ИТ-компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.63%
  • Делопроизводство 20%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.68%
  • Имидж секретаря 13.16%
  • Деловой этикет 14.21%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 22.11%
  • Электронный документооборот 18.95%
  • Архивное дело 79.47%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль