Клавиши быстрого доступа в работе секретаря

179
Ритм жизни современного человека чрезвычайно динамичен. В последнее время понятия «экономия времени» и «эффективная работа» прочно обосновались в нашем лексиконе, особенно если речь идет о работе за компьютером.Наша ежедневная деятельность часто связана с монотонными рутинными операциями, которые мы повторяем изо дня в день.

По последним исследованиям, в среднем за восьмичасовой рабочий день мы делаем 25-30 тысяч кликов мышкой! Конечно, хочется закончить работу быстрее, но ведь от скорости может пострадать качество. Поэтому и появилось такое понятие, как «эффективная работа за компьютером», которое означает выполнение простых правил. Мы бы хотели рассказать вам об одном, вероятно, самом главном из этих правил – об использовании клавиш быстрого доступа.

Расположение основных клавиш быстрого доступа на клавиатуре

Итак, мы знаем, что клавиатура нужна не только для набора текста. На ней расположено множество специализированных клавиш, которые позволяют выполнять различные команды. Рассмотрим основные клавиши быстрого доступа, которые используются чаще всего и есть на всех без исключения клавиатурах.

Основная клавиша быстрого доступа при работе в Windows называется Win. Она расположена в нижнем ряду между левыми клавишами Ctrl и Alt и отмечена значком Windows (рис. 1).

Клавиши быстрого доступа в работе секретаря

Рис. 1. Клавиша Win

Сама по себе эта клавиша позволяет открыть меню Пуск, а в сочетании с другими помогает быстрее и проще выполнять разные команды.

Например, открыть окно Мой компьютер или быстро свернуть все окна.

Рядом с кнопкой Win расположены хорошо знакомые нам клавиши Shift, Ctrl и Alt. Пользуемся мы ими в основном для того, чтобы изменить язык ввода текста или напечатать заглавную букву. Однако это лишь некоторые из тысячи команд, которые можно выполнить с помощью этих клавиш.

Например, с помощью клавиши Ctrl можно быстро скопировать и вставить текст, файл или даже картинку в графических программах. О том, как это происходит, узнаем чуть позже.

Выше клавиши Caps Lock, позволяющей писать заглавными буквами, расположена не менее важная и полезная клавиша Tab. Запомните ее расположение: она позволяет не только делать отступы в документе Word.

Теперь, когда мы знаем расположение основных клавиш быстрого доступа на клавиатуре, важно понять, что такое сочетание и как его выполнить.

Под сочетанием понимается одновременное нажатие нескольких клавиш (как в случае со сменой языка клавиатуры). Чтобы начать вводить текст на другом языке, одновременно нажимаем кнопки Shift и Alt (либо Shift и Ctrl).Но для удобства мы можем зажать одну клавишу и одновременно коротко нажать другую, чтобы выполнить команду. Это сокращает время поиска комбинации клавиш и позволяет быстрее к ним привыкнуть.

Основные клавиши быстрого доступа в Windows

При работе с файлами, папками и документами мы часто совершаем одни и те же несложные действия. Вы сильно удивитесь, если узнаете, сколько времени можно сэкономить, используя вместо привычной мышки клавиши быстрого доступа. Давайте изучим все по порядку.

Запуск проводника

Вспомните, сколько раз в течение рабочего дня вам требуется найти нужный документ на компьютере? Что вы для этого делаете? Последовательно сворачиваете все открытые окна, чтобы увидеть рабочий стол, кликаете дважды по значку Мой компьютер и ищете нужную папку с документом на диске. С помощью клавиш быстрого доступа можно открыть окно Мой компьютер, нажав всего лишь две кнопки на клавиатуре.

Зажмите клавишу Win и нажмите английскую клавишу Е (в русской раскладке это клавиша У). Перед вами появится окно Мой компьютер. При этом вам не нужно сворачивать другие окна и искать иконку на рабочем столе.

Свернуть все окна

В новых операционных системах Windows Vista и Windows 7 в углу панели Пуск есть удобная кнопка, позволяющая одним нажатием свернуть все окна. Но если вы работаете в Windows предыдущих поколений, скорее всего на вашей панели Пуск такой удобной кнопки нет, и вы последовательно кликаете Свернуть в каждом открытом окне.

В отличие от операционных систем, клавиша быстрого «свертывания» всех открытых окон есть на клавиатурах любого поколения. Точнее, это не одна клавиша, а сочетание двух: Win+D.

Быстрая блокировка компьютера

Согласно правилам информационной безопасности, если вы покидаете рабочее место, нужно заблокировать свой компьютер. Обычно для этого вы нажимаете Ctrl+Alt+Delete и затем с помощью мышки выбираете пункт Заблокировать компьютер.

Мало кто знает, что блокировку можно включить намного проще, нажав сочетание клавиш Win+L.

Для чего нужен скриншот и как его сделать

На клавиатуре, помимо основных клавиш с буквами и цифрами, есть много других специальных клавиш. Это клавиши Home и End, с помощью которых можно перейти в начало и конец строки, клавиши быстрого пролистывания текста PgUp и PgDn, клавиша Delete и другие, используемые нами в повседневной работе значительно реже.

Среди таких «редких» клавиш есть одна незаменимая, со странным названием PrtSc. Это аббревиатура от английского словосочетания Print Screen, что дословно означает «Отпечаток экрана». На деле же эта кнопка делает снимок экрана и всего, что на нем происходит. Такой снимок называется скриншот (от англ. «screenshot» – снимок экрана).

Нажав кнопку PrtSc, не ждите, что готовый снимок откроется на экране. Эта кнопка копирует изображение в буфер обмена, после чего вы можете вставить его в любую графическую программу, а также в Microsoft Word.

Скриншоты часто бывают полезны, а иногда даже необходимы. Если программа выдала окно с ошибкой, вы можете не объяснять ее устно или письменно, а просто «сфотографировать» и отправить специалистам. При этом на скриншоте будут видны само окно ошибки, текст, программа, где она возникла, и иногда даже последние действия, которые привели к появлению проблемы.

Научившись делать скриншоты, вы найдете им массу применений, которые облегчат вам выполнение многих задач и сэкономят драгоценное время.

Чтобы сделать скриншот всего экрана, нажмите кнопку PrtSc. В этот момент «фотография» экрана запишется в буфер обмена. Чтобы его оттуда достать, нужно вставить скопированный скриншот в любую графическую программу, например, Paint, Photoshop или даже в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. Пример скриншота показан на рис. 2.

Клавиши быстрого доступа в работе секретаря

Рис. 2. Скриншот экрана

Если вам необходимо «сфотографировать» только окно программы, без рабочего стола, нажмите клавишу PrtSc при зажатой клавише Alt и после этого вставьте изображение в графическую программу или Word с помощью комбинации клавиш. Ctrl+V.

Быстрое перемещение между окнами

Быстрое перемещение между активными, то есть открытыми в данный момент окнами зачастую позволяет сэкономить много времени.

Например, когда вы создаете презентацию в Microsoft Power Point, при этом текст для презентации берете из открытого файла Microsoft Word, а табличные данные – из Microsoft Excel, вам приходится постоянно сворачивать и разворачивать эти документы. Для этого совсем не обязательно использовать мышку, потому что существует меню перехода между окнами (рис. 3).

Клавиши быстрого доступа в работе секретаря

Рис. 3. Меню перехода между окнами в Windows Vista, 7 и 8

Чтобы вызвать меню, зажмите клавишу Alt и нажмите Tab. Удерживайте Alt. Теперь вы можете выбрать окно, которое хотите открыть. Удерживайте клавишу Alt и последовательно нажимайте Tab для выбора нужного окна: оно будет подсвечено рамкой. После этого отпустите обе клавиши. Меню перемещения между окнами закроется, а выбранный вами документ откроется.

Почему это удобно? В основном потому, что нет необходимости искать нужное окно на панели Пуск, чтобы открыть его с помощью клика мышки. Это существенно экономит время.

Попрактиковавшись в переключении между окнами с помощью клавиш Alt+Tab, вы заметите, насколько быстрее и проще выполняется одновременная работа в нескольких программах.

Работа с файлами

Порядок в папках и файлах – залог эффективной работы за счет быстрого поиска нужных папок и файлов. Это простое правило известно всем, но, к сожалению, не всегда и не у всех получается ему следовать.

Обычно документы, файлы и папки копятся в разных (иногда совершенно неожиданных) местах на жестком диске. Они путаются между собой, бесконечно копируются, занимая лишнее пространство, и создают массу неудобств. Чтобы навести порядок в папках, требуется очень много времени. Но если использовать клавиши быстрого доступа, можно навести порядок в файлах намного быстрее.

Давайте рассмотрим основные действия с файлами, которые можно выполнить, используя клавиши быстрого доступа. Итак, мы можем:

  • выделить все файлы в окне;
  • выделить несколько файлов;
  • выделить выборочные файлы;
  • скопировать или вырезать выделенные файлы;
  • вставить скопированные файлы;
  • переместить файл в корзину и удалить файл навсегда.

Чтобы лучше понять, как это работает, рассмотрим использование клавиш быстрого доступа на конкретном примере.

В папке А накопились ненужные файлы. Чтобы быстро с ними разобраться, нет необходимости удалять или перемещать каждый файл по отдельности. Вы можете один раз выполнить команду для нескольких файлов – для этого их нужно выделить.

Вебинар 8 декабря: "Повседневный офисный макияж и его трансформация для предновогодних дней"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Специфика и смысловая нагрузка макияжа для офисной работы
  2. Какие приёмы и средства макияжа недопустимы для создания делового образа
  3. Правильные декоративные средства и техники для делового макияжа
  4. Как трансформировать свой повседневный офисный макияж в вариант Новогоднего праздничного образа и не выйти за рамки приличия

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Чтобы выделить все файлы в папке, нажмите сочетание клавиш Ctrl+A (русская буква Ф). Вот так одним нажатием вы отметили все файлы в папке А. Теперь можно удалить или переместить все файлы, выполнив команду только один раз (рис. 4).

Клавиши быстрого доступа в работе секретаря

Рис. 4. Выделение всех файлов в папке

Если вам нужно выделить группу расположенных подряд файлов, выделите мышкой первый файл, затем, удерживая клавишу Shift, кликните по последнему файлу. Таким образом вы выделите группу файлов (рис. 5):

Клавиши быстрого доступа в работе секретаря

Рис. 5. Выделение группы файлов

Если нужно выделить файлы, расположенные не подряд, а находящиеся в разных местах в пределах папки, зажмите клавишу Ctrl и, не отпуская ее, последовательно кликайте мышкой по нужным файлам (рис. 6).

Клавиши быстрого доступа в работе секретаря

Рис. 6. Выделение отдельных файлов

Как мы выяснили ранее, выделение группы файлов позволяет экономить время для выполнения различных операций. Файлы можно скопировать, нажав сочетание клавиш Ctrl+C, или вырезать, нажав Ctrl+X (русская буква Ч). При этом команды будут применены ко всем выделенным файлам одновременно, и вам не нужно тратить время на выполнение одних и тех же действий с каждым файлом в отдельности.

Скопированные или вырезанные файлы можно переместить в другую папку с помощью операции Вставка. Для этого откройте нужную папку и нажмите Ctrl+V (русская буква М). Последовательность действий и результат вставки файлов в другую папку представлены на рис. 7.

Клавиши быстрого доступа в работе секретаря

Рис. 7. Операции Копирование и Вставка

Если выделенные файлы больше не понадобятся, вы можете переместить их в корзину, нажав клавишу Delete, или удалить навсегда с помощью сочетания клавиш Shift+Delete.

Не забывайте, что сочетание клавиш Shift+Delete удаляет файлы навсегда, без возможности восстановления, поэтому перед тем, как использовать это сочетание, еще раз проверьте, что выбрали именно те файлы, которые вам действительно не нужны.

Команды, которые упоминались в примере, можно использовать для любых файлов и папок.

С помощью них вы можете рассортировать документы разных годов, музыкальные файлы по исполнителям или жанрам, картинки, программы и многое другое.

Кстати, при работе с текстом используются те же сочетания клавиш для выполнения команд копирования, вставки, удаления. Об этом мы расскажем далее.

Экономия времени при работе с текстом, таблицами и презентациями

Создание текстов, таблиц и презентаций является, возможно, основной частью повседневной работы современного секретаря. И если работу с презентациями можно считать творческой, то создание текстовых документов и таблиц увлекательным процессом назвать очень сложно. При такой работе мы выполняем одинаковые монотонные действия, которые отнимают много времени и требуют полной концентрации внимания.

В этом случае просто необходимо использовать клавиши быстрого доступа. С их помощью половина рутинных действий выполняется нажатием пары клавиш, что, безусловно, упрощает весь процесс работы и существенно экономит время.

Еще один значительный плюс в том, что сочетания клавиш для основных команд копирования и вставки, а также для специфических команд (например, выделения текста жирным начертанием) одинаковы во всех программах.

Начнем с уже знакомых нам команд копирования, вырезки и вставки. Как и при работе с файлами, для них используются следующие сочетания:

  • – скопировать выделенный текст;
  • +X – вырезать выделенный текст;
  • +V – вставить выделенный текст.

Чтобы понять, насколько сочетания клавиш упрощают работу, выполните несложное задание.

Откройте документ Microsoft Word и таблицу Microsoft Excel. В документе Word введите небольшой текст и скопируйте его с помощью команды Ctrl+C. Теперь с помощью Alt+Tab перейдите в окно Excel и вставьте скопированный текст, используя сочетание Ctrl+V. То же самое можно проделать «наоборот» и вставить в документ Word таблицу, созданную в Excel.

Мы даже не задумываемся, как часто повторяем эту несложную последовательность действий. Научившись работать с сочетаниями горячих клавиш на простых и часто используемых операциях, вы очень скоро заметите, насколько проще и быстрее они выполняются.

Говоря о работе с текстом, стоит отметить также операции со шрифтом. Выделите нужный текст и используйте следующие сочетания клавиш:

  • +B – выделить текст жирным;
  • – выделить текст курсивом;
  • +U – подчеркнуть выделенный текст.

Основные сочетания клавиш быстрого доступа для работы с текстом мы рассмотрели. Хотелось бы также отметить сочетания, позволяющие работать с самим файлом (таблицей или презентацией).

Открытие, создание, сохранение и печать файлов

Чтобы быстро открыть файл, нажмите Crtl+O. Для создания нового файла используйте сочетание Ctrl+N.

Еще одно важное сочетание клавиш Ctrl+S выполняет команду сохранения файла. Регулярно используйте ее при работе с документами, тогда ваши тексты, таблицы и презентации не пострадают при сбоях в работе компьютера и вы всегда сможете восстановить их актуальную версию.

Чтобы быстро напечатать документ, нажмите Ctrl+P. Сочетание Ctrl+W используйте для того, чтобы закрыть готовый файл.

Мы рассказали вам о самых популярных и часто используемых сочетаниях клавиш быстрого доступа, которые упрощают работу с документами. В справочных материалах (другое название – руководство пользователя. Например, в Word они называются Справка Word) описаны все клавиши быстрого доступа, которые можно применять в той или иной программе.

Кстати, чтобы открыть руководство пользователя или справку, нажмите клавишу F1.

Интернет еще быстрее с помощью горячих клавиш

Хотя сочетания клавиш быстрого доступа никак не влияют на скорость соединения с Интернетом, они помогают быстро работать в Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox, Chrome и других браузерах. Как и в случае с программами Microsoft Office, популярные сочетания клавиш во всех браузерах одинаковы и используются для:

  • открытия новой вкладки – Ctrl+T;
  • закрытия вкладки – Ctrl+W;
  • открытия строки поиска – Ctrl+F;
  • увеличения или уменьшения масштаба страницы – Ctrl+Плюс и Ctrl+Минус (чтобы вернуть исходный масштаб, нажмите Ctrl+0);
  • печати страницы – Ctrl+P.

Специальные возможности и «засекреченные» клавиши быстрого доступа 2 ур.

Вы удивитесь, узнав, что основная клавиша быстрого доступа в Windows, отмеченная на клавиатуре эмблемой операционной системы, является и самой таинственной. По странному стечению обстоятельств, этой клавишей мы пользуемся меньше всех остальных, хотя она открывает быстрый и удобный доступ к основным функциям на компьютере.

Кроме того, есть несколько «засекреченных» комбинаций клавиш, которые особой пользы не приносят, но эффект производят впечатляющий.

Например, сочетание клавиш Win+Tab переключает открытые окна в режим Aero (Windows Aero – комплекс технических решений графического пользовательского интерфейса, применяемый в операционных системах корпорации «Майкрософт»: Windows Vista, Windows 7. В Windows 8 присутствует частично, большая часть заменена новым интерфейсом Metro UI. Режим Aero - оформление рабочего стола, при котором графические элементы представляют собой анимацию окна с эффектом полупрозрачного стекла и размывкой заднего плана). Сочетание клавиш Win+Pause/Break открывает окно Система (в версиях Windows Vista, 7 и 8; в Windows XP и более ранних оно называется Свойства системы), где содержится вся информация о компьютере, включая его название, комплектующие и их модели, версию системы и другие полезные сведения.

Подшутить над коллегой первого апреля помогут клавиши Ctrl+Alt+стрелка влево, вправо, вверх или вниз. Это сочетание позволяет перевернуть экран вместе со всеми окнами и иконками на рабочем столе на 90 или 180 градусов. От такой шутки не спасет даже перезагрузка компьютера, поэтому не забудьте рассказать коллеге, как вернуть экран в исходное положение.

В заключении хотелось бы еще раз отметить, что горячие клавиши весьма значительно экономят время и повышают эффективность работы. Не бойтесь использовать их каждый день. Начните с простых сочетаний – и уже через несколько дней вы привыкнете к их постоянному использованию и не сможете представить себе работу за компьютером без клавиш быстрого доступа.

Алиса Рахманова, технический писатель



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Как вы выписываете журнал «Справочник секретаря»?

  • Я не выписываю журнал 75.51%
  • Журнал выписывает компания 12.93%
  • Журнал согласился оплатить мой руководитель 2.04%
  • Читаю за свои деньги 9.52%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль