Применение ГОСТ Р 6.30-2003

222
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации…» носит рекомендательный характер и может применяться в целях регламентации порядка оформления документов на каждом конкретном предприятии или не применяться вовсе. Правильно ли я понимаю, что любая частная коммерческая структура вполне может отказаться от применения ГОСТа? В таком случае, чем сотрудники данной организации будет руководствоваться при подготовке документов: локальным нормативным актом, который разрабатывается в рамках компании абсолютно произвольно с учетом только специфики предприятия? Вполне закономерен еще и такой вопрос: будут ли документы, созданные без учета рекомендаций ГОСТа, при выходе за пределы предприятия иметь юридическую силу? Что будет служить основанием для этого? Руководитель службы ДОУ, г. Санкт-Петербург

Согласно закону о техническом регулировании, стандарты (не путать с техническими регламентами!) организациями всех форм собственности применяются на добровольной основе. Исключением может быть ситуация, когда требование об обязательном соблюдении положений конкретного стандарта включено в распространяющийся на организацию закон или нормативный документ, установлено внутренним нормативным документом самой организации либо входит в число ее контрактных обязательств.

Поэтому любая организация вправе не использовать ГОСТ Р 6.30 – 2003 или же использовать его выборочно. В тех же случаях, когда положения данного ГОСТа расходятся с требованиями действующих законов и нормативных актов, организация обязана следовать именно требованиям законодательства, а не ГОСТа.

При подготовке документов сотрудники любой организации обязаны в первую очередь соблюдать требования федеральных и региональных законов, нормативных актов, внутренних нормативных документов организации, а также контрактные обязательства. Документы, удовлетворяющие перечисленным требованиям, будут иметь юридическую силу вне зависимости от того, соблюдены в них положения ГОСТа или нет, на основании законодательства РФ.

Стандарты и другие методические документы, - если им описанным выше способом не придан нормативный характер - могут применяться лишь в той мере, в которой они не противоречат нормативной базе.

Применение ГОСТ Р 6.30-2003В качестве примера приведу оформление контрактов – несоблюдение требований Гражданского Кодекса РФ может иметь для организации тяжелые последствия, в то время, как несоблюдение подавляющего большинства требований ГОСТ Р 6.30–2003 вообще никаких последствий за собой не повлечет.

Нумерация описей для передачи в архив

К нам в организацию поступило письмо от государственного архива (у нас заключен договор о сотрудничестве) в котором указано, что мы должны провести отбор, описание личных дел и личных карточек уволенных работников за 1955-2008 гг. и по описи № 3 передать их в архив. При этом у нас уже описаны документы постоянного хранения и по личному составу по 2008 г. включительно и документы по 2003 г. переданы в архив. Почему это требование появилось сейчас? Мы всегда составляли только опись № 1 и № 2.

Начальник секретариата, Московская обл.

Прежде всего, я бы рекомендовала задать этот вопрос сотрудникам архива. Правила составления описей, которые были разработаны еще в СССР, каких-либо конкретных требований к их номерам не предъявляли.

Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263)

7.1. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения.

Составление годового раздела сводной описи дел постоянного хранения.

7.1.7. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (см. подраздел 7.2), при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом.

Можно предположить, что в вашем случае архив использует нумерацию описей как средство для разделения документов по видам и срокам хранения. Мне удалось отыскать лишь несколько нормативных документов, описывающих принципы такого разделения. Вот один из них:

Приказ Администрации Ленинского района г. Пензы от 20.10.2009 № 157 "Об утверждении Положения об архиве Администрации района"

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Администрации района - опись № 2;

2.2. описи, исторические справки, сборники приказов Главы администрации района, протоколы заседаний коллегии Администрации района, документы дел постоянного хранения отделов Администрации района - опись № 1;

2.3. дела по выборам - опись № 3.

Как видим, номер описи четко привязан к видам дел: опись № 1 – документы постоянного и длительного срока хранения; опись № 2 – кадры, опись № 3 – документы о проведения различного рода выборных кампаний.

А вот другой подход к нумерации описей:

Постановление Администрации г. Перми от 24.04.2007 № 135 "Об утверждении Инструкции по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми"

В администрации города принята следующая нумерация описей:

Опись № 1 - документы постоянного хранения.

Опись № 2 - документы по личному составу.

Опись № 3 л - личные дела муниципальных служащих.

Постановление Администрации г. Ижевска от 18.12.1996 № 45-з "О мерах по улучшению сохранности документов и организации делопроизводства в аппаратах администраций районов г. Ижевска"

3. Главам районных администраций Ленинского, Индустриального, Октябрьского, Первомайского, Устиновского районов г. Ижевска … упорядочить архивные документы за 1994 - 1995 гг. Составить опись дел № 1 постоянного хранения, опись № 1-а дел постоянного хранения (учредительные документы ликвидированных юридических лиц), опись № 2 дел по личному составу, опись № 3 личных дел уволенных работников.

Учитывая, что ваша организация уже полностью провела описание документов, рекомендую проконсультироваться в архиве по поводу возможности сдать эти документы как дополнительные годовые разделы старой описи. К сожалению, если архив на это не согласится, то, возможно, придется заново провести нумерацию всех дел и составить новую опись.

Хранение оригинала документа о повышении квалификации

Сотрудник прошел обучение, повышение квалификации, участвовал в семинаре за счет организации (договор, акт - все это имеется). По окончании обучения ему выдали аттестат (сертификат). Где должен храниться данный документ - у прошедшего обучение (дома) или в организации, оплатившей обучение? Где это закреплено? При увольнении работника обязаны ли мы выдать данный аттестат (сертификат) на руки?

Начальник отдела делопроизводства, Красноярский край

Известно, что существует практика, когда работодатель финансирует затраты на повышение квалификации специалистов и при этом считает свидетельство о повышении квалификации своей собственностью, на руки специалистам документы не выдает и использует это как дополнительный механизм удержания (а то и «закабаления») сотрудников.

В законодательстве данный вопрос четко не урегулирован. В то же время, например, если читать буквально существующие нормативные документы, то документы о повышении квалификации должны выдаваться прошедшим обучение сотрудникам, а не работодателю:

Постановление Правительства РФ от 26.06.1995 № 610 "Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов"

28. Государственные образовательные учреждения повышения квалификации, а также прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца:

удостоверение о повышении квалификации - для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов;

свидетельство о повышении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов;

диплом о профессиональной переподготовке - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов;

диплом о присвоении квалификации - для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов.

Таким образом, оригинал документа о повышении квалификации хранится у работника, а копию подшивают в личное дело сотрудника.

Стоит также помнить, что сотрудник в случае возникшего конфликта может обратиться непосредственно в учебное заведение за получением дубликата документа.

Н.А. Храмцовская, ведущий эксперт по управлению документацией,
член РОО «Гильдия Управляющих Документацией» и ARMA International

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль