Документирование рисков проекта

104
Зачастую планированию и тем более документированию проектных рисков (в том числе на проектах по внедрению систем электронного документооборота) уделяется крайне мало внимания. Сложно сказать, с чем именно это связано: с уверенностью, что все спланировано очень хорошо и рискам просто неоткуда взяться, типично русским «авось» или какими-то иными причинами.

Но факт остается фактом: риск (негативный) появляется в самый неподходящий момент, когда он уже грозит инициацией изменений в проекте. В приведенной ниже статье будут рассмотрены не методы планирования рисков и расчета количественных оценок их вероятности или влияния, а порядок документирования и дальнейшего мониторинга рисков, т.е. мы попробуем разобраться, из каких подпроцесов состоит процесс управления рисками проекта, каковы выходы из каждого подпроцесса (документы) и т.д.

Что такое риски проекта?

Для понимания, что такое риски проекта и как с ними работать, обратимся, прежде всего, к отечественным стандартам по управлению проектами.

ГОСТ Р 54869-2011 дает следующее определению понятию «риск – вероятное для проекта событие, наступление которого может как отрицательно, так и положительно отразиться на результатах проекта».

Что касается порядка работы с рисками, то отечественные ГОСТы описывают их следующим образом:

  1. Процесс планирования реагирования на риски.

Цель процесса: определение основных рисков проекта и порядка работы с ними.

Выходы процесса:

  • выявлены и документированы риски проекта;
  • проведены оценка и ранжирование по вероятности и степени влияния на результат проекта всех идентифицированных рисков;
  • разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на случай  возникновения таких рисков;
  • учтены результаты разработки упреждающих мероприятий по реагированию в связанных с ними планах.
  1. Процесс планирования управления рисками программы.

Цель процесса: определение основных рисков программы и порядка управления рисками программы.

Выходы процесса:

  • выявлены и документированы наиболее значимые риски программы;
  • проведены оценка и ранжирование по вероятности и степени влияния на достижение результатов и выгод программы всех идентифицированных рисков;
  • разработаны мероприятия по изменению вероятности и степени влияния наиболее значимых рисков, а также созданы планы реагирования на случай возникновения таких рисков;
  • определены и документированы правила управления рисками для проектов программы и другой деятельности, выполняемой в рамках программы, в том числе форма и периодичность обмена информацией о рисках программы и рисках проектов и другой деятельности, входящих в программу.

Для организации работы с рисками такой информации, конечно же, мало. В связи с этим обратимся теперь к зарубежному источнику – PMBoK.

Процесс управления рисками согласно  PMBoK

Согласно PMBoK, «риск – это неопределенное событие или условие, наступление которого отрицательно или положительно сказывается на целях проекта», а управление рисками складывается из шести процессов:

  1. Планирование управления рисками – выработка единого подхода к управлению рисками проекта и планирование управления рисками проекта.
  2. Идентификация рисков – выявление рисков проекта и документирование их характеристик.
  3. Качественный анализ рисков – приоритезация  идентифицированных рисков для их последующего анализа.Документирование рисков проекта
  4. Количественный анализ рисков – численный анализ влияния рисков на достижение целей проекта.
  5. Планирование реагирования на риски – определение мер, которые необходимо предпринять для увеличения воздействия положительных и для уменьшения воздействия отрицательных рисков на проект.
  6. Мониторинг и контроль рисков – идентификация, анализ и планирование выявленных рисков, а также последующее их отслеживание.

Планирование управления рисками

Результатом этого процесса является документ «План управления рисками», который, согласно PMBoK, должен включать в себя следующие элементы:

  • методология управления рисками;
  • распределение ролей и ответственности;
  • бюджет для управления рисками;
  • определение частоты выполнения процедур управления рисками;
  • категория рисков;
  • матрица вероятности возникновения рисков и их последствий;
  • формы отчетности по рискам.

Идентификация рисков

Для идентификации рисков PMBoK рекомендует опираться на:

  • анализ документации;
  • анализ контрольных списков;
  • анализ допущений.

По окончании идентификации рисков создается реестр рисков, который заполняется результатами идентификации рисков. В дальнейшем реестр рисков будет постоянно дополняться выходными данными других процессов управления проектами. PMBoK рекомендует после идентификации рисков в реестре отразить следующую информацию:

  • список идентифицированных рисков;
  • список потенциальных действий по реагированию;
  • основные причины возникновения риска;
  • уточнение категорий рисков.

Качественный анализ рисков

В ходе качественного анализа для каждого выявленного риска оцениваются вероятность риска и его воздействие на цели проекта.

После проведения качественного анализа реестр рисков дополняется следующей информацией:

  • относительное ранжирование или список приоритетов рисков проекта;
  • риски, сгруппированные по категориям;
  • список рисков, требующих немедленного реагирования;
  • список рисков, требующих дополнительного анализа и резервирования;
  • список рисков с низким приоритетом, нуждающихся в наблюдении;
  • тенденции рисков.

Количественный анализ рисков

Количественный анализ выполняется в отношении рисков, квалифицированных в ходе качественного анализа как потенциально или существенно влияющие на цели проекта.

По окончании количественного анализа реестр рисков дополняется следующей информацией:

  • вероятностный анализ риска;
  • вероятность достижения целей по стоимости и времени;
  • список приоритетных оцененных рисков;
  • тенденции результатов количественного анализа рисков.

Планирование реагирования на риски

     Стратегии реагирования на отрицательные риски проекта:

  • уклонение;
  • передача;
  • снижение;
  • принятие.

     Стратегии реагирования на положительные риски проекта (положительное влияние на цели проекта):

  • использование;
  • разделение;
  • увеличение;
  • принятие.

Планирование реагирования на риски может повлечь за собой обновление и создание следующих документов:

  1. Обновление реестра рисков.

PMBoK достаточно подробно рассматривает структуру реестра рисков. Согласно документу, этот реестр состоит из следующих составляющих:

  • выявленные риски; их описания; область (области) проекта (например, элемент ИСР), подверженную их воздействию; их причины (например, элемент иерархической структуры рисков); а также характер и степень их воздействия на цели проекта;
  • лица, ответственные за риски, и возложенная на них ответственность;
  • выходы процесса качественного анализа, включая список рисков проекта, упорядоченных по приоритетности;
  • заранее согласованные стратегии реагирования на риски;
  • конкретные действия по реализации выбранной стратегии реагирования;
  • условия, симптомы и признаки наступления рисков;
  • операции, внесенные в бюджет и расписание, требуемые для реализации выбранных способов реагирования на риски;
  • планы на случай возможных потерь и условия, при которых они приводятся в исполнение;
  • резервные планы, используемые в качестве ответной реакции на возникновение риска, если первоначальное реагирование на риск оказалось неадекватным;
  • остаточные риски, сохранившиеся после запланированного реагирования, а также риски, которые были приняты сознательно;
  • вторичные риски, возникающие как прямое следствие применения реагирования на риски;
  • резервы на возможные потери, рассчитанные на основе данных количественного анализа рисков проекта и порогов рисков организации.

  1. Обновление плана управления проектом.
  • План управления расписанием. Обновление может потребоваться в связи с тем, что в процессе реагирования на риски может быть включена/исключена какая-то из работ.
  • План управления стоимостью. Выбранная стратегия реагирования может повлечь за собой изменение стоимости проекта (а также базового плана выполнения стоимости). Кроме того, изменение плана управления расписанием (а также иерархической структуры работ и базового расписания) тоже может требовать внесения изменений в план управления стоимостью.
  • План управления качеством. Изменения расписания и стоимости проекта в связи с выбранной стратегией реагирования на риски влекут за собой обновление плана управления качеством.
  • План управления закупками. Изменение расписания проекта в связи с реагированием на проектный риск может потребовать изменения плана управления закупками, причем как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения.
  • План управления человеческими ресурсами. План меняется в зависимости от выбранной стратегии реагирования на риск.

Например, перегруппировка человеческих ресурсов.

  • Иерархическая структура работ. (Аналогично плану управления расписанием.)
  • Базовое расписание. (Аналогично плану управления расписанием.)
  • Базовый план выполнения стоимости. (Аналогично плану управления стоимостью.)
  1. Обновление документов проекта.
  • Обновление журнала допущений проекта. В том случае, если в проекте ведется журнал допущений, то выбранная стратегия реагирования на риск может потребовать обновления этого журнала. В противном случае потребуется внесение изменений в Устав проекта (рекомендуется включать допущения проекта отдельным пунктом Устава).
  • Обновление технической документации. Выбранная стратегия реагирования на риски может также повлечь за собой необходимость внесения изменений в продуктовую документацию (документирующую результаты) проекта.

Мониторинг и управление рисками

     Мониторинг и управление рисками – это процесс отслеживания и выявления новых рисков, реализации выбранных стратегий реагирования на риски, оценка эффективности выбранной стратегии. Результатом мониторинга может стать необходимость обновления следующих проектных документов:

  •  реестра рисков;
  • активов процесса организации.

Например, информация и опыт, полученные в ходе управления рисками конкретного проекта, могут быть включены в базу знаний организации для использования в других проектах;

  • запросов на изменение.

Стратегия реагирования на риски может привести к необходимости внесения изменений в состав работ проекта (которые, в свою очередь, могут повлечь за собой изменение сроков и бюджета проекта), т.е. к созданию запроса на изменение;

  • плана управления проектом;
  • документов проекта.

Ниже приведены образцы документов по управлению рисками: реестр рисков, карточка риска, план управления рисками. Конечно же, каждая организация вправе адаптировать эти документы «под себя». В образцах документов предложены лишь основные разделы.

Документирование рисков проекта

Документирование рисков проекта

Документирование рисков проекта

Итак, в этом номере были рассмотрены структура процесса управления рисками проекта и основные этапы документирования проектных рисков,  а также дана информация о том, в какие проектные документы необходимо внести изменения в случае выявления рисков и при выборе стратегии реагирования на риски.

В следующей статье мы поднимем вопросы документирования изменений проекта, а именно: в каком проектном документе следует описать порядок работы с изменениями проекта, классификацию изменений, документирование внесения изменений в зависимости от категории изменения, образцы документов для документирования изменений проекта и т.д.

Надежда Артонкина,  координатор программы проектов ИТ-компании

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль