Документооборот в электронном бизнесе

85
Согласно определению специалистов компании IBM, электронный бизнес (или онлайновый бизнес) — это преобразование основных бизнес-процессов при помощи Интернет-технологий. Т.е. электронным бизнесом можно назвать любую деловую активность, использующую возможности глобальных информационных сетей для преобразования внутренних и внешних связей с целью получения прибыли. К электронному бизнесу относят все виды деловых отношений в Интернете: куплю-продажу, поставку, банковские услуги, страхование, консалтинг, проектирование, инжиниринг и другие формы делового сотрудничества.

Наиболее распространенным направлением электронного бизнеса является электронная коммерция. Электронная коммерция (е-commerce) это совокупность технических и организационных форм ведения коммерческой деятельности и совершения сделок с использованием электронных систем и сети Интернета как средства взаимодействия с партнерами, банком, поставщиками и потребителями товаров и услуг.

Это могут быть любые формы сделок, при которых взаимодействие сторон осуществляется с применением возможностей информационных и телекоммуникационных технологий, систем и сетей. Информационные и коммуникационные технологии в современном мире стремительно развиваются. Их применение открывает новые возможности, дает значительные преимущества для бизнеса, ускоряет и упрощает бизнес-процессы, уменьшает затраты. Электронная коммерция позволяет компаниям более полно взаимодействовать с поставщиками и быстрее реагировать на запросы и ожидания заказчиков.

Это технология, обеспечивающая полный замкнутый цикл операций, включающий заказ товара (услуги), проведение платежей, участие в управлении доставкой товара (выполнения услуги).

Основными субъектами электронной коммерции являются Продавец, Банк Продавца, Банк Покупателя, Покупатель.

Процесс взаимодействия Продавца с Покупателем (контрагентом) сопровождается соответствующим электронным документооборотом, который должен быть юридически значимым. В документооборот включены все документы цепочки взаимодействия от заказа до оплаты: 

договоры, заказы, подтверждение заказа, счета, уведомления (о поставке, и приемке), акты, платежные поручения, накладные,  счета-фактуры.

 Эти документы можно разделить на три группы:

  1. Формализованные документы, для которых определены установленные формы (счета-фактуры, накладные и акты выполненных работ (услуг).
  2. Неформализованные документы, подписанные отправителем в одностороннем порядке (различные заказы, приказы, распоряжения, информационные письма, отчеты и проч.).
  3. Неформализованные документы, подписываемые двумя и более сторонами (договоры, соглашения, акты выполненных работ и проч.).

В процессе взаимодействия между участниками процесса должны быть установлены доверительные отношения для обмена деловой информацией и модификации коммерческих приложений, способствующих дальнейшему развитию сотрудничества. Деловые партнеры должны также согласовать общий стандарт на обмен информацией и выполнение деловых операций.

Основной правовой принцип электронной коммерции состоит в том, что стороны не вправе ставить под сомнение законность и действительность сделки только на том основании, что она совершена электронным способом. Законность обеспечивается применением электронной подписи (ЭП) и защищенных каналов передачи.

Возможность обмена документами в электронном виде закреплена российским законодательством в таких документах как:

  • Налоговый кодекс РФ (часть вторая, ст. 169);
  • Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
  • Приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в Документооборот в электронном бизнесеэлектронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»;
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи».

Основная потребность участников процесса электронной коммерции — получать электронные первичные документы и обрабатывать их без использования ручного труда при формировании документов, т.е. автоматизация всего процесса поставки:

обработки заказа, формирования поставки с сопутствующими документами (накладная, счет, счет-фактура), приемки, обработки входящих документов и проверки их на правильность.

Оператор электронного документооборота

Важно отметить, что при работе с электронными документами обязательно должна присутствовать независимая третья сторона, так называемый оператор электронного документооборота.

Оператор гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, своевременное получение всех технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой инспекции, суде, спорах с контрагентами. Оператор наделяется доверием, как со стороны государства, так и со стороны участников электронного документооборота (ЭДО).

Услуги операторов ЭДО предоставляют компании ЗАО «Удостоверяющий центр», ООО «Такском», ЗАО «Производственная фирма "СКБ Контур"», ООО «Тензор», ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» и др.

Например, фирма «СКБ Контур» предоставляет сервис электронного документооборота «Диадок», который позволяет компаниям обмениваться юридически значимыми документами в электронном виде. В базе Диадока зарегистрировано более 300 000 организаций (контрагентов), которые могут участвовать в обмене электронными документами (рис. 1). Сервис интегрируется с различными системами электронного документооборота.

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 1. Обмен электронными документами

В законодательных актах операторы определяются как «организации, предоставляющие услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем». Они должны иметь соответствующие лицензии в области выдачи сертификатов ЭП и средств криптографической защиты информации, а также иметь ресурсы для регулярной настройки и доработки систем в условиях быстро меняющегося законодательства. 

Рассмотрим процесс обмена формализованными электронными документами, например, счетами-фактурами. В соответствие с приказом Минфина каждый счет-фактура направляется и обрабатывается отдельно.

Продавец формирует счет-фактуру, подписывает его ЭП и отправляет оператору.

Документооборот в электронном бизнесе

Рисунок должен быть в виде текста

Оператор должен выслать в ответ подтверждение о получении счета-фактуры и получить от продавца уведомление о получении подтверждения (рис. 2). Датой выставления счета-фактуры считается дата, когда оператор получил от продавца этот электронный документ. Дата прописывается в подтверждении. Но выставленным счет-фактура будет считаться только после получения продавцом извещения о получении документа покупателем.

Документооборот в электронном бизнесе 

Рис. 2. Обмен электронными документами.

Затем оператор передает полученный счет-фактуру покупателю с сопутствующим подтверждением даты и времени отправки счета-фактуры. Эта дата будет считаться датой получения счета-фактуры покупателем. Считаться полученным он будет, когда покупатель не только ответит на него извещением, но и получит подтверждение, что оператор это извещение переслал продавцу. В ответ на полученные документы оператор получает от покупателя заверенное ЭП извещение о получения счета-фактуры и извещение о подтверждении даты отправки счета-фактуры. Первое извещение оператор пересылает продавцу, уведомляя  при этом покупателя об отправке, на что покупатель отвечает, что он осведомлен.

Таким образом, для отправки одного счета-фактуры контрагенты должны подписать один счет-фактуру; три подтверждения оператора; одно извещение о получении счета-фактуры; три извещения о получении подтверждения оператора.

СЭД «Счета фактуры»

В качестве примера рассмотрим обмен формализованными юридически значимыми электронными документами через оператора ЗАО «Удостоверяющий центр»  и его сервис обмена электронными документами СЭД «Счета–фактуры». Интерфейс системы содержит заголовок, меню и панель представления данных (рис. 3).

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 3. Интерфейс системы «Счета-фактуры»

Система позволяет сформировать различные документы, в том числе и счет-фактуру (рис. 4).

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 4. Выбор типа документа

При создании нового документа продавец заполняет необходимыми данными соответствующую форму и формирует документ. Документ появляется в папке «Черновики» и ждет отправки (рис. 6).

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 5. Созданный документ

После подписания и отправки документ перемещается из папки «Черновики» в папку «Отправленные». Подтверждение оператора ЭДО о доставке ему документа формируется автоматически и отправляется продавцу. После его получения продавцом статус документа меняется и появляется возможность отправки извещения о получении подтверждения (рис. 6).

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 6. Отправленный документ

Отправка подтверждения меняет статус документа на «Отправлен». Всю цепочку отправленных и полученных документов можно увидеть в окне просмотра (рис. 8, рис. 9).

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 7. Окно просмотра цепочки документов на стороне продавца

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 8. Окно просмотра цепочки документов на стороне покупателя

Сервисы обмена юридически значимыми электронными документами позволяют не только создавать необходимый документ, но и загружать его из прикладных и учетных систем.

Сервис Диадок интегрируется с распространенными учетными системами 1С и  SAP,  с СЭД Docsvision, DIRECTUM.

Модуль «Диадок1С»

Модуль «Диадок1С» можно открыть непосредственно из системы 1С, установленной на предприятии. На рис. 9 представлен интерфейс модуля.

Документооборот в электронном бизнесе

Рисунок 9. Интерфейс модуля «Диадок» для 1С

Интерфейс содержит четыре вкладки для работы с полученными и отравленными документами, с исходящими документами, требующими согласования и подписания, для работы с контрагентами и для настройки модуля. При отправке электронных документов контрагентам их можно загрузить из системы 1С (рис. 10), подписать и отправить.

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 10. Выбор отправляемых документов

Перед отправкой документ можно просмотреть, открыв его печатную форму(рис. 11). После нажатия кнопки «Подписать и отправить» документ помещается в список отправленных через Диадок документов.

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 11. Просмотр документа

Модуль интеграции

Модуль интеграции СЭД Docsvision с Диадок позволяет компаниям мгновенно обмениваться любыми неформализованными документами (акты, договоры и т.п.), а также счетами-фактурами со своими клиентами, партнерами, поставщиками, удаленными подразделениями, подключенными к системе Диадок. Схема взаимодействия представлена на рис. 12.

Документооборот в электронном бизнесе

Рис.12. Схема взаимодействия через Диадок

Основной объект модуля – это специально разработанная карточка «Документ Диадок». При формировании исходящего документа создается карточка исходящего документа Диадок (рис. 13).

При заполнении карточки вводятся основные реквизиты: дата и номер документа, а также адресат – контрагент, выбранный из списка зарегистрированных в системе Диадок. К карточке прикрепляется файл передаваемого документа с пояснением необходимых действий.

При нажатии кнопки «Подписать и отправить» производится подписание всех вложенных в отправляемый документ файлов электронной подписью.

Решение контрагента подписать документ или отказать в подписи отражается на статусе документа.

Затем документ отправляется выбранному контрагенту и переводится в статус «Ожидает подписи контрагента». Модуль интеграции с Диадок позволяет отправлять документы контрагенту непосредственно из системы Docsvision, не входя в систему Диадок.

Документооборот в электронном бизнесе

Рис. 13. Карточка документа Диадок

Получить или отправить документ обратно контрагент может также внутри системы Docsvision, если она используется контрагентом для автоматизации внутреннего документооборота. Можно использовать собственную СЭД, интегрированную с Диадок, или сервис электронного документооборота Диадок, войдя в него через личный кабинет (рис. 12).

Внедрение электронного документооборота в системах электронной коммерции позволяет организовать эффективное взаимодействие всех участников бизнес-процесса. Обмен счетами-фактурами в электронном виде предназначен как для массового взаимодействия юридических лиц между собой, так и для взаимодействия с государственными органами власти и физическими лицами. Используя электронный документооборот, компании могут оптимизировать внутренние бизнес-процессы, совершенствовать качество управления, повысить рентабельность и прибыльность бизнеса.

По расчетам экспертов, внедрение электронного документооборота  счетов-фактур и других документов позволяет достичь общей экономии в объеме 1-2% оборота компаний; повысить производительность бухгалтерии на 20%; сократить время обработки документов на 75%; уменьшить общее количество бумажных документов на 25-75%.

Т.В. Алексеева, доцент Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль