Еще один подход к оценке эффективности эксплуатации СЭД

54
Мне и моим коллегам очевидно, что нашей компании нужна СЭД. Но как с использованием расчетов можно обосновать и доказать руководству необходимость и эффективность внедрения СЭД?

Эффективность внедрения и эксплуатации информационных систем и программных приложений уже довольно давно является предметом внимания как компаний–разработчиков, так и компаний-пользователей. Первым хочется доказать, что их системы и услуги приводят к существенной экономии, вторым нужно в этом убедиться.

Под эффективностью, как правило, подразумевается соотношение получаемого результата и потраченных ресурсов или произведенных затрат. Можно записать формулу для вычисления следующим образом:

Э = Р/З, где Э – эффективность, Р – результат, а З – затраты.

В случае оценки эффективности эксплуатации СЭД довольно не сложно определить статьи затрат: приобретение системы, ее внедрение и обслуживание, обучение пользователей и т.п. – и их объемы, поскольку это чаще всего указано в соответствующих документах (договорах, протоколах и т.п.), если, конечно, система не разрабатывается и внедряется силами самой компании.

А вот как быть с результатом? Часто в подобных случаях под результатом подразумевают возникающую при использовании программно-аппаратных решений экономию.

Попробуем решить эту задачу через оценку количества сотрудников, необходимого для выполнения операций службы ДОУ, без использования и с использованием СЭД. Расчеты будем производить в MS Excel 2007.

Порядок выполнения расчетов:

  1. Перечислим операции, которые предполагается автоматизировать (рис. 1, графа 2).

Еще один подход к оценке эффективности эксплуатации СЭД

Рис. 1. Расчет количества сотрудников, необходимых для выполнения операций в ручном режиме и при использовании СЭД

В таблицах во всех человеко-час через дефис сделать

  1. В графах 3-5 укажем соответственно количество выполняемых операций за месяц, время на выполнение каждой операции в ручном (графа 4) и автоматизированном (графа 5) режимах.

В приведенной таблице указаны гипотетические значения. Чтобы определить реальное время в вашей компании, воспользуйтесь, к примеру, методом непосредственных замеров времени.

  1. Теперь в графе 6 (рис. 2) рассчитываем количество человеко-часов в месяц на каждую операцию при выполнении ее вручную. Для этого перемножаем значения граф 3 и 4 и делим полученный результат на 60, чтобы получить значение в часах, т.к. в графе 4 данные указаны в минутах. Так, в ячейке F6 нужно получить формулу =C6*D6/60. Чтобы рассчитать данный показатель для всех операций, копируем указанную в ячейке F6 формулу вниз по столбцу в ячейки F7- F18.

Еще один подход к оценке эффективности эксплуатации СЭД

Рис. 2. Формулы для расчета количества сотрудников, необходимых для выполнения операций в ручном режиме и при использовании СЭД

  1. Аналогично следует поступить с графой 7, чтобы рассчитать количество человеко-часов на выполнение каждой операции с использованием СЭД: в ячейку G6 вводим формулу =C6*E6/60 и точно так же, как в предыдущем пункте, копируем ее вниз по столбцу (рис. 2).
  2. В графах 8 и 9 вычислим количество сотрудников, необходимых в месяц для выполнения каждой операции вручную (графа 8) и с использованием СЭД (графа 9). Чтобы получить данное значение, нужно затраты времени в человеко-часах в месяц разделить на количество рабочих часов в месяц. Среднее количество рабочих часов в месяц возьмем из производственного календаря на 2013 год и введем это значение в ячейку В2. Соответственно, в ячейку Н6 вводим формулу =F6/$B$2.

Обратите внимание, что адрес ячейки В2 должен быть абсолютным – $B$2, поскольку эту формулу нужно скопировать в ячейки Н7:Н18, а относительный адрес В2 будет меняться в направлении копирования. Абсолютный адрес можно получить, впечатав знаки $ перед номером строки и наименованием столбца, а можно, установив курсор в адрес ячейки в строке формул, нажать клавишу F4. Такие же действия нужно выполнить для графы 9: в ячейку I6 ввести формулу =G6/$B$2, скопировать ее в ячейки I7:I18.

  1. Чтобы получить общее количество человек, необходимое для выполнения всех операций в месяц, нужно вычислить Еще один подход к оценке эффективности эксплуатации СЭДсумму. Для этого выделяем диапазон Н6:Н18 (то есть все данные, которые нужно просуммировать, и еще одну ячейку, в которую будет помещен результат) и нажимаем кнопку с изображением суммы ленты «Главная» группы кнопок «Редактирование» или вводим формулу =СУММ(H6:H18) в ячейку Н19. Копируем данную формулу в ячейку I19, чтобы получить сумму по графе 9 (рис. 2).
  2. Скорее всего, значения в ячейках Н19 и I19 не будут целыми. Чтобы получить целое количество сотрудников, воспользуйтесь функцией =ОКРВВЕРХ(число; точность), которая возвращает результат округления с избытком до ближайшего числа, кратного значению точности. Так, в ячейку Н20 введем функцию =ОКРВВЕРХ(H19;1).  Если вы хотите рассчитать количество ставок с точностью до четверти, введите в качестве второго аргумента 0,25: =ОКРВВЕРХ(H19;0,25). В результате в первом случае на основе наших данных мы получим 35 человек, а во втором 34 человека и 1 человека на половину ставки (34,5). Скопируйте полученную функцию в ячейку I20.

Чтобы оценить эффект от использования СЭД, сделаем предположение, что все сотрудники, выполняющие указанные операции вручную, имеют одинаковую заработную плату (ЗП), а сотрудникам, которые будут выполнять эти же операции с применение СЭД, назначим другой размер оплаты труда (ЗПСЭД).  Кроме этого, нужны специалисты, которые будут обслуживать СЭД – их заработную плату обозначим как ЗПСПЕЦ. Эти специалисты не обязательно все свое рабочее время должны посвящать обслуживанию СЭД, соответственно, можно рассчитать долю в заработной плате, которая соответствует этим работам.

С учетом вышеуказанных предположений, формула для расчета экономии на заработной плате (результата) от внедрения СЭД будет выглядеть следующим образом:

Эк=ЗП*К-(ЗПСЭДСЭД+ЗПСПЕЦСПЕЦ),                                                             

где К – количество сотрудников, выполняющих операции без использования СЭД, КСЭД – количество сотрудников, необходимое для выполнения этих же операций с использованием СЭД, и КСПЕЦ – количество сотрудников, обслуживающих СЭД.

На рис. 3 представлен расчет экономии с учетом того, что сотрудникам, работающим с СЭД, заработная плата повышена на 40%, поскольку, во-первых, такие сотрудники должны иметь более высокий уровень квалификации, а во-вторых, должны быть мотивированы использовать СЭД.

В ячейке D5 указано выражение =B4*B3-(C4*C3+D4*D3), соответствующее вышеприведенной формуле. Изменяя и уточняя исходные данные, можно получить достаточно точное значение экономии от внедрения СЭД  с тем, чтобы сравнить ее с затратами на приобретение, внедрение и обучение самой СЭД и расчета эффективности.

Еще один подход к оценке эффективности эксплуатации СЭД

Рис. 3. Расчет экономии на фонде оплаты труда сотрудников, выполняющих операции ДОУ при внедрении СЭД

Нужно отметить, что при данном подходе не учитывается эффект от скорости принятия решений при увеличении скорости обработки и поиска документов, а также эффект от возможности использования функций и операций, выполнение которых вручную не предусмотрено, но легко осуществляется при использовании СЭД.

А.М. Лобанова. канд. экон. наук, доц. кафедры ДиДОУ, ГУУ

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль