СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству

127
Электронное правительство и — в более широком смысле — электронное государство могут функционировать только при наличии эффективных механизмов обмена юридически значимыми электронными документами между всеми юридическими и физическими лицами - участниками документооборота: государственными организациями, предприятиями, служащими и гражданами. Сегодня основным инструментом работы с электронными документами являются системы электронного документооборота. И именно требования обмена электронными документами определяют главные тенденции их эволюции и развития.

Эволюция систем электронного документооборота

В 1990-х годах произошла настоящая офисная революция: персональные компьютеры, объединенные в сети, стали основным технологическим инструментом офисной деятельности. Создание, обработка, доставка и хранение документов в электронном виде обеспечивают принципиально более высокую эффективность документационной деятельности. Поэтому одной из первых задач, которую стали решать с помощью персональных компьютеров в офисе, стала автоматизация делопроизводственной деятельности: создание документов, их регистрация, перемещение, контроль, хранение  и т.д.

На начальном этапе системы автоматизации делопроизводства (за ними со временем закрепилось название - системы электронного документооборота, СЭД) обеспечивали только учет документов в централизованной делопроизводственной службе организации (секретариат, канцелярия, управление делопроизводства и т.д.) (см. рис.1).

В этих системах хранилась и обрабатывалась преимущественно регистрационно-контрольная информация о документах, их движении и исполнении, таким образом, они заменяли традиционные системы журнально/картотечного учета. СЭД также позволяли хранить электронные версии самих документов, которые использовались для информационно-справочных целей.

На следующем этапе развития рабочие места СЭД стали устанавливаться за пределами централизованной делопроизводственной службы - в подразделениях организации.

Это позволяло оперативно доводить до подразделений информацию о направленных в их адрес документах, а в ответ получать от подразделений информацию о состоянии работы с документами.

В то же время СЭД стали выходить за рамки одной отдельно взятой организации, обеспечивать документационную деятельность сети взаимосвязанных территориально распределенных организаций, обеспечивая обмен документационной информацией и электронными версиями документов.

Дальнейшее развитие СЭД уже вышло за традиционные рамки делопроизводственной деятельности: к системам стали подключать рабочие места всех должностных лиц организации, участвующих работе с документами: как исполнителей, так и руководителей.

Для этих категорий пользователей важной была не столько работа с учетной информацией, сколько работа с самими документами. И это обусловило рост доли электронного документооборота во внутреннем документообороте организаций.

В настоящее время СЭД позволяют отказаться от работы с бумагой внутри организации, но - до выпуска официального документа. Работа с электронными версиями заканчивается созданием бумажного проекта официального документа, который затем подписывает руководитель. Именно бумажные оригиналы хранятся и передаются в архивы, бумажные оригиналы или их бумажные копии отправляются в другие организации и гражданам. Т.е. по сути сегодняшние СЭД являются лишь средством оптимизации работы с бумажными оригиналами и обслуживания бумажного документооборота. Причины этого: недостаточность нормативной базы использования электронных документов, недостаточный уровень информатизации и просто инерция культурной традиции бумажного делопроизводства.

Понятно, что в условиях использования СЭД исключительно для оптимизации внутренней работы с документами, к этим системам не предъявлялось никаких внешних требований, поскольку СЭД непосредственно не взаимодействовали друг с другом: с их помощью не создавались электронные оригиналы, они не обменивались друг с другом электронными документами, не обеспечивали межведомственное и межкорпоративное электронное взаимодействие.

Новый этап развития СЭД – переход к безбумажному документообороту

Реалии последних лет привели пересмотру представлений о месте и роли информационных технологий в нашем обществе, активным действиям по созданию электронного правительства, основанного на  безбумажных формах взаимодействия. Этому способствовал и огромный прогресс в массовом использовании информационных технологий, в т. ч. с использованием интернета и мобильных устройств, и высокий уровень развития и повсеместное распространение СЭД, и появление нового поколения руководителей, привыкших к активному использованию информационных технологий во всех сферах жизни.СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству

Это выразилось в начавшемся в 2010 году кардинальном пересмотре законодательства и других нормативных актов с целью снятия всех барьеров для повсеместного использования электронных документов, а также в принятии в 2010 году государственной программы «Информационное общество (2011 - 2020 годы)». В числе ключевых индикаторов этой программы – показатели электронного документооборота: доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота, а также количество федеральных государственных услуг, которые население может получить с использованием сети интернет. Рассмотрим подробнее, каким образом решение этих задач связано с развитием СЭД.

СЭД и электронный документооборот между органами власти

В 2009 году началась реализация проекта межведомственного электронного документооборота органов власти Российской Федерации (МЭДО).

Этот проект предусматривает поэтапный переход от бумажного взаимодействия органов власти к электронному взаимодействию СЭД органов власти. Для решения такой задачи была создана защищенная транспортная (почтовая) система, обеспечивающая информационный обмен между органами власти. СЭД органов власти подключаются к этой почтовой системе и – с помощью специальных программ-преобразователей (адаптеров) - могут принимать или отправлять документационную информацию в СЭД других ведомств в едином формате (см. рис 2).

На первом этапе проекта - в 2009-2010 гг.  отрабатывалась технологии приема-отправки электронных документов.

Вместо обмена бумажными копиями документов ведомства стали переходить к обмену электронными сканами бумажных оригиналов. К июню 2011 года уже 35 органов власти осуществляют обмен электронными документами с Аппаратом Правительства и Администрацией Президента РФ. Это позволяет не только сократить сроки доставки документов, но значительно сэкономить человеческие и материальные ресурсы на отправку-прием бумажных документов.

На следующем этапе, который начался в 2010 г., решалась задача обеспечения прозрачности работы с документами в органах власти. СЭД, подключенные к транспортной системе МЭДО, стали обмениваться не только документами, но информацией о состоянии работы с ними.

Например, система ведомства, получившего документ, скажем, из СЭД Аппарата Правительства РФ, по мере исполнения этого документа отправляет в СЭД Аппарата Правительства уведомления о регистрации документа, о передаче его исполнителю, о подготовке проекта доклада – ответа на поступивший документ и т.д. (см. рис.3.)

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

В 2011-2012 гг. предполагается завершить подключение к системе МЭДО всех федеральных органов исполнительной власти, высших органов власти субъектов федерации, а также ряда других органов власти. Доля безбумажного документооборота в общем объеме документооборота в 2013 году должна быть доведена до 35%. Проекты межведомственного электронного документооборота, аналогичные федеральному, ведутся во многих субъектах федерации.

Переход к работе с электронными оригиналами документов

Сама по себе организация межведомственного электронного документооборота не решает проблему выпуска электронных оригиналов (подлинников) документов. Пути решения этой проблемы сформулированы  в «Плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утв. распоряжением  Правительства от 12.02.2011 № 176-р. В этом документе, в частности, предусматривается утверждение перечней документов, создание, хранение и использование которых в органе власти должно осуществляться в форме электронных документов. Предполагается, что уже с 2012 года работа с документами из этих перечней будет осуществляться в безбумажной форме. Какие же проблемы понадобиться решить для этого?

Традиционный бумажный документооборот построен на привычной самодостаточности бумажного документа для любого участника документооборота. Мы видим бланк учреждения, текст документа, кем и когда он подписан, собственноручную подпись, места, где проставляются другие подписи, регистрационные номера, даты и т.п. Чтобы воспроизвести подобную метафору в электронном документообороте, нужно отработать целый ряд решений. В частности, создать технологию, которая в соответствии с принятым порядком позволит нескольким лицам последовательно подписывать документ электронной подписью, внося в него при этом дополнительные данные (например, номера и даты).  Обеспечить возможность просмотра созданного электронного документа и проверки электронной подписи – вне и независимо от той СЭД, в которой они были созданы. Принять нормативные документы, определяющие порядок создания и заверения бумажных копий электронного оригинала документа.

Другим важным условием перехода к работе с электронными оригиналами является обязательная работа руководителей, в том числе – лично первых лиц,  в СЭД. Если руководители не будут работать в системе электронного документооборота, подписывая электронные документы, то электронный документ просто не будет выпущен. Сейчас активно ведутся исследования по выработке оптимальных сценариев работы руководителей в СЭД. С одной стороны, появление удобных мобильных устройств типа планшетов, упрощает задачу, с другой стороны, даже самая высокая эргономичность решений вряд ли позволит многим руководителям справиться с собственноручным подписанием того огромного количества документов, с которыми им сейчас приходится иметь дело. Вероятно, понадобиться перераспределение полномочий и пересмотр регламентов выпуска документов.

Еще одним важным условием перехода к работе с электронными оригиналами является создание (в рамках СЭД или независимо от них) специальных хранилищ электронных оригиналов, обеспечивающих надежное хранение этих документов с учетом требований архивного дела. В то же время Росархивом начата работа по созданию в нашей стране федерального государственного архива электронных документов, который должен будет обеспечить централизованное хранение наиболее ценных электронных документов государства.

СЭД и оказание услуг в электронной форме

Что такое процесс оказания электронной услуги? Это отправка гражданином или предприятием электронных документов - заявки и прилагаемых к ней документов, в адрес органа власти. Эта заявка, в свою очередь, инициирует процесс электронного документооборота по реализации услуги в одном или нескольких ведомствах и, возможно, на предприятиях. Информация о ходе и результате этого документооборота, а также необходимые документы направляются заявителю. Таким образом, собственно деятельность по реализации электронной услуги должна осуществляться в СЭД ведомств и предприятий, включенных в регламент исполнения услуги.

Решение задач по оказанию услуг в электронной форме осуществляется в рамках проекта создания системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Этот проект предполагает создание федерального и региональных порталов государственных услуг с личными кабинетами для физических и юридических лиц. Владелец кабинета может непосредственно на портале оформить заявку на услугу. Далее СМЭВ пересылает эту заявку в ведомства, участвующие в оказании услуги, а также обеспечивает управление ходом реализации этой заявки, информируя об этом заявителя. В ведомстве же заявка попадает в систему электронного документооборота, которая собственно обеспечивает процесс рассмотрения этой заявки (см. рис.4). Таким образом, эффективная реализация электронных услуг возможна лишь при эффективной организации внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота.

Требования к современной СЭД

Как следует из обзора тенденций, СЭД уже сегодня должны претерпеть существенные изменения, обеспечив решение целого ряда новых задач:

  • работа руководителей, в т.ч. с использованием мобильных планшетных устройств
  • выпуск, обработка и хранение электронных оригиналов документов
  • различные виды межведомственного взаимодействия, сформулированные в проектах МЭДО, СМЭВ и недавно принятом ГОСТе Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами».

Исходя из этого, в «Плане мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» предусмотрены следующие мероприятия:

  • определение требований к информационным системам электронного документооборота
  • создание (модернизация) информационных систем электронного документооборота с целью обеспечения соответствия этих систем предъявляемым к ним требованиям
  • мониторинг перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот и представление доклада о выявленных сложностях и перспективах осуществления данного процесса.

Конечно, указанные мероприятия относятся к органам государственной власти. Однако государство, являясь главным регулятором документационных процессов, отвечает за создание единого документационного пространства в обществе. Поэтому все субъекты электронного документооборота нашей страны должны будут строить свои СЭД с учетом этих требований.

Рис.1. Эволюция СЭД

Рис. 2. Архитектура системы МЭДО

Рис.3. Схема документооборота в системе МЭДО

Рис.4. Взаимодействие СЭД и СМЭВ при оказании электронных государственных услуг

В.Э. Баласанян,  к.т.н., председатель совета директоров компании «Электронные Офисные Системы»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.63%
  • Делопроизводство 20%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.68%
  • Имидж секретаря 13.16%
  • Деловой этикет 14.21%
  • Карьерный рост 10%
  • Документооборот 22.11%
  • Электронный документооборот 18.95%
  • Архивное дело 79.47%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль