Мультиплатформенная система электронного документооборота

100
Что такое мультиплатформенная система электронного документооборота, в чем ее преимущества?

Для ответа на этот вопрос необходимо сначала разобраться с тем, что представляет из себя структура системы электронного документооборота (СЭД) и что является ее платформой.

Структура СЭД

В классическом представлении современная СЭД построена на основе так называемой «трехуровневой архитектуры»:

  1. уровень взаимодействия с пользователями;
  2. уровень логики системы;
  3. уровень работы с данными.

Мультиплатформенная система электронного документооборота

            На первом уровне происходит взаимодействие СЭД с пользователями системы (проще говоря, это пользовательский интерфейс). Причем пользователями системы являются и те, кто работают непосредственно с документами, и административный и технический персонал.

            Этот уровень может быть представлен посредством различных типов и устройств, которые можно разделить на две группы:

  • отдельные приложения, взаимодействующие с сервером СЭД;
  • компоненты, позволяющие получить доступ к системе документооборота посредством использования web-браузеров.

            Второй и третий уровень – это серверная часть системы электронного документооборота, ответственная за функциональность СЭД, хранение и управление документными данными в ней. Серверная часть системы всегда располагается на специально выделенных компьютерах — так называемой серверной платформе.

            Уровень логики системы (или бизнес-логики) обычно реализуется с помощью серверной части СЭД, называемой сервером приложений. В его задачи входит обеспечение технической части работы с электронной документацией. Именно эта часть системы электронного документооборота ответственна за реализацию всех функций по работе с электронными документами.

Обеспечение разграничения прав доступа к документации, управление маршрутами документов, поддержка механизмов согласования и утверждения — вся эта функциональность, отличающая СЭД от любой другой информационной системы, реализуется на уровне логики системы.

            Уровень работы с данными представляет собой серверную компоненту низкого уровня, под которой понимается обычно система управления базами данных (СУБД), обеспечивающая фактическое хранение документной информации в Мультиплатформенная система электронного документооборотасистеме. Также именно в этом уровне обычно находятся серверные компоненты информационной безопасности, обеспечивающие надлежащую работу СЭД с электронной подписью (ЭП), а также криптографическую защиту (шифрование) информации при управлении доступом к документации и ее хранении.

Именно третий уровень, а вернее, его часть обеспечивающая хранение и управление документными данными системы электронного документооборота (СУБД), - и носит название платформы СЭД. В настоящее время наиболее востребованными и максимально представленными на рынке СЭД являются следующие платформы:

  • Microsoft SQL, Oracle DataBase, IBM DB2 Universal Database, PostgreSQL, являющиеся реляционными, системами управления базами данных.

Такие системы хранят данные, в том числе и электронные документы, в виде больших таблиц, поля которых и соответствуют единицам хранимых данных: документов и их реквизитов;

  • IBM Lotus Domino/Notes, Apache CouchDB являющиеся иерархическими документно-ориентированными СУБД.

Такие системы более приспособлены для хранения документации в электронном виде, сама же структура хранимых данных не табличная, а древовидная, по структуре сходная с таким классификатором документации, как номенклатура дел, также имеющая выращенную древовидную структуру.

Системы электронного документооборота, в качестве платформы которых используются реляционные СУБД, могут работать с документами как на одной, так и на другой реляционной СУБД. Система электронного документооборота, обеспечивающая возможность хранения документных данных на различных СУБД, называется многоплатформенной (мультиплатформенной).

Мультиплатформенность системы определяет возможность ее применения на тех СУБД, которые либо уже имеются у организации, либо приобретение которых более предпочтительно для нее (например, в силу стратегии развития информационных систем организации).

Организация, осуществившая приобретение лицензий для создания одной информационной системы (к примеру, на основе Oracle Databas), получает техническую и юридическую возможность использовать эту СУБД в качестве основы для работы с данными системы электронного документооборота, тогда как одноплатформенная система фактически будет навязывать дополнительное приобретение лицензий СУБД, на основе которой она спроектирована.

Аналогично снижется и стоимость перехода на другую, являющуюся мультиплатформенной и более актуальную для компании СЭД, со старой системы электронного документооборота. Обычно стоимость такого проекта складывается из совокупности стоимости лицензий на СУБД и новую СЭД, стоимости миграции данных и внедрения. Использование мультиплатформенной СЭД позволяет отказаться от приобретения новой СУБД, используя лицензии СУБД предыдущего решения.

Таким образом, переход на новую мультиплатформенную систему обеспечивает значительное снижение затрат на лицензирование и исключает утрату любой документации, хранимой в СЭД-предшественнице.

Наследование данных в СЭД из других информационных систем: как не потерять информацию

При внедрении в организации новой, функционально более совершенной, системы электронного документооборота возникает риск утраты или несанкционированного изменения данных при их миграции из предыдущей СЭД, эксплуатировавшейся в компании более-менее продолжительный срок. Их утрата может нанести организации значительный ущерб.

Рассмотрим эту проблему более детально для того, чтобы определить уровень угрозы в той или иной ситуации, а также дать рекомендации, позволяющие минимизировать вероятность такой утраты.

Задача миграции данных между системами электронного документооборота возникает достаточно часто при организационных изменениях в компании, например, объединении нескольких компаний в холдинговую структуру с единой системой управления и, как следствие, с единой СЭД.

При слиянии двух компаний их система электронного документооборота должна быть перенастроена на единого фондообразователя, а данные из предыдущих систем введены в нее с указанием различности фондов. При архитектурном объединении корпоративных территориально-распределенных информационных систем, при которых данные, ранее хранимые по месту их ввода в систему, должны передаваться на хранение, в том числе и дублироваться, в единое документное хранилище.

Самой же частой ситуацией, порождающей риски такого рода, является переход компании на другую систему электронного документооборота. Необходимость такого перехода обычно лежит в неспособности старой системы обеспечить функциональность, необходимую организации на современном этапе ее развития, ведь предыдущая СЭД внедрялась пять и более лет назад, когда и организация была значительно меньше, и ее штат, и интересы. В текущий же момент времени организация, решающая задачи оптимизации процессов и структуры управления в целом, требует наличия в СЭД более современного функционала, которого у старых систем электронного документооборота попросту не было.

Безусловно, риск утраты данных при их миграции их одной СЭД в другую присутствует, однако его можно минимизировать, особенно если задаться этим вопросом еще на этапе выбора новой системы, а не в тот момент, когда миграция уже проводится или будет начата в ближайшее время.

Рассмотрим способы минимизации риска утраты данных при их миграции:

  1. при выборе новой системы электронного документооборота система управления базами данных (СУБД), лежащая в основе ее платформы, должна быть такой же, как и в предыдущей системе. Такой подход позволит также снизить стоимость проекта внедрения;
  2. при невозможности использования одинаковых СУБД необходимо использовать мультиплатформенную СЭД, поддерживающую ту систему управления базами данных, на платформе которой работала СЭД предыдущая;
  3. также значительно снизит указанный риск при невозможности использования рекомендаций первых двух пунктов использование платформенной СУБД такого же типа, как и СУБД предыдущей СЭД (реляционных СУБД: MS SQL, Oracle DB, IBM DB2 UDB, PostgreSQL; иерархических СУБД: IBM Lotus Domino/Notes, Apache CouchDB). Миграция данных между СУБД различных типов порождает значительно больший риск их частичной либо полной утраты.

Таким образом, задача минимизации утраты данных либо их несанкционированного изменения в процессе миграции на новую систему электронного документооборота достаточно просто может быть решена еще на этапе выбора новой СЭД при условии внесения в требования к ней всего нескольких дополнительных факторов.

Влияние же второй по значимости причины, приводящей к утрате данных либо несанкционированному изменению данных в СЭД — человеческий фактор - может быть минимизирована выбором поставщика СЭД, имеющего значительный опыт нахождения на рынке систем электронного документооборота, что гарантирует наличие у его сотрудников достаточных компетенций для проведения миграции без потерь и несанционированных изменений.

Реляционная СУБД - система управления реляционными базами данных, которая характеризуется простотой, удобным табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль