Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook. Управляющий временем: ведение календарей

89
Планирование и организация времени – одна из наиболее острых задач современного человека. При планировании того или иного события ставьте время с запасом и учитывайте время на дорогу, а зафиксировать и согласовать расписание поможет Google Calendar. Из статьи вы узнаете о том, как происходит ввод сведений о мероприятии, осуществляется управление конфиденциальностью мероприятия и приглашение участников.

Ввод сведений о мероприятии

Рассмотрим параметры Место, Календарь, Описание, Цвет, Напоминания, Мой статус.

Для проведения мероприятия требуется подготовить помещение, в котором оно будет проходить, или указать адрес, по которому данное мероприятие будет проводиться.

В Календаре Google есть возможность указать место проведения мероприятия - например, переговорная. Причем, если введен адрес, то если вы щелкнете гиперссылку «Карта» под данной строкой, откроется Google Карта для указанного  адреса.

В строке Календарь отображается владелец календаря.

В Описании можно добавить дополнительную информацию о мероприятии (если требуется).

Опция Цвет позволяет выбрать цвет мероприятия, которым оно будет помечено в календаре. В Календаре Google 11 цветов для отображения мероприятия. Мероприятие можно оставить бесцветным. Тем не менее, использование цветов повышает воспринимаемость информации в календаре.

Выбрав цвета для мероприятий с различными приоритетами, например, важные и срочные – красные, важные не срочные – желтые  и т.п., вы всегда будете знать, с чего начать. Кроме этого, можно присвоить определенный цвет встречам, личным делам, собраниям и т.п.

Если вам нужно напоминание о проводимом мероприятии, то вы можете легко установить одно или несколько напоминаний. В Google Календаре можно установить не более пяти напоминаний двух видов:

  • присылаемые по электронной почте;
  • в виде всплывающего окна.

Для обоих видов напоминаний следует указать, за сколько минут, часов, дней, недель до проведения мероприятия это напоминание должно быть сделано.

Очень важной опцией является Мой статус. В Goоgle Календаре есть два статуса: доступен(а) и занят(а).

Если мероприятие является важным и его невозможно отметить, целесообразно сделать активным статус «занят(а)», чтобы другие пользователи не назначали других встреч и мероприятий с вашим участием на это время. Статус «доступен(а)» подходит к тем назначенным вами мероприятиям, которые можно отложить с целью выполнения более важных заданий или ради посещения более важных встреч. При проставлении статуса «доступен(а)» нужно помнить, что пользователи, видя этот статус, могут пригласить вас на то или иное мероприятие, а ваша задача -  выбрать, какое из них важнее.

Управление конфиденциальностью мероприятияGoogle Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Управляющий временем: ведение календарей

Параметр Конфиденциальность может иметь одно из следующих значений:

  1. По умолчанию - мероприятия будут совпадать с настройками конфиденциальности календаря: если календарь закрытый, то все мероприятия также будут закрытыми, а для открытых календарей – открытыми.
  2. Общедоступное мероприятие и сведения о мероприятии доступны для пользователей, имеющих доступ к информации о свободном и занятом времени.
  3. Личное мероприятие и сведения о нем в открытом календаре или календаре с открытым доступом будут доступны только вам и другим владельцам календаря (пользователям с правами не ниже уровня «Вносить изменения в мероприятия»).

Приглашение участников мероприятия

В поле Добавить гостей введите адрес электронной почты приглашаемого и нажмите кнопку Добавить, после чего адресат будет внесен в список «Гости».

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Однако если ввести e-mail пользователя, который не авторизирован в Google Календаре, гость не сможет быть прикреплен к мероприятию.

Некоторые приглашенные могут быть не обязательными - чтобы присвоить им этот статус, нажмите команду Отметить как необязательное, после чего слева от адресов электронной почты приглашенных появятся значки с изображением силуэта человека; после щелчка на этот значок силуэт становится бесцветным, то есть данный приглашенный не обязательно должен присутствовать на мероприятии.

После ввода адресов электронной почты для рассылки приглашений щелкните команду Уведомить гостей по электронной почте с изображением конверта, после чего будет открыто окно отправки гостям сообщений электронной почты (рис. 1).

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Управляющий временем: ведение календарей

Рис. 1. Окно отправки приглашений гостям событий

Гость, приглашенный принять участие в мероприятии, открыв календарь, увидит в окне уведомление о мероприятии – рис. 2. В расписании получателя приглашения на мероприятия отображаются со стрелочкой. Щелкните такое мероприятие – откроется его меню (рис. 2), в котором для подтверждения участия гость может выбрать «да», «может быть» и «нет».

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Управляющий временем: ведение календарей

Рис. 2. Полученное приглашение на мероприятие и его меню

Нажав команду Подробнее (рис. 2), гость в окне редактирования параметров мероприятия может добавить комментарий и гостей, если у него есть соответствующие права.

В верхней части окна параметров мероприятия появится строка статуса мероприятия:

  • Да, я приму участие - если гость согласился принять участие в мероприятии.
  • Возможно, я приму участие - при ответе Может быть.
  • Нет, я не приму участие - если гость отказался от участия.

В основном окне календаря встреча, на которую приглашен гость, отображается следующим образом: если гость согласился принять участие в мероприятии, оно отображается как обычно; если он не уверен, то на отображаемом мероприятии можно увидеть знак вопроса; если пользователь отказался принять участие – название мероприятия перечеркнуто и отображается бледным цветом.

В списке гостей на странице параметров мероприятия приглашающего слева от адресов электронной почты появятся маркеры:

  •  галочка, если гость принял приглашение, также отобразится оставленное им примечание и отметка +1 гость, если участник придет с гостем;
  •  вопрос, если гость сомневается и выбрал Может быть;
  •  перечеркнутый кружок, если гость ответил Нет.

Если мероприятие было запланировано как повторяющееся, то при сохранении изменений, например, если вы поменяли статус с Нет на Может быть, появляется окно Изменение повторяющихся мероприятий, в котором можно выбрать область применения внесенных изменений: изменить только это мероприятие или все последующие (рис. 3).

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Управляющий временем: ведение календарей

Рис. 3. Окно изменения повторяющихся мероприятий

Для окончания работы с мероприятием и сохранения внесенных изменений нажмите кнопку Сохранить.

Уведомление, получаемое по электронной почте

Сообщение, отправляемое по электронной почте и содержащее приглашение на встречу или уведомление об изменении в запланированном мероприятии, представлено на рис. 4. Такое сообщение содержит как всю необходимую информацию о событии (время, место, мероприятия до и после времени приглашения, перечень приглашенных и т.п.), так и команды для перехода в календарь для  работы с ним (посмотреть календарь и подробнее).

Google Calendar – бесплатная альтернатива MS Outlook.  Управляющий временем: ведение календарей

Рис. 4. Сообщение, содержащее информацию об изменениях в мероприятии

Итак, мы рассмотрели основные возможности по составлению расписания, настройки повторяющихся мероприятий и порядок организации приглашений на встречи. О публикации календаря, настройке параметров конфиденциальности, печати и работе с задачами в Google Calendar читайте в следующих номерах.

В.Н. Савельева, специалист по информационным технологиям управления

А.А. Пастух, помощник руководителя

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 12.37%
  • Делопроизводство 19.89%
  • Психологические аспекты работы секретаря 13.44%
  • Имидж секретаря 12.9%
  • Деловой этикет 13.98%
  • Карьерный рост 9.68%
  • Документооборот 22.04%
  • Электронный документооборот 18.82%
  • Архивное дело 79.03%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль