Как организовать проверку делопроизводства?

703
В деятельности организаций образуется некое количество официальных документов. У одних – большое, у других – не очень. Но в любом случае документообороту стоит уделять внимание. Делопроизводство является значимой частью деятельности. Правильно оформленные документы – залог успешного функционирования организации. Соответственно, плохо налаженная система документооборота может тормозить ее деятельность. Как провести аудит делопроизводства – рассмотрим в рамках статьи.

Основные термины

 Для начала разберемся с терминологией. Обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Это важно для понимания того, чем делопроизводство отличается от документооборота.

Делопроизводство – деятельность по документированию, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Документооборот – движение документов в рамках ДОУ.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документопотоки организации

Напомним, что в делопроизводстве существует три основных потока документации:

1. Документы, поступающие из сторонних организаций (входящие).

2. Документы, отравляемые в сторонние организации (исходящие).

3. Документы, создаваемые и используемые работниками  внутри организации (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы:

1. Первичная обработка.

2. Предварительное рассмотрение.

3. Регистрация.

4. Рассмотрение руководством.

5. Передача на исполнение.

 Вышеуказанные этапы – это последовательная система жизненного цикла документа. Каждый новый этап – это действия по определенным правилам. Эти правила отражены в ЛНА, например в Инструкции по делопроизводству. Почему при аудите делопроизводства важно просмотреть нормативные материалы и их требования? Это нужно для сравнения ожидаемых показателей с существующими.

Рассмотрим аудит делопроизводства и анализ документов, проводимые силами самой организации.

Аудит делопроизводства включает в себя проверку документов. Это проверка на соответствие требованиям внутренних ЛНА и законодательству Российской Федерации. Также оценивается организация работы с документами. Кроме того, проверка дает возможность получить:

  • объективную оценку состояния делопроизводства;
  • представление о профессиональных компетенциях сотрудников, связанных с документами.

 В дальнейшем она поможет скорректировать внутренние процессы и избежать ошибок.

 Основные задачи и этапы аудита делопроизводства

Проверка делопроизводства проводится планово или внепланово.

1. Плановый аудит проводится один раз в год или реже. Но его обязательно проводят тогда, когда поменялось законодательство. В связи с этим необходимо дополнить информацию в нормативных документах организации. Это позволит в дальнейшем избежать штрафных санкций. Параметры проверок должны быть четко прописаны в Инструкции по делопроизводству.

2.  Внеплановый аудит проводится по решению руководства организации.

Периодичность аудиторской проверки в сфере делопроизводства законодательно не предусмотрена. Обязательность ее проведения не закреплена для работодателя. Проведение данного мероприятия (плановый, неплановый аудит) должно быть отражено в ЛНА организации.

Выдержка из Инструкции по делопроизводству

6.   Ежегодная проверка делопроизводства

В организации осуществляются плановые и внеплановые проверки делопроизводства.

6.1. Плановые проверки:Как организовать проверку делопроизводства?

– проводятся ежегодно в течение первого квартала года, следующего за проверяемым;

– организуются на основании приказа генерального директора ежегодно создаваемой им комиссией;

– осуществляются в сроки, определенные приказом о проведении проверки (с учетом возможных продлений, но не более чем в течение одного календарного месяца).

Объем проверки определяется Планом проверочных мероприятий. Он утверждается приказом генерального директора.

 Плановая проверка делопроизводства может быть как выборочной, так и сплошной.

6.2. Внеплановые проверки

Внеплановые проверки осуществляются в связи:

  • с введением в действие новых законодательных актов и требований в области делопроизводства и архивного дела;
  • со сменой руководителя организации;
  • с увольнением, переводом на другую должность лица, ответственного за документооборот


Как организовать проверку делопроизводства?

Далее рассмотрим, как решаются эти задачи в ходе проверочных мероприятий.

Задачи проверки делопроизводства

 Задачи проверки обычно формулируются в приказе (распоряжении) руководителя организации. Основные задачи комиссии заключаются в следующем:

Как организовать проверку делопроизводства?

Схема проведения проверки (аудита) делопроизводства

Подготовительный этап

Назначение комиссии

     Чаще всего членов комиссии для аудита делопроизводства назначают из штатных сотрудников. Например: главный бухгалтер, инспектор отдела кадров, офис-менеджер, юрист, секретарь. Кроме того, по решению руководителя в организации может быть сформирован постоянный состав комиссии. Он закрепляется в ЛНА организации, что упрощает дальнейшую задачу по подбору членов комиссии. Комиссия может быть создана и разово для проведения определенных работ.  Задача любой комиссии состоит в обеспечении правомерности и объективности проводимой процедуры.

   А теперь несколько слов о сроках проведения аудита.

Руководитель организации и комиссия совместно определяют этот срок. Он зависит от объема документов. Он может составлять от одного до трех и более дней. Не стоит затягивать сроки проведения аудита. Любая проверка так или иначе парализует рабочий процесс. Она отрывает членов комиссии от основных должностных обязанностей.

   Решения, принятые на этом этапе, следует отразить в приказе. Этот приказ и будет служить основанием для проведения проверки.

    Далее готовится приказ по основной деятельности. В приказе:

  • указываются председатель комиссии, члены комиссии;
  • обозначается цель ее создания – проведение аудита делопроизводства;
  • определяются сроки проведения аудита.

    

Приказ о назначении комиссии по проведению проверки

  Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

ПРИКАЗ

15.06.2015                                                                   № 107

Москва

О назначении комиссии по проведению проверки

делопроизводства

   В соответствии с требованиями п. 4.3 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом от 04.03.2011 № 109, в целях своевременного выявления недостатков в области делопроизводства и оптимизации документооборота в ОАО «Ирга»

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Создать комиссию для проведения внутреннего аудита делопроизводства Общества в следующем составе:

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор. 

Члены комиссии:

                               Иванова Н.А., экономист;       

                               Свиридова Ю.Г., инспектор отдела кадров;

                               Борисова Н.Е., юрист.

       2. Членам комиссии провести аудит делопроизводства имеющейся по состоянию на 15.06.2015   документации Общества в срок до 01.07.2015 согласно Плану проверочных мероприятий.

      3. Результаты аудита отразить в Отчете (акте) за подписью председателя комиссии. 

      4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: План проверочных мероприятий на 2 л. в 1 экз.

Генеральный директор                                                  Макаров                             О.Д. Макаров

С приказом ознакомлены:

  Коммерческий директор             Мишина                          М.И. Мишина      15.06.2015

  Экономист                                    Иванова                           Н.А. Иванова       15.06.2015

  Инспектор отдела кадров            Свиридова                       Ю.Г. Свиридова   15.06.2015

  Юрист                                           Борисова                          Н.Е. Борисова      15.06.2015

Составление плана проверки

     На этапе подготовки проверки члены комиссии знакомятся с локальными нормативными актами. Составляется план проведения проверки. Правильно составленный план позволит:

  • более качественно разделить работу между членами комиссии;
  • разграничить зоны ответственности.

Пример плана проведения проверки

План проведения проверки

Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

                                                                                                                          УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Макаров О.Д. Макаров

                                                                                                                    15.06.2015

ПЛАН

проверочных мероприятий

№ п/п

Мероприятие

Ответственные

Срок  проведения

Результат по данному направлению

Примечание

1.

Организация работы комиссии (определение целей проверки, утверждение перечня проверяемых документов и распределение зон ответственности)

Председатель комиссии

16.06.2015 –

17.06.2015

Совещание

2.

Уведомление о проведении проверки (ознакомление с перечнем проверяемых документов, обозначение сроков проверки)

Председатель комиссии

18.06.2015 –

22.06.2015

3.

Изучение нормативных материалов

Председатель комиссии и члены комиссии

23.06.2015

4.

Подготовка рабочих материалов для проведения проверки

Председатель комиссии и члены комиссии

24.06.2015

Шаблоны доку-ментов, таблицы, содержащие основные параметры проверки

5.

Проведение проверки

Председатель комиссии и члены комиссии

25.06.2015 –

29.06.2015

Рабочие материалы, на основании которых будет сформирован отчет (акт)

6.

Обсуждение предварительных результатов

Председатель комиссии и члены комиссии

30.06.2015

7.

Формирование отче-та о проведенной проверке

Председатель комиссии

01.07.2015

Отчет (акт)

8.

Утверждение/рас-смотрение  генеральным  директором отчета, ознакомление заинтересованных лиц

01.07.2015

Отчет (акт)

Председатель комиссии                             Мишина                       М.И.  Мишина             15.06.2015

Дополнительно необходимо составить в хронологическом порядке перечень документов для проверки. Цель составления перечня – помочь собрать заранее необходимые документы проверяющим. Так они подготовятся к проверке и проведут аудит без спешки в установленные сроки. Примерный перечень документов, подлежащих проверке, приведен в примере.

Примерный перечень документов, подлежащих проверке

Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

                                                                                                                           УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Макаров О.Д. Макаров

                                                                                                                  15.06.2015

Перечень документов, подлежащих проверке

№ п/п

Проверяемый  документ

1.

Инструкция по делопроизводству

2.

Правила внутреннего трудового распорядка

3.

Положение об оплате труда и премировании работников

4.

Должностные инструкции лиц, ответственных за делопроизводство (секретаря, офис-менеджера)

5.

Приказы по основной деятельности за 2013–2015 гг.

6.

Журналы регистрации входящей документации за 2013–2015 гг.

7.

Штатное расписание за 2013–2015 гг.

8.

Журнал учета мероприятий по контролю

9.

Номенклатуры дел за 2013–2015 гг.

………………………………………………………

Проведение аудита

   Следующий этап – сверка документов членами комиссии. Она производится в соответствии с действующими нормативными документами. Проверяется наличие документов в соответствии перечнем необходимых документов. Этот перечень каждая организация устанавливает самостоятельно.

Например, это могут быть инструкции, правила, положения и другие ЛНА, распорядительные документы и т.д.

Кроме того, сверку документов допустимо проводить по списку дел, образующихся в деятельности организации. То есть по номенклатуре дел за календарный год. Табличная форма сверки документов весьма удобна. Она позволит увидеть наличие либо отсутствие документов. С ее помощью можно выявить другие ошибки. Их в дальнейшем необходимо будет исправлять. Причем в соответствии с основными правилами оформления документов.

                                                    

СВЕРКА ДОКУМЕНТОВ

№ п/п

Документ в наличии

Документ в наличии, но требует актуализации

Документ отсутствует

1.

Инструкция по делопроизводству

+

2.

Правила внутреннего трудового распорядка

+

3.

Положение об оплате труда и премировании работников

 Локального акта нет, но при этом производится выплата премии

4.

Должностные инструкции     ответственных за делопроиз-водство (секретаря, офис-менеджера)

Документ в наличии, но нет подписи об ознакомлении секретаря

5.

Приказы по основной деятельности за 2013–2015 гг.

Форма приказов не соответствует утвержденной форме 

6.

Журналы регистрации входящей документации за 2013–2015 гг.

Регистрационная форма находится в ненадлежащем виде    (очень много исправлений и корректуры)

7.

Штатное расписание за 2013–2015 гг.

+

8.

Журнал  учета мероприятий по контролю

Данная форма отсутствует

9.

Номенклатуры дел за 2013–2015 г.

+

Документ за 2014 г. утерян

….

….

  

 Итак, в первую очередь проверяем ЛНА, регламентирующие делопроизводство.

   По закону каждая организация должна иметь внутренние организационные документы по делопроизводству. Как быть, если в организации не создана отдельная служба ДОУ (служба делопроизводства)? Тогда одним из важных нормативных документов будет Инструкция по делопроизводству. В этом документе закрепляется технология создания, использования, обработки, архивного хранения документов. Кроме того, Инструкция по делопроизводству не только регламентирует делопроизводство в целом. Она содержит правила, регламентирующие работу ответственных за делопроизводство лиц.

Что проверяет и устанавливает комиссия?

Насколько оформление документов соответствует требованиям нормативно-правовых (нормативно-методических, нормативно-технических) документов в области делопроизводства. Поэтому еще на начальном этапе (до утверждения Инструкции по делопроизводству) стоит заранее разработать бланки документов. Эти бланки в дальнейшем будут использоваться по установленной форме. Для облегчения их подготовки можно обратиться к правилам оформления основных видов документов.

Например, в качестве эталона использовать ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данным ГОСТом установлены требования к оформлению реквизитов документа. Им же закреплены схемы расположения, которые должны использоваться при подготовке бланков.

     Далее по результатам сверки делается соответствующий вывод. Например, о наличии/отсутствии документов по перечню. Или о его соответствии либо частичном/полном несоответствии нормативно-правовым актам в области делопроизводства. 

 Подведение итогов и оформление отчета

Завершающий этап – это этап подведения итогов. Проверяющие лица должны составить отчет о текущем состоянии делопроизводства. Итоги оформляются заключительным отчетом либо актом по проведенному аудиту. В акте документально фиксируется факт проведенной проверки. В нем описываются недостатки, текущее состояние делопроизводства. Подписывается акт представителем или всеми членами аудиторской комиссии.  

Вариант 1

Пример акта о проведении проверки

Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

                                                                                                                       УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Макаров О.Д. Макаров

                                                                                                                  28.06.2015

А К Т

28.06.2015                                                       № 04

 Москва

  Настоящий акт составлен о том, что в период с 16.06.2015 по 01.07.2015 была произведена проверка состояния делопроизводства ОАО «Ирга» на основании приказа от 15.06.2015 № 54 комиссией в составе:                                                                              

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор. 

Члены комиссии:

                               Иванова Н.А., экономист;       

                               Свиридова Ю.Г., инспектор отдела кадров;

                               Борисова Н.Е., юрист.

В рамках проверки комиссия установила следующее: 

    1. Локальные нормативные акты, регламентирующие организацию делопроизводства, в ОАО «Ирга» имеются и в целом соответствуют требованиям нормативных правовых актов в области делопроизводства, но необходимы некоторые коррективы.

   2. При проверке должностной инструкции секретаря, ответственного за делопроизводство, выявлены следующие недостатки: документ в наличии, но нет подписи об ознакомлении секретаря.

   3. При проверке приказов по основной деятельности за 2013–2015 гг. выявлены следующие недостатки: форма приказов не соответствует утвержденной форме.

   4.  При проверке штатного расписания выявлены следующие недостатки: в штатном расписании установлена «вилка» окладов.

   5. При проверке журналов регистрации входящей документации за 2013–2015 гг. выявлены следующие недостатки: регистрационная форма находится в ненадлежащем виде (очень много исправлений и корректуры).

  6. При проверке Правил внутреннего трудового распорядка выявлены следующие недостатки: не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день.

   7. При проверке номенклатуры дел за 2013–2015 гг. выявлены следующие недостатки: номенклатура дел за 2014 г. утеряна.

По результатам проверки организация и ведение делопроизводства в ОАО «Ирга» признаны удовлетворительными.

  8. В связи с вышеизложенным предлагаем:      

     а) поручить начальнику отдела  кадров Маркову  Л.Н.:

 – до 20.07.2015 привести Инструкцию по делопроизводству ОАО «Ирга» от 11.04.2011 № 1 в соответствие требованиям Методических рекомендаций Росархива от 23.12.2009;

– до 23.07.2015 восстановить номенклатуру дел организации за 2014 год.

      б) внести изменения о «вилке» окладов в штатное расписание и ввести должность «делопроизводитель» – 1 шт. ед.;

       в) организовать разработку и представить на утверждение проект должностной инструкции по   должности «делопроизводитель»;

       г) разработать и утвердить Положение об оплате труда и премировании работников ОАО «Ирга»;

       д) оформить журнал учета мероприятий по контролю, который должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица;

      е)... (иное).

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор. 

Члены комиссии:

  Экономист                                             Иванова               Н.А. Иванова       28.06.2015

  Инспектор отдела кадров                   Свиридова            Ю.Г. Свиридова   28.06.2015

  Юрист                                                    Борисова               Н.Е. Борисова      28.06.2015

 Ознакомлен:

Начальник отдела кадров                                                  Марков     Л.Н.  Марков                   28.06.2015

Обратите внимание! Согласно п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» датой акта является дата события.

При проведении аудита одна из целей – отражение объективной оценки дел на настоящий момент. Комиссия в отчете дает рекомендации по оптимизации процесса делопроизводства. Это рекомендации по исправлению ошибок и оценка рисков работодателя. Также указываются возможные санкции при проведении инспекционной проверки.

Вариант 2

Пример отчета о проведении проверки

Открытое акционерное общество «Ирга»

(ОАО «Ирга»)

Отчет о проведении проверки делопроизводства

28.06.2015                                                                          № 06

 Москва

На основании приказа от 15.06.2015 № 54 комиссией в составе:

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор. 

Члены комиссии:

                               Иванова Н.А., экономист;       

                               Свиридова Ю.Г., инспектор отдела кадров;

                               Борисова Н.Е., юрист.

В рамках проверки  комиссия установила следующее: 

Документ, описание  выявленных нарушений

Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем

Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя

Рекомендации по исправлению

Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления (в сведения о поощрении внесена запись о трудовой деятельности)

Пункт 3.1 Постановления № 69 и бланк трудовой книжки

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50 000руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).                                                              Записи, внесенные в раздел, не предназначенный для таких сведений, могут быть не засчитаны работнику в трудовой стаж. При судебном разбирательстве ответственность за это будет нести организация, допустившая такое нарушение

Оформить вкладыш в трудовую книжку.  Перенести в него записи, ошибочно внесенные в данный раздел

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.                  Книга оформлена с нарушением установленных требований (не пронумерована и не скреплена сургучной печатью или не опломбирована)

Пункт 41 Постановления № 225

1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

3. Журнал, не оформленный  соответствующим образом, не может служить доказательством соблюдения процедуры приема и выдачи трудовой книжки на руки сотруднику.

4. Возможны проблемы при передаче журнала в архив

Оформить в соответствии с требованиями законодательства

Приказы о прекращении трудового договора с работником.  В основании расторжения не указывается часть статьи ТК РФ

 Статья 84.1 ТК РФ

1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

3. Запись, внесенная на основании приказа в трудовую книжку, формально не соответствует тексту приказа, что в случае конфликта с работником может быть трактовано не в пользу работодателя

Указывать в дальнейшем

Нарушения при оформлении отпусков. Работнику не вручается уведомление о начале отпуска за две недели

Статья 125 ТК РФ

Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на  юридических лиц – от 35000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ)

Не повторять в дальнейшем

Штатное расписание и документы по оплате труда. В штатном расписании установлена «вилка» окладов

Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ, принцип равной платы за труд равной ценности

1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на  юридических лиц – от 35 000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

3. В случае конфликта или инспекционной проверки –установление доплаты работникам, которые были дискриминированы (согласно требованиям трудового законодательства), за все время данного нарушения с учетом требований ст. 236 ТК РФ

Устранить данное нарушение. Например, разработав дифференцированную систему оплаты труда (систему надбавок для дополнительной оплаты сотрудникам, которые имеют дополнительные качества и заслуги перед работодателем)

Правила внутреннего трудового распорядка. Не прописан перечень должностей, которым может быть установлен ненормированный рабочий день

Статья 101 ТК РФ

1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок

Необходимо добавить перечень должностей, которым устанавливается ненормированный рабочий день

Положение об оплате труда и премировании работников. Данного локального акта нет, но при этом производится выплата премии

Статья 135 ТК РФ

1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35000 до 50 000 руб., административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).                                                 

2.  Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.                               3. Возможно обвинение в дискриминации, т.к. критерии премирования не зафиксированы ни в локальных актах, ни в приказах

Устранить данное нарушение

Трудовой договор (содержание). В трудовых договорах нет обязательных условий согласно ст. 57 ТК РФ

Статья 57 ТК РФ

1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 руб.; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок

Рекомендуется скорректировать согласно трудовому законодательству

Журнал учета мероприятий по контролю. Он должен быть прошит, пронумерован и заверен печатью юридического лица

ФЗ № 294 от 26.12.2008  (ред. от 23.07.2013) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

1. Обязательное требование исправить данное нарушение в установленный срок.

2. Работодателю данный журнал необходим для подтверждения факта проводимой проверки

Оформить

Другие нарушения. При приеме на работу на руководящие позиции не проводится проверка на дисквалификацию

Пункт 2 ст. 32.11 КоАП РФ

1. Административный штраф – 100000 руб.

2. Признание недействительными документов, которые подписывало дисквалифицированное лицо

Проводить обязательно

Председатель комиссии:

Мишина М.И., коммерческий директор. 

Члены комиссии:

  Экономист                                             Иванова                 Н.А. Иванова       28.06.2015

  Инспектор отдела кадров                   Свиридова                Ю.Г. Свиридова   28.06.2015

  Юрист                                                    Борисова                  Н.Е. Борисова      28.06.2015

 Ознакомлен:

Начальник отдела кадров                                   Марков                              Л.Н.  Марков        28.06.2015

Устранение замечаний

            Данный этап – конечная цель аудиторской проверки.

            Как поступить в случае выявления несоответствий? Нужно создать общий план по устранению нарушений с указанием сроков и ответственных лиц. Разработку детальных планов можно поручить представителям подразделений, в которых проводился аудит.

            В список работ по устранению замечаний могут входить:

  • работы по устранению отклонений от норм;
  • работы по корректировке своих внутренних норм.

Заключение

            Указанный алгоритм аудита делопроизводства поможет решить множество проблем. В том числе и проблемы нарушения действующего трудового законодательства. Тем самым уменьшатся финансовые затраты и риски для работодателя.

            Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (одобрен Советом Федерации 26.12.2001) (КоАП) предусматривает ответственность руководителя организации и должностных лиц. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП) влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на граждан – в размере от 100 до 300 руб.;
  • на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

 А чем грозит предприятию неисполнение обязанности по хранению документов? Нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц – от 200 тыс. до 300 тыс. руб. (п. 2 ст. 13.20 КоАП РФ).

 И.И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль