Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

108
За последние годы программные решения для разработки интранет-порталов сильно изменились: теперь разработчики предлагают не просто интранет-хранилище внутренней информации, а продукт с широким набором функций для полноценной автоматизации бизнес-процессов организации. О том, какие полезные функции предоставляют современные платформы для разработки интранет-порталов и как максимально эффективно их можно использовать в части автоматизации бизнес-процессов, мы расскажем в данной статье.

Необходимый набор функций для интранет-портала

В настоящее время создается много программных решений для развертывания корпоративных интранет-порталов. Мы не будем останавливаться на преимуществах и недостатках той или иной платформы, так как обзор рынка портальных решений – это тема отдельной статьи, а рассмотрим минимально необходимый набор функций, который обеспечит включение портала в процесс автоматизации бизнес-процессов и позволит существенно сократить расходы и производственные издержки предприятия.

  1. Предоставление единой точки доступа к корпоративной информации, хранимой непосредственно на портале и в иных корпоративных системах. При этом для пользователя информация может предоставляться в персонифицированном, интегрированном и агрегированном виде в зависимости от требований бизнеса и специфики решаемых задач.

Стоит отметить, что возможность предоставления доступа к информации из других корпоративных систем достигается за счет интеграции платформ, и это является существенным и, можно даже сказать, первостепенным критерием в выборе портального решения. Причина проста: бизнес-процессы, как правило, охватывают не одну, а несколько информационных систем. Информация создается в одной системе, потом используется в другой, поэтому естественно, что для получения статистики, отчетов и прочей информации для принятия управленческих решений гораздо удобнее пользоваться только одной системой. Современные портальные решения эффективно решают такую задачу. При этом доступ к корпоративной информации согласуется с внутренней политикой безопасности, обеспечивая ограничение прав доступа.

  1. Возможность удаленного доступа к ресурсам портала позволяет получать доступ к ресурсам портала за пределами офиса.

Сегодня уже трудно представить себе, как раньше работали сотрудники, находящиеся за пределами офиса, например, в командировке, и не имеющие прямого доступа к необходимой для работы информации. Вероятно, запрашивали у коллег. Ждали. Ожидание могло длиться от нескольких минут до нескольких часов – колоссальная потеря времени для бизнеса! Сейчас же, имея активное соединение с глобальной сетью, можно с легкостью получить доступ ко всем ресурсам корпоративного интранет-портала (естественно, в рамках политики безопасности) из любой точки мира. Ограничение может быть связано только со скоростью передачи данных.

Отметим, что интранет-портал, являясь частью интернет-технологий, базируется на платформо-независимых программах просмотра информации (браузерах), которые не требуют установки дополнительного специального программного Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятияобеспечения.

  1. Функция совместной работы даст возможность максимально эффективно взаимодействовать сотрудникам компании при работе над корпоративными документами и принятии управленческих решений.

Данная функциональность, как правило, используется при подготовке документов, например, при согласовании внутренних нормативных или коммерческих документов (договоров). Средства визуального отображения позволяют настроить отчетность таким образом, чтобы в любой момент времени можно было отследить текущее местонахождение документа. Этот фактор, в свою очередь, стимулирует сотрудников, принимающих решения, не задерживать у себя документы больше положенного времени и таким образом косвенно увеличивает производительность труда и сокращение временных издержек.

  1. С помощью функции онлайн-коммуникации сотрудников можно оправлять корреспонденцию, документы, поручения, решения сотрудникам непосредственно с портала без необходимости открывать другие приложения.

Данный функционал реализуется за счет интеграции со сторонними приложениями, используемыми для этих целей в организации (например, почтовой системой и системой электронного документооборота).

  1. Возможность управления загруженностью сотрудников, контроль за исполнением поручений позволят сократить время на решение производственных или бизнес-задач, повысить качество работы.

Такой функционал реализуется за счет визуальных средств отображения информации о текущей загруженности сотрудников, планируемых задачах  и механизмов для управления поручениями.

Например, руководитель подразделения, зайдя на портал, сможет посмотреть текущую загруженность своих подчиненных, создать новые поручения, отменить или изменить текущие, а также увидеть свои поручения и расписать или делегировать их ниже.

  1. Предоставление сводной отчетности и аналитики для принятия стратегических и управленческих решений.

Все представления и отчеты реализуются в портальных решениях как за счет встроенных функций настройки отчетов, так и за счет интеграции со сторонними решениями. Это могут быть только приложения для построения отчетных форм или целые BI-системы, предоставляющие данные и отчетность по этим данным в любых разрезах с аналитическими расчетами и решениями.

  1. Средства, обеспечивающие безопасность и сохранность информации от несанкционированного доступа и изменения, предоставляют необходимые возможности настройки различных уровней доступа.

Как правило, эта функция реализуется встроенными механизмами и настройками безопасности корпоративной сети.

  1. Возможность управления своими задачами и поручениями позволит сотрудникам самостоятельно организовать свой рабочий режим.

Здесь стоит отметить важность простоты управления и возможность добавления отчета при завершении задачи.

  1. Наличие механизма визуального проектирования новых бизнес-процессов является существенным бонусом портального решения. Аккумулируя информацию из различных источников на портале и фактически представляя портал «витриной» корпоративных данных и бизнес-процессов организации, логично и органично проектировать цепочки бизнес-процессов средствами самого портала, а не сторонней системы. Другой вопрос, сколько базовых функций он предоставляет и насколько трудоемко их программное расширение, как с точки зрения разработки, так и с точки зрения их будущего изменения. Ведь любая организация – это постоянно меняющийся организм, и изменения даже автоматизированных процессов неизбежны.

Также разработка и поддержка любого бизнес-процесса требует выделения специально обученных людей, поэтому чем меньше визуальных средств проектирования и базовых функций для разработки бизнес-процесса включает портальное решение, тем выше требования к персоналу, который будет его обслуживать.

Таким образом, правильно организованный и включенный в цепочку бизнес-процессов портал обеспечивает существенное сокращение сроков работы, повышение ее качества и прозрачности, вывод информации о текущей загруженности сотрудников, имеет механизмы оповещений и средства отчетности, а использование расширенного поиска и разнообразных функций настройки отображения информации предоставляет пользователям инструменты для бизнес-аналитики. Информация, аккумулируемая из различных источников, позволяет увидеть реальное положение дел и получить необходимый уровень детализации для принятия того или иного управленческого решения. Также стоит отметить, что использование портала в бизнес-процессах положительно влияет на унификацию и стандартизацию самих процессов и процедур в организации. Кроме того, включение интранет-портала в бизнес-процессы организации отразится на личной эффективности не только работающих сотрудников, но и новых, так как новый сотрудник сможет намного быстрее погрузиться в текущие дела компании и включиться в работу, если ему предоставить единую точку доступа ко всей необходимой для работы информации.

Для большей наглядности и иллюстрации применения описанных функций в автоматизации бизнес-процессов предлагаем вам рассмотреть небольшой пример из жизни реального проекта по автоматизации процесса заказа такси в иностранной компании.

Пример автоматизации процесса заказа такси на основе корпоративного портала

В одной иностранной организации любой сотрудник имеет право заказать такси с предварительным согласованием с руководством. Так как все сотрудники данной организации в силу своих должностных обязанностей работали только в специализированных программах, то руководство организации приняло решение «вынести» данный процесс в интерфейс корпоративного портала.

Стоит отметить, что внутренним регламентом было закреплено, что портал является главным хранилищем корпоративной информации, новостей и различных организационных справочников, а корпоративная почтовая система – основным средством коммуникации сотрудников.

Исходя из бизнес-задач и функциональных требований, логическая цепочка бизнес-процесса была выстроена следующим образом.

Шаг 1. Создание и отслеживание заявки 

Для заказа такси любой сотрудник (инициатор заявки) в личном кабинете портала мог создать новую заявку, в которой описывал причины, дату поездки и выбирал класс автомобиля. Заявка создавалась строго по шаблону (рис. 1) с заполнением всех полей из справочников. Часть полей были отмечены как обязательные для заполнения. В свободной форме можно было указать только дополнения и комментарии в специально выделенном для этих целей поле. После заполнения всех обязательных полей заявка отправлялась на согласование по маршруту, определенному при разработке бизнес-процесса.

В ходе согласования инициатор заявки в любой момент времени мог отследить местонахождение своей заявки в специально настроенном представлении. При необходимости, например, в случае изменения обстоятельств, инициатор имел возможность отозвать заявку, при этом всем участникам, уже вовлеченным в бизнес-процесс согласования, отправлялось соответствующее почтовое уведомление с одновременным аннулированием задач.

Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

Рис. 1. Форма заявки для заказа такси

Шаг 2. Согласование заявки 

Созданная заявка в соответствии с логической схемой бизнес-процесса сначала отправлялась на согласование непосредственному руководителю, затем, в случае положительного решения непосредственным руководителем и если класс автомобиля был указан как «бизнес», линейному менеджеру. Задача на согласование поступала в виде почтового сообщения с кратким описанием и ссылкой на портальную форму заявки (рис. 2). При открытии форма заявки отображалась в режиме согласования (рис. 3). Сотрудник, участвующий в процессе согласования, мог согласовать или отклонить заявку с указанием причины отказа.

Дополнительно была описана и реализована обработка различных внештатных ситуаций, например, в случае задержки решения одним из согласующих лиц, а также обработка срочной заявки.

Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

Рис. 2. Почтовое сообщение-задача на согласование руководителю инициатора

Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

Рис. 3. Форма заявки в режиме согласования

Шаг 3. Отправка заказа в транспортную компанию и его исполнение

В случае успешного согласования заказ автоматически отправлялся в транспортную компанию, тесно сотрудничающую с данной организацией. Заказ пересылался в виде почтового сообщения с детальным описанием и контактами инициатора. Соответствующее уведомление автоматически направлялось также инициатору заявки (рис. 4) и менеджеру офиса, осуществляющему контроль за деятельностью транспортной компании.

Реализация этого, на первый взгляд, небольшого процесса позволила руководству организации наладить и стандартизовать взаимодействие с транспортной компанией, ввести контроль за заказом автомобилей за счет компании, сократив таким образом нерациональное использование средств, выделяемых на представительские расходы, и унифицировать внутренние процедуры.

Интранет-портал и автоматизация бизнес-процессов предприятия

Рис. 4. Почтовое сообщение – уведомление инициатору заявки

В заключение хочется отметить, что автоматизация даже самого маленького процесса является первым большим шагом на пути к автоматизации всех бизнес-процессов организации и в итоге – их стандартизации и унификации, что влечет, в свою очередь, значительную экономию финансовых, трудовых и временных ресурсов.

СЛОВАРЬ

BI (Business intelligence – бизнес-анализ, бизнес-аналитика) – программное обеспечение, созданное для помощи менеджеру в анализе информации о своей компании и ее окружении.

Марианна Лойко, руководитель проектов внедрения СЭД и автоматизации бизнес-процессов

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль