Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

90
Хочется подлиться опытом со своими коллегами, решившими взяться за сложную, но очень интересную задачу установления системы документооборота в компании. Сразу хочу сказать, что «плохих» программных продуктов, обеспечивающих ведение электронного документооборота не бывает! Есть определенные СЭД, которые подходят определенным компаниям. Мы остановили свой выбор на системе «ТЕЗИС». Этот программный продукт был разработан нашими самарскими коллегами компании ООО «Хоулмонт», написан на языке программирования Java. Система построена по трехзвенной архитектуре: браузер-клиент, сервер приложений и сервер баз данных.

Архитектура системы документооборота «ТЕЗИС»

Хочется отметить, что для работы в "ТЕЗИСе" не требуется дополнительных инвестиций в покупку оборудования или программного обеспечения. Подойдет любой браузер,  установленный на вашем компьютере будь то Internet Explorer, Google Chrome и им подобные. В качестве  сервера  приложений  используется  Apache  Tomcat, а сервером базы данных служит PostgreSQL, хотя принципиального различия между типами используемых баз данных нет.

Apache  Tomcat, PostgreSQL и OpenOffice.org это бесплатно распространяемое программное обеспечение и оно не требует лицензирования.

Как и для многих систем документооборота, количество требуемых для работы лицензий системы «ТЕЗИС» Установка СЭД глазами ИТ-специалистаосуществляется по числу активных пользователей. Иными словами это означает, что вы оплачиваете максимальное количество активных пользователей, которые одновременно могут находиться и работать в системе электронного документооборота.

Допустим, у вас в компании работает 100 человек, но одновременно в системе будет работать не более 30 пользователей, соответственно вам нужно приобрети только 30 лицензий.

            Основные функции системы документооборота реализованы в трех редакциях: Базовая, Стандартная и Расширенная.

Во всех редакциях возможна работа с задачами, документами и канцелярией компании.

Основные функции СЭД

Редакции системы

базовая

стандартная

расширенная

Управление документами

+

+

+

Управление задачами

+

+

+

Электронная канцелярия

+

+

+

Приложение "Тезис: Оповещения"

+

+

+

Интеграция с MS Office, Open Office

+

+

+

Аутентификация с использованием AD

+

+

Дизайнер бизнес-процессов

+

+

ЭЦП

+

+

Конструктор отчетов

+

+

Возможность распознавания текста

+

+

 Шлюз с учетной системой

есть

возможность

подключения

есть

возможность

подключения

Возможность использования мобильной

версии

есть

возможность

подключения

есть

возможность

подключения

Возможность использования VIP

лицензии

есть

возможность

подключения

Схема "Единый холдинг"

есть

возможность

подключения

Возможность кастомизации

+

Поддержка многосерверной архитектуры

+

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Установка системы документооборота

            Система документооборота «ТЕЗИС» устанавливается на выделенный либо существующий сервер компании, сервер может быть как физическим так и виртуальным. После установки всего необходимого программного обеспечения пользователи будут подключаться к серверу с помощью браузеров на персональных компьютерах.

            Система "ТЕЗИС" поставляется в виде нескольких дистрибутивов. Дистрибутивы программы, как и инструкции по установке, подготовлены разработчиками как для Windows так и Linux платформ. Наша компания выбрала для установки пакет дистрибутивов для установки на Windows платформе.

            В дистрибутив входят: JDK, PostgreSQL, Tomcat, OpenOffice.org. Java Development Kit (JDK) – это бесплатно распространяемый компанией Oracle комплект разработчика приложений на языке Java. Теперь я расскажу об этапах установки СЭД.

1. Создание базы данных для нашей системы документооборота. Она создается в свободной объектно-реляционная системе управления базами данных PostgreSQL (рис. 1).

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рис. 1. Установка PostgreSQL.

            2. Далее мы устанавливаем Apache Tomcat - это контейнер, который позволяет вам использовать интернет приложения. Его установка осуществляется из командной строки. (рис. 2).

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рису. 2. Установка Apache Tomcat

            По завершении установки Apache Tomcat в службах появится служба: Apache Tomcat 6 (рис. 3).

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рис. 3. Служба Apache Tomcat 6.

            Приложение  Apache Tomcat 6 состоит  из  двух  частей:  webapps/app-core  –  средний  слой приложения,  который содержит  бизнес-логику, webapps/app  –  компонент, обеспечивающий работу пользователей в системе через web-browser. После установки данное приложение необходимо настроить по инструкции находящейся в комплекте с дистрибутивами, это необходимо для корректной работы нашего сервера.

OpenOffice.org потребуется установить только на сервер, он потребуется при работе с отчетами.

            Далее запускаем установленное нами приложение,  для  этого  в  браузере  набираем:  http://localhost:8080/app  (вместо localhost можно использовать ip-сервера).

            При подключении мы видим окно приветствия системы документооборота «ТЕЗИС» с предложение ввести имя пользователя и пароль (рис. 4).

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рис. 4. Служба Apache Tomcat 6.

            Введя имя пользователя и пароль мы попадаем в главное окно системы (рис. 5).

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рис. 5. Главное окно системы "ТЕЗИС".

            Хочу подчеркнуть, что так же можно приобрести и мобильные лицензии, которые позволят вам подключаться с различных мобильных устройств к системе документооборота. При подключении к мобильной версии мы увидим немного облеченный интерфейс системы электронного документооборота, специально разработанный для мобильных устройств (рис. 6).

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рис. 6. Интерфейс мобильной версии.

            Нужно отметить, что компания ООО «Хоулмонт» предоставляет достаточно подробную инструкцию по установке всех компонентов входящих, в дистрибутив программы. И у меня, как у ИТ-специалиста установка данного ПО со всеми его дополнительными настройками не вызвала особых затруднений.

Создание пользователей в системе документооборота

            После того как мы установили систему электронного документооборота нам прежде всего необходимо создать пользователей в системе, определить их роли и группы (рис. 7).

            Наверняка в вашей компании существуют списки пользователей в различных системах: будь то AD либо адресная книга компании. На этот случай разработчиком предусмотрен вариант загрузки пользователей из AD либо файла шаблона. Если у вас нет таковых, то вам необходимо будет создавать пользователей вручную. Я же выгрузил список пользователей с должностями, адресами почтовых ящиков и паролями из адресной книги организации, затем после нескольких манипуляций, описанных в инструкции, по загрузке пользователей в систему документооборота успешно поместил данные в систему.

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рис. 7. Администрирование пользователей системы.

Определение ролей пользователей в системе документооборота

            Затем я приступил к определению ролей пользователей в системе. Для того чтобы добавить новую роль, необходимо открыть карточку пользователя и нажать на кнопку «Добавить», при этом отобразится список всех существующих в системе ролей (рис. 8).

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рис. 8. Редактирование пользователя.

            В разделе  «Роли»  можно  добавить  или  удалить  роли  пользователя.  По умолчанию  всем  создаваемым  пользователям  назначается  запрещающая роль «SimpleUser».  А затем добавляются остальные роли. В системе «ТЕЗИС» разрешающие роли стоят выше запрещающих (рис. 9).

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рис. 9. Роли пользователей в системе.

Управление группами доступа

        Группы  доступа  определяют,  какие  задачи,  документы  или  договоры пользователь может видеть. Для того чтобы иметь возможность работать с ними пользователю необходимо назначить соответствующие роли (рис. 10).

Установка СЭД глазами ИТ-специалиста

Рис. 10. Редактирование пользователя.

Таблица групп доступа

Группа доступа

Возможность просмотра

Полный доступ

Всех задач, документов и договоров

Ограниченный

доступ

Задач, документов и договоров, созданных сотрудником, а также в  которых он принимает участие

Делопроизводители

- Задач, созданных сотрудником, а также  в  которых он принимает участие

- Всех документов и договоров

Руководитель подразделения

Задач, документов и договоров:

-   созданных  сотрудником,  а  также    в    которых  он

принимает участие

-  принадлежащих  сотрудникам  соответствующего

подразделения

Руководитель департамента

Задач, документов и договоров:

-   созданных  сотрудником,  а  также    в    которых  он

принимает участие

-  принадлежащих  сотрудникам  соответствующего

подразделения и всех подчиненных подразделений

Ограниченный

доступ  +  все документы

- Задач и договоров, созданных сотрудником, а также  в которых он принимает участие

- Всех документов

Ограниченный доступ  +  все договоры

 - Задач и договоров, созданных сотрудником, а также  в которых он принимает участие

- Всех договоров

Таким образом, проведя установку и минимальную настройку системы документооборота мы смогли приступать к работе. Как видно из вышеперечисленных действий первоначальная настройка системы документооборота довольно проста и не требует специфических навыков. Но все же отмечу, что это только вершина айсберга, данная система документооборота имеет множество различных функций и возможностей, которые в дальнейшем необходимо будет настроить. Как любую СЭД ее необходимо внедрять на предприятии, для чего нужно разбираться не только в бизнес-процессах и их тонкостях, а так же обладать техническими знаниями, которые помогут вам в дальнейшем реализовать ваши потребности в СЭД.

Ануфриев Ю.В., начальник отдела информационных технологий страховой компании

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.92%
  • Делопроизводство 15.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.32%
  • Имидж секретаря 10.32%
  • Деловой этикет 10.71%
  • Карьерный рост 7.54%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 15.08%
  • Архивное дело 83.73%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль