Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием MS Excel 2007

89
Справка об объеме документооборота организации формируется ежегодно. Как лучше подготовить такую справку с использованием обычных офисных программ, обсудим в статье.

Табличный процессор MS Excel, входящий в пакет MS Office всех современных версий, позволяет создать форму такой справки, а также дополнить ее визуализированным представлением информации из справки в виде диаграммы.

Подготовка такой справки осуществляется в два основных этапа и один дополнительный.

На первом создается форма документа: заголовок, шапка и боковик таблицы.

На втором задаются выражения и функции для расчета значений изменений и итоговых показателей.

На третьем, дополнительном, этапе могут быть построены диаграммы, иллюстрирующие информацию, представленную в справке.

Этап 1. Создание формы справки

На данном этапе нужно внести необходимый текст в ячейки шапки и боковика таблицы, расчертить таблицу. На рис. 1 приведен примерный образец такой справки, который нужно разместить на листе MS Excel.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 1. Примерный образец справки об объеме документооборота

Замечания по форматированию:

  •  Некоторые ячейки могут потребовать объединения – ячейки для внесения таких названий, как: «Итог за год», «Изменение». Чтобы удобно расположить текст, используйте кнопку Объединить и поместить в центре группы кнопок Выравнивание ленты Главная.

  •  Чтобы размещать текст по размерам ячейки, воспользуйтесь окном Формат ячеек, которое открывается при нажатии Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007кнопки открытия диалогового окна в правом нижнем углу группы кнопок Выравнивание либо при щелчке правой кнопки мыши на необходимую ячейку и выборе из появившегося контекстного меню команды Формат ячеек.
  •  Используйте кнопку Границы группы Шрифт ленты Главная, чтобы расчертить таблицу.

После того, как такая таблица сформирована, можно заполнить ячейки, в которые предполагается вводить фактические данные. На рис. 2 видно, что есть ячейки, содержащие числа, и есть ячейки, содержащие формулы. В ячейки, не содержащие формул, и нужно  вводить исходные данные объемных показателей документооборота.

Этап 2. Построение выражений и функций

Для проведения расчетов выполните следующие шаги:

  1. Расчет общего количества документов в каждой категории, то есть сумм в ячейках D7, E7, D10, E10, D13, E13.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 2. Все вычисления в справке об объеме документооборота

Рассчитаем общее количество входящих документов в ячейке D17 (рис. 2). Для этого установите курсор в данную ячейку и нажмите кнопку вызова мастера функций  fx слева от строки формул. В первом открывшемся окне мастера функций (рис. 3) воспользуйтесь раскрывающимся списком Категория, выбрав категорию Математические или Полный алфавитный список, чтобы в поле Выбрать функцию указать  функцию =СУММ(). Затем нажмите кнопку ОК.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 3. Создание функции

В открывшемся в результате окне ввода аргументов функции (рис. 4) установите курсор в поле Число 1 и указателем мыши выделите ячейки, которые должны быть просуммированы – в данном случае D8 и D9. В поле Число 1 появится обозначение выделенного диапазона: D8:D9.

Точно так же рассчитайте суммы в ячейках E7, D10, E10, D13, E13.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 4. Ввод аргументов функции =СУММ()

  1. Расчет итоговой суммы.

Установите курсор в ячейку D17 и наберите с клавиатуры «=», щелкните левой кнопкой мыши ячейку D7, наберите с клавиатуры «+», щелкните ячейку D10, снова «+» и ячейку D13. Таким образом, мы просуммируем итоги по отдельным группам документов.

В качестве альтернативы можно  воспользоваться функцией =СУММ(), указывая ячейки D7, D10 и D13 в качестве аргументов, вводя в поля Число1, Число2 и т.д., как это описано в предыдущем пункте/

  1. Расчет абсолютного изменения.

Чтобы рассчитать изменение в абсолютном выражении, установите курсор в ячейку F7, наберите с клавиатуры «=», щелкните левой кнопкой мыши ячейку Е7, наберите с клавиатуры «-» и щелкните ячейку D7. Таким образом мы получили разницу между количеством входящих документов в 2011 г. и количеством  входящих документов в 2010 г., то есть мы узнали, на сколько документов стало больше (если полученное значение положительное) или меньше (если полученное значение отрицательное).

Скопируйте полученную в ячейке F7 формулу в ячейки F8:F17. Для этого установите курсор в ячейку F7, наведите курсор на правый нижний угол данной ячейки так, чтобы курсор принял форму плюса, после чего растяните рамку ячейки на нужный диапазон – в нашем случае до ячейки F17. Таким образом формулы в ячейках изменятся по аналогии с первой.

  1. Расчет относительного изменения.

Относительное изменение выражается в процентах и показывает, сколько процентов составляет абсолютное изменение от исходного значения, в нашем случае — от количества документов в 2010 г., то есть значение в колонке 5 таблицы справки нужно разделить на значение в колонке 3 и умножить на 100%.

Однако если в базовом году (в приведенном примере в 2010 г.) значение равнялось 0, как это происходит в случае с договорами в нашем примере, то получить частное не получится, поскольку, как известно, на ноль делить нельзя. Поэтому в ячейку G7 вводим следующую функцию: =ЕСЛИ(D7=0;"-";F7/D7). Для создания такой функции также целесообразно воспользоваться мастером функций (рис. 5).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 5. Ввод аргументов функции  =ЕСЛИ() с использованием мастера функций

  •  Первый аргумент функции =ЕСЛИ() «Лог_выражение» задает условие, которое проверяется: здесь мы проверяем, есть ли у нас в ячейке D7 (то есть в базовом году) 0.
  •  Во втором аргументе «Значение_если_истина» указываем действие/я, которые нужно сделать, если в ячейке D7 действительно 0 – напечатать прочерк «-».
  •  И в третьем аргументе «Значение_если_ложь» -  то есть если нуля нет в ячейке D7 - можно разделить F7/D7, что мы и делаем. Нажимаем кнопку ОК. У нас нет необходимости умножать полученное частное на 100, поскольку можно поменять формат ячейки с числового на процентный (рис. 6).

Далее копируем полученную таким образом функцию из ячейки G7 в ячейки G8:G17.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 6. Настройка формата ячеек

В зависимости от формата ячеек результат вычислений в ячейках G7:G17 может выглядеть по-разному, к примеру так, как изображено на рис. 6. Данный результат показывает, какую долю составляет абсолютное изменение от количества документов в базовом году (в примере 2010 г.).

Чтобы получить в столбце 6 значение в процентах, выделите ячейки G7:G17, щелкните правой кнопкой мыши выделенный диапазон и из появившегося меню выберите команду Формат, которая откроет окно Формат ячеек (рис. 6). На вкладке Число в поле Числовые форматы выберите Процентный, с помощью счетчика укажите количество знаков после запятой.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

На этом формирование справки может быть завершено.

Этап 3 (не обязательный). Построение диаграмм

Рассмотрим порядок построения диаграммы, визуализирующей изменение объема документооборота (рис.  7).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 7. Диаграмма изменения объема документооборота

Построение диаграммы следует начать с выбора исходных данных. Для того чтобы их указать, выделите ячейки D7:E7, удерживая клавишу Ctrl, выделите также ячейки D10:E10 и D13:E13. Затем перейдите на вкладку Вставка и в группе кнопок Диаграммы щелкните кнопку Гистограммы: из предлагаемых видов выберите любой из вариантов диаграмм с накоплением, но не нормированную. На такой диаграмме будут отражен и общий объем документооборота в год, и «вклад» каждого из документопотоков в этот общий объем (рис. 8).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 8. Выбор типа диаграммы

В результате диаграмма, созданная на основе указанных данных, будет помещена на лист Excel (рис. 9), однако ряды данных неправильно указаны – автоматически были выбраны годы в качестве рядов.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 9. Контекстное меню диаграммы

Чтобы поменять местами ряды и категории, щелкните правой кнопкой мыши по области диаграммы и в появившемся меню выберите команду Выбрать данные, в результате выполнения которой будет открыто окно Выбор источника данных (рис. 10).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 10. Выбор источника данных, изменение рядов и подписей данных

Нажимая кнопку Строка/Столбец, можно поменять порядок рядов и категорий Кнопки Изменить и для Элементов легенды, и для Подписей горизонтальной оси позволяют указать значения легенды и подписи меток.

Для каждого ряда в поле Имя ряда окна Изменение ряда укажите ячейку, в которой содержится название ряда. Если кнопка Строка/Столбец уже была нажата, то названия рядов нужно ввести такие, как показано на рис. 11, указывая ячейки С7 для входящих документов, С10 для исходящих документов, С13 для внутренних документов.

В окне Подписи оси в поле Диапазон подписей внесите D6:E6 – диапазон, содержащий годы. Результат представлен также на рис. 11.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 11 Окно Выбор источника данных с правильно указанными значениями легенды и категорий

Поменять местами легенду и ряды можно используя кнопку с таким же названием Строка/столбец группы Данные динамической ленты Работа с диаграммами-Конструктор (рис. 12).

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 12. Динамическая лента Работа с диаграммами-Конструктор

Диаграмма почти готова — осталось  указать подписи данных на диаграмме и ввести ее название.

Перейдите на динамическую ленту Работа с диаграммами - Макет (рис. 13), в группе кнопок Подписи нажмите кнопку Подписи данных и выберите опцию Показать.

Как подготовить справку об объеме документооборота с использованием  MS Excel 2007

Рис. 13. Динамическая лента Работа с диаграммами - Макет

В этой же группе находится кнопка Название диаграммы, которая формирует  область, где можно  ввести название.

Сохраните рабочую книгу MS Excel и при создании справки в следующем периоде скопируйте этот отчет на новый лист, замените исходные данные — в результате будет сформирована новая справка для данных, характеризующих документооборот в следующем периоде.

А.М. Лобанова, канд. экон. наук,  доц. кафедры ДиДОУ, ГУУ

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.32%
  • Делопроизводство 17.92%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.26%
  • Имидж секретаря 11.79%
  • Деловой этикет 12.74%
  • Карьерный рост 8.96%
  • Документооборот 19.81%
  • Электронный документооборот 17.45%
  • Архивное дело 81.13%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль