Регламентация подготовки, сбора и консолидации отчетности

40
Как правило, у членов проектной команды слово «отчетность» не вызывает положительных эмоций. Не говоря уже о том, что зачастую на подготовку отчетов для заседаний коллегиальных органов может уйти несколько дней. Однако, несмотря на регулярные и продолжительные трудозатраты, исключить отчетность нельзя, т.к. это – единственный инструмент, который позволяет контролировать ход проекта. Другой вопрос в том, как сделать так, чтобы отчетность не была избыточной. Иначе получится как в плохом анекдоте: некогда заниматься проектом, т.к. все время уходит на подготовку отчетности по реализации проекта. Об этих и других сложных вопросах, касающихся отчетов по проекту, читайте в данной статье.

Виды отчетности

Если рассмотреть отчетность с точки зрения управления проектом, то структура отчетности может быть следующей:

  1. Отчетность для руководителя проекта (как правило, она является еженедельной).
  2. Отчетность для проектного комитета.
  3. Отчетность для управляющего комитета.

Теперь рассмотрим подробнее каждый из видов отчетности.

Начнем с того, что виды отчетности, периодичность подготовки, исполнителей, шаблоны отчетности необходимо закрепить в Уставе проекта.

Отчетность для руководителя проекта

Еженедельный статус-отчет по проекту

В предыдущих статьях уже были рассмотрены шаблоны еженедельных статус-отчетов по проекту.  Напомним, что основными пунктами этих отчетов можно выделить следующие (не считая, конечно, таких данных, как наименование проекта, руководитель проекта, функциональный заказчик и т. д., т. е. общие сведения о проекте):

отчетный период, выполненные задачи за отчетный период, выполненные внеплановые задачи за отчетный период, задачи на предстоящий период, внеплановые задачи на предстоящий период, текущие проблемы на проекте, выполненные/запланированные мероприятия по устранению проблем.

Руководитель проекта, получив и проанализировав такие отчеты от членов проектной команды, должен иметь представлениеРегламентация подготовки, сбора и консолидации отчетности о том, что было сделано, что будет сделано и какие возникли проблемы в проекте.

Еженедельный отчет по договорной документации

Этот отчет, возможно, является не часто встречающимся явлением. Он особенно необходим в том случае, если руководитель проекта руководит несколькими проектами одновременно и отвечает за заключение и ведение контрактов в рамках проектов (такие ситуации типичны скорее для консалтинга, нежели для бизнеса).

Представим, что консалтинговая компания реализует проект: своих ресурсов ей недостаточно, и руководитель проекта привлекает одного или нескольких субподрядчиков, либо это могут быть контрагенты на поставку оборудования/программного обеспечения. И это не считая того, что в зоне ответственного руководителя проекта лежит ответственность по заключению контракта с заказчиком проекта. В проекте могут происходить изменения, которые, в свою очередь, инициируют изменения контрактов, причем как с заказчиком, так и с субподрядчиком. Эти процессы, конечно, нужно контролировать. И эта обязанность, как правило, ложится на плечи администратора проекта.

Образец отчета по договорным документам

Регламентация подготовки, сбора и консолидации отчетности

Регламентация подготовки, сбора и консолидации отчетности

Еженедельный отчет по учету рабочего времени

Этот отчет позволяет контролировать трудозатраты работников, участвующих в проекте. Также эти отчеты помогают при расчете бонуса за участие в том или ином проекте. Ниже приведен образец заполненного отчета за 1 рабочий день.

Образец отчета по учету рабочего времени

Регламентация подготовки, сбора и консолидации отчетности

Отчетность для проектного комитета

Отчетность для коллегиальных органов проекта (какими являются проектный и управляющий комитеты) – это всегда непросто. Информацию нужно подать в определенном разрезе, отразить статусы по каждой задаче и т.д., поэтому для таких отчетов рекомендуется писать небольшие инструкции или комментарии по заполнению. Пример такого небольшого комментария приведен ниже, сразу после отчета. Что касается периодичности такой отчетности, то она целиком зависит от решения членов проектного комитета. Конечно, необходимо учитывать тот факт, что членами проектного и управляющих комитетов являются, как правило, руководители различных уровней. Поэтому собирать их на совещание, например, каждую неделю, будет проблематично. По этой причине рекомендуемая периодичность таких совещаний и, соответственно, отчетности для них – 1 раз в 3-4 недели.

Регламентация подготовки, сбора и консолидации отчетности

Регламентация подготовки, сбора и консолидации отчетности

Инструкция по заполнению отчета:

Возможный статус задачи

Описание статуса

ЗАКРЫТЫЙ

Результат деятельности или предоставленный отчетный материал утверждены (там, где не требуется утверждение, выполнение работ заканчивается)

ЗАВЕРШЕННЫЙ

Выполнение деятельности закончено; идет ожидание последующих указаний (например, утверждение или доработка)

В ПРОЦЕССЕ

Осуществляемая в настоящее время деятельность

ЗАДЕРЖКА

Задержка сроков выполнения деятельности по сравнению с планом проекта

НЕ НАЧАТО

Выполнение деятельности еще не начиналось

Цветовая маркировка задач проекта

Каждый фактор оценивается с субъективной точки зрения. Для более простого восприятия информации используется цветовая маркировка, а именно:

Уровень

Описание

Красный

Ситуация требует привлечения руководителей проекта

Значительные препятствия или серьезные проблемы не позволяют группам следовать согласованным ранее планам

Необходимо срочное применение корректирующих действий и стратегии улучшения ситуации

Использование срочных корректирующих действий может быть недостаточным для достижения поставленных целей

Желтый

Ситуация находится под контролем, однако возникшие проблемы могут препятствовать успешной реализации проекта в запланированные сроки и в рамках бюджета

Возникшие проблемы могут поставить под угрозу осуществление ранее согласованных планов

Необходимо применение корректирующих действий и/или процедур мониторинга

Высока вероятность того, что поставленные цели могут быть достигнуты, однако необходимо быстро предпринять ответные меры

Зеленый

Группы осуществляют свою деятельность в полном соответствии с планами

Проблемы отсутствуют либо являются незначительными

Уверенность в процессе осуществления планов

Отчетность для управляющего комитета

Отчетность для управляющего комитета – событие не рядовое. Подготовка таких отчетов может занимать несколько дней, и принимать участие в этом процессе может не одно подразделение компании. Готовится подобная отчетность, как правило, в программе PowerPoint. Основное требование к такой отчетности – краткость, т. к. на заседании управляющего комитета рассматриваются, как правило, сразу несколько проектов.  Ниже приведем основные пункты такой отчетности.

Примерная структура презентации для управляющего комитета

Наименование проекта: Автоматизированная система документационного обеспечения управления

Руководитель проекта: Иванов И.И.

Функциональный заказчик: Управление документационного обеспечения

Бюджет проекта: 2 860 000 руб.

Сроки проекта: 01.03.2013 – 01.12.2013

Текущий этап проекта: Этап 2. Проектирование системы

Проблемы: Внесение существенных изменений в процесс «Управление договорами», в связи с этим требуется регламентация изменений в процессе и дальнейшая настройка процесса в системе

Решения: Увеличение бюджета проекта на 500 000 руб. в связи с увеличением объема трудозатрат исполняющей организации.

Отчет о завершении проекта

Этот вид отчета является финальным и подготавливается один раз после завершения проекта. Он подводит итоги всего проекта, фиксирует извлеченные уроки, ошибки, которые были сделаны в ходе реализации проекта, дает оценку работы членов проектной команды.

Образец отчета о завершении проекта

Отчет о завершении проекта

Общая информация о проекте

Полное название проекта

Автоматизированная система документационного обеспечения управления

Руководитель проекта

Иванов И.И.

Заказчик проекта

Управление документационного обеспечения

Субподрядчики

ООО «Пересвет» – поставка программного обеспечения

ООО «СТ-Информ» – выполнение работ по внедрению СЭД

Дата начала работ по проекту

01.03.2013

Дата окончания проекта

01.12.2013

Краткое описание проекта

Цели проекта:

  • уменьшение времени обработки входящих документов;
  • уменьшение времени подготовки и согласования исходящих писем;
  • снижение трудозатрат участников процессов путем уменьшения числа операций, выполняемых вручную.

Показатели

Стандарты проектной деятельности соблюдены

Документы
в архив переданы

Расчеты с подрядчиками завершены

Получены новые компетенции

ДА

ДА

ДА

ДА

Сводная информация по проекту

Название параметра

План

Факт

Причины отклонений

Сроки

01.03.2013 –01.12.2013

01.03.2013 –31.12.2013

Внесение изменений в процесс «Управление договорами» на стадии разработки системы (запрос на изменение № 1)

Бюджет

2 860 000 руб.

3 360 000 руб.

Внесение изменений в процесс «Управление договорами» на стадии разработки системы. В связи с этим потребовались дополнительные разработки, что увеличило стоимость проекта на 500 000 руб.

Объем проекта

Автоматизация процессов:

- обработка исходящих писем;

- обработка входящих писем;

- контроль исполнения поручений;

- управление договорами

Автоматизация процессов:

- обработка исходящих писем;

- обработка входящих писем;

- контроль исполнения поручений;

- управление договорами

Причины отклонений, ссылка на утвержденные запросы на изменения

Цели и результаты

Цели проекта

Планируемые результаты

Достигнутые
результаты

Причины отклонений

1.       

Уменьшение времени обработки входящих документов

Повышение скорости принятия решений

Сокращение сроков обработки входящей документации до нескольких часов

-----

2.       

Уменьшение времени подготовки и согласования исходящих писем

Повышение управляемости организации

Сокращение сроков согласования исходящих писем до нескольких часов

-----

3.       

Снижение трудозатрат участников процессов путем уменьшения числа операций, выполняемых вручную

Повышение эффективности сотрудников, отделов, организации в целом

Сокращение числа операций, выполняемых сотрудниками вручную; общее снижение трудозатрат сотрудников на выполнение операций

-----

4.       

……

Этапы жизненного цикла проекта

Этап

Дата завершения по плану

Фактическая дата завершения

Отклонения, в календ. днях

Причина отклонений

Этап 1. «Инициация и планирование проекта»

29.03.2013

29.03.2013

0

----

Этап 2. «Проектирование системы»

28.06.2013

12.07.2013

14 дней

Внесение изменений в процесс «Управление договорами», что потребовало дополнительных трудозатрат по разработке СЭД

Этап 3. «Настройка и адаптация системы»

30.08.2013

15.09.2013

17 дней

Внесение изменений в процесс «Управление договорами», что потребовало дополнительных трудозатрат по разработке СЭД

Этап 4. «Опытная эксплуатация»

27.11.2013

28.12.2013

31 день

Внесение изменений в процесс «Управление договорами», что потребовало дополнительных трудозатрат по разработке СЭД

Этап 5. «Ввод системы в промышленную эксплуатацию»

29.11.2013

31.12.2013

33 дня

Внесение изменений в процесс «Управление договорами», что потребовало дополнительных трудозатрат по разработке СЭД

Выполнение проекта в разрезе бюджета

Статья

Сумма (руб.), без НДС

Причина отклонений

Первоначальный бюджет проекта

Фактический бюджет по проекту

Расходы по проекту

2 860 000 руб.

3 360 000 руб.

Дополнительные разработки по процессу «Управление договорами»

Контракты проекта

В рамках проекта были заключены, выполнены и закрыты следующие контакты:

Название, номер и дата договора

Предмет договора

Сумма (руб.),
без НДС

1

№ 58-С от 25.02.2013

Услуги по внедрению СЭД

2 000 000 руб.

2

ДС № 1 к договору № 58-С от 25.02.2013

Услуги по внедрению СЭД

500 000 руб.

3

Договор № 35-П от 30.03.2013

Закупка пользовательских лицензий

300 000 руб.

4

Договор № 64/ПК от 30.03.2013

Закупка оборудования

560 000 руб.

Оценка управления рисками проекта

Наименование риска

Последствия (сроки/бюджет/ содержание работ)

Действия по реагированию

Оценка эффективности мероприятий

1

Существенное изменение процесса «Управление договорами»

Увеличение бюджета проекта и срыв запланированных сроков реализации проекта

Регламентация изменений процесса «Управление договорами» на уровне руководства компании. Внесение изменений в календарный план и бюджет проекта

Эскалация риска на уровень руководства компании позволила в кратчайшие сроки регламентировать изменения процесса «Управление договорами». Это позволило минимизировать незапланированные расходы по проекту и избежать увеличения сроков реализации проекта

….

Оценка управления проблемами проекта

Наименование проблемы

Последствия

Действия по реагированию

Оценка эффективности мероприятий

1

Длительное согласование Финансовым управлением изменений процесса «Управление договорами»

Срыв сроков окончания этапа «Проектирование системы»

Эскалация проблемы на проектный комитет, затем на управляющий комитет

Эскалация проблем на руководящие органы проекта позволила сократить сроки согласования новой версии регламента «Управления договорами»

История изменений в проекте

Краткое содержание изменения

Причина изменения

Решение по изменению

Оценка эффективности мероприятий

1

Увеличение бюджета проекта на 500 000 руб.

Увеличение сроков проекта на 33 календарных дня

Внесение изменений в процесс «Управление договорами»

Утверждено управляющим комитетом

Оценка управления коммуникациями проекта

  1. На начальном этапе проекта возникали трудности с проведением совещаний проектной команды из-за загруженности ее членов задачами линейных руководителей.
  2. Неудовлетворительное качество отчетов об исполнении проекта, предоставляемых членами исполняющей организации.

Оценка деятельности рабочей группы проекта

Шкала оценок:

5 – отлично, превосходит ожидания;

4 – хорошо, соответствует ожиданиям;

3 – удовлетворительно, можно и лучше;

2 – менее, чем удовлетворительно;

1 – неудовлетворительно.

Участник РГП

Оценка участников РГП

Достижение целей

Выполнение поручений

Взаимодействие

Профессиона­лизм

1

Сидоров С.С.

4

4

4

5

2

Петров П.П.

5

5

4

5

Выученные уроки

Достижения в проекте

Достижения проекта

Действия, способствовавшие успеху, рекомендуемые мероприятия для будущих проектов

1

Улучшение коммуникаций в ходе реализации проекта. На начальном этапе реализации проекта регулярно возникали трудности во взаимодействии между членами проектной команды

Проведение командообразующих мероприятий для проектной команды. Проведение совещаний для линейных руководителей членов проектной команды с целью разъяснения важности участия в проекте

….

Недостатки в проекте и решения

Ошибки в ходе проекта

Как были исправлены, рекомендуемые решения
для будущих проектов

1

Недостаточно внимания было уделено планированию рисков проекта на этапе планирования

Рекомендуемые решения: на этапе планирования осуществлять более детальный и качественный анализ рисков проекта. В ходе реализации проекта также следует постоянно просматривать журнал рисков проекта

….

Итак, в этой статье были рассмотрены виды отчетности, шаблоны и периодичность подготовки отчетности по проекту. Главный принцип такой отчетности: кратко, но информативно. И, конечно же, подготовка отчетности не должна занимать львиную долю рабочего времени задействованных на проекте сотрудников.

В следующей статье мы с вами попробуем разобраться в премудростях организации согласования проектной документации, а именно в том, как этот процесс можно регламентировать, чтобы не запутаться в версионности проектной документации.

Надежда Артонкина, координатор программы проектов ИТ-компании

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 11.27%
  • Делопроизводство 17.84%
  • Психологические аспекты работы секретаря 12.21%
  • Имидж секретаря 11.74%
  • Деловой этикет 12.68%
  • Карьерный рост 8.92%
  • Документооборот 19.72%
  • Электронный документооборот 17.37%
  • Архивное дело 81.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль