Использование Excel в качестве источника данных для процесса слияния

114
Из статьи в предыдущем номере мы узнали, что метод слияния позволяет создавать источник данных средствами Word. В этой статье мы рассмотрим, как сведения об источнике данных можно получить из таблицы Excel.

Источник данных может использоваться в версиях Word 2000/2002/2003/2007, но процесс его создания проходит одинаково для любых версий Word. Итак, опишем алгоритм для создания источника данных:

  1. Откройте Excel.
  2. В появившейся таблице в ячейку А1 введите имя первого поля (например, страна), в В1 –второго (например, индекс) и т.д. (рис. 1).

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

Рис. 1. Таблица данных

Использование таблицы Excel в качестве источника данных в Word 2000/2002

  1. Откройте или создайте в Word основной документ.
  2. Выберите на панели инструментов Слияние кнопку (Диалоговое окно Слияние).
  3. В появившемся диалоговом окне Слияние на втором шаге выберите кнопку Получить данные, а из списка – Открыть источник данных (рис. 2).

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

Рис. 2. Раскрывающийся список Открыть источник данных

  1. В новом диалоговом окне Открытие источника данных из раскрывающегося списка Тип файла выберите Книги MS Excel.
  2. Откройте выбранный файл, нажав кнопку Открыть.
  3. В появившемся диалоговом окне Microsoft Excel (рис. 3) задайте диапазон или имя.

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

Рис. 3. Окно Microsoft Excel

В результате файл Excel стал как бы «привязан» в качестве источника данных, поэтому теперь можно вставлять поля слияния в основной документ, а также произвести слияние источника данных с основным документом так, как было объяснено в предыдущей статье.

Правило отбора записей для включения в процесс слияния с основным документом

В процесс слияния могут быть включены записи, удовлетворяющие определенному заданному критерию. Для выбора записей используются связки ИЛИ, И.

Для того чтобы задать критерия отбора:Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

  1. Откройте основной документ.
  2. Выберите на панели инструментов Слияние кнопку  (Диалоговое окно Слияние).
  3. В диалоговом окне Слияние на третьем шаге выберите кнопку Отбор записей.

В результате появится диалоговое окно Отбор записей.

  1. Во вкладке Отбор записей диалогового окна Отбор записей в столбце Поле из раскрывающегося списка выберите имя поля, на значение которого будет наложено условие.
  2. В столбце Оператор выберите операцию сравнения.
  3. В столбце Значение введите значение, с которым будет проводиться сравнение.
  4. После задания всех критериев закройте окно Отбор записей, нажав кнопку ОК (рис. 4).

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

Рис. 4. Окно Отбор записей

  1. В диалоговом окне Слияние нажмите кнопку Объединить или на панели инструментов Слияние нажмите кнопку  (Слияние в новый документ).

Использование таблицы Excel в качестве источника данных в Word 2003

  1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние.
  2. В открывшейся области задач Слияние, используя кнопку Далее, перейдите на третий этап мастера Выбор получателя, далее щелкните на команду
  3. Найдите необходимый файл таблицы Excel и откройте его, дважды щелкнув на нем мышью.
  4. Подтвердите, что первая строка данных содержит заголовки столбцов (именно они являются полями слияния) (рис. 5).

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

Рис. 5. Окно Выделить таблицу

Примечание.  В окне Получатели слияния можно отредактировать записи.

  1. Перейдя к четвертому этапу, выберите команду
  2. В появившемся диалоговом окне Добавление поля слияния (рис. 6) выберите поле из списка, предварительно установив курсор мыши в то место основного документа, где должно находиться поле слияния.

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

Рис. 6. Диалоговое окно Добавление поля слияния

Чтобы совершить отбор записей для включения в процесс слияния с основным документом в Word 2003, необходимо, перейдя к третьему этапу, выбрать команду, а в диалоговом окне Получатели слияния (рис. 7) снять флажок R у записи, в адрес которой не надо отсылать текст основного документа.

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

Рис. 7. Диалоговое окно Получатели слияния

Использование таблицы Excel в качестве источника данных в Word 2007

  1. На вкладке Рассылка в группе Слияние выберите команду Выбрать получателей.
  2. Выберите Использовать существующий список (рис. 8),  найдите нужный файл в диалоговом окне Выбор источника данных и откройте его.

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

Рис. 8. Выбор команды Использовать существующий список

  1. Подтвердите, что первая строка данных содержит заголовки столбцов (именно они являются полями слияния).

Примечание. После выбора файла станут активными команды вкладки

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

  1. Щелкните мышью на Изменить список полей при изменении списка.
  2. Щелкните мышью на Вставить поле слияния и выберите поле из списка, предварительно установив курсор мыши в то место основного документа, где должно находиться поле слияние.

Отбор записей для включения в процесс слияния с основным документом в Word 2007

  1. Во вкладке Рассылки в группе Начать слияние нажмите на Выбрать получателей и в выпадающем списке меню выберите Использовать существующий список.
  2. Найдите необходимый файл таблицы Excel и откройте его, дважды щелкнув по нему мышью.
  3. Подтвердите, что первая строка данных содержит заголовки столбцов (именно они являются полями слияния).
  4. Во вкладке Рассылки в группе Начать слияние выберите Изменить список получателей.

5.В диалоговом окне Получатели слияния (рис. 9) снимите флажок R у записи, в адрес которой не надо отсылать текст основного документа.

Использование Excel в качестве источника  данных для процесса слияния

Рис. 9. Окно Получатели слияния

Основные преимущества использования Excel в качестве источника данных для процесса слияния

1. Экономия времени, т.к. пропадает необходимость выполнять одну и ту же работу многократно.

2. Автоматизация рабочего процесса путем создания множества копий шаблона документа с различными реквизитами.

3. Удобство и легкость выполнения работы, которая состоит всего из трех этапов: создания основного документа, создания источника данных и непосредственно их слияния.

Г.А. Серова,  проф. РГГУ

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль