Порядок хранения документов в делопроизводстве и их подготовка к передаче в архив общества

398
После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится подготовка к передаче их в архив общества. Подготовка включает в себя, прежде всего, проведение экспертизы ценности документов. Кроме того, на этом этапе проводят определенные организационные и технические работы по обработке самих дел, составлению документации, необходимой для передачи их в архив, а также уничтожают документы с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Нормы Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс (далее – Положение), обязывают акционерные общества проводить экспертизу ценности документов, а значит, соблюдать правила ее организации и проведения, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организаций.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности организаций, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения приказом генерального директора создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (п. 2.2.2). Комиссия должна включать не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. В состав комиссии обязательно должен входить сотрудник, ответственный за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В небольших компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата (п. 2.2.3).

Нужно обратить внимание на то, что если общество имеет правовые взаимоотношения с государственными архивными органами, его экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. В этом случае ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения.

Порядок хранения документов в делопроизводстве и их подготовка к передаче в архив обществаНапример, если в перечне документов со сроками хранения сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.

Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно, ответственность за них лежит на руководителях организаций. Однако согласование своих решений с ЭПК является для таких организаций гарантией защиты от утери важной, в том числе и для практических целей управления, информации.
Основное назначение экспертизы ценности документов — это определение сроков их хранения. Можно сказать, что экспертиза проводится уже при составлении номенклатуры дел и при формировании дел. Именно тогда определяются сроки хранения дел, то есть производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. В связи с этим при формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания, сроков хранения.

В функции экспертных комиссий входит рассмотрение и одобрение проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям), а значит, и одобрение установленных сроков хранения документов. В дальнейшем номенклатура дел организации сама становится пособием для проведения экспертизы ценности документов.
Но главные задачи экспертизы ценности документов в делопроизводстве решаются на этапе подготовки дел к передаче их в архив организации. В результате ее проведения выделяют четыре группы документов:

  • документы, подлежащие постоянному хранению;
  • документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет);
  • документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет);
  • документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Несмотря на то что экспертизу ценности начинают проводить на этапе составления номенклатуры дел, нельзя забывать о том, что недопустимо определять сроки хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Бывают случаи, когда реальный состав документов не во всем совпадает с тем перечнем документом, который включен в номенклатуру дел. Экспертиза предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Такая отметка содержится в перечнях документов со сроками хранения.

На заметку!

Документы с отметкой «ЭПК» имеют разные, но обязательно временные сроки хранения.

Полистный просмотр дел позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. И если они обнаружены, дела должны быть переформированы:

документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами.

Сроки временного хранения документов уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел общества. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» должна принимать экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения, если организация заключила с ним договор. В остальных случаях это входит в компетенцию руководителя организации.

Документы (дела), которые входят в состав каждой из перечисленных выше групп, обрабатываются по-разному. Основное внимание уделяют делам с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и делам по личному составу. Они в обязательном порядке передаются на хранение в архив общества и подлежат полному оформлению.

Терминологический ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28) определяет оформление дела как его подготовку к хранению в соответствии с установленными правилами. Эти правила предусматривают:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов в деле;
  • составление листа-заверителя;
  • внесение уточнений в реквизиты обложки дела.

Помимо оформления самих дел процедура подготовки включает составление и оформление описи дел.

Правила оформления дел

1. Подшивка или переплет дел. Подшивка дел проводится после их просмотра и систематизации документов в деле. Документы дела подшиваются на четыре прокола прочной ниткой, чтобы они не могли потеряться, помещаются в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать их тексты, проставленные на них даты, визы, резолюции и т. п. Если текст документа или его реквизиты размещены близко к краю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело. Резолюции, составленные на отдельных листах, размещаются перед документами, к которым они относятся. Так же размещается лист согласования. При этом из дела должны быть удалены все металлические крепления (скрепки, скобки). Невостребованные личные документы, фотографии и т. п. вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело.

Дела с особо ценными и неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. К таким документам в акционерных обществах относятся, в частности, бюллетени для голосования на общих собраниях акционеров, в том числе не розданные и недействительные.

2. Нумерация листов. Нумерация листов производится для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения в деле. Это обязательная операция перед сдачей документов в архив. Все листы нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу, чтобы не задеть текст документа. Для нумерации используется либо графитовый карандаш, либо нумератор. Правила подготовки дел к передаче в архив не допускают употребление цветных карандашей или чернил. Отдельно нумеруются листы внутренней описи и лист-заверитель.

Нельзя забывать и о других правилах нумерации листов.

Так, например, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются отдельно в каждом томе; все сложенные листы любого формата должны быть подшиты за один край и нумероваться как один лист.

Фотографии, чертежи, иллюстративные, специфические документы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Особые требования предъявляются к нумерации конвертов с вложениями: вначале нумеруется сам конверт, затем следующими номерами — каждое вложение.
При нумерации листов могут быть допущены отдельные ошибки. В этом случае допускается применение литерных номеров листов (12, 12а, 126). При наличии значительного числа ошибок листы дела нумеруются заново: старые номера зачеркиваются и рядом ставятся новые номера.

Действующие правила нумерации листов должны неукоснительно соблюдаться, так как архив не имеет права принимать дела, оформленные неправильно.
Итоги нумерации фиксируют в заверительной надписи (в листе-заверителе).

3. Составление листа–заверителя. Лист-заверитель является обязательным элементом оформления дел, передающихся в архив. Он является учетным документом, составляется на отдельном листе, который помещается в конец дела. Следует знать, что заверительную надпись запрещается проставлять на обложке дела или на чистом обороте последнего листа дела.

Лист-заверитель дела имеет типовую форму, установленную Основными правилами работы архивов организаций. В нем указывают сведения о количестве пронумерованных листов дела, включая листы внутренней описи, если она есть. Количество листов внутренней описи указывается после количества листов дела через знак «+».

Помимо этого в листе фиксируются сведения, отражающие специфику документов (например, замену подлинных документов копиями, особенности физического состояния отдельных документов и т. п.) и особенности нумерации документов: наличие литерных номеров, номера крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов и т. д.
Лист-заверитель дела обязательно должен быть подписан его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

(Пример оформления листа-заверителя дела см. во вложенных документах).

4. Оформление обложки дела.После того, как документы подшиты и листы пронумерованы, оформляют обложку дела.

Оформление обложки дела производится в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. Нужно напомнить, что часть сведений выносится на обложку при заведении дела, в их числе:

  • полное наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела (индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре);
  • заголовок дела;
  • срок хранения дела.

При подготовке дела к передаче в архив названные сведения уточняются, при необходимости корректируются и к ним добавляются новые:

  • номер тома, если дело имеет несколько томов;
  • даты дела (тома);
  • количество листов в деле.

При полном оформлении обложек дел следует обратить внимание на следующее: если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним. То же относится и к наименованию структурного подразделения, например:

(до 01.03.2011 г. Отдел маркетинга и рекламы)

Отдел рекламы

Заголовок дела, перенесенный при его заведении из номенклатуры дел, проверяется и уточняется. Например, в заголовок могут быть внесены дополнительно номера документов и т.д.

Приказы генерального директора по основной деятельности за 2011 г. №№ 1-98

или

Протоколы заседаний правления за 2011 г. №№ 1-12

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела, заголовок тома и номер тома.

Порой заголовки не могут раскрыть содержание отдельных документов дела, например, тех, которые имеют справочное значение, могут служить предметом самостоятельного поиска или представляют особую ценность. Тогда к заголовку составляется аннотация, которая помогает решить эту задачу. Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела. Например:

Отчеты о деятельности компании за 2010 год.

К отчетам приложены документы по исследованию рынков сбыта продукции, содержащие анализ результатов исследования.

Обязательным реквизитом обложки дела является дата. Датой дела являются крайние даты документов, т. е. даты первого и последнего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (например, в качестве приложений к документам), дата которых не совпадает с датой дела, об этом делается запись с новой строки под датой:

В деле имеются документы за …. год (годы).

Дата может не указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Бывают случаи, когда дело заводится в одной организации, а заканчивается в другой. Тогда на обложке следует проставлять три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления его в другую организацию и дату окончания дела во второй организации.

При указании даты предпочтительнее названия месяцев писать словами, так как это позволяет избежать неоднозначности толкования, например:

20 апреля 2010 года

Количество листов проставляется на основании заверительной надписи дела.

Срок хранения проставляется на обложке по номенклатуре дел организации после сверки ее с перечнем документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также дела по личному составу передаются в архив организации только по описям, поэтому после окончания технических операций по упорядочению этих категорий дел составляются их описи.

Составление и оформление описей дел

Опись дел - это архивный справочник, включающий систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда.

Несмотря на то что опись является архивным справочником, она составляется ежегодно в каждом структурном подразделении на дела, которые были завершены делопроизводством и прошли экспертизу ценности. Если в обществе нет внутренней организационной структуры, то опись составляется службой документационного обеспечения управления (канцелярией, секретариатом, секретарем руководителя) на все дела, которые образовались в процессе деятельности общества. Опись вместе с делами передается в архив, где в дальнейшем она используется для учета документов и для их оперативного поиска. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел. Кроме того, для службы делопроизводства она служит отчетным документом, подтверждающим факт обработки документов и их передачи в архив организации.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела по личному составу по установленной форме. Формы описей дел унифицированы и приведены в составе приложений к Основным правилам работы архивов организаций. Состав сведений включает в себя следующие элементы:

  • порядковый номер дела (тома) по описи;
  • индекс дела (тома);
  • заголовок дела (тома), который полностью соответствует его заголовку на обложке дела;
  • даты дела (тома);
  • количество листов в деле (томе);
  • срок хранения дела.

Исключение составляют сведения о сроке хранения на дела с постоянным сроком хранения: в форме описи они отсутствуют.

(Пример описи дел структурного подразделения организации cм. во вложенных документах).

Как видно из представленного примера, в конце описи составляется итоговая запись, в которой указывается количество дел, включенных в нее, номера первого и последнего дел, а также особенности нумерации.

Опись должна быть подписана составителем, согласована с руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) общества и утверждена руководителем подразделения, в котором она была составлена.
Нужно обратить внимание на гриф согласования с экспертной комиссией. Он проставляется, если в конкретном структурном подразделении сформирована экспертная комиссия.

Правила составления описей касаются не только их оформления, но и содержания. Основные правила работы архивов организаций содержат следующие требования к этому документу (п. 3.7.4.):

  • графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
  • порядок включения в опись заголовков дел должен соответствовать номенклатуре дел;
  • каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), каждый том вносится под самостоятельным номером;

  • при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, все остальные обозначаются словами «То же». При этом все остальные сведения о делах вносятся в опись полностью.

Если тот же заголовок начинает новый лист, он пишется полностью;

  • номера описям структурных подразделений присваивают по согласованию с архивом. Номер состоит из цифрового обозначения подразделения по штатному расписанию, к которому добавляются прописная начальная буква наименования категории документов (постоянное хранение — «п», временное хранение – «в») и год, в котором заведены дела, включенные в опись.

Например, опись дел постоянного хранения структурного подразделения, которое имеет индекс , заведенных в 2009 году и включенных в номенклатуру на 2009 год, будет иметь номер 0Зп-2009;

  • в графу «Примечание» заносят отметки об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т. д.

Описи дел структурных подразделений составляются в трех экземплярах: один передается в архив организации (по нему принимают дела), второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра. Третий экземпляр описи должен находиться в делах экспертной комиссии, если она сформирована. Он является основанием к протоколу заседания ЭК, на котором опись была рассмотрена и одобрена.

На заметку!

Если экспертной комиссии в обществе нет, опись составляется в двух экземплярах.
Описи структурных подразделений служат основанием для составления годового раздела сводной описи дел всего общества. Сводная опись составляется в архиве организации, поэтому в данной статье этот вопрос рассматриваться не будет.
Следующая группа дел, которые образуются в делопроизводстве, — это дела с документами временного (до 10 лет) срока хранения. Эти дела не подлежат обязательной передаче в архив организации. Как правило, они хранятся в течение установленного срока в тех структурных подразделениях, где они были сформированы, и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке. Однако, как уже говорилось, они также могут передаваться в архив
общества. Но и в этом случае не требуется их полного оформления, то есть допускается хранить дела в скоросшивателях или папках-регистраторах, не проводить пересистематизацию документов, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи и т. д.

Дела с временными (до 10 лет) сроками хранения передаются в архив по номенклатуре дел, описи на них не составляются. По истечении сроков хранения документы уничтожаются в архиве.

Отбор документов для уничтожения

И, наконец, еще одной важной задачей экспертизы ценности документов является выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для уничтожения, так же как и на постоянное и временное хранение в делопроизводстве организаций, проводится ежегодно. Этот отбор производят сотрудники служб документационного обеспечения управления и (или) структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Документы (дела) с истекшими сроками хранения включаются в акт, который должен быть рассмотрен и одобрен экспертной комиссией. Акт на уничтожение документов имеет типовую форму и строго установленный порядок оформления и удостоверения. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов.

Важно знать!

Фактически именно экспертная комиссия определяет возможность и правовую обоснованность уничтожения управленческих документов. Однако юридическим основанием для реального уничтожения документации является утверждение акта руководителем организации.

Задача отбора документов организации для уничтожения должна решаться чрезвычайно квалифицированно. При ее реализации необходимо правильно определить действительно ненужные документы и сохранить важную документную информацию, прежде всего, ту, которая должна храниться постоянно, именно поэтому установлен строго определенный порядок составления и рассмотрения акта на уничтожение документов.
По общим правилам акт составляется только после составления описей дел постоянного и временного хранения. Не имея описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, постоянного хранения и по личному составу, можно ошибочно включить в акт документы, которые не должны быть уничтожены.

И описи, и акт рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Если общество имеет договор с государственным архивным учреждением и является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, его описи и акты предоставляются ЭПК архивного органа. В этом случае общество имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения и одобрит опись дел по личному составу. Если договорных отношений с архивом нет, такой порядок не является обязательным, и ответственность за сохранение документной информации лежит полностью на руководителе общества. Подобные нормы содержит и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ: описи и акты на уничтожение документов должны рассматриваться в едином комплексе и одновременно утверждаться руководителем организации. Это полностью соответствует общим правилам хранения и уничтожения управленческих документов, которые содержатся в Основных правилах работы архивов организаций.
В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором акт составляется.

Например, в 2006 году было сформировано дело, имеющее срок хранения 5 лет. В этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2012 года, и оно должно быть включено в акт, составленный в 2012 году.

Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

(Пример акта о выделении документов к уничтожению см. во вложенных документах).

Как видно из формы акта, он используется и для сдачи документов для уничтожения в конторы вторичного сырья. Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, которые вместе с актами и описями подшиваются в дело и хранятся в архиве организации.

Рассмотренные правила хранения, учета и использования документов полностью соответствуют нормам Положения о порядке и
сроках хранения документов акционерных обществ. Положение не только закрепляет порядок и сроки хранения документов обществ, но и обязывает общества создавать экспертные комиссии и проводить экспертизу ценности документов в структурных подразделениях, составлять и правильно оформлять соответствующие документы. Эти требования не противоречат общепринятому порядку, который установлен, в частности, Основными правилами работы архивов организаций. Однако нормы Положения разработаны с учетом того, что документы общества с длительными или постоянными сроками хранения могут не передаваться на государственное хранение. В этом случае они остаются в архиве общества до момента его ликвидации. Описи таких документов вместе с актами на уничтожение документации с истекшими сроками хранения также должны постоянно храниться в архиве общества в отдельно сформированном деле.

Т.А. Быкова, доц. РГГУ, канд. ист. наук

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Документ. Пример оформления листа-заверителя дела.doc
  • Документ. Пример акта о выделении документов к уничтожению.doc
Доступно только подписчикам
  • Документ. Пример описи дел структурного подразделения организации.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль