Порядок хранения документов и передача в архив

424
Формирование документального фонда общества предусматривает обеспечение сохранности дел, учет и передачу дел в архив организации. Решение проблемы сохранности документов напрямую связано с тем, где и как хранят документы, законченные делопроизводством, и как их учитывают.

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс (далее – Положение), практически обязывает акционерные общества применять наработанные методики не только для систематизации документов и формирования дел, но и их хранения.

Соблюдение правил хранения дел в делопроизводстве обществ до передачи их в архив или уничтожения позволяет избежать многих проблем. Оперативное хранение документов напрямую связано с формированием информационно-поисковых систем по документам организаций. Только упорядоченное формирование дел и их хранение дают возможность значительно снизить затраты времени на поиск необходимых документов, решить вопросы сохранности документации, а значит — сделать более эффективной работу самой организации.

Общие требования к хранению документов

Общая ответственность за организацию хранения документов общества согласно Положению возлагается на единоличный исполнительный орган общества (директора, генерального директора) (п. 3.1); организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, — на руководителей структурных подразделений (п. 3.1). При этом подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества (п. 3.6). Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретаря отдела), формирование и хранение дел возлагается на одного из сотрудников отдела.

Порядок хранения документов и передача в архивВ небольшой компании за хранение дел отвечает секретарь генерального директора или, если есть секретариат, один из сотрудников секретариата.

Независимо от того, где хранятся документы (в структурных подразделениях или у секретаря руководителя), общие требования к хранению документов сохраняются: должна быть обеспечена физическая сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света, поэтому дела должны быть размещены в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках. Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела следует располагать на полках вертикально в той последовательности, в которой они включены в номенклатуру дел.

На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, например: 01-01, 01-02 или 02-01, 02-02 и т. д.

Для того чтобы определить, где искать необходимый документ, в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем - папку с тем же номером.

На заметку!

Номенклатура дел должна быть прикреплена к внутренней стороне дверцы шкафа. В этом случае она является справочным инструментом для поиска нужной информации.

Нужно обратить внимание, что данные правила касаются не только хранения документов в службе документационного обеспечения управления или в структурных подразделениях аппарата управления. Так, Кодекс корпоративного поведения (от 05.04.2002) Приложение к Распоряжению ФКЦБ РФ от 04.04.2002 № 421/р в число функций корпоративного секретаря включает обеспечение хранения документов и доступа к ним. Очевидно, что речь в данном случае идет о документах по подготовке и проведению общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и т.п. Порядок хранения и учета такой документации в службах корпоративных секретарей не должен отличаться от правил хранения иных управленческих документов.
Особый порядок предусмотрен Положением лишь для хранения бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров. Бюллетени, включая те из них, которые признаны недействительными, после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании должны быть опечатаны (п. 3.7). Они могут передаваться в архив общества или храниться в службе корпоративного секретаря или юридической службе. Но в любом случае бюллетени для голосования должны храниться в специальном запирающемся ящике либо в шкафу с запирающимися ячейками (п. 3.7).

Требования к срокам хранения

Делопроизводственное хранение документов общества начинается с момента завершения работы с ними, т. е. после принятия окончательного решения по затронутым в них вопросам, исполнения решения и проставления на документах отметок об исполнении. Только после этого документы могут быть помещены в папку (в дело).

Период хранения документов в делопроизводстве зависит от общего срока хранения, установленного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (приложение к Приказу Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558). Так, дела постоянного или временного срока хранения свыше 10 лет в течение двух или трех лет (это устанавливается инструкцией по делопроизводству) хранятся по месту создания; после этого они должны передаваться в архив общества. Исчисление срока хранения документов по месту их создания начинается с 1 января того года, который следует за годом их окончания делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения документов, работа с которыми закончилась в 2011 г., начинается с 1 января 2012 г.

Дела с документами временных (до 10 лет) сроков хранения в течение всего срока могут храниться по месту их создания и после его истечения уничтожаются в установленном порядке. Однако в обществе может быть принято решение и о передаче документов с временными сроками на архивное хранение, например, если в отделе или службе нет условий для их достаточно длительного хранения. В этом случае документы, так же как и документы постоянного или длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, хранятся по месту создания в течение двух или трех лет и затем передаются в архив общества.

Порядок учета документов при хранении

Обязательной функцией работников, отвечающих за сохранность документов, является и их учет. Общий порядок учета документов при их оперативном хранении установлен Основными правилами работы архивов организаций (одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), но этому вопросу уделено внимание и в Положении.

Целям учета служат, например, составление номенклатуры дел и формирование дел. Помимо этого, в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций для учета ряда категорий документов составляется внутренняя опись. К таким категориям относятся особо ценные документы, документы по личному составу, документы ограниченного доступа и т.п. Все они хранятся постоянно или свыше 10 лет. Кроме того, опись составляется для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по видам и разновидностям документов и их заголовки не раскрывают конкретное содержание документов. Другими словами, опись необходима, если по заголовку можно узнать, какие виды и разновидности документов находятся в деле, но нельзя узнать их конкретное содержание, например:

«Приказы по основной деятельности».

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме, которая установлена Основными правилами работы архивов организаций. Типовая форма включена также в состав приложений к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

В описи содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. Завершается опись итоговой записью с указанием цифрами и прописью количества включенных в нее документов и количества листов самой описи. Окончательно внутренняя опись оформляется после завершения дела. Она должна быть подписана составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Если в составе документов дела происходят изменения (например, в дело включаются новые документы, один документ заменяется на другой и т. д.), в графе «Примечания» делается запись со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

Внутренняя опись подшивается в начале дела или подклеивается за верхний край к внутренней стороне его лицевой обложки.

(Пример внутренней описи документов дела см. во вложенных документах).

Нужно сказать, что необходимость составления внутренней описи отдельных дел, которые не входят в указанные выше категории, может быть установлена внутренним документом общества, например, Инструкцией по делопроизводству.

Порядок учета выдаваемых документов

Как уже говорилось, документы, с которыми закончилась оперативная работа и которые уже помещены в дело, в течение года могут использоваться в справочных целях. В этом случае встает вопрос об учете выдаваемых документов.
Положением в общем виде определен порядок предоставления документов во временное пользование акционерам и сотрудникам обществ.

Выдача документов общества для их предъявления акционерам производится под расписку только специально уполномоченному на это обществом сотруднику. Очевидно, таким сотрудником может являться корпоративный секретарь или работник его службы. Никакому другому должностному лицу или самому акционеру документы выданы быть не могут.

Выдача документов сотрудникам общества для работы осуществляется только с разрешения генерального директора тем работником, который отвечает за хранение документации.

В этом случае документы выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца, после чего документ должен быть возвращен на место хранения и помещен в дело (п. 3.8).

Положением установлено, что при изъятии документа ответственное за хранение дела должностное лицо обязано вложить на его место карту-заместитель (п. 3.8).
В карте-заместителе в табличной форме указываются следующие данные о выданном документе: вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения. Кроме того, в карте предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа (п. 3.8).

(Пример карты-заместителя документа, выданного из дела см. во вложенных документах).

Вместо карты-заместителя может использоваться лист-заместитель, который выполняет ту же функцию. Форма листа-заместителя нормативно не установлена, однако практика работы с документами позволила разработать такую форму, и она традиционно в течение многих лет применяется в различных организациях. В листе-заместителе указывают данные о выданном документе (наименование, номер, дата и др.), дату выдачи, фамилию и инициалы лица, которому он выдан, а также подписи, подтверждающие выдачу и получение документа.

(Пример листа-заместителя документа см. во вложенных документах).

Полезно знать!

Что именно использовать — лист-заместитель или карту - решают сами организации, но это должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству.

Нужно иметь в виду, что после окончания делопроизводственного года допускается выдавать во временное пользование только дело целиком, отдельные документы уже не выдаются.

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ не содержит правила передачи во временное пользование сформированного дела. Однако в настоящее время такой порядок определен Основными правилами работы архивов организаций. Он является общим для всех организаций, и акционерные общества должны его придерживаться.

На дело, выданное целиком, также заполняется карта-заместитель, которая помещается на его место. В карте-заместителе дела предусмотрены несколько иные данные: структурное подразделение, в котором хранится дело; индекс выданного дела; дата выдачи; кому выдано дело; дата его возвращения. Обязательно должны присутствовать графы для подписи в получении и приеме после возвращения документов.

(Пример карты-заместителя дела см. во вложенных документах).

Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организации, также не может превышать один месяц. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Таким образом, в акционерных обществах должны соблюдаться общие правила выдачи управленческих документов или дел во временное пользование в справочных или иных целях и, что важно, учета выданных документов.

Положением о порядке и сроках хранения установлен особый порядок выдачи только бюллетеней для голосования на общих собраниях акционеров. Как уже говорилось, бюллетени опечатываются и хранятся в запираемых шкафах (ящиках), поэтому при их выдаче необходимо вскрывать и шкафы, и опечатанные конверты. Эти действия может произвести только специально уполномоченное на это обществом должностное лицо. При этом обязательно должен быть составлен акт изъятия бюллетеней (п. 3.7).

Рассмотренный порядок касается предоставления документации сотрудникам обществ. Однако с разрешения единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора) того общества, где дела сформированы и находятся на хранении, они могут быть выданы и в другие организации. Кроме того, правоохранительные и надзорные органы (прокуратура, налоговая инспекция и др.) могут потребовать выдачи отдельных документов общества из законченных дел. В этом случае предъявляется постановление соответствующего органа. Изъятие документа или дела оформляется актом об изъятии подлинников документов и описью изъятых документов. Организация имеет право на место изъятого документа поместить его заверенную копию.

О подготовке документов к передаче в архив общества, проведении экспертизы ценности документов, правилах оформления дел читайте в следующем номере журнала.

Т.А. Быкова, доц. РГГУ, канд. ист. наук

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Документ. Пример внутренней описи документов дела.doc
  • Документ. Пример листа-заместителя документа.doc
Доступно только подписчикам
  • Документ. Пример карты-заместителя документа, выданного из дела.doc
  • Документ. Пример карты-заместителя дела.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль