Документационное обеспечение внеочередного общего собрания акционеров

185
Особенности подготовки и проведения общих собраний акционеров: годового (в форме совместного присутствия акционеров) и внеочередного (в форме совместного присутствия акционеров и в форме заочного голосования) во многом схожи. Это же относится и к составу необходимой для этого документации. Но есть и существенные различия - как в содержании документов, так и в работе с ними. Рассмотрим все важные нюансы далее в статье.

Подготовка общего собрания акционеров

Особенности подготовки к проведению общего собрания в заочной форме определяются тем, что акционеры не присутствуют на нем, поэтому нужно дополнительное время для отправки им соответствующих документов. При этом Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее − ФЗ «Об акционерных обществах») установлены достаточно жесткие требования к срокам действий по подготовке и созыву внеочередных общих собраний акционеров. Их несоблюдение означает срыв проведения общего собрания.

Созыв общего собрания акционеров, в т.ч. и в заочной форме, осуществляется советом директоров не позднее 40 дней с момента представления требования о проведении собрания. Письменное уведомление акционеров-владельцев голосующих акций о проведении общего собрания акционеров и бюллетени для голосования общество обязано направить не позднее чем за 20 дней до даты его проведения. При включении в повестку дня собрания отдельных вопросов закон установил иные сроки направления документов. Они также обязательно должны соблюдаться.

На данном этапе должен быть подготовлен ряд документов и учетных форм, в числе которых:

  • список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров;
  • формы бюллетеней для голосования на общем собрании;
  • документы (информация) для предоставления лицам, имеющим право на участие в собрании.

Кроме того, важно подготовить формы (журналы) для регистрации отправленных и полученных бюллетеней для голосования на общем собрании и доверенностей участников общего собрания.

ТДокументационное обеспечение внеочередного общего собрания акционеровребования к формам и составу информации большинства перечисленных документов едины независимо от вида и формы проведения общего собрания акционеров. Они рассмотрены в предыдущих публикациях.

Вместе с тем, заочное голосование имеет свою специфику, которая находит отражение, в частности, в содержании бюллетеней для голосования. Так, при заочном голосовании в бюллетенях должны быть указаны дата окончания приема бюллетеней обществом и почтовый адрес, по которому должны направляться заполненные акционерами бюллетени. Кроме того, большое значение для формирования объективного мнения акционера по вопросу повестки дня имеет информация о том, кем был предложен тот или иной вопрос. Она позволяет составить более точное представление о целях вынесения вопроса на рассмотрение общего собрания акционеров, а значит, и о возможных способах его решения. Поэтому в бюллетени для голосования важно включать указание о том, кем был предложен в повестку дня тот или иной вопрос.

(Пример бюллетеня для заочного голосования см. во вложенных документах).

Регистрация бюллетеней

Важная роль при определении кворума собрания, а значит, и возможности принятия решений по вопросам повестки дня внеочередного общего собрания акционеров, принадлежит регистрации бюллетеней для голосования - как отправленных, так и полученных. Эта процедура соответствует процедуре регистрации участников общего собрания акционеров в форме их совместного присутствия.

(Пример формы журнала регистрации отправленных и полученных бюллетеней для заочного голосования на общем собрании акционеров cм. во вложенных документах).

На этапе подготовки общего собрания должен быть оформлен ряд информационных материалов, с которыми каждый акционер перед собранием имеет право ознакомиться и обстоятельно изучить все вопросы, включенные в повестку дня общего собрания. Это включено в общие требования к порядку созыва общего собрания акционеров независимо от формы его проведения.

Очень важным этапом подготовки общего собрания акционеров в форме заочного голосования является информирование акционеров о созыве собрания. Оно имеет свои особенности.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Если при проведении собрания в форме совместного присутствия акционеров требуется направлять им только утвержденный текст сообщения, то при проведении собрания в форме заочного голосования информирование включает в себя обязательное направление акционерам (помимо текста сообщения) бюллетеней для голосования и информации, необходимой им для принятия решений, например, сведений о кандидатах для избрания в органы управления общества, проектов изменений и дополнений, вносимых в устав, проекта устава в новой редакции и т.п. При этом акционерам, которые могут ознакомиться с информацией (документами) в самом обществе, должна быть предоставлена и такая возможность.

К содержанию сообщения о проведении общего собрания акционеров в форме заочного голосования предъявляются требования, отличающиеся от требований к сообщению о проведении собрания в форме совместного присутствия акционеров. Так, в нем должны быть указаны (п. 2 ст. 52):

  • полное фирменное наименование и место нахождения общества;
  • форма проведения собрания – заочное голосование;
  • дата окончания приема обществом бюллетеней для голосования;
  • адрес приема бюллетеней для голосования (почтовый адрес и адрес места приема);
  • дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании;
  • повестка дня общего собрания акционеров;
  • указание на то, кем были предложены вопросы в повестку дня собрания;
  • порядок ознакомления с информацией (материалами), которая должна быть предоставлена участникам при подготовке к общему собранию, и адрес (или адреса), по которому с ней можно ознакомиться;
  • порядок оповещения акционеров о результатах голосования и принятых решениях.

(Пример сообщения о созыве общего собрания акционеров в форме заочного голосования см. во вложенных документах).

Порядок проведения общего собрания акционеров и принятия на нем решений

При проведении общего собрания акционеров в форме заочного голосования предусматривается следующий порядок действий:

  • Получение в установленные сроки заполненных участниками собрания бюллетеней для голосования.
  • Определение правомочности собрания.
  • Подведение итогов голосования и оформление документов собрания.
  • Сообщение акционерам о принятых решениях по вопросам повестки дня собрания.

Установленный в акционерном обществе порядок проведения общего собрания акционеров, в т. ч. и в форме заочного голосования, закрепляется во внутренних нормативных документах общества: уставе, положении об общем собрании акционеров, регламенте проведения общего собрания акционеров и т.п. Должностные лица, отвечающие за организацию этой работы и за составление соответствующих документов, должны им неукоснительно следовать.

При заочной форме собрания акционеры получают разосланные им бюллетени, голосуют этими бюллетенями, отправляя их обратно обществу. Определение наличия кворума для решения вопросов, включенных в повестку дня внеочередного общего собрания акционеров, проводится в обществе после даты окончания приема бюллетеней.

Дата поступления бюллетеней для голосования определяется по дате почтового штемпеля или по дате их непосредственного вручения уполномоченному лицу по адресу, указанному в сообщении о проведении общего собрания акционеров. Эти даты следует строго фиксировать, потому что они в значительной степени определяют не только наличие кворума, но и юридическую силу решений собрания.

Если акционер сдает свой бюллетень позднее установленного срока, он считается не принявшим участие в собрании и его бюллетень не подсчитывается при подведении итогов голосования. Однако при несогласии с таким решением акционер имеет право обжаловать его в суде. И в этом случае неверно зафиксированная дата направления акционеру документов или дата получения документов обществом может сыграть решающую роль в принятии судом того или иного решения.

Принявшими участие в собрании считаются все акционеры, бюллетени которых получены до даты окончания приема бюллетеней, даже если бюллетени признаны недействительными. В этом случае голоса, которыми владеет акционер, не подсчитываются при вынесении соответствующих решений по вопросам повестки дня, но они участвуют в подсчете голосов для определения кворума собрания.

Итоги голосования также подводятся после получения обществом заполненных бюллетеней. Счетная комиссия составляет протокол, и дата его подписания считается датой принятия решения.

ФЗ «Об акционерных обществах» предусмотрено составление двух документов общего собрания: протокола счетной комиссии и протокола общего собрания акционеров (см. п. 1 ст. 62). Однако в случае проведения внеочередного общего собрания в форме заочного голосования протокол счетной комиссии, по сути, является протоколом общего собрания акционеров. В нем обязательно должно быть отражено, сколько голосующих акций определяет кворум собрания, даты предоставления акционерам бюллетеней для голосования и приема их обществом, количество полученных в установленный срок бюллетеней. Эти данные позволяют определить, можно ли считать собрание состоявшимся, а его решения принятыми.

Кроме того, в протоколе счетной комиссии указываются:

  • полное фирменное наименование общества;
  • вид общего собрания (внеочередное) и форма его проведения (заочное голосование);
  • повестка дня общего собрания;
  • число голосов, отданных за каждый вариант голосования по всем вопросам повестки дня;
  • число голосов по каждому вопросу повестки дня, которые не подсчитывались, если часть бюллетеней была признана недействительной.

(Пример протокола счетной комиссии по итогам заочного голосования на внеочередном общем собрании акционеров см. во вложенных документах).

Ст. 62 ФЗ «Об акционерных обществах» определила, что протокол об итогах голосования при проведении общего собрания акционеров в форме заочного голосования составляется не позднее 3 рабочих дней после даты окончания приема бюллетеней.

Итоги голосования доводятся до сведения акционеров в порядке и в сроки, также установленные данным законом и уставом общества, но не позднее 10 дней с момента принятия решений, т. е. составления протокола об итогах голосования. Законом установлены несколько способов информирования акционеров о принятых на проведенном в форме заочного голосования собрании решениях:

  • путем опубликования отчета об итогах голосования;
  • путем направления отчета акционерам.

Очевидно, что при определении, направлять ли информацию по итогам голосования каждому акционеру или публиковать отчет, исходят из числа акционеров. Но данные о способе информирования акционеров об итогах собрания обязательно должны содержаться в сообщении о проведении собрания. И если принято решение об опубликовании результатов голосования, сообщение должно содержать название печатного органа.

Таким образом, весь ход подготовки и проведения общих собраний акционеров - годового (в форме совместного присутствия акционеров) и внеочередного (в форме совместного присутствия акционеров и в форме заочного голосования) - во многом повторяется. Это же относится и к составу необходимой для этого документации. Однако есть и существенные различия как в содержании документов, так и в работе с ними. Поэтому многие положения, связанные с подготовкой и проведением общего собрания акционеров в форме заочного голосования, отдельно регламентируются нормами ФЗ «Об акционерных обществах» и Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров от 16.07.2002 № 3578.

Т.А. Быкова, канд. ист. наук, доц. РГГУ

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Документ. Пример бюллетеня для заочного голосования.doc
  • Документ. Пример сообщения о созыве общего собрания акционеров в форме заочного голосования.doc
Доступно только подписчикам
  • Документ. Пример формы журнала регистрации отправленных и полученных бюллетеней для заочного голосования на общем собрании акционеров.doc
  • Документ. Пример протокола счетной комиссии по итогам заочного голосования на внеочередном общем собрании акционеров.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль