Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы

277
Помимо вопросов, связанных с инициацией деловых встреч и переговоров, которые были рассмотрены в предыдущем номере, в процессе подготовки переговоров возникает множество моментов, которые требуют оперативного обсуждения. В каждой стране и в каждой компании свои правила и политика в отношении деловых поездок, именно поэтому переписка по подготовке приглашений и получению визы возникает практически всегда, если только между странами компаний партнеров или потенциальных партнеров не установлен безвизовый режим.

Очевидно, что для решения таких вопросов используется электронная почта. И поскольку подобных оперативных вопросов бывает довольно много, то сообщения формулируются настолько кратко, насколько это возможно, чтобы передать основной смысл послания и не тратить время на лишние фразы. Кроме этого, в процессе общения стиль сообщений становится менее формальным. Для начала и завершения электронного сообщения можно использовать следующие фразы:

Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы

Такая переписка носит неравномерный по времени характер: некоторые вопросы могут быть обсуждены в течение дня или нескольких дней, после чего может наступить перерыв, который участники переписки используют для уточнения деталей и процедур, подготовки документов, а затем переписка возобновляется. Мы рассмотрим следующие виды писем в процессе решения вопросов по организации приглашений для оформления виз:

  • Письмо-пояснение цели визита и просьба помочь с оформлением визы и бронированием отеля.
  • Письмо, запрашивающее информацию по типу приглашения.
  • Письмо-напоминание о необходимости определиться с типом приглашения и информация по срокам оформления визы.
  • Ответ, содержащий не все данные, необходимые для оформления приглашения.
  • Сообщение с просьбой определиться с датами для того, чтобы подготовиться ко встрече.
  • Сопроводительное письмо при отправке приглашения.
  • Запрос на официальное приглашение.
  • Ответ на запрос на официальное приглашение.
  • Ответ, подтверждающий необходимость оформления приглашения для деловой визы.
  • Подтверждение отправки официального приглашения или телекса.

Рассмотрим переписку по данной теме на примере общения менеджера по развитию бизнеса ирландской компании АВС Рона Джонса и помощника вице-президента по маркетингу российской компании LMN Анны Лув.

Письмо-пояснение цели визита и просьба помочь с оформлением визы и бронированием отеля

Цели визита могут быть самые разнообразные, но в любом случае и приглашаемая, и приглашающая сторона должны иметь единое мнение по этому вопросу. Целью может быть заключение контракта, соответственно, предварительно должны были быть проведены переговоры, обсуждены условия.

Также целью может быть знакомство или предварительная проверка (propaedeutic to any future project), как в приводимом примере. Зарубежных партнеров интересуют вопросы финансовой, технической надежности и устойчивости российских партнеров, их система менеджмента качества (Quality Management) и другие вопросы, которые позволят им принять решение о возможности партнерских отношений. Принимающая сторона в данном случае должна быть полностью информирована о том, с чем хотят познакомиться потенциальные партнеры. В таком сообщении электронной почты могут быть использованы следующие фразы и выражения:

Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

(Пример электронного письма-пояснения цели визита и просьба помочь с оформлением визы и бронированием отеля см. во вложенных документах).

Письмо, запрашивающее информацию по типу приглашения

В таком письме приглашающая сторона сообщает известную ей информацию касательно того, как должно быть оформлено приглашение, просит уточнить, какое именно приглашение нужно, чтобы получить тот или иной тип визы (туристическую, деловую и др.). В некоторых случаях, чтобы оформить туристическую визу достаточно приглашения на бланке компании или туристического ваучера, а иногда необходимо и официальное приглашение на бланке. Решение о том, какую визу нужно получить и какое приглашение нужно оформить, принимает приглашаемая компания на основе своих правил и регулирования в их стране.

У компании LMN есть опыт приглашения сотрудников компаний, с которыми уже есть договорные отношения по туристической визе, поэтому Анна предлагает такой вариант и просит выяснить, какое именно приглашение необходимо. Вот некоторые полезные фразы и выражения:

Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы

(Пример сообщения с информацией по приглашению см. во вложенных документах).

Письмо-напоминание о необходимости определиться с типом приглашения и информация по срокам оформления визы

Если приглашающая сторона не получает оперативного ответа, то может быть выслано сообщение с напоминанием о необходимости получения информации по приглашению, датам, паспортным данным и т.п.

В данном виде письма для запроса информации могут использоваться следующие фразы, например:

Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы

(Пример сообщения с напоминанием о необходимости определиться с типом приглашения и запросом на данные для приглашения см. во вложенных документах).

(Пример краткого сообщения с напоминанием о необходимости определиться с типом приглашении и запросом на данные для приглашения см. во вложенных документах).

Ответ, содержащий не все данные, необходимые для оформления приглашения

Очевидно, что даже при желании не всегда можно сразу выслать всю необходимую информацию. Поэтому по мере возможности отправляется та, что имеется, и параллельно уточняются недостающие детали. Вот некоторые фразы и выражения, которые могут использоваться в таком сообщении:

Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы

(Пример сообщения с частичной информацией, необходимой для оформления приглашения см. во вложенных документах).

Сообщение с просьбой определиться с датами для того, чтобы подготовиться ко встрече

Поскольку есть много причин, по которым даты визита должны быть известны в определенное время, может быть написано сообщение с просьбой ускорить процесс уточнения дат.

В приводимом примере такой причиной является необходимость планирования отпусков сотрудников, которые также должны принять участие во встрече.

Некоторые возможные фразы:

Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы

(Пример письма с просьбой определиться с датами см. во вложенных документах).

Сопроводительное письмо при отправке приглашения

Наконец, окончательный вариант приглашения оформлен и направляется по сети в электронном отсканированном виде, а оригинал отсылается по почте или экспресс-доставкой.

(Пример сопроводительного сообщения при отправке приглашения см. во вложенных документах).

Запрос на официальное приглашение

Может выясниться, что приглашения на бланке компании недостаточно и нужно выслать официальное приглашение, оформляемое через ФМС.

(Пример сообщения о необходимости оформления приглашения для деловой визы см. во вложенных документах).

Ответ на запрос на официальное приглашение

Несмотря на просьбу, принимающая сторона может попытаться снова предложить упрощенный вариант, который ей уже был опробован (например, оформить туристическую визу), и дать обоснование своей настойчивости.

(Пример ответа на запрос на официальное приглашение с предложением оформлять туристическую визу см. во вложенных документах).

Ответ, подтверждающий необходимость оформления приглашения для деловой визы

Если в соответствии с правилами/политикой (policy) приглашаемой компании сотрудник может отправляться в командировку только при оформлении деловой визы, может быть написано сообщение, в котором приглашаемый настаивает на официальном приглашении, оформленном через ФМС, а не просто приглашении на бланке компании.

(Пример сообщения о необходимости оформления приглашения для деловой визы см. во вложенных документах).

Подтверждение отправки официального приглашения или телекса

После получения официального приглашения в ФМС отсканированный вариант может быть отправлен по электронной почте с сопроводительным письмом (см. п. 7), а оригинал - по наземной почте, но чаще экспресс-доставкой.

Иногда в работе электронной почты возникают сбои - так, в начале приведенного ниже примера выражается мнение, что предыдущее сообщение электронной почты не было доставлено, а затем сообщается информация по отправке приглашения по телексу.

(Пример сообщения, подтверждающего отправку телекса см. во вложенных документах).

Итак, на примере реальной ситуации мы рассмотрели возможные проблемы, которые могут возникнуть при согласовании вопросов, связанных с оформлением приглашений и виз, и пути выхода из сложившихся сложных ситуаций.

Задание

Найдите в тексте статьи соответствующие эквиваленты фраз на английском языке и заполните таблицу (см. во вложенных документах).

Данное задание направлено на освоение и закрепление лексики деловой переписки (не только по данной теме), необходимой для построения фраз, объяснения причин и т.п.

А.М. Лобанова, канд. экон. наук, доц. кафедры ДиДОУ, ГУУ

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Документ. Пример электронного письма-пояснения цели визита и просьба помочь с оформлением визы и бронированием отеля .doc
  • Документ. Пример сообщения с напоминанием о необходимости определиться с типом приглашения и запросом на данные для приглашения.doc
  • Документ. Пример сообщения с частичной информацией, необходимой для оформления приглашения.doc
  • Документ. Пример сопроводительного сообщения при отправке приглашения.doc
  • Документ. Пример ответа на запрос на официальное приглашение с предложением оформлять туристическую визу .doc
  • Документ. Пример сообщения, подтверждающего отправку телекса.doc
Доступно только подписчикам
  • Документ. Пример сообщения с информацией по приглашению .doc
  • Документ. Пример краткого сообщения с напоминанием о необходимости определиться с типом приглашении и запросом на данные для приглашения .doc
  • Документ. Пример письма с просьбой определиться с датами .doc
  • Документ. Пример сообщения о необходимости оформления приглашения для деловой визы .doc
  • Документ. Пример сообщения о необходимости оформления приглашения для деловой визы .doc
  • Таблица. Задание.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.92%
  • Делопроизводство 15.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.32%
  • Имидж секретаря 10.32%
  • Деловой этикет 10.71%
  • Карьерный рост 7.54%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 15.08%
  • Архивное дело 83.73%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль