Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

76
БИНБАНК был основан в 1993 году. Сегодня БИНБАНК – успешно развивающийся универсальный банк с широкой сетью продаж в регионах РФ (порядка 200 точек продаж в 39 регионах Российской Федерации.) Еще в 2003 году было принято решение о начале проекта по внедрению системы электронного документооборота, который был успешно закончен. В течение почти 10 лет система документооборота в БИНБАНКЕ получила свое, присущее только банку развитие, были реализованы успешные проекты в данной области, а началом глобальной реновации системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК» стал декабрь 2011 года.

Выбор системы электронного документооборота

Проблема выбора системы электронного документооборота для многих банков является актуальной. Чтобы не переплачивать за лишний функционал или потом не пенять на отсутствие необходимой функции, в процессе выбора СЭД в конкретной организации учитывают множество важных факторов – объем документооборота, производительность системы, ее масштабируемость, возможность кастомизации под потребности банка и т.д. Перед внедрением СЭД необходимо просчитать риски, и в первую очередь, оптимизировать бизнес-процессы, подготовить соответствующие регламенты и инструкции. Желательно все эти действия совершать с участием компании, которая будет заниматься внедрением системы.

Рынок поставщиков систем электронного документооборота и решения класса ЕСМ достаточно насыщен и развит: на нем работает около 200 компаний, а 45 из них – делят 80% рынка.

В итоге была выбрана система CompanyMedia™ компании «ИнтерТраст», которая и была разработчиком изначально внедренной в ОАО «БИНБАНК» системы электронного документооборота, а также соответствовала всем вышеперечисленным требованиям к СЭД плюс оперативная техническая поддержка.

На момент реновации компания «ИнтерТраст» более 18 лет присутствовала на рынке СЭД/ЕСМ, имела около 3000 успешных проектов (>500 рабочих мест), реальный опыт внедрения в банковских организациях, 8-10% - долю на российском рынке СЭД/ЕСМ.

Ключевые требования к СЭД, которые были предъявлены БИНБАНКом к разработчику:

  • безопасность работы с документами и их надежное хранение;
  • оперативное отслеживание документов, легкое настраивание, эффективная система поиска документов;
  • гибкая настройка системы в соответствии с требованиями документооборота банка;
  • масштабируемость;
  • коллективная работа с документами территориально распределенных структурных подразделений;
  • интеграция в бизнес-процессы банка;
  • возможность работы через веб-клиента, мобильность;
  • возможность импорта файлов-вложений различных форматов;
  • поддержка СКЗИ;
  • встроенная система построения отчетов.

Развитие системы электронного документооборота БИНБАНКА

За 8 лет существования внедренная электронная система документооборота БИНБАНКА прошла несколько этапов развития.

1 этап: 2003 -2004 г.г. Внедрение версии 2.5 системы CompanyMedia.

Было запущено три основных модуля:      Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

2 этап: 2006-2007 г.г. Модернизация системы CompanyMedia. Переход с версии 2.5. на 3.1. трех основных модулей плюс дополнительные модули: ВнД, Договоры, Заседания.

     Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Создан модуль для централизованного сопровождения договоров всей филиальной сети. Согласование, как тогда, так и в настоящий момент, проходит в два этапа: сначала в филиале, а после этого, при необходимости, процесс согласования проходит в ЦО. При этом формируется электронный архив (включая скан-образы) всех заключенных договоров Банка.

3 этап: 2008-2011 г.г. Создание дополнительных модулей на основе типовых шаблонов под задачи и бизнес-процессы БИНБАНКа

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК» Создан модуль для централизованного сопровождения договоров всей филиальной сети. Согласование, как тогда, так и в настоящий момент, проходит в два этапа: сначала в филиале, а после этого, при необходимости, процесс согласования проходит в ЦО. При этом формируется электронный архив (включая скан-образы) всех заключенных договоров Банка.

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК» Данный модуль был создан для сопровождения заседаний коллегиальных органов БИНБАНКа взаимен стандартного модуля системы СМ «Заседания». При данном решении был упрощен процесс согласования и постановки на контроль поручений, принятых на том или ином заседании и осуществление контроля поручений.

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК» Для решения поставленных перед службой делопроизводства бизнес задач был создан модуль также на основе одного из типовых шаблонов для согласования и окончательного принятия решений по применению тарифов и комиссий по определенным видам банковских операций. В данном модуле применяется внутренняя электронная подпись лиц, уполномоченных на данные действия, и только с момента электронного подписания документа и его регистрации, документ вступает в силу.  Решение реализовано и действует как для Центрального офиса, так и для филиальной сети БИНБАНКа.

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК» Также были созданы модули «Индивидуальный-VIP» и «Согласование-общение», которые применялись и применяются до сих пор, для согласования зарплатных проектов юридических лиц, приема платежей от юридических лиц, выдачи денежных средств, внешних переводов, эквайринговых услуг,  досрочных расторжений, выдач кредитов, изменений тарифов, изменений услуг, принятий залогового имущества, изменений условий кредитования, пролонгации вкладов и прочее. Данное решение в большей степени необходим для региональных точек продаж.

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК» Данный модуль применяется в кадровой службе банка. Сотрудники на местах имеют возможность согласовывать в электронном виде такие виды документов, как обоснование заключения трудового договора, заключение дополнительных соглашений, обоснование введения штатной единицы, организационно-штатных изменений и другие кадровые документы.

Наиболее востребованными в БИНБАНКе оказались модули и сервисы, автоматизирующие основные документационные процессы, такие, как выдача поручений, контроль исполнения поручений руководителя, согласование, утверждение, регистрация и ознакомление.

Была реализована очень важная функция – создание и использование шаблонов документов, которая позволяет не только экономить время, но избегать ошибок. Время на согласование документов уменьшилось минимум в 3 раза.

Таким образом, менеджеры высшего и среднего уровня получили инструмент управления сотрудниками, фиксирующий важные задачи и решения средствами контроля исполнительной дисциплины, менеджеры и специалисты получили источник необходимой информации для взаимодействия с нужными сотрудниками и людьми, а предметные специалисты – необходимый инструмент для своей основной деятельности - работы с документами.

4 этап: 2011-2012 г.г. Модернизация системы документооборота Company Media 3.1 до версии 3.6

К моменту начала проекта была наработана определенная практика работы с документами в системе электронного документооборота. Обрабатывались достаточно большие массивы документов. Система оправдала себя легкостью масштабирования.

Данный проект модернизации системы  был призван оптимизировать стоимость сопровождения используемого системного ПО, обеспечить актуальные возможности работы сотрудников банка в обновленной современной версии используемой Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»системы документооборота, а также предоставить доступ к базам Lotus Notes с использованием Internet Explorer.

Сколько времени занимает внедрение системы электронного документооборота?

Это зависит от системы принятия и контроля решений в организации, готовности ИТ-инфратруктуры, размера конкретного предприятия и сложности его филиальной структуры. Пормимо этого, существует  прямая зависимость от типа внедряемого решения: коробочное, т.е. готовое, или адаптированное, заказное, доработанное. Но можно сказать, что в среднем весь цикл внедрения занимает не менее 1 года.

В случае модернизации системы электронного документооборота в БИНБАНКе, что также можно считать внедрением или ревнедрением, процесс занял 6 месяцев (включая анализ, бюджетирование, закупку необходимого дополнительного оборудования, лицензирование, внедрение).

Проект включал в себя следующиевиды работ: установку и настройку IBM Lotus Domino utility server, установку и настройку новой версии CompanyMedia, перенос существующих баз и ранее сделанных доработок на новый сервер. Решение о необходимости тираживания по филиалам было уже принято по результатам опытно-промышленной эксплуатации.

Этапы проекта:

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Все пользователи за исключением сотрудников Центра документооборота были переведены на работу в системе электронного документооборота через веб-браузер. Само внедрение было осуществлено одномоментно для всего банка, сначала в опытной, а затем и в промышленной эксплуатации.

До начала опытной эксплуатации были произведены все работы по установке, настройке оборудования, рабочих мест, лицензированию и пр. Также была проведена инвентаризация существующих информационных ресурсов БИНБАНКа:

классифицированы базы данных системы Lotus Notes по трем видам: для перемещения в архив, для переноса в новые системы и подлежащие уничтожению; составлены шаблоны действующих баз системы; определены персональные лицензионные настройки пользователей; утверждены профили лицензирования доработок и адаптации Lotus-приложений для работы через веб-клиент; проведена ревизия прав доступов к системе CompanyMedia по профилям лицензирования сотрудников Банка.

Проведено внутреннее обучение, написаны пользовательские руководства и регламенты. Во время опытной эксплуатации системы сотрудниками Центра документооборота фиксировались и обрабатывались ошибки, собирались пожелания пользователей, была создана горячая линии по эксплуатации модернизированной системы. К началу промышленной эксплуатации были устранены все ошибки и учтены замечания.

Один из важнейших моментов, присущих данному проекту – простота установки и сопровождения. Толстые клиенты сложнее и в установке, и в сопровождении, и в поддержке при каких-то внештатных ситуациях. В то же время полная функциональность браузер-клиента требует сочетания противоречивых вещей.

Конечно, сделать интерфейс универсальным и подходящим всем категориям пользователей, практически невозможно, так как разные категории пользователей оценивает систему по разным показателям. Новая система оказалась достаточно дружественна к пользователю, долго обучать сотрудников не потребовалось.

Функциональные возможности системы

Обновленная система предоставляет централизованный унифицированный доступ к содержанию документов из различных прикладных подсистем CompanyMedia. Выступает для каждого сотрудника в качестве персонального органайзера документов, автоматически группируя поступившие и направленные документы по специальным очередям.

Основное окно системы разделено по вертикали на две основные области (см. рис. 1). Область, которая находится слева, называется Навигатор. Навигатор имеет ключевые значения для работы с оперативной информацией.

Область, которая расположена справа, называется Областью отображения папок и документов. Основная задача Области отображения - отображать списки документов в папках и списки найденных документов в результате поиска.

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Рис. 1. Основное окно системы.

Основное предназначение Навигатора - предоставить доступ к следующим источникам оперативной информации:

  • документам, поступившим для работы:

в них входят документы, поступившие на совместную подготовку, согласование, ознакомление, подписание, исполнение, подписки и прочие информационные уведомления;

  • документам, которые были направлены другим сотрудникам:

 в них входят документы, направленные на совместную подготовку, на согласование, на ознакомление, на подпись, на исполнение;

  • поручениям и контрольным заданиям, которые получены или выданы:

 есть возможность просматривать поручения, отсортированные по номеру, либо сгруппированные по автору, по исполнителю, по сроку исполнения;

  • выборкам документов, с которыми сотрудник недавно работает, или работает постоянно.

Очереди поступивших документов, которые отражаются в окне Навигатора содержат не сами документы, а уведомления по произведенным действиям над документами (регистрация, выдача поручения, направление не подпись и т.д.). Поступившие уведомления имеют статусы:

  • «Новое поступление» - статус только что созданного уведомления, которое еще не было открыто получателем.
  • «Направлено в почту» - статус уведомления, обработанного системой и по которому было создано почтовое сообщение со ссылкой на документ.
  • «Просмотрено» - статус устанавливается после открытия получателем документа. Во всех случаях открытия, кроме открытия из очереди, статус получает это значение для документов тех баз данных системы, где существует функция протоколирования открытия документов.
  • «Обработано» - статус устанавливается при выполнении получателем ожидаемых действий с документом, например, визирование документа, ознакомление с документом.
  • «Исполнено» - статус устанавливается при выполнении получателем задач, поставленных перед ним.

Возможность работы со всеми видами документов в единой системе - принципиальное отличие от прежней версии.

Новая версия системы позволяет осуществлять централизованный контекстный и реквизитный поиск документов по различным прикладным подсистемам CompanyMedia. В ней существует возможность работы с документами через два равноценных по своим функциональным возможностям интерфейса, через веб-интерфейс, с использованием MS Internet Explorer и через базовый интерфейс клиента IBM Lotus Notes (см. рис. 2).

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Вид личного почтового ящика с двойными ссылками в почтовых сообщениях-уведомлениях (рис. 2).

Электронная подпись (рис. 3а и 3б) документов.

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Рис. 3а. Интерфейс клиента IBM Lotus Notes

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Рис. 3б. Веб-интерфейс, с использованием MS Internet Explorer

Карточка исходящего документа (рис. 4а и 4б)

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Рис. 4а. Интерфейс клиента IBM Lotus Notes

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Рис. 4б. Веб-интерфейс, с использованием MS Internet Explorer

Карточка Приказа/Распоряжения/Протокола (рис. 5а и 5б)

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Рис. 5а. Интерфейс клиента IBM Lotus Notes

Реализация проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК»

Рис. 5б. Веб-интерфейс, с использованием MS Internet Explorer

Операции с документами

Работая через систему, пользователь может централизованно осуществлять операции с документами, которые могут находиться в различных подсистемах CompanyMedia:

  • создавать проекты документов, в том числе по шаблонам;
  • структурировать проекты документов и рабочих материалов по произвольной иерархии папок;
  • осуществлять совместную подготовку проектов документов с использованием функции блокировки на время редактирования документа;
  • согласовывать проекты документов с сохранением электронных виз участников;
  • осуществлять хранение версий и истории модификаций документа;
  • подписывать документы у  руководителей;
  • направлять документы на регистрацию делопроизводителям;
  • получать поступающие документы по списку рассылки, по перенаправлению, по должностной и персональной подписке;
  • участвовать в процессе ознакомления с документами;
  • выдавать поручения, связанные и не связанные с документами;
  • осуществлять контроль хода исполнения документов и получать уведомления о подходящих и истекших сроках исполнения;
  • получать задания для исполнения и вносить отчеты об исполнении;
  • осуществлять поиск документов по реквизитам и содержанию, в том числе по содержанию присоединенных файлов, среди всех документов системы;
  • направлять документы в дело.

Сегодня СЭД помимо автоматизации делопроизводства (как это было раньше) решает более широкий класс задач. 

Она   обеспечивает   комплексную   автоматизацию   всего   спектра   бизнес-процессов, связанных   с   управлением   информацией банка. А   это   и   взаимодействие сотрудников друг с другом, и их работа с клиентами и партнерами, и такой частный вид   рабочего   процесса, как   подготовка   к   заседаниям/совещаниям, обработка заявок/обращений граждан, направляемых в органы государственной власти и пр.

Ориентированность системы электронного документооборота на предоставление пользователям нужной информации в требуемое время и в существующем контексте, возможность взаимодействия с нужными людьми посредством обмена информацией — главная цель новой версии системы CompanyMedia, внедренной в БИНБАНКе.

Итак, анализируя опыт, полученный в ходе ведения проекта по обновлению системы электронного документооборота в ОАО «БИНБАНК», можно сделать следующий вывод: внедрение СЭД – процесс сложный, поскольку может сопровождаться трудностями как организационного, так и технического характера. Однако при правильном планировании и поэтапной работе можно достигнуть хороших результатов.

В БИНБАНКе, конечно же, совершенствование СЭД будет продолжено. В ближайшее время планируется рассмотреть вопрос о переходе на новую, самую современную версию системы электронного документооборота – CompanyMedia 4.0. Нас заинтересовали предложенные в ней инновационные возможности – персонализация интерфейса и контента, использование методики адаптивного кейс-менеджмента, использование социальных инструментов для горизонтального взаимодействия при решении деловых задач и т.п.

Надеемся, что новые возможности системы электронного документооборота   CompanyMedia 4.0. позволят БИНБАНКу дополнительно решать широкий класс задач, в условиях экономической нестабильности вывести на более высокий уровень качество и эффективность принимаемых решений.

Полагаясь на уже приобретенный опыт модернизации системы, надеемся, что и следующий переход сложится удачно.

Васюнина А.В., Руководитель Центра документооборота ОАО «БИНБАНК»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль