Облачный документооборот

1417
«Облачный документооборот» - это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Это услуга по модели SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса. При этом любой сотрудник компании со своего персонального компьютера (ноутбука, планшета), имея доступ в интернет, может работать с электронными документами: создавать, редактировать, согласовывать и утверждать документы в любой момент времени независимо от своего местонахождения.

Очевидны преимущества облачного документооборота, которые выражаются в первую очередь в экономии денежных средств на покупку, установку и поддержку соответствующего программного обеспечения, а также необходимой ИТ-инфраструктуры. Гибкость и масштабируемость облачного решения позволяет подключать к системе любое количество пользователей в любое время из любой точки мира – потребность, которая вызвана увеличением мобильности современного бизнеса. Использование облачного документооборота также позволяет компаниям, имеющим филиалы, дочерние компании, стандартизировать документооборот за счет использования единой версии программного обеспечения всеми структурами компании.

Нельзя исключать и недостатки облачного документооборота, которые  связаны с необходимостью передачи конфиденциальной информации третьим лицам, а также с вероятностью технических сбоев, например,  отключением сервиса в результате форс-мажорных обстоятельств.

Но надо отметить, что облачные технологии сейчас становятся все более востребованными.

По данным компании IDC, общий рынок облачных услуг в 2016 году достигнет 98 млрд. долл. Из них 37 млрд. долл. будет приходиться на услуги по предоставлению программного обеспечения (SaaS), 30 млрд. долл. на предоставление инфраструктурных услуг (IaaS), 10 млрд. долл. на предоставление платформы (PaaS) и 20 млрд. долл. на развитие инфраструктурного ПО.

Среднегодовой рост рынка облачных услуг в России, согласно прогнозам IDC, в периоде с 2013 года по 2017 год, будет более 40%, а объем рынка облачных услуг в России в 2015 году достигнет показателя $1,2 млрд. Исследования компании Gardner показали, что порядка 40% компаний планируют внедрять системы автоматизации бизнес-процессов, основанные на принципе SaaS. Управление документами по модели SaaS позволит компаниям сэкономить более 50% затрат на Облачный документооборотинфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта.

По мнению специалистов, тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса.

Разработчики отраслевых решений электронного документооборота и управления документами выводят на рынок новые продукты и реализуют соответствующие проекты «облачного» характера. Интересные решения представляют компании ЭОС, Интертраст, DIRECTUM, Docsvision  и др. Рассмотрим некоторые из них.

СЛОВАРЬ

SaaS (Software as a Service) — бизнес-модель продажи и использования программного обеспечения, при которой поставщик разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчикам доступ к программному обеспечению через Интернет.

IaaS (Infrastructure as a Service) — это предоставление компьютерной инфраструктуры (как правило в форме виртуализации) как услуги на основе концепции облачных вычислений.

PaaS (Platform as a Service) — модель предоставления облачных вычислений, при которой потребитель получает доступ к использованию информационно-технологических платформ: операционных систем, систем управления базами данных, связующему программному обеспечению, средствам разработки и тестирования, размещённым у облачного провайдера.

eDocLib

Компания Электронные офисные системы предоставляет ЕСМ-систему eDocLib по модели SaaS. Партнером ЭОС в рамках этого проекта выступает компания «Инт-Информ», которая выделяет ресурсы своего сертифицированного дата-центра для размещения системы (рис. 1).

Облачный документооборот

Рис. 1. Доступ к облачному сервису.

В системе eDocLib реализуются все функции классических систем электронного документооборота:

  • перевод бумажных документов в электронную форму (сканирование);
  • регистрация в системе и систематизация документов;
  • управление жизненным циклом электронных документов – от создания проекта документа, его согласования, утверждения, рассылки, выдачи по нему поручений и заданий и т. д. до полного исполнения и помещения в архив.

Возможности eDocLib позволяют легко настраивать личное пространство сотрудника - виртуальный рабочий стол. При входе в систему пользователь получает быстрый доступ ко всем необходимым и часто используемым ресурсам: последним документам, личным папкам, исполняемым и новым задачам, к поступившим сообщениями, избранным разделам рубрикатора, актуальным подборкам необходимых данных (рис. 2).

Облачный документооборот

Рис. 2. Интерфейс системы eDocLib.

О7.ДОК

Электронные офисные системы совместно с Ростелекомом  реализовали облачный сервис электронного документооборота «О7.ДОК», являющийся частью Национальной облачной платформы O7.

Сервис «O7. ДОК» предназначен для использования в организациях различной формы собственности, органах государственной власти и местного самоуправления, а также в бюджетных учреждениях. Сервис позволяет автоматизировать процессы делопроизводства и межведомственного электронного документооборота, в том числе для оказания государственных услуг. Функциональность сервиса представлена на рис. 3.

Облачный документооборот

Рис. 3. Функциональность O7. ДОК

Подключившись к сервису «O7. ДОК», любая организация сможет регистрировать все электронные документы, контролировать  прохождение и исполнение документов, работать с проектами и версиями документов. Также здесь поддерживаются функции администрирования и хранения документов, различные виды поиска документов, генерации отчетов, интеграции с инфраструктурой электронного правительства, использования электронной цифровой подписи для организации юридически значимого документооборота.

4EasyCM

Компания  Docsvision  предлагает сервис 4EasyCM – облачное решение по управлению документами и бизнес-процессами, основанное на собственной технологической платформе. Это простой облачный сервис, предназначенный для предприятий малого или среднего бизнеса. Он обеспечивает хранение файлов и документов, резервное копирование, перенос файлов и документов в рабочие папки, поиск и просмотр документов, позволяет управлять жизненным циклом документов с возможностью контроля версий и настройкой маршрута согласования (рис. 4).

Облачный документооборот

Рис.4. Интерфейс системы 4EasyCM

У компании имеется еще одно облачное решение «Docsvision: Внешний документооборот», основанное на базовой системе электронного документооборота  компании Docsvision 5 и интегрированное с системой Диадок.

Диадок

Диадок — это облачный сервис, предоставляемый компанией СКБ Контур. Он позволяет организациям обмениваться любыми внешними и внутренними документами (договоры, акты и т.д.), подписанными электронной подписью, со своими клиентами, поставщиками, партнерами, удаленными подразделениями (рис. 5).

Облачный документооборот

Рис. 5. Основная страница системы Диадок

Диадок обеспечивает полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы с электронными документами в организации. Со своей стороны модуль «Docsvision: Внешний документооборот» обеспечивает встраивание функций обмена документами с контрагентами для любых процессов, поддерживаемых корпоративной СЭД:

договорной процесс, процесс обмена корреспонденцией, процесс заказов на поставки, согласование разнообразных документов с контрагентами  и пр. 

Документы сопровождают бизнес-процессы компаний, участниками которых могут быть не только свои сотрудники, но также и другие компании, поэтому вопросы обмена юридически значимыми документами, оперативное взаимодействие участников бизнес процессов для согласования различных вопросов и прочих коммуникаций сегодня очень актуальны. Предлагаемые облачные решения  в этой сфере достаточно разнообразны.

Битрикс24

Компания «1С-Битрикс» запустила облачный сервис для совместной работы «Битрикс24», в основе которого лежит концепция социального интранета. Сервис «Битрикс24» размещен в нескольких дата-центрах в облаке Amazon.

 «Битрикс24» объединяет привычные рабочие инструменты управления задачами, документами, рабочим временем с хорошо известными социальными сервисами (рис. 6).

Облачный документооборот

Рис. 6. Интерфейс сервиса Битрикс24

В «живой ленте» можно быстро создать сообщение одному или нескольким сотрудникам и прикрепить к сообщению документ, перетащив его в область загрузки с компьютера или из библиотеки на портале (рис. 7).

Облачный документооборот

Рис. 6. Создание сообщения в системе «Битрикс24»

Сервис позволяет работать с документами на портале в любых условиях, даже при отсутствии интернета. В момент подключения к интернету документы на портале и на рабочем устройстве синхронизируются.

На портале у каждого сотрудника есть папка «Файлы», в которой можно создать каталоги данных с любой иерархией хранения объектов. При публикации новых материалов сразу производится их индексация, с помощью которой осуществляется мгновенный поиск необходимых документов. История изменений сохраняется, поэтому всегда можно восстановить предыдущую версию документа.

При отсутствии на компьютере программного обеспечения, необходимого для работы с документами, например, офисного пакета, можно воспользоваться технологией Google Docs. Эта технология позволяет открыть, просмотреть и отредактировать непосредственно на сайте любые файлы популярных форматов.

Многие вендоры уже имеют облачные решения для своих продуктов. Компания «Ай-Теко» предлагает бизнесу «облачные» сервисы на базе технологий ведущих мировых вендоров, основанные на базе собственного дата-центра «ТрастИнфо».  В магазине облачных сервисов компании i-Oblako есть достаточно большой набор облачных сервисов, в том числе и для автоматизации документооборота.

DIRECTUM

Компания DIRECTUM предлагает облачный вариант развертывания системы DIRECTUM в инфраструктуре облачных IaaS-провайдеров и готова поставлять лицензии по модели SaaS.

При этом организация-заказчик может приобрести систему DIRECTUM по классическим схемам лицензирования, а затем разместить сервер системы на серверах провайдера или в частном облаке. Доступ к системе будет осуществляться через веб-браузер и в терминальном режиме. Система обеспечивает веб-доступ из любого браузера и практически с любого устройства, включая мобильные телефоны и планшеты. Если на сервере облачного провайдера размещается клиентская часть системы (desktop-приложения), то доступ к DIRECTUM также возможен по технологии терминального доступа. В этом случае пользователь получает возможность полноценной работы с функционалом системы DIRECTUM, включая все прикладные модули.

Для знакомства пользователей с возможностями системы компания развернула в инфраструктуре провайдера облачных вычислений демо-стенд DIRECTUM, который соответствует модели SaaS. Демо-стенд содержит все функциональные модули системы и предоставляет возможность работы с демонстрационной версией DIRECTUM через веб-доступ и в терминальном режиме (рис. 8).

Облачный документооборот

Рис. 8. Система DIRECTUM

Чтобы привлечь внимание компаний малого и среднего бизнеса к облачным решениям компанией DIRECTUM был проведен эксперимент по размещению своей системы на облачной инфраструктуре, предоставленной компанией ActiveCloud. Целью эксперимента было выявление максимального числа пользователей, которые смогут комфортно работать через толстый клиент с системой DIRECTUM, находящейся на недорогом облачном сервере.

CompanyMedia

Компания ИнтерТраст,  разрабатывая новую версию системы CompanyMedia, учитывала требования к современным СЭД, выдвигаемых государством и бизнесом, которые отразились в ряде архитектурных изменений. Была произведена социализация контента, разработан модуль интеграции с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), заложена возможность развертывания системы в облаке (рис. 9).

Облачный документооборот

Рис. 9. Облачная модель СЭД

Надо отметить интересный подход компании к разработке системы. Компания  пригласила всех заинтересованных лиц обсудить в открытом диалоге ключевые аспекты создания современной СЭД:

вопросы выбора архитектуры, масштабируемости, дизайна пользовательского интерфейса, юзабилити, защиту информации и другие вопросы. К разработке WEB-интерфейса была привлечена студия Артемия Лебедева (рис. 10).

Облачный документооборот

Рис. 10. Интерфейс CompanyMedia

Особенности интерфейса CompanyMedia 4 - это независимость от платформы и браузера, настраиваемость в зависимости от роли пользователя в системе и система кейс-менеджмента. В системе поддерживается несколько мобильных клиентов, работа на персональном компьютере, ноутбуке, смартфоне (BlackBerry) и планшете (iPad) (рис. 11).

Облачный документооборот

Рис. 11. Рабочее место руководителя

EMC Documentum 7.0

Корпорация EMC предлагает  новую версию платформы EMC Documentum 7.0, оптимизированную для развертывания в облачной структуре. Оптимизация основана на использовании новой технологии xCelerated Management System, разработанной совместно с компанией VMware, и позволяющей достаточно быстро, буквально за несколько часов,   развернуть  Documentum 7.0 в частном облаке на базе технологий VMware . 

Кроме этого, у ЕМС есть своя облачная среда EMC OnDemand. Это публичное облако,  которое предоставляет пользователям возможность работать с приложениями, установленными в центре обработки данных корпорации EMC. Для использования  доступны следующие решения компании: решение для ввода и обработки данных с бумажных носителей EMC  Captiva  7.0, решение для автоматизации документооборота Documentum 7.0, решение для создания и распространения документов EMC Documentum Sciences. 

Компания постоянно совершенствует свой портфель приложений. Недавно  на рынок было выпущено решение EMC Documentum EMA (Enterprise Migration Appliance), предназначенное для поддержки проектов миграции корпоративных СЭД/ЕСМ на платформу EMC Documentum 7.0.

Е1 Евфрат

Облачная версия «Е1 Евфрат» компании Cognitive Technologies позволяет организовать электронный документооборот,  размещая настроенную серверную компоненту системы вместе с документами на сервере, расположенном в собственном защищенном дата-центре компании. Функционал SaaS-решения «Е1 Евфрат» позволяет:

  • хранить большие массивы структурированных документов;
  • управлять папками и документами;
  • работать с различными версиями документов, сохраняя всю историю изменений;
  • разрабатывать и работать с шаблонами документов;
  • просматривать документы внутри системы с помощью внутренних средств;
  • согласовывать и утверждать документы в системе;
  • осуществлять эффективный поиск документов;
  • осуществлять доступ к системе с различных стационарных и мобильных устройств.

Компания обеспечивает информационную безопасность SaaS-версии системы «Е1 Евфрат». Для этого в июне 2012 года была внедрена новейшая система безопасности для серверов дата-центра компании, обеспечивающая четвертый уровень надежности серверов Е1.

Специалисты в области электронного документооборота считают, что на современном этапе использование СЭД/ЕСМ по модели SaaS может удовлетворить только небольшие компании, которым для организации документооборота достаточно простых бесплатных сервисов. Для средних же и крупных организаций на первый план выходят вопросы безопасности, и модель SaaS пока воспринимается ими как неоправданный риск. Но несмотря на это у облачных СЭД большое будущее, которое строится на преимуществах модели: простота внедрения, уменьшение затрат на приобретение и эксплуатацию системы, передача функций обслуживания системы, возможность работать с СЭД из любой операционной системы и из любого места.     

Словарь:

Национальная облачная платформа — это комплекс интегрированных информационных систем, предназначенный для предоставления органам исполнительной власти различного уровня, органам местного самоуправления, коммерческим организациям и физическим лицам услуг по модели облачных вычислений.

Терминальный режим работы — организация сетевой работы информационной системы посредством размещения всех пользовательских приложений и данных на центральном сервере (серверах), доступ к которым осуществляется с машин-терминалов, изготовленных в упрощенном исполнении и, как следствие, с низкой стоимостью, занимающих минимум места, бесшумных и практически не требующих обслуживания.   

Т.В. Алексеева, доцент, Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль