Документооборот на SharePoint

210
Microsoft SharePoint — одна из популярнейших в мире ЕСМ-платформ. Она предназначена для построения единого информационного пространства компании. Это решение объединяет информационные ресурсы, бизнес-процессы и компетенции сотрудников. Сегодня платформу SharePoint используют в своих продуктах многие отечественные разработчики СЭД/ЕСМ-систем. Каковы ее функциональность и возможности? Рассмотрим на конкретных примерах.

Функциональность платформы SharePoint

SharePoint (или Microsoft SharePoint Products and Technologies) включает в себя следующие компоненты (рис. 1):

Документооборот на SharePoint

Рис. 1. Платформа  SharePoint Веб-приложения – приложения с мал!

  • «Сайты» – для создания веб-порталов;
  • «Сообщества и сети» – для совместной работы;
  • компонент управления контентом в масштабах предприятия;
  • компонент поиска информации в документах и информационных системах;
  • «Бизнес-анализ» – для поддержки принятия решений;
  • «Веб-приложения» – для создания собственных бизнес-решений.

Платформа SharePoint может быть использована для создания сайтов, портальных решений, СЭД и других приложений. На рис. 2 представлена ее базовая функциональность.

Документооборот на SharePoint

Рис. 2. Базовая функциональность SharePoint

Основные базовые функции SharePoint:

  • Совместная работа. Позволяет реализовывать бизнес-процессы, совместное создание и использование документов, обмен данными. Совместная работа основана на применении современных средств коммуникаций (блоги, wiki) и инструментов управления заданиями, проектами.
  • Порталы (SharePoint Portal). Обеспечивают обмен информацией между сотрудниками. На портале можно создавать персональные узлы и настраивать индивидуальные интерфейсы, разграничивать права доступа.
  • Корпоративный поиск. Используется для оперативного поиска различной информации, сотрудников (работа с адресной книгой) в корпоративном контенте или в других бизнес-приложениях.Документооборот на SharePoint
  • Управление контентом или корпоративной информацией. Позволяет создавать документы и контролировать их содержимое (вставлять, удалять, редактировать, сохранять фрагменты). Можно управлять документами, бизнес-процессами, записями, веб-контентом и мультимедийными ресурсами.
  • Бизнес-процессы и формы. Поддерживает создание рабочих процессов (Workflow) для разработки и моделирования бизнес-процессов. Другие возможности – разработка и использования форм для организации контента, его эффективного сбора и управления им.
  • Бизнес-анализ. С помощью этой функции сотрудники могут анализировать информацию, визуализировать данные и показатели эффективности бизнеса, публиковать отчеты.

Специалисты отмечают, что использование Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота – наиболее популярный тренд последних лет. Подобные решения особенно востребованы в территориально распределенных организациях. А  СЭД/ЕСМ, разработанные российскими компаниями на базе этой платформы, как правило, также учитывают российские реалии.

«EOS for SharePoint»

Компания «Электронные офисные системы» («ЭОС») на базе Microsoft SharePoint создала систему электронного документооборота «Enterprise Office Solution for SharePoint» («EOS for SharePoint»). Она сочетает возможности корпоративной ECM-платформы и российской СЭД. На рис. 3 показаны  задачи, решаемые «EOS for SharePoint».

Документооборот на SharePoint

Рис. 3. Задачи, решаемые «EOS for SharePoint»

Важно отметить, что это решение ориентировано на применение в российских условиях. Эти условия подразумевают сложные процессы документооборота и наличие специфических стандартов делопроизводства и документооборота.

«EOS for SharePoint» – это готовый модуль управления информационными ресурсами. Он полностью встроен в платформу SharePoint и существенно расширяет ее возможности в области электронного документооборота (рис. 4).

Документооборот на SharePoint

Рис. 4. Функциональные модули «EOS for SharePoint»

«EOS for SharePoint» позволяет объединить в одной системе комплексное управление всеми информационными ресурсами, процессами и коммуникациями. Продукт обеспечивает решение следующих задач:

  • подготовка и согласование (подписание) любых типов документов;
  • создание карточки документа и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
  • исполнение поручений и контроль исполнительской дисциплины;
  • работа с электронным архивом, поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
  • создание различных отчетов;
  • поиск информации;
  • создание единой среды работы в СЭД (рабочее место пользователя, руководителя);
  • обеспечение безопасности данных;
  • работа с документами и задачами с мобильных устройств (мобильные приложения);
  • электронная подпись и шифрование;
  • сканирование и поточное сканирование.

Интерфейс «EOS for SharePoint» представляет собой единое рабочее пространство (рис. 5). Оно наглядно отображает сводную информацию конкретному пользователю: делопроизводителю, руководителю, сотруднику, контролеру.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Документооборот на SharePoint

Рис. 5. Интерфейс рабочего стола «EOS for SharePoint 2013»

Пользователь может создать, просмотреть или найти любой документ. При работе с документом открывается карточка документа (рис 6). Она имеет достаточное количество функциональных возможностей, чем обеспечивает эффективную работу с документом.

Документооборот на SharePoint

   Рис. 6. Карточка документа в «EOS for SharePoint»

В версии 4.0 системы «EOS for SharePoint 2013» появилась возможность просмотра документов из карточки (рис. 7).

Документооборот на SharePoint

Рис. 7. Просмотр документа из карточки

«EOS for SharePoint» может применяться в компаниях различного масштаба (от 10 до 5000 рабочих мест) с большим объемом данных. Также для придания юридической силы документу имеется возможность использовать квалифицированную электронную подпись.

«WSS Workflow» for SharePoint

Компания  «WSS-Consulting» на платформе Microsoft SharePoint разработала СЭД «WSS Docs». Этот коробочный продукт автоматизирует делопроизводство и  документооборот. Так, функционал «WSS Docs 4.3» поддерживает процессы делопроизводства, имеющиеся в большинстве российских компаний, а именно:

  • регистрация входящих,  исходящих и внутренних документов;
  • подготовка и согласование исходящих  и внутренних документов;
  • исполнение и контроль документов;
  • контроль поручений;
  • работа с протоколами совещаний;
  • согласование и контроль исполнения договоров;
  • согласование и контроль исполнения заявок на оплату счетов;
  • работа с архивом нормативно-справочной информации.

Функциональность Workflow в системе «WSS Docs» предоставляет пользователю максимальные возможности настройки системы. Например:

  • изменять процессы обработки документов и создавать новые процессы;
  • создавать жесткие и гибкие (настраиваемые) маршруты движения документов. Часть маршрута может быть задана жестко. Другая часть определяется пользователем, например, при запуске документа на согласование;
  • изменять функционал системы без программирования: настраивать справочники, систему оповещения, устанавливать заместителей для каждого вида документов и т.п.

Система обладает простым и интуитивно понятным интерфейсом (рис. 8).

Документооборот на SharePoint

Рис. 8. Личный кабинет пользователя в «WSS Docs»

При работе с документом в системе создается карточка  (рис. 9). В нее заносится вся необходимая информация о документе.

Документооборот на SharePoint

Рис. 9. Карточка документа в «WSS Docs»

Большинство полей карточки заполняется с помощью специально созданных справочников. Можно просмотреть прикрепленный к карточке документ и сразу создать  поручения (рис. 10).

Документооборот на SharePoint

Рис. 10. Просмотр документа и создание поручений в «WSS Docs»

«Worklite.Docs» for SharePoint

СЭД «Worklite.Docs» – масштабируемая система электронного документооборота. Она разработана компанией «Worklite Systems» на базе MS Sharepoint 2013. «Worklite.Docs» подойдет как для небольших компаний, так и для крупных организаций с филиалами. С ее помощью можно автоматизировать процессы создания, управления и контроля исполнения документов, связанные с ними поручения и задачи пользователей (рис. 11).

Документооборот на SharePoint

Рис. 11. Интерфейс системы «Worklite.Docs»

В системе предусмотрена поддержка основных бизнес-процессов для файлов и документов:

  • ознакомление;
  • редактирование;
  • согласование;
  • утверждение;
  • архивирование.

В «Worklite.Docs» имеется возможность гибкой настройки самих процессов и их шагов в конструкторе (рис. 12).

Документооборот на SharePoint

Рис. 12. Конструктор рабочего процесса в «Worklite.Docs»

Система электронного документооборота «Worklite.Docs» позволяет:

  • назначать задачи и поручения, осуществлять мониторинг их исполнения и вести полный контроль за взаимодействием исполнителей;
  • загружать и создавать документы в «Worklite.Docs» по заранее спроектированным  шаблонам;
  • отслеживать версии документов, видеть историю их обработки и комментарии в специальных листах;
  • автоматически назначать права доступа к документам и задачам;
  • изменять карточки документов (рис. 13), добавляя необходимые поля.

Документооборот на SharePoint

Рис. 13. Карточка документа в «Worklite.Docs»

«Docsvision 5 клиент for  SharePoint»

«Docsvision 5 клиент для SharePoint» – решение компании «ДоксВижн». Это дополнительный модуль системы «Docsvision 5». Он обеспечивает расширение стандартной функциональности SharePoint и совместную работу «Docsvision» и SharePoint.

На рис. 14 показан способ интеграции системы «Docsvision» и SharePoint.

Документооборот на SharePoint

Рис. 14. Интеграция СЭД «Docsvision» и SharePoint

Совместное функционирование «Docsvision» и SharePoint сохраняет привычные механизмы групповой работы SharePoint. Также можно прямо из клиента инициировать создание официального документа, отправку его на согласование и утверждение. При этом есть возможность контролировать его движение в СЭД. С другой стороны, клиент SharePoint может получать задания из «Docsvision» и полноценно работать с официальными документами.

SharePoint-клиент имеет специальные навигационные панели (веб-части) для доступа к данным в «Docsvision» и поиска документов, а также расширения SharePoint. Они позволяют создавать задания и документы, в т.ч. на основании данных из библиотеки SharePoint.

Веб-части могут произвольным образом размещаться на страницах портала. Тем самым можно сконфигурировать интерфейс под нужды конкретной организации, рабочей группы или пользователя. На рис. 15 представлен пример интерфейса настроенной страницы  «Docsvision» для работы с заданиями на портале SharePoint.

Документооборот на SharePoint

Рис. 15. Интерфейс SharePoint с настроенной страницей «Docsvision»

Компоненты «Docsvision» на станице SharePoint:

  • мои документы – все документы, созданные пользователем;
  • задания – все задания пользователя;
  • исходящие задания  – задания, отправленные пользователем;
  • на согласование – задания по согласованию документов;
  • на контроле – задания, контролируемые пользователем;
  • на исполнение – задания, предназначенные пользователю;
  • на доработку – задания, не прошедшие контроль и возвращенные пользователю;
  • на консолидацию – задания, предназначенные для создания итоговой версии документа;
  • последние карточки – все карточки документов, с которыми работал пользователь (рис. 16);

Документооборот на SharePoint

Рис. 16. Просмотр последних карточек документов

  • моя папка – произвольная папка, подключаемая из «Docsvision»;
  • поиск – окно полнотекстового поиска;
  • семафоры – панель быстрого доступа к основным папкам.

SharePoint-клиент позволяет выполнять все необходимые действия с документами, заданиями и с группой заданий. Можно создавать маршруты согласования в конструкторе, работать с файлами в заданиях, подписывать документ ЭП.

Современные СЭД/ЕСМ могут автоматизировать практически все бизнес-процессы в компании. С их помощью документооборот в сфере бюджетирования, взаимодействия  с контрагентами, управления персоналом, проектами и др. становится более эффективным. А хорошо организованный документооборот – основа для принятия грамотных управленческих решений.

Т.В. Алексеева, доц., Московский финансово-промышленный университет «Синергия»

Подписка




Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль