Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

1586
В обязанности помощников руководителя, офис-менеджеров и секретарей традиционно входит организация встреч и деловых переговоров. Безусловно, современные технологии связи, такие как мобильная телефония, Интернет и видеоконференцсвязь (например, Skype) предоставляют огромные возможности по организации деловых коммуникаций, тем не менее, личные встречи продолжают оставаться самыми эффективными мероприятиями с точки зрения достижения результата в деловом общении.

Переписка по организации личных и официальных встреч актуальна и по сей день, но больший объем данного вида переписки существенно сместился в сторону электронной почты. Сегодня мы рассмотрим основные правила переписки с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров.

Переписка по организации личных встреч и переговоров

В таблице ниже приведены основные этапы и цели переписки по организации личных встреч, а также виды соответствующих писем. Далее рассмотрим каждый отдельный вид письма.

Переписка по организации личных встреч

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Как мы уже упомянули, в настоящее время большая часть переписки ведется по электронной почте. Однако в особо серьезных случаях и на очень высоком уровне до сих пор используют традиционную почту. При этом первые контакты могут быть установлены с использованием традиционной почты, а в дальнейшем переписка может перейти в электронную форму. В сообщении электронной почты, помимо самого сообщения, может содержаться файл (как правило, в PDF-формате) с электронным образом письма.

Письмо-предложение о встрече (Letter requesting appointment)

Письмо-предложение о встрече отправляется с целью проинформировать получателя о том, что некоторое должностное лицо имеет намерение и возможность встретиться и обсудить возникшие вопросы или планы. В большинстве случаев основная часть (т.н. «тело письма») состоит из трех частей:

  • Введение, в котором сообщается причина написания письма.
  • Основная информация письма.
  • Заключение, содержащее предполагаемые/ожидаемые действия/информацию.

Вторую и третью части иногда совмещают.

Введение письма-предложения о встрече может:

  • содержать ссылку на инициирующее событие для данного письма: письмо, телефонный звонок, сообщение электронной почты, предварительную договоренность (скажем, на выставке) и т.п.
  • быть первичным, инициирующим встречу и содержащим причину, по которой сотруднику вашей компании нужно встретиться с представителем компании-получателя. Такие письма могут быть адресованы как тем компаниям, с которыми уже существуют какие-либо взаимоотношения, так и тем, с которыми нужно установить контакты.

В первом случае во введении могут использоваться следующие фразы:

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Если нужно инициировать встречу, не имея предварительных договоренностей в виде устных соглашений, писем или сообщений, можно использовать следующие варианты вступительной части:

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Заключительные фразы могут содержать информацию как общего характера, то есть формальные фразы типа «Если нужна дополнительная информация, пожалуйста, обращайтесь…», так и более конкретного, то есть могут уточнять, что и когда будет или должно быть сделано, например: «Наш сотрудник свяжется с Вами для уточнения деталей». Для завершения письма можно использовать следующие варианты:

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Нужно отметить, что большинство фраз вводной и заключительной частей письма, приведенные нами выше, могут использоваться не только в письмах, инициирующих встречу, но и во многих других.

В основной части письма сообщается кто, почему, когда и где хотел бы провести встречу, например:

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Рассмотрим пример письма-предложения о деловой встрече, в котором предлагается возможность переговоров и способ согласования даты и времени встречи с помощью телефонного звонка секретаря.

Обратите внимание, что письмо имеет полную блочную структуру с открытой пунктуацией: все элементы начинаются непосредственно от левого поля, между отдельными элементами пунктуация используется только в теле письма.

(Пример письма-предложения о встрече см. во вложенных документах).

Напомним, что для официальной переписки с зарубежными партнерами в компаниях наряду с бланком письма на русском языке может быть разработан бланк письма на английском языке.

Приведем пример текста еще одного письма, в котором организация предлагает свои услуги представителя/дилера для компании-импортера, информация о которой была получена в ходе выставки (см. во вложенных документах):

Поскольку более ранних контактов с компанией у адресата не было, в вводной части письма дается пояснение того, откуда получена информация о ней. Затем кратко делается представление компании - инициатора сообщения и описывается возможный вариант сотрудничества. В заключении выражается желание установить деловые контакты и сообщается информация о том, что представитель компании - директор по закупкам - будет находиться в стране компании-адресата в определенный период и имеет намерение встретиться.

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Обратите внимание: в данном тексте (письма, сообщения электронной почты) используется обра

щение «Dear Sir or Madam», поскольку это письмо направлено на имя самой компании и имя должностного лица, которое его прочтет, неизвестно. Соответственно, вежливой заключительной фразой будет более формальное выражение «Yours faithfully». Если контакты (на выставке и т.п.) уже были установлены, естественно, следует обращаться к адресату-контактному лицу по имени, а в качестве заключительной фразы можно использовать «Yours sincerely».

Ответное письмо-подтверждение участия во встрече (Reply for letter requesting appointment)

После получения письма, инициирующего встречу, в случае согласия на встречу составляется ответное письмо, в котором могут уточняться даты, время, контакты, место встречи и т.п. Как и большинство других писем, такое письмо начинается с благодарности за предложение о встрече, а заканчиваться может выражением желания встретиться в скором времени и/или предложением обращаться за уточнением необходимых деталей встречи.

(Пример письма-ответа на предложение о встрече см. во вложенных документах).

Письмо–согласование, уточнение даты и времени (Letter regarding time and dates)

Ответ на письмо, инициирующее встречу, может быть представлен в форме «бумажного» письма или, что чаще бывает, сообщения, отправленного по электронной почте. В данном письме должны уточняться детали встречи: дата, время, место. В приведенном ниже примере такие детали предлагается уточнить по телефону или по электронной почте.

(Пример электронного письма-согласования с уточнением организационных вопросов встречи см. во вложенных документах).

В данном виде письма для запроса некоторой дополнительной информации могут также использоваться и другие фразы, например:

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Письмо-отказ от встречи (Letter declining invitation)

Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.

Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п. или предложение о сотрудничестве с данной компанией в настоящий момент для вас не актуально.

В начале письма–отказа для того, чтобы смягчить неприятную ситуацию, следует поблагодарить за письмо-предложение о встрече, например: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director».

В основной части нужно извиниться за отказ от встречи (например, «I am sorry to say that…», «Unfortunately…») и объяснить причину, например:

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

В заключительной части, если отказ не категоричный, можно предложить различные альтернативные варианты времени, места и других условий встречи.

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Также следует поинтересоваться, насколько данные варианты удобны. Это можно сделать при помощи следующих фраз:

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Письмо-извинение за отмену встречи (Letter of apology for cancelling an appointment)

Предположим, что детали встречи согласованы и встреча уже назначена, однако бывает так, что встречу приходится отменять, скажем, из-за появления очень важных дел, необходимости выполнять обязанности другого лица и прочих непредвиденных обстоятельств.

В таких случаях сначала следует выразить сожаление в связи с отменой встречи, а затем дать краткое объяснение причины:

Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров

Письмо-благодарность и обсуждение дальнейших действий (Letter of thanks and subsequent actions)

На встречах, как правило, достигаются некоторые договоренности, которые впоследствии реализуются в рабочем порядке, а стиль общения после таких встреч и переговоров может стать менее формальным. Но в любом случае после встречи и переговоров следует поблагодарить за встречу, выслать обещанные материалы (брошюры, каталоги, проекты договоров и т.п.), выразить желание активно сотрудничать в дальнейшем.

(Пример письма-благодарности см. во вложенных документах).

Итак, мы рассмотрели наиболее типичные варианты ведения деловой переписки по организации личных встреч и переговоров. Помните, что такая переписка важна как на этапе установления контактов, так и в продолжении сотрудничества, поэтому она всегда должна быть оперативной и составлена грамотно и в вежливой форме.

Задания

Задание 1

Заполните таблицу 1 так, чтобы обозначение элементов письма из таблицы 2 соответствовало номеру элемента из таблицы 1. Например: 1-Е, то есть сначала сверху указывается название и адрес компании-отправителя (если письмо печатается не на бланке). В таблице 2 приведены элементы письма в произвольном порядке. (См. таблицы во вложенных документах).

Задание 2

Расположите правильно элементы письма (см. во вложенных документах) Следите за их правильным написанием.

А.М. Лобанова, канд. экон. наук, доц. кафедры ДиДОУ, ГУУ

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Документ. Пример письма-предложения о встрече.doc
  • Документ. Пример письма-благодарности .doc
  • Таблица 2. Задание 1.doc
  • Документ. Пример письма-ответа на предложение о встрече .doc
Доступно только подписчикам
  • Документ. Пример электронного письма-согласования с уточнением организационных вопросов встречи .doc
  • Таблица 1. Задание 1.doc
  • Документ. Задание 2.doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль