Конфиденциальное делопроизводство

1433
Ведение конфиденциального делопроизводства – комплекс мероприятий, обеспечивающих эффективную защиту экономических интересов компании. Работа в этом направлении должна вестись в строгом соответствии с требованиями закона и нормативно-правовых документов, устанавливающих порядок обеспечения безопасности конфиденциальной информации и ведения делопроизводства. В статье рассмотрены вопросы организации и ведения конфиденциального делопроизводства.

Из этой статьи вы узнаете:

  • Какие специфические особенности конфиденциального делопроизводства следует учитывать при его организации;
  • Как организовать делопроизводство конфиденциальных документов;
  • Что должна содержать инструкция по конфиденциальному делопроизводству.

Конфиденциальное делопроизводство организуется на предприятии с целью обеспечения сохранности коммерческой или служебной тайны. Правильная организация конфиденциального делопроизводства гарантирует дифференцированный доступ пользователей к закрытой информации, ограничивая ее теми объемами, которые необходимы и достаточны для эффективного исполнения ими своих должностных обязанностей.

Основные особенности конфиденциального делопроизводства

Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, которые могут квалифицироваться как коммерческая или служебная тайна. Таковой, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, является информация, доступ к которой ограничен в интересах лица, обладающего этой информацией и принимающего меры к охране ее конфиденциальности.


Защита персональных данных работников


Конфиденциальное делопроизводство призвано обеспечить сохранение коммерческой тайны и иных сведений, не подлежащих разглашению, в процессе изготовления конфиденциальных документов и работы с ними. Поскольку носители конфиденциальной информации могут быть различными – как бумажными документами, так и материальными объектами (внешними и внутренними дисковыми накопителями, DVD-дисками, фотопленкой и пр.) в задачи конфиденциального делопроизводства также входит обеспечение их безопасности и сохранности от несанкционированного доступа и уничтожения.

Отличием конфиденциального делопроизводства от обычного является особый режим обращения с информационными ресурсами. Он предполагает, ограничение доступа, запрет на несанкционированное копирование и размножение, использование специальной номенклатуры дел, позволяющей идентифицировать и выделить конфиденциальную информацию из общего потока.


Организация конфиденциального делопроизводства с нуля


Технологические и организационные особенности конфиденциального делопроизводства обусловлены особым режимом работы с такого рода информацией и документами. К этим особенностям можно отнести:

  • нормативное закрепление правил и порядка работы со всеми видами конфиденциальной информации, а также правил обеспечения ее безопасности;
  • обеспечение ограниченного доступа только для санкционированных пользователей;
  • четкое разграничение порядка, уровней доступа и обязанностей санкционированных пользователей;
  • установление ответственности за регистрационный учет и хранение информации, за соблюдение порядка пользования Конфиденциальное делопроизводстводокументами;
  • жесткая регламентация процессов составления, печати, обработки и уничтожения документов, включая стадию подготовки черновиков и проектов;
  • обязательный учет каждого документа, как поэкземплярный, так и полистный;
  • обязательная регистрация каждого документа и материального объекта в специальном журнале;
  •  строгий контроль сроков исполнения, изучения и обработки;
  • фиксация перемещения и местонахождения каждого документа;
  • периодические проверки наличия конфиденциальных документов у исполнителей;
  • строгие требования к условиям хранения, обеспечивающий безопасность информации;

Как организовать делопроизводство конфиденциальных документов

Организация конфиденциального делопроизводства подразумевает обеспечение условий для составления и получения конфиденциальных документов, их изучения и обработки, предотвращения их утери, а также утечки содержащихся в них сведений ограниченного доступа. В зависимости от специфики деятельности компании и объема обрабатываемой конфиденциальной информации, на предприятии может быть создано специальное подразделение или же назначены ответственные лица, которые будут заниматься конфиденциальным делопроизводством.


Инструкция по делопроизводству. Термины, определения и сокращения


Подразделение, обязанностью которого будет делопроизводство конфиденциальных документов, может быть отдельной структурной единицей или же входить в состав другого, например, в службу, обеспечивающую информационную безопасность на предприятии. Численность и должностной состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства определяются с учетом объемов, видов и сложности выполняемых работ.


Системы делопроизводства


Если объемы незначительны и делопроизводство конфиденциальных документов будет поручено какому-то одному ответственному лицу, следует учитывать, что периодически, для выполнения проверок наличия и уничтожения конфиденциальных документов, ему будет требоваться помощник. Желательно, чтобы это был один и тот же сотрудник, в обязанности которого такие работы будут входить, например, по дополнительному соглашению.

Ведение конфиденциального делопроизводства

Чтобы обеспечить большую сохранность конфиденциальной информации, целесообразно вменить в обязанности подразделения или лиц, ответственных за конфиденциальное делопроизводство, все операции по распечатке, регистрации, копированию, хранению, выдаче, рассылке, систематизации, плановой утилизации и проверке наличия таких документов. Обязанности исполнителей и пользователей необходимо ограничить составлением, подготовкой и обработкой конфиденциальных документов.


Как составить инструкцию по делопроизводству?


Конфиденциальное производство, по сути, призвано решать две противоречивые задачи – обеспечение пользователей необходимой для эффективного исполнения должностных обязанностей информацией и, в то же время, защищать ее от несанкционированного доступа, предотвращать распространение и рассылку сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну. Но правильно организованное ведение конфиденциального делопроизводства позволяет успешно решить обе эти задачи – обеспечить пользователей полной и достоверной информацией именно в том объеме, который реально необходим для решения конкретных задач с учетом уровня доступа каждого сотрудника и имеющихся у него полномочий.

Что содержит инструкция по конфиденциальному делопроизводству

Деятельность подразделения или ответственных лиц, которые будут осуществлять конфиденциальное делопроизводство в организации, должна регламентироваться локальным нормативным актом – положением или инструкцией.


Передача электронных документов в архив организации


Инструкция по конфиденциальному делопроизводству – основной документ, регламентирующий , в частности, порядок:

  • регистрации и учета конфиденциальных документов, их вноса и выноса с территории предприятия;
  • движения документов внутри компании, использования реестровой системы передачи таких документов;
  • работы и обработки конфиденциальной документации вне служебных помещений;
  • размножения и копирования конфиденциальных документов;
  • контроля исполнения документов, содержащих коммерческую или служебную тайну;
  • хранения и архивации конфиденциальных документов, проведения экспертизы их ценности;
  • хранения, передачи или возврата конфиденциальных документов в случае болезни исполнителя или его ухода в отпуск;
  • подготовки, составления и оформления конфиденциальных документов, их подписания, согласования и утверждения;
  • передачи ли пересылки конфиденциальной документации за пределы территории организации;
  •  уничтожения конфиденциальной информации и документов.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция начальника службы безопасности (бланк).doc
  • Должностная инструкция руководителя подразделения объекта использования атомной энергии по физическо (бланк).doc
  • Должностная инструкция менеджера по оптовым продажам (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция начальника службы безопасности (образец).doc
  • Должностная инструкция руководителя подразделения объекта использования атомной энергии по физическо (образец).doc
  • Должностная инструкция менеджера по оптовым продажам (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль