Делопроизводство

1190
Организация делопроизводства в компании поможет не затеряться в потоке официальных документов и обеспечить эффективный документооборот. В этой статье мы разберем базовые вопросы ведения делопроизводства и рассмотрим основные элементы документооборота.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие документы делопроизводства лежат в основе документооборота компании
  • как проводится организация делопроизводства
  • какие этапы включает ведение делопроизводства
  • какие задачи решает автоматизация системы делопроизводства

Деятельность любой компании так или иначе связана с созданием, учетом и хранением огромного количества официальных документов. Каждое подразделение организации, от бухгалтерии до отдела кадров, ведет свою документацию. Чтобы не утонуть в потоке официальных документов, любой компании необходимо уделять внимание эффективности делопроизводства. Можно смело утверждать, что продуктивность деловых процессов компании во многом зависит от того, насколько хорошо в ней налажена система делопроизводства.


Организация конфиденциального делопроизводства с нуля


Действующее законодательство характеризует делопроизводство как деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. (Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения")

Организация делопроизводства компании имеет огромное значение. Каждому без исключения сотруднику необходимы знания о том, как работать с документами: составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги. Кроме того, компания должна следить за их движением, учетом, исполнением и хранением. Делопроизводство в настоящее время представляет собой отдельную отрасль науки о работе с документацией. Ведение делопроизводства обеспечивает компанию документационным фундаментом. Устойчивость этого фундамента напрямую влияет на эффективность организации в целом. Правильно организованный документооборот может способствовать бесперебойной работе компании и, без сомнения, служит эффективным инструментом на пути к поставленным перед ней целям.

Документы делопроизводства

В настоящее время в любой организации ежедневно составляется и заполняется огромное количество официальных документов. Все документы делопроизводства подчиняются строгой классификации, что помогает упорядочить их по типам и видам. В зависимости особенностей и назначения документа, он может принадлежать к той или иной группе официальной документации.


Порядок хранения документов и передача в архив


Первым основанием классификации официальных документов организации считается отражаемый в них вид деятельности. Это могут быть общие и административные вопросы, либо управленческие процессы. Документы, касающиеся общего руководства компанией и ее производственной деятельности могут составляться сотрудниками любых подразделений. Документы делопроизводства, регулирующие управленческие процессы, как правило, составляются сотрудниками финансовых служб компании, ее функциональных подразделений: работниками бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта.

Другим основанием для определения класса документа делопроизводства является его наименование: приказ, служебная или докладная записка, акт, протокол, договор. Все эти документы различаются по своему содержанию, несмотря на то, что их оформление унифицировано.

Таким образом, организация делопроизводства в компании подчиняется следующей многоуровневой классификации Делопроизводстводокументов:

  • Организационно-распорядительные документы: протоколы, решения, уставы, приказы, инструкции, положения
  • Справочно-информационные документы: акты, справки, телеграммы, докладные записки, письма
  • Документы по личному составу:  трудовые книжки, заявления, договоры, характеристики, приказы и прочее.

Кроме приведенных выше классификаций существуют многие другие, позволяющие точно идентифицировать документ в системе делопроизводства. Основаниями классификации документов могут считаться:

  • Место составления

Внутренние документы (составляются работниками компании)

Внешние документы (поступают из других предприятий или от частных лиц)

  • Содержание

Простые (освещающие один вопрос)

Сложные (посвященные нескольким связанным темам)

  • Форма

Индивидуальные (содержание документа обладает определенными особенностями)

Трафаретные (часть документа оформляется заранее, а часть заполняется при составлении)

Типовые (создаются для группы однородных предприятий)

  • Сроки исполнения

Срочные (требуют исполнения в установленный срок)

Несрочные (срок исполнения не определен)

  • Происхождение

Служебные (касаются интересов компании)

Личные (именные документы, касающиеся одного лица)

  • Вид оформления

Подлинники

Копии

Выписки

Дубликаты

  • Средство фиксации

Письменные

Графические

Фотодокументы и т.д.

Приведенные выше примеры классификации документов делопроизводства лишь частично отражают всю сложность процессов документооборота. Делопроизводство не зря выделяют в отдельную область деятельности компании: работа с официальными документами требует определенных знаний и навыков. Представление о классификации документов поможет не запутаться в их многообразии.

Организация делопроизводства

Многие компании, столкнувшись с трудностями при работе с официальными документами, принимают решение организовать систему делопроизводства для того, чтобы облегчить задачи, связанные с составлением, заполнением и оформлением деловых бумаг. Эффективное ведение делопроизводства в компании подразумевает не просто составление и хранение документов. Все официальные бумаги нуждаются в регистрации, контроле исполнения, определении срока хранения, направлении в архив организации и уничтожении после утраты их ценности. Соблюдение определенных принципов поможет найти любой документ в любое время и использовать его для принятия управленческого решения.


Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки


Организация делопроизводства в компании - важная часть процессов управления и принятия административных решений, влияющая на оперативность и качество управления. Можно выделить несколько основных задач, решаемых с помощью правильно организованных процессов документооборота в компании:

  • Документирование

Составление, оформление, согласование и изготовление документов

  • Организация работы в процессе управления

Движение, контроль исполнения, хранения и использования документов

  • Систематизация архива официальной документации

Организацию делопроизводства следует начать с создания отдельного подразделения (отдела делопроизводства) или назначения работника, в чьи обязанности будет входить работа с документами. Это зависит от объема документации, с которой регулярно работает компания. Создание подразделения, отвечающего за ведение делопроизводства можно представить как последовательность определенных этапов:

  • Разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций сотрудников отдела

Положение о делопроизводстве — документ, который определяет правовое положение данного подразделения компании. В нем фиксируют задачи, функции, права, ответственность и характер взаимодействий с другими отделами. В должностных инструкциях прописывается то, как распределяется объем работы между работниками. При распределении необходимо учитывать квалификацию сотрудников, технологии ведения делопроизводства и объем работ.

  • Назначение ответственных за делопроизводство сотрудников во всех структурных подразделениях компании

Необходимо определить ответственного за делопроизводство сотрудника в каждом подразделении компании и включить в его обязанности работу с документами делопроизводства: Такое назначение осуществляется приказом руководителя компании.

  • Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству организации

Инструкция по делопроизводству организации (Инструкция по ДОУ) — это нормативный документ, регламентирующий порядок и технологию работы с документами, процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла.  Как любой нормативный документ компании, инструкция ДОУ утверждается руководителем компании и является обязательной для всех сотрудников. При разработке инструкции можно пользоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Инструкция по делопроизводству должна содержать следующие разделы:

  • Правила документирования управленческой деятельности компании
  • Правила организации документооборота
  • Правила организации хранения документов делопроизводства
  • Разработка номенклатуры дел для систематизации документов

Номенклатура дел представляет собой перечень заголовков дел организации с указанным для них сроком хранения. Наличие такого перечня помогает сформировать в компании документальный фонд. Номенклатура дел — базовый документ для качественного ведения делопроизводства. Она служит основой систематизации документов компании, организации их хранения до передачи в архив или уничтожения.


Электронное делопроизводство


Организация делопроизводства — это сложная задача, требующая систематизированного подхода. Зачастую все нормативные документы, разрабатываемые на этапах организации процессов делопроизводства, не удовлетворяют потребности компании в полном объеме. Инструкция по ДОУ и номенклатура дел могут нуждаться в пересмотре и доработке некоторых положений. Тем не менее, эти нормативные документы должны быть разработаны в любой системе делопроизводства.

Ведение делопроизводства

Работа с документами делопроизводства в каждой компании включает в себя несколько основных этапов:

  • Получение и первичная обработка документов, их предварительной рассмотрение

Эффективное ведение делопроизводства начинается с правильной обработки входящей документации. Сотрудник, отвечающий за поток входящих документов, должен получить документацию, убедиться в полноте пакета документов и распределить документы внутри организации. При распределении необходимо учесть, что руководству компании направляются только важные документы, а все второстепенные сообщения, имеющие оперативное значение, распределяются между руководителями подразделений.

  • Регистрация входящих документов

Все документы, требующие исполнения или используемые в справочных целях, должны быть зарегистрированы при поступлении в компанию. Эффективная организация делопроизводства подразумевает регистрацию документов в день их поступления. Входящему документу присваивается отметка с порядковым номером, датой и названием организации-отправителя. Затем для документа определяется уникальный номер, который регистрируется в службе делопроизводства. Система делопроизводства должна следовать принципу однократной регистрации, чтобы верно учитывать и распределять все входящие документы. Регистрации подлежат все документы вне зависимости от способа их получения.

  • Рассмотрение входящих документов руководителем компании и передача их на исполнение

Оперативный анализ выходящей документации является задачей руководителя компании и ее структурных подразделений. Итогом рассмотрения входящих документов делопроизводства становится вынесение резолюции, поясняющей, кто должен стать исполнителем распоряжения руководства, какие поручения даются этому сотруднику и каков срок их исполнения. Документы с резолюцией руководителя передаются на исполнение в тот же день под роспись в журнале регистрации входящих документов.

  • Контроль исполнения и справочная работа

Контрольная деятельность включает проверку исполнения документов по существу поставленных вопросов и контроль за сроками исполнения. В обязанности службы делопроизводства входит напоминание исполнителям о сроках исполнения, анализ результатов исполнения и информирование руководства о результатах. Передача информации руководителю осуществляется в форме справки или докладной записки.

  • Создание документов

Ведение делопроизводства невозможно без создания нового потока официальных документов компании. С задачи службе делопроизводства входит разработка образцов бланков и их утверждение, определение порядка подготовки и оформления документов, оказание методической помощи и обучение сотрудников правильному оформлению документов.

  • Регистрация и отправка исходящих документов

Исходящие документы делопроизводства регистрируются сразу после их подписания. Такую документацию можно разделить на отдельные массивы: исходящие деловые письма, приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, докладные и служебные записки, договоры, акты и т.д. Каждому документу присваивается уникальный регистрационный номер

  • Формирование документов в дела по утвержденной номенклатуре

После завершения работы с документом он помещается в подходящее дело по номенклатуре. Заголовок дела отражает документируемую деятельность и определяет сроки хранения на основании нормативных документов. Пакет документов должен включать: входящий документ приложение к нему, документ, подтверждающий исполнение, приложения и другие документы по данному вопросу.

  • Хранение и уничтожение документов делопроизводства

Эффективная организация делопроизводства требует постоянного контроля сроков хранения документации. Документы, которые не находятся на оперативном хранении, должны своевременно передаваться по описям в архив компании. После истечения срока хранения и потери значения документы необходимо уничтожить с составлением соответствующего акта.

Системы делопроизводства

Эффективное ведение делопроизводства требует постоянного совершенствования системы документооборота. Многие компании не просто организуют такую систему с учетом своих потребностей, но и автоматизируют ее, используя доступные современные технологии.


Правила регистрации документов


Если перед компанией стоит цель автоматизации системы делопроизводства, ей предстоит решить следующие задачи:

  • создать механизм документационного обеспечения компании, который облегчает подготовку и обработку документной информации
  • выбрать верную стратегию автоматизации, включая наиболее соответствующие целям организации программные продукты

Основными компонентами автоматизированной системы делопроизводства являются следующие функциональные элементы:

  • средства и правила создания документов
  • ведение электронного архива
  • поддержка документооборота на баз программно-технических платформ компании

Организация делопроизводства должна быть проведена так, чтобы все компоненты управления опирались на систему ведения делопроизводства и эффективно использовали информацию.

Автоматизация работы с документами требует от компании использования следующих технологических инструментов:

  • систем управления базами данных
  • систем поиска документов
  • систем анализа текстов
  • систем сканирования и распознавания документов
  • среды клиент-сервер
  • локальных и глобальных сетей

Кроме того автоматизированная система делопроизводства должна обеспечивать электронный информационный обмен между сотрудниками и подразделениями компании и функциональную связь автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Автоматизация делопроизводства позволяет контролировать документооборот максимально оперативно и объективно. Система регистрации документов делопроизводства позволяет отслеживать стадии обработки документа, его исполнителей и все промежуточные резолюции, что значительно ускоряет информационно-справочную работу. Хранение документов в электронной форме обеспечивает сохранность оригиналов официальной документации, облегчает промежуточный контроль движения документов, помогает структурировать и обеспечить бесперебойность делопроизводственных процессов.


Документальный и архивный фонды организации


Важность налаженной и эффективной организации делопроизводства  сложно переоценить. Объем документации в повседневной работе даже небольшой компании таков, что без системы делопроизводства зачастую сложно навести порядок в официальных документах. Эффективный документооборот дает руководству объективную и полную картину происходящих в организации процессов. Структурные подразделения получают возможность действовать более слаженно, что повышает производительность труда. Потребности компании в дополнительных внутренних  инвестициях снижаются, что приводит к увеличению прибыли. Таким образом, ведение делопроизводства  в организации, несомненно можно считать одним из важнейших процессов.

Более подробно о том, какие документы делопроизводства лежат в основе документооборота компании, как проводится организация делопроизводства, какие этапы включает ведение делопроизводства, какие задачи решает автоматизация системы делопроизводства, читайте в других материалах “Справочника секретаря и офис-менеджера”:

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (бланк).doc
  • Положение об архиве (бланк).doc
  • Должностная инструкция делопроизводителя (бланк) .doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по кадровому делопроизводству (образец).doc
  • Положение об архиве (образец).doc
  • Должностная инструкция делопроизводителя (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль