Внедрение электронного документооборота

895
Статья расскажет о преимуществах, которые дает крупной компании внедрение электронного документооборота. Узнайте, как происходит процесс внедрения электронного документооборота в 2016 году, чем вызваны проблемы внедрения электронного документооборота, нужно ли заранее готовить проект внедрения электронного документооборота, а также как составить приказ о внедрении электронного документооборота в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие цели преследует внедрение электронного документооборота;
  • как происходит процесс внедрения электронного документооборота в 2016 году;
  • от чего зависит эффективность внедрения электронного документооборота;
  • какие основные этапы внедрения электронного документооборота существуют;
  • каковы преимущества внедрения электронного документооборота в 2016 году;
  • кто разрабатывает проект внедрения электронного документооборота.

Делопроизводство предполагает обработку большого количества документов. Не так давно сложно было представить альтернативу объемным папкам с подшитыми в них справками, актами, отчетами и приказами, но современные автоматизированные системы позволяют обрабатывать, пересылать и хранить документацию в электронном виде. Внедрение электронного документооборота на предприятии облегчит труд делопроизводителей и существенно ускорит процесс поиска нужной информации.

Преимущества внедрения электронного документооборота

Преимущества внедрения электронного документооборота в 2016 году очевидны, поскольку именно так обеспечивается оптимизация бизнес-процессов. Переход на использование электронной документации способствует созданию в организации единого информационного пространства и формирует абсолютно новую, соответствующую всем мировым стандартам культуру работы с документами.


Пошаговое внедрение системы электронного документооборота


И в государственных учреждениях, и на крупных коммерческих предприятиях делопроизводители вынуждены ежедневно обрабатывать большой поток бумажных документов, и чем активнее ведет свою деятельность компания — тем сложнее контролировать процесс исполнения того или иного документа. Автоматизированная система с централизованным доступом к корпоративной информации решает проблему контроля и обеспечивает компаниям с большим количеством филиалов все условия для плодотворной работы благодаря возможности удаленного просмотра и обработки документов.


Как происходит внесение правил работы с электронным документами в Инструкцию по делопроизводству, читайте в «Справочнике секретаря и офис-менеджера»


Цели внедрения электронного документооборота

Вебинар 16 марта: "Эффективный тайм-менеджмент для секретаря"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Особенности управления временем для секретарей и помощников руководителя
  2. Ориентация на процесс и результат. Как это влияет на работу?
  3. Приемы, позволяющие экономить время за счет того, что сотрудники перестают обращаться с «глупыми» просьбами
  4. Что делать, если руководитель «забывает» о назначенных встречах, о том, что он вчера говорил и т.д.?
  5. Как предотвратить проблему еще до того, как она случилась?
  6. Оптимизация рабочего места по системе 5С из методики Кайдзен
  7. Принципы эргономики для секретаря как еще один резерв экономии времени
  8. Методика SMART для постановки правильных целей
  9. Работа с собственным состоянием и эмоциями
  10. Влияние моделей биоритмов и полотна пилы на вашу работу и работу вашего руководителя. Как сделать больше за меньшее время?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Ключевые цели внедрения электронного документооборота — повышение эффективности работы с документами на всех этапах их жизненного цикла (создание, регистрация, исполнение, хранение), снижение затрат на их обработку и решение распространенных в сфере «бумажного» делопроизводства проблем, в частности, дублирования информации, несоответствия названий документов их содержанию и выбора далеко не оптимальных маршрутов движения документации.


Узнайте, как происходит и оформляется передача электронных документов в архив организации


Приказ о внедрении электронного документооборота

После завершения основных работ по подготовке перехода на автоматизированную систему работы с документами руководитель организации издает приказ о внедрении электронного документооборота. При составлении приказа следуетВнедрение электронного документооборота ориентироваться на положения локальных актов о документообороте, распределяющих зоны ответственности между системными администраторами и канцелярией. В большинстве случаев резкий переход на новую систему нецелесообразен, поэтому в приказе обозначаются рамки переходного периода, на протяжении которого организация может на равных использовать бумажные и электронные документы.

Проблемы внедрения электронного документооборота

Чтобы система электронного документооборота функционировала эффективно, необходимо внедрять ее на всех рабочих местах, где осуществляется создание, редактирование и хранение документов. Именно с повсеместностью применения и связаны основные проблемы внедрения электронного документооборота: в 2016 году все еще находятся сотрудники, придерживающиеся консервативных взглядов и не желающие тратить время и силы на обучение новым методам работы.


Внедрение электронного документооборота на ОАО «ТЯЖПРЕССМАШ»


Решить проблему позволяет постепенность перехода (сначала внедрить модель общения посредством электронной почты, затем — внутреннюю онлайн-систему для поиска рабочей информации и т. д.), а также применение наставничества. Более опытные и хорошо разбирающиеся в вопросе сотрудники и руководители структурных подразделений, оказывая помощь коллегам в освоении «безбумажных» технологий работы и тем самым ускоряя внедрение электронного документооборота в организации.

Еще одна распространенная проблема связана с приданием электронной документации юридической силы: у руководителей и рядового персонала нет уверенности в наличии правовой основы у документов «не бумажного» формата. На сегодняшний день уже существует закон, регулирующий применение электронной цифровой подписи, поэтому правовых препятствий для оборота электронных документов внутри организации и за ее пределами нет. 


Разговор с экспертом: как понять, кто за что должен отвечать при использовании электронных документов и электронной подписи (ЭП) в компании?


Этапы внедрения электронного документооборота

Процесс внедрения электронного документооборота почти всегда оказывается более трудоемким, чем ожидалось изначально. Чтобы переход к автоматизированным средствам учета и обработки документации прошел как можно более гладко, организацию и ее персонал следует подготовить к грядущим изменениям, а также обеспечить всеми необходимыми для использования автоматических систем ресурсами.


Участие службы ДОУ в составлении технического задания на разработку СЭД


Специалисты рекомендуют сначала автоматизировать работу одного-двух отделов, выбрав подразделения, через которые проходят наибольшие потоки документов. Можно выделить следующие этапы внедрения электронного документооборота:

  • изучение специфики документооборота;
  • анализ IT-инфраструктуры, изучение характеристик имеющегося в наличии оборудования;
  • подготовка технического задания (готовится и подается на согласование проект внедрения электронного документооборота);
  • приведение технической инфраструктуры предприятия в соответствие с требованиями технического задания;
  • инсталляция системы;
  • обучение персонала (пользователей, технических специалистов-администраторов);
  • опытная эксплуатация и корректировка функционала системы;
  • ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Эффективность внедрения электронного документооборота в 2016 году во многом зависит от качественного уровня подготовки проекта: необходимо тщательно продумать механизмы обработки документов (визирования, исполнения, регистрации и т. д.), разработать всю необходимую техническую документацию, учесть количество одновременно работающих с системой пользователей (чтобы просчитать предполагаемую нагрузку), предусмотреть возможность обновления версий программного обеспечения. Также важно своевременно подобрать и обучить технических специалистов, которые будут заниматься настройкой и администрированием системы.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой (бланк).doc
  • Инструкция по охране труда при работе с компьютером и электрооборудованием (бланк).doc
  • Должностная инструкция системного администратора (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой (образец).doc
  • Инструкция по охране труда при работе с компьютером и электрооборудованием (образец).doc
  • Должностная инструкция системного администратора (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль