Входящие документы

2054
Узнайте, как происходит обработка входящих документов в 2016 году, какие существуют виды входящих документов, почему регистрация входящих документов считается необходимой процедурой, в каких случаях журнал входящих документов не может считаться оптимальной формой регистрации, а также какие данные нужно внести в регистрационную форму, чтобы упростить и унифицировать учет входящих документов в 2016 году.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как происходит работа с входящими документами в 2016 году;
  • какие сведения вносятся в журнал входящих документов;
  • в чьи обязанности входит обработка входящих документов;
  • какие виды входящих документов в 2016 году чаще всего обрабатывают делопроизводители;
  • чем входящие внешние документы отличаются от внутренних.

Документооборот любой организации можно разделить на три основных документопотока: внутренний, входящий и исходящий. Внутренними называют документы, которые издаются организацией для своих внутренних потребностей и не выходят за ее пределы. Исходящими называют отправляемые документы, а входящими — принимаемые. Обработка входящихВходящие документы документов в 2016 году имеет свои особенности и состоит из нескольких этапов:

  • приема и сортировки;
  • предварительного рассмотрения и распределения;
  • регистрации;
  • рассмотрения документов уполномоченными должностными лицами;
  • передачи на исполнение.

В зависимости от размера учреждения и степени сложности его структуры принимать и обрабатывать входящие документы в 2016 году могут как отдельные сотрудники, так и целые подразделения. В крупных организациях документооборот зачастую осуществляется централизовано, усилиями работников специализированного отдела, а в небольших компаниях весь спектр задач, связанных с обработкой документов, обычно решает один секретарь или делопроизводитель.

Виды входящих документов

Вебинар 16 марта: "Эффективный тайм-менеджмент для секретаря"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Особенности управления временем для секретарей и помощников руководителя
  2. Ориентация на процесс и результат. Как это влияет на работу?
  3. Приемы, позволяющие экономить время за счет того, что сотрудники перестают обращаться с «глупыми» просьбами
  4. Что делать, если руководитель «забывает» о назначенных встречах, о том, что он вчера говорил и т.д.?
  5. Как предотвратить проблему еще до того, как она случилась?
  6. Оптимизация рабочего места по системе 5С из методики Кайдзен
  7. Принципы эргономики для секретаря как еще один резерв экономии времени
  8. Методика SMART для постановки правильных целей
  9. Работа с собственным состоянием и эмоциями
  10. Влияние моделей биоритмов и полотна пилы на вашу работу и работу вашего руководителя. Как сделать больше за меньшее время?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Исходя из содержания, оформления, авторства и способа доставки выделяют разные виды входящих документов. Так, форма, в которой поступает документ, может быть обычной («бумажной») или электронной, а доставить его могут не только курьером или по почте, но и с использованием факса, e-mail и других средств связи. Нет смысла перечислять все группы входящих документов по содержанию, но стоит отметить, что чаще всего делопроизводителям приходится получать и обрабатывать:


Совместная обработка документов


  • письма-запросы, содержащие жалобы, требования, предложения (следовательно, требующие совершения определенных действий и принятия решений);
  • справочно-информационные письма, в том числе рекламные;
  • письма-ответы на запросы, инициативные предложения и т. д.;
  • циркулярные документы, направляемые вышестоящими инстанциями в адрес подведомственных (приказы, распоряжения, постановления, указы, инструкции);
  • бухгалтерские документы (отчеты, счета-фактуры и т. д.).

Кроме того, если речь идет о большом учреждении с централизованным документооборотом, через канцелярский отдел проходят входящие внутренние документы, направляемые другими структурными подразделениями для дальнейшей передачи в сторонние организации. После соответствующей обработки такие документы преобразуются в исходящие и направляются адресату. С ними не следует путать входящие внешние документы, отправители которых находятся за пределами организации.


Может ли на одном письме быть исходящий и входящий номер одного структурного подразделения, читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»


Работа с входящими документами

Работа с входящими документами  в 2016 году начинается с приема и первичной обработки. Необходимо сразу же после получения корреспонденции проверить правильность ее доставки, а при обнаружении писем, предназначенных другому адресату, как можно скорее переслать их по правильному адресу. Все конверты и пакеты, кроме маркированных пометкой «Лично», вскрываются, проверяется состояние вложенных документов и наличие приложений к ним.


Документирование


Факт приема заказных писем подтверждается распиской, на документах с пометкой «Срочно» указывается время получения. Хорошо, если за прием входящих документов отвечает опытный сотрудник, досконально знающий структуру компании — от качества и скорости предварительной обработки документации часто зависит оперативность решения важных вопросов.

Регистрация входящих документов

Далеко не все входящие документы организации в 2016 году подлежат регистрации. Как правило, не нуждается в регистрации корреспонденция ознакомительного характера — буклеты и листовки, рекламные предложения, подписные издания, пригласительные билеты на различные мероприятия, поздравительные телеграммы и письма. Обычно руководством организаций в виде отдельного документа или приложения к должностной инструкции делопроизводителя (секретаря) утверждаются перечни документов, не подлежащих регистрации.


Нюансы регистрации электронных документов


А вот регистрация входящих документов, требующих учета и подлежащих исполнению, необходима для облегчения контроля за их исполнением и дальнейшей справочной работы. Как правило, учет входящих документов осуществляется централизованно, независимо от пути их получения. Все документы, доставленные курьером, почтовой службой или через электронные каналы передачи информации и подлежащие регистрации, получают уникальные номера, датируются и помечаются отметкой о поступлении (от руки или с использованием специального штемпеля).

В зависимости от принятой в организации регистрационной формы данные о каждом документе вносятся в отдельный журнал или электронную регистрационную форму. При регистрации указываются:

  • даты получения и создания документа;
  • входящий регистрационный номер и номер, присвоенный отправителем (если есть);
  • автор (корреспондент);
  • заголовок и вид документа;
  • резолюция;
  • срок исполнения и исполнитель;
  • ход исполнения и номер дела, в которое документ помещается после исполнения.

Сначала указывают только первичные данные, а по мере продвижения работы с документом регистрационная форма дополняется сведениями о сроках и результате исполнения.


Узнайте, как организовать эффективный контроль исполнения документов


Журнал входящих документов

Журнал входящих документов в 2016 году рекомендуется вести при скромных масштабах документооборота (до нескольких сотен входящих документов в год, чтобы в случае необходимости можно было легко просмотреть все данные за выбранную дату). При большом документообороте использование заполняемого от руки журнала затрудняет дальнейший поиск и контроль входящих документов, поэтому рекомендуется применять его электронную версию или электронные регистрационные карточки в СЭД (системе электронного документооборота). Если организация не располагает достаточным количеством средств для внедрения СЭД, можно воспользоваться возможностями программы MS Excel, регистрируя корреспонденцию в табличке.

Единой законодательно утвержденной формы регистрационного журнала входящих документов не существует, поэтому каждая организация обладает полной свободой действий в этом вопросе. При разработке формы журнала рекомендуется предусмотреть отдельные разделы для разных типов документов (приказов, деловых писем, протоколов, договоров и т. д.), а также специальные графы для сведений о количестве листов в полученных документах и приложениях к ним.


Важно: правила регистрации документов в делопроизводстве


Исполнение входящих документов

Оформление входящих документов в 2016 году не заканчивается регистрацией: ожидающие резолюции бумаги необходимо передать на рассмотрение руководства. После того, как уполномоченное должностное лицо проставит на документе свою резолюцию, ее содержание переносят в регистрационную форму, а сам документ передают на исполнение. В большинстве случаев исполнение входящих документов должно осуществляться в заранее определенные сроки, поэтому чем раньше они поступают к непосредственному исполнителю — тем лучше.

Существует практика немедленной передачи исполнителям документов, требующих  исполнения в кратчайшие сроки. В этом случае пропускается этап получения резолюции от руководителя (вышестоящее должностное лицо просто уведомляется о факте передачи). Если документ рассчитан на исполнение несколькими сотрудниками организации, руководитель  назначает ответственного исполнителя, по согласованию с которым документ будет передан по очереди или одновременно, в виде ксерокопий, всем остальным исполнителям.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция делопроизводителя (бланк).doc
  • Журнал учета входящей корреспонденции (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция делопроизводителя (образец).doc
  • Журнал учета входящей корреспонденции (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль