Деловая переписка

1177
Официальная деловая переписка ведется по особым правилам и стандартам. Узнайте, каким должен быть язык деловой переписки в 2016 году, какие особенности деловой переписки следует учитывать при составлении официального письма клиенту или партнеру компании, какие правила деловой переписки ни в коем случае нельзя нарушать, а также как осуществляется электронная деловая переписка.

Из этой статьи вы узнаете:

  • в чьи обязанности входит ведение деловой переписки;
  • какими особенностями характеризуется язык деловой переписки;
  • как происходит организация деловой переписки в 2016 году;
  • какие правила деловой переписки не стоит нарушать;
  • как ведется электронная деловая переписка в 2016 году;
  • что представляет собой этикет деловой переписки.

Деловая переписка — один из основных каналов презентации компании: общаясь с клиентами, партнерами и представителями официальных инстанций, следует придерживаться определенных правил этикета, незнание которых может навредить вашему имиджу. Но и положительные стороны деловой переписки недооценивать не стоит: наряду с переговорами, совещаниями и деловыми беседами она может стать хорошим подспорьем в бизнесе, поможет завоевать доверие потенциальных заказчиков и укрепить партнерские отношения. Правильное оформление деловой переписки в 2016 году предполагает точность формулировок, уход от излишней эмоциональности и грамотность аргументации.


Переписка с зарубежными партнерами: обсуждение вопросов получения приглашения для оформления визы


Организация деловой переписки

Как правило, в 2016 году ведение деловой переписки поручается секретарям, делопроизводителям и менеджерам по работе с клиентами и партнерами. Сотрудник, занимающийся составлением и отправкой деловых писем, должен понимать, что собственноручно формирует имидж компании, и придерживаться основных правил официальной переписки:Деловая переписка

  • для внешней переписки использовать бумажные бланки и шаблоны электронных писем, оформленные в фирменном стиле;
  • в каждом письме указывать реквизиты компании, а при необходимости — личные данные (ФИО, должность);
  • придерживаться официально-делового стиля общения;
  • стремиться к смысловой точности и избегать ненужных эмоций;
  • демонстрировать уважение к адресату.

Организация деловой переписки при крайне ограниченном штате — не самая простая задача, но на сегодняшний день у руководителей есть выбор: поручить составление деловой корреспонденции своим подчиненным или обратиться к исполнителю со стороны. Многие компании предоставляют услугу оформления официальных писем, стоимость которой зависит от вида документа, а также разрабатывают готовые шаблоны для дальнейшего использования заказчиком. В этом случае вы за умеренную плату получаете готовые образцы деловых писем на все случаи жизни, составленные специалистами, которые в совершенстве освоили особенности деловой переписки и не допускают ошибок при оформлении официальных документов.

Вебинар 16 марта: "Эффективный тайм-менеджмент для секретаря"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Особенности управления временем для секретарей и помощников руководителя
  2. Ориентация на процесс и результат. Как это влияет на работу?
  3. Приемы, позволяющие экономить время за счет того, что сотрудники перестают обращаться с «глупыми» просьбами
  4. Что делать, если руководитель «забывает» о назначенных встречах, о том, что он вчера говорил и т.д.?
  5. Как предотвратить проблему еще до того, как она случилась?
  6. Оптимизация рабочего места по системе 5С из методики Кайдзен
  7. Принципы эргономики для секретаря как еще один резерв экономии времени
  8. Методика SMART для постановки правильных целей
  9. Работа с собственным состоянием и эмоциями
  10. Влияние моделей биоритмов и полотна пилы на вашу работу и работу вашего руководителя. Как сделать больше за меньшее время?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>


Важно: учимся правильно оформлять письма информационного характера


Правила деловой переписки

Существует этикет деловой переписки, нормы которого нарушать не стоит, если вы хотите произвести на адресата письма хорошее впечатление и вызвать у него желание сотрудничать с вашей организацией в дальнейшем. Если речь идет о письмах, полученных по электронной почте, желательно отвечать на них сразу же по прочтении — благо, современные технические возможности способствуют оперативности обработки корреспонденции.

Когда по объективным причинам быстрый ответ невозможен (например, для аргументированного изложения сути дела нужно запросить дополнительную информацию), старайтесь отвечать в течение 3-4 часов, или, в крайнем случае, до конца рабочего дня. Если в течение дня не удалось получить нужные сведения, не оставляйте обращение без ответа: достаточно написать хотя бы короткое сообщение о том, что письмо вы получили и постараетесь ответить на него в ближайшее время. Не давайте деловым письмам и официальным обращениям накапливаться без ответа. Медлить с обратной связью при получении обычного, «бумажного» письма также не стоит, особенно если его доставили курьером в конверте с пометкой «Срочно» или «Важно».


Переписка, сопровождающая встречи и установление контактов на выставках


Не стоит игнорировать и другие ключевые правила деловой переписки: используйте персональное обращение, демонстрирующее внимание к личности адресата и отражающее индивидуальную направленность письма, и выражайте признательность за интерес к организации или ее проектам. Можно использовать фразы «Спасибо за Ваше письмо», «Спасибо за проявленный интерес», «Спасибо, что выбрали нас» и т. д. Чтобы дальнейшее сотрудничество было плодотворным и комфортным для всех участвующих сторон, настраивайте адресата на продолжение общения. Фразы «С готовностью отвечу на Ваши вопросы», «Будем рады сотрудничеству», «С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество» задают верный тон и помогают наладить конструктивный диалог.

Обязательно снабжайте письмо подписью и блоком контактной информации (это могут быть персональные данные отправителя, такие как имя, фамилия и должность, номер рабочего телефона и другие координаты). Если вы используете электронную почту, сохраните блок контактной информации в автоматических настройках почтового ящика, это ускорит процесс оформления писем.


Деловое письмо: правила оформления и порядок работы с документом с точки зрения эксперта


Язык деловой переписки

Официальная деловая переписка в 2016 году предполагает уважение к личному времени адресата, поэтому формулировки должны быть лаконичными. Представляться и напоминать обстоятельства дела, послужившего поводом для диалога, стоит только в первом письме, в последующей переписке рекомендуется сразу обращаться к сути вопроса. Тон выбирайте нейтральный, без фамильярности, лишних эмоций и витиеватых оборотов. Использовать фразы этикетного характера — можно и нужно, наполнять деловое письмо многочисленными подробностями, не имеющими отношения к делу — строго противопоказано.

Довольно часто деловая переписка ведется с использованием шаблонных фраз, отточенных поколениями делопроизводителей, что считается нормой, в то время как употребление жаргонизмов, междометий и уменьшительно-ласкательных суффиксов находится под запретом. Язык деловой переписки не требует отказа от вводных конструкций, позволяющих сделать письмо менее сухим и категоричным, но тон письма всегда должен оставаться уважительным, даже если приходится отвечать на обращение агрессивного или вызывающего характера.


Узнайте, как быстро и безупречно оформлять письма-просьбы и запросы


Электронная деловая переписка

В настоящее время львиная доля деловых писем и официальных запросов отправляется в электронном виде. Правила составления электронного письма во многом идентичны порядку, которого принято придерживаться при оформлении бумажных писем, за исключением некоторых нюансов.

Во-первых, при рассылке электронного обращения к нескольким адресатам нужно правильно оформить поле «Кому»: нельзя перечислять через запятую десятки адресатов, особенно если это незнакомые друг другу люди, не имеющие представления о том, что они задействованы в рамках одного проекта. Чтобы избежать лишних объяснений, лучше оформить рассылку на свое имя, а имена остальных адресатов указать в поле «Скрытая копия». Во-вторых, обращайте внимание на размер и название вложений при отправке письма. Оптимальный размер — до 3 МБ, а заголовок должен быть понятным адресату и передавать суть материала, который находится во вложенном файле.


Переписка с зарубежными партнерами по организации встреч и переговоров


Если есть возможность, используйте цитирование цепочек писем (так адресат быстрее поймет, о чем идет речь) и указывайте в заголовке тему обращения. Электронная деловая переписка не приемлет «кричащих» заголовков, поэтому лучше ограничиться парой нейтральных слов, которых будет достаточно для идентификации письма.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Памятка по работе в глобальной сети Интернет (бланк).doc
  • Благодарственное письмо сотруднику от руководителя организации (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Памятка по работе в глобальной сети Интернет (образец).doc
  • Благодарственное письмо сотруднику от руководителя организации (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль