Распорядительные документы

1621
Узнайте, что представляют собой распорядительные документы, какие их виды может содержать система распорядительных документов организации в 2016 году, где искать общие стандарты оформления и требования к распорядительным документам в 2016 году, почему приказ — основной распорядительный документ, а также какие элементы включаются в состав распорядительных документов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какую функцию выполняют распорядительные документы;
  • какие существуют виды распорядительных документов;
  • как происходит оформление распорядительных документов;
  • какие требования к распорядительным документам предъявляются действующим законодательством.

Распорядительные документы закрепляют задачи, функции и цели всей организации или ее отдельных сотрудников (как руководящих, так и рядовых). Если в ходе операционной деятельности учреждения возникает потребность в выполнении конкретных действий, именно распорядительными документами утверждается порядок их реализации, а также  права и обязанности работников, которые привлекаются к процессу.

Виды распорядительных документов

Согласно ГОСТ («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003), в 2016 году система Распорядительные документыраспорядительных документов любой организации может быть представлена:

  • постановлениями;
  • распоряжениями;
  • решениями;
  • приказами;
  • указаниями.

Все виды распорядительных документов должны использоваться по назначению. В каждом конкретном случае выбор типа документа осуществляется исходя из полномочий, статуса и компетенции должностного лица, которое его издает. Учитывается и порядок принятия управленческого решения (коллегиальный или единоличный). Как правило, приказы и распоряжения издает генеральный директор или его заместитель. Если документ издается в результате рассмотрения вопроса коллегиальным органом управления, оформляется постановление или решение.


Важно: особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Основной распорядительный документ

Вебинар 16 марта: "Эффективный тайм-менеджмент для секретаря"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

  1. Особенности управления временем для секретарей и помощников руководителя
  2. Ориентация на процесс и результат. Как это влияет на работу?
  3. Приемы, позволяющие экономить время за счет того, что сотрудники перестают обращаться с «глупыми» просьбами
  4. Что делать, если руководитель «забывает» о назначенных встречах, о том, что он вчера говорил и т.д.?
  5. Как предотвратить проблему еще до того, как она случилась?
  6. Оптимизация рабочего места по системе 5С из методики Кайдзен
  7. Принципы эргономики для секретаря как еще один резерв экономии времени
  8. Методика SMART для постановки правильных целей
  9. Работа с собственным состоянием и эмоциями
  10. Влияние моделей биоритмов и полотна пилы на вашу работу и работу вашего руководителя. Как сделать больше за меньшее время?

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Приказ — основной распорядительный документ. Это самый распространенный вид управленческого документа в практике делопроизводства, обычно издаваемый по основным вопросам. Приказами утверждаются локальные акты, инструкции, перечни и номенклатуры, отчеты и планы развития производства, штатные расписания и типовые формы документов, решения о реорганизации предприятия или смене режима его работы. Изданием приказов сопровождаются прием, перемещение и увольнение работников, а также другие процедуры, касающиеся внутренней жизни организации.


Внесение изменений в распорядительные документы организации


В приказах отражаются решения конкретных задач, стоящих перед организацией, причем любой приказ позже можно отменить другим распорядительным документом. Издавая приказ об отмене предыдущего решения руководства, необходимо указывать дату, с которой действие распорядительного документа прекращается, а также его номер и точное наименование.

Все приказы обязательно проходят регистрацию, причем отсчет порядковых номеров ведется в пределах календарного года. Иногда в порядке, установленном номенклатурой дел организации, порядковый номер приказа дополняется буквенными или цифровыми обозначениями. Например, для группы приказов по личному составу может применяться обозначение «л/с», а для приказов по основной деятельности — «о/д».


Издание приказов: важные нюансы, о которых следует знать делопроизводителю


Оформление распорядительных документов

Оформление распорядительных документов в 2016 году обычно начинается с подготовки проекта, которая может поручаться как одному исполнителю, так и рабочим группам, комиссиям и целым структурным подразделениям. Сначала производится сбор данных по рассматриваемому управленческому вопросу, затем составляется черновой вариант документа. После согласования документ подписывается уполномоченным лицом. Количество согласующих инстанций в каждом конкретном случае определяется обстоятельствами, по мере согласования документ может неоднократно редактироваться и дополняться.

Каждой организации рекомендуется разработать унифицированные стандарты и единый порядок оформления распорядительных документов, закрепив их локальным актом и отразив в инструкции по делопроизводству. Применяемые стандарты не должны противоречить общим требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). После согласования и утверждения распорядительный документ необходимо донести до исполнителя.


Как эффективно осуществлять контроль исполнения документов, рассказывает эксперт


Состав распорядительных документов

Состав распорядительных документов стандартен, все включаемые в него элементы перечислены в ГОСТ Р 6.30-2003. Среди них — государственный герб РФ, контактные данные и наименование организации, регистрационные индексы, название вида документа, заголовок к тексту и сам текст, данные об исполнителе или адресате, а также всевозможные отметки — визы или пометки о контроле, наличии приложений, заверении копий, исполнении, ограничении доступа, расписке в получении и т. д.


Внесение изменений в распорядительные документы организации


Текст обычно состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной: в первой части освещается суть рассматриваемого вопроса или цитируются предыдущие решения, во второй формулируется поручение. И если констатирующая часть не считается обязательной (во многих распорядительных документах она попросту отсутствует), то распорядительная как раз несет основную смысловую нагрузку.

Требования к распорядительным документам

Подробные требования к распорядительным документам изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Проставляя реквизиты, необходимо указывать код организации (по ОКПО) и код формы документа (по ОКУД), а также следить, чтобы используемое при оформлении название организации совпадало с данными учредительных документов. В качестве автора указывается должностное лицо, представляющее организацию.


Внедрение корпоративной электронной системы управления в Группе компаний «Цифрал-Сервис»


Не забывайте вносить справочные данные: почтовый адрес, номера телефонов и другие данные об организации, а также наименование документа и дату. Если речь идет о приказе или распоряжении, обязательно ставится дата его утверждения или подписания, а в постановлении или решении указывается дата заседания, на котором оно было принято.

Регистрационный номер документу присваивается в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел, в случае необходимости на первом листе проставляется гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Строго секретно» и т. д.). Распорядительные документы организации в 2016 году подписываются исключительно должностными лицами, за которыми уставом закреплено соответствующее право.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ об организации воинского учета (бланк).doc
  • Приказ о реорганизации организации (бланк).doc
  • Приказ об утверждении графика сменности (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ об организации воинского учета (образец).doc
  • Приказ о реорганизации организации (образец).doc
  • Приказ об утверждении графика сменности (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль