Внутренние документы

473
Узнайте, что представляют собой внутренние документы, какие виды внутренних документов в 2016 году чаще всего используются организациями, как происходит оформление внутренних документов, какими локальными нормативными актами регламентируется работа с внутренними документами в 2016 году, а также в течение какого срока осуществляется хранение внутренних документов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • чем внутренние документы отличаются от входящих и исходящих;
  • какими бывают виды внутренних документов;
  • как происходит работа с внутренними документами в 2016 году;
  • для чего разрабатывается положение о внутренних документах;
  • в каком порядке осуществляется регистрация внутренних документов в 2016 году;
  • как организовать хранение внутренних документов после исполнения.

Понятием «внутренние документы» обозначают весь объем документации, разработанной для внутреннего употребления и не выходящей за пределы подготовившей ее организации. В большинстве случаев внутренние документы предприятия представляют собой наименее регламентированную часть документооборота.

Виды внутренних документов

Существуют разные виды внутренних документов, классифицируемых по таким признакам, как назначение, содержание, порядок согласования и т. д. Самые распространенные в 2016 году внутренние документы организации — докладные и объяснительные записки, отчеты, акты, заявления и протоколы.


Аудит делопроизводства в организации


Кроме того, к данной категории относится локальная нормативная документация (должностные инструкции, регламенты, устав организации, положения), договоры, доверенности, учетные документы. Организационно-распорядительные Внутренние документыдокументы — приказы, распоряжения, решения — также в ряде случаев используются исключительно для решения управленческих задач в рамках одной компании.

Традиционно в учреждениях с централизованным документооборотом и несколькими структурными подразделениями, обменивающимися документацией, принято выделять входящие внутренние документы (получаемые из другого отдела). Соответственно, можно выделить и исходящие внутренние документы — справки, заявления и прочие виды внутренней документации, направляемые в другие отделы.

Положение о внутренних документах

Инициатором создания внутренних документов может быть любой сотрудник, а порядок согласования каждого вида документа регламентируется локально. Чаще всего алгоритмы и правила, по которым происходит оформление внутренних документов в 2016 году, четко прописываются в инструкциях по делопроизводству и прочих локальных актах.


Эксперт рассказывает: для чего нужен контроль исполнения документов и как его оформить


Если специфика работы предприятия такова, что его сотрудникам постоянно приходится иметь дело с разработкой внутренней документации, целесообразно утвердить единое «Положение о внутренних документах», прописав в нем все нюансы оформления и согласования. В стандартных случаях полный цикл разработки и движения таких документов состоит из нескольких этапов:

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

  • создание документа;
  • согласование;
  • визирование;
  • рассмотрение и утверждение;
  • регистрация в системе делопроизводства;
  • исполнение (использование);
  • контроль исполнения.

Исполненные документы, на которых проставляется соответствующая отметка, передаются на текущее хранение и подшиваются в дела. Внутренние документы, подлежащие долгосрочному хранению, впоследствии передаются в архив.

Регистрация внутренних документов

Благодаря внедрению технических средств обработки информации процедура регистрации документов существенно упростилась. В 2016 году регистрация внутренних документов часто производится с применением электронных форм и таблиц, хотя некоторые организации предпочитают действовать «по старинке», используя регистрационные журналы. Регистрировать документы в журнале удобно только при условии малого объема внутреннего документооборота.


Согласование проектов документов


Кроме того, информационно-справочная работа с внутренними документами при использовании журнала существенно замедляется, поскольку найти нужное заявление, протокол или распоряжение с помощью становится сложнее. Поэтому при наличии соответствующей технической базы есть смысл применять при регистрации систему электронного документооборота. Вдобавок можно заводить отдельные регистрационные журналы для наиболее значимых внутренних документов — договоров, приказов, распоряжений.


Важно: правила регистрации  документов


Перечень внутренних документов

Делопроизводители со стажем знают, как полезно всегда иметь под рукой полный перечень внутренних документов, которые могут понадобится при проверке. Как правило, сюда входит комплект обязательной локально-нормативной документации (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда и т. д.); основные кадровые документы, такие как личная карточка Т-2, должностные инструкции, табель учета рабочего времени и оплаты труда, график отпусков; приказы по личному составу и основной деятельности; трудовые договоры.

Также в перечень следует добавить должностные инструкции, правила поведения в чрезвычайных ситуациях, памятки на случай эвакуации. Каждая компания дополняет базовый список другими видами документов, исходя из условий, в которых ей приходится функционировать, и особенностей организации внутреннего документооборота. На каждом предприятии должны присутствовать документы, регламентирующие его производственную деятельность.

Управление внутренними документами

В 2016 году управление внутренними документами организации происходит в соответствии с «Положением о внутренних документах» и инструкциями по делопроизводству. На этапах подготовки прохождение внутренних документов идентично прохождению исходящей документации, а на этапе исполнения — входящей.


Индексируем зарплату работника. Как внести изменения в ЛНА?


Подготовленные проекты организационно-распорядительных документов и локальных нормативных актов после согласования передаются в юридический отдел (при его наличии) на предмет проверки соответствия законодательству РФ. Передача документов между структурными подразделениями организации, как правило, осуществляется через секретарей или других лиц, ответственных за делопроизводство.

Хранение внутренних документов

Срок хранения внутренних документов зависит от их принадлежности к тому или иному виду и может быть временным (до 10 лет или свыше 10 лет) или постоянным. А вот форма документа (бумажная или электронная) на срок его хранения никак не влияет. Первые два года после завершения дел хранение внутренних документов осуществляется в пределах структурных подразделений для оперативной справочной работы, а затем — в архиве организации.


Узнайте, как происходит подготовка дел к передаче на архивное хранение


После экспертизы ценности самые важные документы, способные обеспечить государство и науку ценной информацией, могут передаваться в муниципальные и государственные архивы, а прочие — уничтожаются по завершении срока хранения, указанного в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден приказом Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010г.).

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о предоставлении отпуска (бланк).doc
  • Приказ о перемещении сотрудника (бланк).doc
  • Инструкция по охране труда для делопроизводителя (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc
  • Приказ о перемещении сотрудника (образец).doc
  • Инструкция по охране труда для делопроизводителя (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.86%
  • Делопроизводство 17.19%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.76%
  • Имидж секретаря 11.31%
  • Деловой этикет 12.22%
  • Карьерный рост 8.6%
  • Документооборот 19%
  • Электронный документооборот 16.74%
  • Архивное дело 81.9%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль