Как организовать закупку канцтоваров?

1920
По материалам форума.

- Добрый день, уважаемые секретари и офис-менеджеры!
HELP! Прошу вашей помощи, и поддержки!
Я недавно устроилась на работу офис-менеджером, и до этого знать не знала, и думать не думала, что когда-то буду работать в этом направлении) Ничегошеньки не знаю…но очень хочется не упасть в грязь лицом, и показать себя с лучшей стороны! Руководитель дал мне первое задание – закупить канцтовары на несколько отделов. Ничего объяснять не стал, сказал - решите эту проблему сами и по-своему( Подскажите, пожалуйста, кто как решает, или решал этот вопрос у себя в организации. Как лучше все это дело организовать? С чего начать? Как вообще собрать с людей заказы на канцтовары? И какие документы нужны в процессе? Так хочу выполнить все на отлично…не опозориться. Девочки, помогите!!!
СПАСИБО, ЗАРАНЕЕ!

- Как вариант, попросить отделы дать вам заявки на канцтовары (оставляешь их у себя), потом формируете общую зявку (плюс для себя, начальства и общей огртехники) связываетесь с фирмой, получаете счет, оплачиваете, а потом раздаете по отделам согласно заявкам.
По нормальному должен быть приказ о том кто в отделах дает заявку на канцтовары, кто формирует конечную заявку и сроки закупки канцтоваров

- Вера, вот примерный план действий:
1. для начала нужно узнать, как осуществлялась закупка канцелярии до этого момента. Проще всего узнать это в бухгалтерии, ведь если закупка производилась через какую-то фирму, в бухгалтерии должны быть платежки.
2. необходимо выяснить на какую именно сумму Вы можете рассчитывать.
3. оповестить сотрудников о приеме заявок на покупку канцелярии.
4. подготовить сводную заявку, уложившись в выделенные денежные средства
5. сделать заказ

- Ой, здорово! Вы так быстро и подробно ответили! Я даже на ожидала! СПАСИБО!
Уже занимаюсь во всю! Пишу объявление про сбор заявок.
Анастасия Александровна, а я не очень поняла про приказ? Он обязательно должен быть?
Сумму тоже выяснила.
Kosha, а если сумма, которая предполагается по заявкам, получится больше суммы выделенной руководством? Как решать, что именно нужно выкинуть из списка? С руководителем советоваться?

- Можно с руководителем, а лучше пройтись по отделам и предложить сотрудникам самим оставить наиболее необходимую им канцелярию. А всё, что осталось перенести на следующий раз

- У нас сумма не ограничена, иногда директор на своё усмотрение что-нибудь выкинет, а потом всё равно докупаем. Если это постоянная ваша обязанность, то лучше чтоб был, а то с кого будете заявки трясти.

- Да, действительно, лучше с сотрудниками обговорить все...заодно и познакомлюсь со всеми поближе...на канцелярской, так сказать, волне
Анастасия Александровна, а как этот приказ составить, Вы случайно не подскажете? Может я где-нибудь могу шаблон найти?

- Я сейчас отделена от ОК, но постараюсь достать

- Как-то так
ООО «Ля-ля-ля»
ПРИКАЗ
Дата №
Об обеспечении канцелярским товарами
Для своевременного обеспечения сотрудников ООО «Ля-ля-ля» канцелярскими товарами
Приказываю:
1. В срок до ___ в конце каждого квартала подавать заявки на приобретение канцелярских товаров______________ (уполномоченное лицо)
2. Ответственными за формирование заявок по подразделениям назначить следующих сотрудников:
3. ___________ (уполномоченное лицо) проводить формирование единого списка канцелярских товаров и фоформление счета для бухгалтерии, и производить отпуск канцелярских товаров согласно поданным заявкам.
Директор Подпись О.О. Одуванчиков
Ознакомлены:

- Спасибо, Анастасия Александровна!

- Ой, Супер!
Сейчас же прикажу Приказом. А то, у нас до этого небыло такого документа в организации

- У нас делается так: раз в месяц мы сдаем заявку в произвольной форме (но естественно за подписью начальника отдела) на имя человека, который занимается закупкой канцтоваров. Потом согласно этой заявке получаем (по списку сверяем). Если, например, у вас не хватило средств на удовлетворение всех запросов, вы можете в этой же заявке отметить то, чего в этом месяце закупить не удалось, и перенести на следующий месяц. Заявки эти рекомендую не выбрасывать, т.к. в спортных ситуациях они вам пригодятся, тем более что они могут служить основанием для отказа в покупке чего-либо (например, в прошлом месяце это уже закупали, то вы можете смело отказать на основании небезграничности бюджета на канцтовары, и купить запрашиваемое в следующем). Удачи!

- А у нас в компании я организовала закупку канцелярии по другому. Выделила небольшую подсобку, в которой хранится минимальный запас канцелярских запасов. В случае, если потребуется что-то срочно, в грязь лицом не упадешь,и всегда есть все. А принимать заявки от сотрудников считаю нецелесообразным, т.к. народ может захотеть купить кожаную визитницу, или ежедневник со стразами, например. Также рекомендую иметь минимум двух поставщиков товаров. И желательно таких, чтобы работали без предоплаты. Таким образом можно независеть от скорости оплаты счета бухгалтерией.

- Еще рекомендую, чтобы отделы свои заявки готовили к определенному числу, который вы можете сами установить. Это называется планирование.

- Доброго дня, тоже поделюсь инфой!
Я то работаю в этой сфере давно, но со 100% уверенностью скажу, что нюансов хватает в каждой новой компанией. Так у нас нынче это происходит так.
Я рассылаю всем сотрудникам бланк заказа по эл. почте, в письме, желательно указать сроки в которые сотрудники должны его заполнить и сдать/отправить обратно.
Затем собираешь всё в один заказ и отправляешь в компанию с которой вы работаете.. Это уже Комус, Алекс и Ко, Росэл и т.д. где дешевле, я стараюсь отправить сразу в несколько, чтоб потом сравнить цены. Из этой фирмы они присылают обратно счет. Если бух-я его согласна оплатить- звонишь и просишь отгрузку, если нет - вычеркиваешь некоторые пункты. Ну и т.д.
Я постоянно что-то забываю, или всегда чего-то нехватает, всегда есть те или иные проблемы.. Но куда без них..
Стараюсь записывать все что приходит в голову, на всякий случай, вдруг поможет.
Вот так.. Рада служить.
Интересный опыт всех и очень полезен..

- Коллеги! Подскажите, есть еще компания надежная, как Комус, но дешевле?

- У нас раньше был договор с Комусом, но сравнив прейскурант цен с Метро (Офисный мир) перешли к ним. Плюсов появилось больше. Можно заранее заказать, что надо и приехать за уже собранной корзиной, все потрогать, полистать. Ждать несколько дней заказ не нужно, да еще постоянные акции в Метро тоже привлекают. Вот на днях закупили сотрудникам презенты на Новый год, - планнинги и датированные ежедневники от хорошей фирмы Nazareno Gabrielli со скидкой. Бумага дешевле, чем в Комусе. Удобно, что наш менеджер по закупкам практически все нужды офиса там же решает.

- Добрый день! Руководитель заказал ежедневник.думаю его ежедневник должен отличаться от других))).В компании,которая поставляет канцтовары нет презентабельных.Подскажите, как в вашей организации происходит закупка для руководителя.Спасибо.

- У нас руководители сами выбирают по каталогу что они хотят... А если нет ничего подходящего у нашего основного поставщика канцелярии, то смотрим каталоги других фирм

- Спасибо,Касатка.автоматически вопрос напрашивается - услугами каких компаний полъзуетесь,акромя Комус,Прагматик

- Ну у нас основной поставщик Галилей. Остальные - как придется...

- У меня вопрос: кто где покупает канцелярию? И кто-нибудь сотрудничад с "Глобал трейдинг"?

- Одно время покупала у них не понравилась оперативность доставки, могли выставить счет а товара в наличии у них нет. Сейчас покупаем PaperPen все оперативно и вовремя, цены не кусаются.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.47%
  • Делопроизводство 12.95%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.07%
  • Имидж секретаря 10.07%
  • Деловой этикет 10.07%
  • Карьерный рост 9.35%
  • Документооборот 15.11%
  • Электронный документооборот 13.67%
  • Архивное дело 82.01%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль