Оформление документов

733
В каждой организации достаточно часто появляется необходимость составления документов как для внутреннего применения, так и для отправки в другие компании. Чтобы не допустить ошибок при составлении, рекомендуем ознакомиться с основными правилами, требованиями и сроками оформления документов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие существуют требования к оформлению документов;
  • каков порядок оформления документов;
  • существуют ли конкретные сроки оформления документов.

В случае несоответствия документов ГОСТам или при нахождении ошибок организация может получить большое количество проблем и неприятностей. Именно по этой причине так важно соблюдать требования к оформлению документов 2016 года.

Требования к оформлению документов

Для всех деловых бумаг, представляющих важность для организации и регламентирующих ее работу, существует ряд ГОСТов и инструкций. Очень важно, чтобы все документы в компании соответствовали единым требованиям и законом, ведь в любой момент может возникнуть ситуация, когда они потребуются для судебных разбирательств. А при нахождении ошибок в оформлении документов, организацию ждут различные неприятности. Поэтому так важно изучить оформление деловых бумаг подробнее.

Самым главным сборником требований к оформлению документов является стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» с изменениями 2016 года. В новой редакции данный ГОСТ содержит целый раздел, который посвящен единым правилам подготовки документа в целом и называется «Общие требования к изготовлению документов». Также основные положения о требованиях к изложению и оформлению текста (содержанию) выделены в отдельный раздел.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть является основной его частью, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также технологические отметки, проставляемые на различных этапах обработки документа.


Экспертиза ценности документов


Порядок оформления документов

Несмотря на огромное разнообразие деловых бумаг, существует определенный порядок оформления документов 2016 года, соблюдение которого позволяет существенно сэкономить время и минимизировать возможные ошибки. В первую очередь это касается согласования проекта с руководством либо с сотрудниками, чья подпись должна стоять в деловых бумагах. Также нельзя ставить дату на документах, не получивших согласования. Дата ставится сотрудником, согласовавшим текст деловой бумаги, и проставляется тем днем, когда документ был подписан.

В случае содержания в тексте нескольких поручений, решений, выводов и т.д., в нем выделяют разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст делового послания иногда включают фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Правила оформления документов 2016 года не имеют каких-либо конкретных рекомендаций о наборе текста с использованием компьютеров. Главное требование – это чтобы шрифт был читабельным, размером № 12-15 и с интервалом 1-2. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать стиль документов (шрифт и размер) в соответствии со стилистикой компании и рекомендациями ГОСТов и инструкций.


Первые этапы делопроизводства в организации


 Также следует помнить о согласовании. Оформление документов организации включает в себя как одиночные приказы, акты и справки (подписываемые одним сотрудником), так и деловые документы,  подписываемые двумя и более сотрудниками. В этом случае очень важно правильно изложить текст.

Документы от:

  • 1-го лица единственного числа: "приказываю... подготовить и представить на рассмотрение"; "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";
  • 3-го лица единственного числа: "...Совет Федерации постановляет..."; "...коллегия постановила..."; "министерство не считает возможным...";
  • 1-го лица множественного числа: "просим представить данные о..."; "представляем на рассмотрение и утверждение...";
  • в совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "приказываем..."; "решили...".

Также существуют правила оформления документов, содержащих более одного вывода (постановления, решения, поручения и т.д.). В подобных случаях текст должен содержать разделы, подразделы, пункты и подпункты. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Подпись должностного лица на деловой бумаге также строго регламентируется. Чтобы деловая бумага имела юридическую силу, подпись ответственного лица должна содержать 3 главных составляющих: должность, роспись и расшифровку росписи. Располагаются данные элементы именно в таком порядке под текстом документа в одну строку. Должность полномочного лица должна быть прописана в строгом соответствии с наименованием, указанным в трудовом договоре сотрудника (либо в штатном расписании).

Оформление документов

Также следует запомнить одну немаловажную деталь! При оформлении документа на бланке должность полномочного лица дополняется наименованием организации (генеральный директор ООО "Луна" и т.д.). В остальных случаях достаточно указывать только должность.

Сроки оформления документов

Оформление различных документов в организации может занимать некоторое время, но для некоторых видов деловых бумаг существуют ограничения. Например, приказ о приеме на работу нового сотрудника должен быть издан не позднее, чем в течение первых трех дней с момента вступления в должностные обязанности. Такой же срок выделяется на оформление приказа о переводе, повышении, Также три дня дается работникам по возвращению из командировки на составление отчета.


Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел


Отсутствуют сроки оформления документов при издании приказа на отпуск, однако следует учитывать, что отпускные работнику должны быть выплачены не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. Поэтому и оформление приказа на отпуск (на основе которого и производится выплата) не может быть произведено позднее. Также учитывайте, что на таком приказе должна присутствовать подпись сотрудника, который уходит в отпуск, иначе такой приказ не будет считаться действительным. Положения об изменениях в работе организации, требующие ознакомления сотрудников, не могут датироваться тем днем, с которого данные изменения вступают в силу. 

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о приеме на работу (бланк).doc
  • Приказ о предоставлении отпуска (бланк).doc
  • Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Приказ о приеме на работу (образец).doc
  • Приказ о предоставлении отпуска (образец).doc
  • Служебная записка о подтверждении факта пребывания в командировке (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 10.64%
  • Делопроизводство 16.31%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.28%
  • Имидж секретаря 9.93%
  • Деловой этикет 11.35%
  • Карьерный рост 7.8%
  • Документооборот 17.02%
  • Электронный документооборот 14.89%
  • Архивное дело 82.62%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль