Авансовый отчет

148
Многие секретари сталкиваются с необходимостью выдачи подотчетных средств сотрудникам. О том, как это сделать и как правильно заполнить авансовый отчет - читайте в статье.

В данной статье вы узнаете:

  • правила заполнения авансового отчета;
  • как выглядит форма авансового отчета;
  • как ведется учет авансовых отчетов;
  • как вести расходы по авансовым отчетам.

Несмотря на то, что авансовый отчет относится к бухгалтерским документам, многие секретари сталкиваются с необходимостью его заполнения. Как правило большинство секретарей занимаются ведением документации, и хранением бланков. Именно по этой причине любой секретарь должен знать все об авансовом отчете.

Заполнение авансового отчета

Прежде чем перейти непосредственно к заполнению авансового отчета, разберемся в чем же особенность этого документа.

Авансовый отчет относится к документам первичного отчета и подтверждает расходование Авансовый отчетподотчетных средств, выданных авансом. К нему также должны прилагаться оправдательные документы в том случае, когда средства выделялись на определенные нужды (командировки, закупка канцелярии, хознужды и т.д.). Заполняется авансовый отчет сотрудником, который получил наличные средства. Далее отчет необходимо предоставить в бухгалтерию для проверки, утверждения и списания расходов.

Дальнейшим заполнением должен заниматься бухгалтер организации. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номер корреспондентского счета и суммы, на обратной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета, которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Далее проверяется правильность заполнения авансового отчета и оправдательных документов. Также необходимо удостовериться в том, что средства были потрачены строго по назначению. Только после этого ставится отметка о том, что отчет проверен и утвержден в конкретной сумме (сумма, указанная сотрудником, пишется цифрами и прописью). Далее заполняется расписка, расположенная внизу на лицевой стороне авансового отчета, отрезается и передается подотчетному лицу. Затем ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера (с их расшифровками). При необходимости вносятся суммы остатка или перерасхода, реквизиты ордеров (расходных и приходных).


Особенности формирования в дела отдельных категорий документов


Форма авансового отчета

Так как авансовый отчет относится к бухгалтерским документам первичной отчетности, то и форма находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств организации под названием — форма № АО-1. Бланк авансового отчета имеет две стороны. На лицевой стороне подотчетное лицо указывает наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер (при наличии такового), а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

На оборотной стороне формы авансового отчета указывается перечень оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие документы), и суммы затрат по ним (графы 1 — 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете. Строка 1а лицевой стороны, формы и графы 6 и 8 оборотной стороны бланка авансового отчета заполняются в случае, если аванс был выдан в иностранной валюте (например, на загранкомандировку), согласно правилам и действующему законодательству.


Обсуждаем практические ситуации


Учет авансовых отчетов

Выдача наличных денег под авансовый отчет производится в кассе организации (если таковая имеется) по расходному кассовому ордеру либо непосредственно бухгалтером. В расходном кассовом ордере должно быть указано назначение растраты. Для удобства ведения учета авансовых отчетов можно создать в бухгалтерии список сотрудников, которые имеют право на получение подотчетных средств. Также необходимо наличие приказа руководителя организации, в котором указаны сроки, на которые выдаются такие авансы (в законодательстве на этот счет нет никаких ограничений). К примеру, если средства выделяются на командировку сотрудника, то основанием служит командировочное удостоверение (или приказ руководителя), а авансовый отчет должен быть заполнен в течение трех рабочих дней после прибытия из служебной командировки.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

Расходы по авансовым отчетам

Для осуществления контроля расходов по авансовым счетам необходимо наличие всех оправдательных документов. Именно они подтверждают факт целевого использования средств. Такие документы должны прилагаться к авансовому отчету и храниться в одном деле. Оправдательные документы должны быть предоставлены вместе с авансовым отчетом не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который был выдан аванс. При большом количестве авансовых отчетов можно завести журнал, в который будут заноситься все выданные авансы, суммы и срок, на который они выданы. Также целесообразно записывать фамилию сотрудника, которому был выдан аванс.


Номенклатура дел организации: форма, структура, ведение и корректировка


После того, как заполненный авансовый отчет проверит руководитель организации (поставит свою подпись и расшифровку), документ принимается к списанию подотчетных денежных средств. В случае, если не все средства были израсходованы, денежный остаток вносится в кассу (необходим приходный кассовый ордер). Если же сотрудник превысил сумму аванса, то необходимо выдать перерасходованную сумму. Для этого также должен быть создан расходный кассовый ордер, который в дальнейшем необходимо прикрепить к авансовому отчету. Следует отметить, что наличные средства не выдаются сотрудникам, которые имеют задолженность по более ранним авансовым отчетам. Также не допускается выдача средств сотрудникам, которые не указаны в отчете и не несут материальной ответственности.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Форма № АО-1. Авансовый отчет (бланк).xls
  • ОКУД 0504505. Авансовый отчет (бланк).xls
  • Положение о командировках (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Положение о командировках (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.92%
  • Делопроизводство 15.08%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.32%
  • Имидж секретаря 10.32%
  • Деловой этикет 10.71%
  • Карьерный рост 7.54%
  • Документооборот 16.67%
  • Электронный документооборот 15.08%
  • Архивное дело 83.73%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль