Документационное обеспечение

1288
Документационное обеспечение организации является одним из важнейших этапов работы с информацией в любой компании. О том, какие существуют правила документационного обеспечения, а также как не допускать ошибок при работе с важной информацией – читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как организовать документационное обеспечение в организации;
  • основные правила документационного обеспечения;
  • наиболее распространенные ошибки в документационном обеспечении.

Документационное обеспечение в организации

Документационное обеспечение в организации заключается в работе с информацией, которая является основой для принятия решений, и построено на работе с документами, в которых оно фиксируется. По этой причине документационное обеспечение (делопроизводство) любой компании, учреждения, организации рассматривается на сегодняшний день как один из важнейших этапов управления, который обладает своими специфическими задачами и должен выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Следует отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, к примеру: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что наименование службы ДОУ не меняет ее назначения, однако необходимо обратить внимание на следующие моменты:

  • структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
  • требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы из названия было понятно за что отвечает данное подразделение);
  • основы делопроизводства.

Те организации, которые не хотят применять устаревшие названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) могут прибегнуть к новым вариантам наименований, которые более полно отображают современное развитие документационного обеспечения, к примеру: отдел работы с документами и внедрения технических средств, отдел управления документацией и т.д.

Если речь идет о небольшой организации, то службы ДОУ как таковой может и не быть. Как правило в малочисленных компаниях за документационное обеспечение отвечает один сотрудник: секретарь или помощник руководителя. В любом случае следует знать основные задачи и функции, которые следует выполнять в рамках документационного обеспечения.

К основным задачам документационного обеспечения относятся:Документационное обеспечение

  • улучшение форм и методов работы с деловыми бумагами;
  • формирование единого порядка документирования и работы с документацией;
  • организация и построение систем контроля исполнения и подготовки бумаг для передачи в архив;
  • сокращение текущих документов;
  • унификация форм документов;
  • разработка и введение нормативных и методических документов по улучшению документационного обеспечения организации и в структурных подразделениях;
  • внедрение современных информационных технологий для работы с документами.

Функции документационного обеспечения можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические. Технологические функции включают в себя первоначальную обработку входящей корреспонденции, регистрацию всей документации (входящей, исходящей и внутренней), изготовление, копирование, размножение, подготовку к отправке документов, а также разработку и проектирование бланков организации.

К организационным функциям относятся своевременная подготовка документов к докладу руководству, регулирование их хода исполнения и хранения в подразделениях. Также одной из важных составляющих организационных функций является работа с сотрудниками службы ДОУ по повышению их квалификации, а также по организации мероприятий, призванных совершенствовать методы работы.

Контрольные функции представляют собой контроль в работе с документами на всех этапах: контроль за сроками исполнения, за правильностью оформления и формирования дел (для дачи в архив), обобщение сведений о ходе исполнения и результатах, а также обеспечение хранения дел.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают разработку номенклатуры дел, проведение экспертизы ценности документов и разработку нормативных документов, призванных регламентировать систему делопроизводства организации.

Основные правила документационного обеспечения

Правила документационного обеспечения в каждой организации устанавливаются в соответствии с требованиями руководящих документов по вопросам ДОУ и с учетом внутренней организации компании. В качестве документов, регламентирующих работу службы ДОУ, следует следует рассматривать:

  • указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне;
  • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого, а также ведомственного характера;
  • нормативные правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ регионального и местного характера;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда;
  • нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов;
  • организационно-распорядительные и организационно-методические документы предприятий (организаций, учреждений) по вопросам ДОУ.

Последний пункт разрабатывается непосредственно организацией и включает такую документацию, как инструкция по делопроизводству, положение о структурном подразделении (ответственном за документационное обеспечение), инструкции для сотрудников службы ДОУ и нормы рабочего времени для различных операций, связанных с документационным обеспечением.

Ошибки в документационном обеспечении

К наиболее распространенным ошибкам, возникающим в документационном обеспечении можно отнести несовершенство и отставание службы ДОУ от современных темпов развития методов работы с документами. Так, при большом документообороте в организации такая ошибка может выражаться в отказе от электронной системы регистрации и обработки документов.

Также отказ от СЭД (системы электронного документирования) значительно замедляет процесс ознакомления сотрудников с внутренними документами. Помимо этого, необходимо регулярно отлеживать изменения в научно-методической документации, чтобы избежать устаревания методов обработки и регистрации документов.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (бланк).doc
  • Должностная инструкция документоведа (бланк).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция начальника отдела документационного обеспечения (образец).doc
  • Должностная инструкция документоведа (образец).doc
  • Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль