Передача документов в архив

524
Все исполненные документы в организации должны своевременно передаваться в архив. О том, как правильно передать документы в архив, а также в какие сроки необходимо выполнить процедуру – читайте в статье.

В данной статье вы узнаете:

  • как осуществляется передача документов в архив организации;
  • порядок передачи документов в архив;
  • в какие сроки необходимо передать документы архив;
  • как правильно составить акт передачи документов в архив.

Передача документов в архив организации

Передача документов в архив организации должна осуществляться ежегодно во избежание путаницы в подразделениях и накопления ненужных документов. Перед передачей документов необходимо выполнить ряд процедур, таких как экспертиза ценности, оценка контроля выполнения и создание описи. Именно данные процедуры помогут определиться со списком дел, которые могут быть отправлены в архив.

Следует отметить, что документы по незавершенным делам и ожидающие рассмотрения не могут быть переданы в архив. Также документы, которые ожидают ознакомления или ответа также должны находиться в соответствующих подразделениях.

Для передачи дел в архив необходимо наличие графика, согласно которому будет осуществляться данная процедура. Как правило, график составляется в организациях, имеющих большое количество подразделений. Для каждого подразделения должны быть выделены дни, когда необходимо выполнить передачу. График должен быть согласован с руководителями подразделений, а также с руководителем организации.

Порядок передачи документов в архив

В период подготовки дел к передаче в архив сотрудники архива должны осуществить предварительную проверку на правильность оформления, формирования и соответствия количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных (в соответствии с номенклатурой организации). Все выявленные ошибки должны быть исправлены до того момента, как дела попадут в архив, а по недостающим делам должны быть составлена соответствующая справка.

 Каждое дело должно приниматься сотрудником архива в присутствии сотрудника подразделения. При этом обе описи дел (передаваемых в архив) должны иметь подписи ответственных лиц по окончанию передачи. Также в каждом экземпляре описи ставится отметка напротив каждого дела о его наличии, а в конце листа проставляется цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих и дата приема-передачи. Отметим, что при передаче дел, содержащих особо ценные документы, проверяется количество листов.

Передача документов в архив

Также следует отметить, что передачу дел удобнее всего производить непосредственно в архиве. Для этого ответственные сотрудники подразделения (которое осуществляет передачу) должны самостоятельно доставить дела в архив. К делам должны быть приложены регистрационные картотеки на все документы, наименование которых также должно быть включено в опись.

Сроки передачи документов архив

В начале календарного года архивариус либо лицо ответственное за архив создают график сдачи документов. Этот график должен быть согласован с руководителями подразделений, отделом организации, а в конце и с руководителем. Данный график должен содержать сроки сдачи для всех подразделений. Следует отметить, что для удобства сдачи документов лучше использовать различные даты, чтобы не возникло путаницы между документами разных подразделений компании. Также советуем устанавливать в качестве сроков временной интервал, а не один конкретный день. В противном случае может получиться так, что дата выпадет на выходной день, что вызовет немало осложнений или неисполнение внутреннего документа.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Следует отметить, что в архив передаются дела, срок хранения которых от 10 лет (включительно). Однако многие компании передают на хранение и документы с меньшими сроками хранения, что также допускается.

Акт передачи документов в архив

Акт передачи документов в архив необходим для того, чтобы снять ответственность с передающего дела сотрудника, а также чтобы быстро и достоверно оценить положение дел в данное время. Также данный документ пригодится в том случае, если работник, ответственный за передачу дел, уволился, ушел в отпуск или отсутствует по каким-либо причинам.

Для начала необходимо удостовериться, существует ли в вашей организации единая форма для заполнения актов, определенная нормативными документами. При отсутствии такого акт может быть заполнен на основании бланка, который приведен ниже. Следует знать, что основанием для передачи документов в архив является приказ о назначении комиссии, которая должна состоять из сотрудника архива и работников подразделений.

Во время приема-передачи документов следует проверить наличие необходимых документов, правильность их оформления и формирование дел. Все эти данные в виде связного текста включают в акт в необходимом объеме, чтобы объективно отразить ситуацию. Перечень передаваемых дел проще оформлять в виде таблицы, чтобы был понятен состав документов. Допускается передача дел в архив только с приложением таблицы без соответствующего акта.

Большие массивы документов принято оформлять в виде приложений. Так они не будут ухудшать восприятие основного содержания акта. Поскольку приложения являются неотъемлемой частью акта, все перечисленные документы будут считаться включенными в него.

Следует напомнить, что при наличии большого количества приложений к документу они должны быть оформлены в одно дело, либо в другое с отметкой о том, к какому делу они относятся. Одно дело может содержать не более 250 листов. При большом количестве сопроводительной документации следует оформлять ее в тома, при этом располагать приложения в деле следует в хронологическом порядке. Каждое дело в этом случае должно содержать отметку «Том №1», «Том №2» и т.д. При оформлении акта также следует указывать сколько томов передается в архив. 

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция архивиста (бланк).doc
  • Акт приема-передачи при смене руководителя архива (бланк).xls
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция архивиста (образец).doc
  • Внутренняя опись документов дела (образец).xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 9.09%
  • Делопроизводство 15.58%
  • Психологические аспекты работы секретаря 11.69%
  • Имидж секретаря 11.69%
  • Деловой этикет 11.69%
  • Карьерный рост 9.74%
  • Документооборот 16.88%
  • Электронный документооборот 14.94%
  • Архивное дело 79.22%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль