Секретарь руководителя

1881
Многие руководители тратят много времени на поиски идеальной кандидатуры секретаря. О том, какие требования предъявляются к данной должности, что входит в обязанности и функции – читайте в статье.

Данная статья поможет вам узнать:

  • какие требования предъявляются к секретарю руководителя;
  • что изменилось с введением профстандарта секретаря;
  • какие должностные обязанности у секретаря руководителя;
  • что включают функции секретаря руководителя.

В этот раз мы подробно рассмотрим в чем же заключается работа секретаря руководителя и какие требования к ней предъявляются.

Требования к секретарю руководителя

Можно с уверенностью сказать, что требования к секретарю руководителя определяются в первую очередь спецификой работы организации. Несомненно, многие руководители стараются подбирать на должность секретаря кандидатов с высшем профессиональным или средним профессиональным образованием. Однако, как показывает практика, основным требованием до сих пор является опыт работы. Как правило, предпочтение отдается соискателям, которые имеют опыт работы с документами и знают основы их оформления и регистрации.

Также немаловажным требованием к секретарю является умение планировать время руководителя. Грамотный работник может спланировать график таким образом, чтобы производительность руководства была на максимальном уровне. И наоборот, при отсутствии у секретаря таких качеств вся работа в организации может занять гораздо больше временных затрат, ведь именно секретарь должен осуществлять функцию связующего звена между руководителем и подразделениями. Именно по этой причине руководители также предъявляют требования к возрасту соискателя, предпочитая более молодых и расторопных кандидатов.

Профстандарт секретаря руководителя

Учитывая, что профстандарты секретаря руководителя вышли сравнительно недавно (июль 2016 года), они успели наделать немало шума как в рядах секретарей, так и среди руководителей. Основным вопросом стала необходимость об их введении в организации и применении. Как пояснил Минтруда, профстандарты секретаря 2016 года носят обязательный характер только для государственных и муниципальных учреждений. В случае, когда речь идет о коммерческих организациях, руководители могут применять профстандарты только в качестве рекомендаций. Более того, последние разъяснения позволяют применять сразу несколько профстандартов (различных профессий) к одному сотруднику либо наоборот, делить обязанности одной профессии между несколькими сотрудниками. В целом профстандарты секретаря руководителя предъявляют следующие требования к сотрудникам данной должности:

Секретарь руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя могут варьироваться в зависимости от рода деятельности организации и ее величины. Так, при работе в небольших компаниях обязанности секретаря могут составлять обеспечение документооборота, прием корреспонденции и звонков и даже ведение зарплатных ведомостей или графика отпусков. Соответственно, если организация имеет большую структуру и международные контакты, то и должностные обязанности секретаря руководителя включают иностранные переговоры, организации командировок и т.д. Однако существуют обязанности, которые применимы для секретарей любых организаций.

Так, секретарь руководителя должен уметь работать по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимать входящую корреспонденцию и передавать ее в подразделения и сотрудникам в соответствии с распоряжением руководителя.

Также должностные обязанности секретаря руководителя включают различные операции с документами. При отсутствии в организации службы ДОУ, как правило, осуществление документооборота ложится на плечи секретаря. Он принимает документы и личные заявления других сотрудников на подпись руководителя, а также подготавливает необходимую документацию для работы предприятия. В некоторых случаях в должностные обязанности секретаря входит разработка бланков и форм документов, формирование дел, обеспечение их сохранности и передача в архив.

Секретарь должен следить за обеспечением эффективной работы руководителя. Для этого необходимо отслеживать наличие канцелярских товаров, исправность техники и комфортные условия на рабочем месте.

Функции секретаря руководителя

В функции секретаря руководителя входит необходимость составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Также секретарь осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль