Организация совещаний

4420
В каждой организации периодически возникает необходимость в организации и проведений совещаний по вопросам работы компании. О том, какие существуют разновидности совещаний, а также о том, как правильно подходить к их организации – читайте в данной статье.

В данной статье мы рассмотрим:

  • какие существуют виды совещаний;
  • как правильно организовать деловое совещание;
  • порядок, план и организация совещаний руководителя;
  • организация селекторного совещания;
  • организация оперативных совещаний.

Виды совещаний в организации

Существуют различные виды совещаний, которые различаются не только темой, но и способом их организации, а также составом людей, принимающих участие в них. Можно сказать, что совещание – это собрание, посвященное обсуждению какого-либо вопроса. В организациях, как правило, чаще всего встречаются такие виды совещаний, как деловое, селекторное, оперативное и совещание руководителя. Каждое из них имеет свои особенности организации, которые мы рассмотрим более подробно.

Также совещания могут различаться не только по их видам, но и по периодичности проведения. Так, различают плановые и внеплановые собрания. Кроме того, совещания можно классифицировать по следующим критериям:

  • диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
  • автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
  • сегрегативное— доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участ­ники, остальные слушают и принимают к сведению ­представленную информацию;
  • дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
  • свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

Организация делового совещания

Организация делового совещания – одна из наиболее важных форм управленческой деятельности. Во время такого собрания между сотрудниками и руководителем организации происходит обмен информацией, принимаются важные управленческие решения. Как правило, деловые совещания не всегда дают нужный эффект по причине того, что руководители не имеют четкого представления об их организации и проведении.

Основными ошибками при организации подобного рода собраний может стать слишком большая регулярность их проведения, большое количество участников, а также большая длительность, которая также снижает общую результативность. Как правило подобные ошибки приводят к отсутствию видимых итогов мероприятия, что заставляет руководителя организовывать новое собрание, которое также не будет иметь должного эффекта. Чтобы избежать данных проблем рекомендуем составить четкий план, по которому будут созываться заседания в организации.

Процесс организации делового совещания должен сводиться к трем составляющим:

  • сбор и переработка информации;
  • координация деятельности всех структурных подразделений организации;
  • принятие решения.

Первоочередная подготовка совещания должна основываться на целесообразности его организации. Проще говоря, руководитель должен четко понимать по каким вопросам будет проводиться коллективное заседание и какого результата он хочет добиться.  Рекомендуем прибегать к таким мероприятиям только в том случае, когда действительно требуется обсуждение проблемного вопроса с сотрудниками разных структурных подразделений, в противном случае рекомендуем рассмотреть альтернативные формы (возможность решения вопроса по телефону, селекторное совещание и т.д.).

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

После того, как решение о необходимости организации совещания принято, требуется определить состав присутствующих и главную тему. В некоторых случаях можно прибегнуть к созданию рабочей группы сотрудников, ответственных за выполнение данной работы. Также советуем заранее продумать какой результат вы ожидаете от данного мероприятия. Это и будет целью мероприятия. Без ее определения добиться каких-то видимых результатов практически не представляется возможным.

Организация совещаний руководителя

Организация совещаний руководителя включает такие этапы, последствия которых будут долгое время так или иначе проявляться в организации. Давайте ознакомимся с основными этапами и подробно изучим порядок организации совещаний, чтобы не допустить ошибок в их подготовке.

Прежде всего, правила организации совещаний требуют определить цели основной массы мероприятия. При их отсутствии, ход заседания начинает отклоняться от желаемого, а устно проговариваемые руководителем формулировки недостаточны для удержания совещания в нужном русле.

Выбор целей требует выбора места проведения совещаний в схеме управления, что переплетается в свою очередь с Организация совещанийсистемой планирования и контроля исполнения.

Далее следует определить тематику, составить план организации совещания и круг рассматриваемых в рамках той или иной темы вопросов.

Необходимо определиться с периодичностью организации данных мероприятий. Лучше всего составить предварительный график на год (месяц, квартал) вперед, чтобы у сотрудников была возможность подготовиться заранее.

Далее встает вопрос выбора участников. Не стоит ошибочно полагать, что чем больше сотрудников придет на совещание, тем результативнее оно будет. Лучше всего ограничиться самыми необходимыми сотрудниками, иначе мероприятие грозит превратиться в настоящий балаган.

Кажется, одним из самых легких вопросов становится необходимость выбора форматов таких документов, как повестка дня и протокол совещания. Однако нередко возникают и бывают длительными творческие муки начальника и секретаря в добавлении (исключении, переименовании) строчек и колонок в этих документах, что делается иногда на глазах участников совещаний. Поэтому и здесь надо подготовиться заранее. Рекомендуем заранее создать и утвердить единую форму отчетно-планового документа, в котором будет информация о повестке дня и о протоколе.

Организация селекторного совещания

Селекторные совещания на данный момент получили достаточно широкое распространение благодаря своей доступности и простое организации. Так, для их проведения требуется лишь наличие связи между всеми участниками собрания и свободное время. Допускается односторонняя связь у большинства сотрудников в том случае, когда заседание направлено на принятие задач от руководства.

Селекторное совещание может быть организовано не только с помощью селектора, но и посредством телефонной связи или специальных компьютерных программ. При организации данного вида собрания необходимо уделить вопрос времени его проведения. Так как подобные мероприятия ощутимо сбивают рабочий ритм, то рекомендуем проводить их во второй половине рабочего дня. Также необходимо правильно выбрать время для того, чтобы не отвлекать никого из участников от непосредственной работы. Отличным вариантом станет четкое определение даты и времени для таких собраний (например, последний четверг месяца).

Необходимо учитывать, что селекторные совещания не могут иметь большую продолжительность, поэтому их проведение целесообразно в том случае, когда требуется оперативно сообщить всем участникам об имеющихся для них задачах и сроках решения.

Организация оперативных совещаний

Совещание проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, в кабинете руководителя. В обязанности секретаря входит:

  • оповещение участников;
  • контроль за своевременной явкой участников совещания;
  • выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников;
  • вызов работников по требованию руководителя.

Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода, не допуская его срывов.

Необходимо помнить, что большая часть подобных мероприятий должна стенографироваться или регистрироваться каким-либо другим образом. Наиболее оптимальным вариантом является протоколирование.

Если секретарь не является одним из участников, то он должен находиться в приемной, выполняя свои обычные обязанности. Допустимо присутствие секретаря только в начала, конце и перерывах, для того, чтобы оказать помощь участникам.

Если секретарь является одним из участников мероприятия, то в его обязанности входит раздача материалов, сообщения руководителю об опоздавших, о наступлении перерыва и о желающих высказаться. По окончанию мероприятия секретарь должен убрать помещение и подготовить отчеты (если это требуется). На этом организация оперативного совещания и его проведение можно считать оконченным.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (бланк).doc
  • Протокол заседания квалификационной комиссии (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Протокол общего собрания работников об избрании представителей трудового коллектива (образец).doc
  • Протокол заседания квалификационной комиссии (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.16%
  • Делопроизводство 14.38%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.96%
  • Имидж секретаря 10.96%
  • Деловой этикет 10.96%
  • Карьерный рост 8.9%
  • Документооборот 15.75%
  • Электронный документооборот 14.38%
  • Архивное дело 80.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль