График руководителя

809
Одной из важнейших составляющих эффективной работы руководителя и всей организации является умение распределения задач по их значимости. Именно для этого и необходима помощь секретаря. О том, как правильно организовать график руководителя – читайте в статье.

В данном материале вы узнаете:

что включает в себя график руководителя;

как составить график руководителя;

как организовать график приема руководителя;

составляем график отпусков руководителя.

Планирование графика руководителя относится к прямым обязанностям секретаря, ведь именно секретарь лучше остальных сотрудников осведомлен о текущих делах и проблемах, требующих безотлагательного решения. Поэтому правильное составление графика руководителя является залогом успешной работы всей организации.

График работы руководителя

Каждый день руководителю организации приходится сталкиваться с необходимостью принимать решение об установлении приоритетов решаемых проблем и задач. В том случае, если руководитель занят текущими делами организации, установление приоритетов дел возлагается на секретаря.

В повседневной работе руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Такой порядок подтверждается известным принципом Парето или принципом 80:20. Данный принцип говорит о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части представляют собой намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в целой группе.


Ключевые моменты и навыки в работе помощника руководителя: практический опыт


Перенесение содержания данного принципа на рабочую ситуацию означает, что во работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени принесут всего лишь 20% от общего итога работы. Следовательно, рекомендуется изначально решать немногочисленные первостепенные проблемы, а затем — все остальные.

Принцип Парето также лежит в основе анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных задач в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это утверждение позволяет провести условное деление всего объема задач руководителя на три группы: А, Б и В — в соответствии с их значимостью.График руководителя

  • Группа задач А составляет около 15% от общего количества задач и дел, требующих принятия решений. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей равна 65%. Следовательно, в эту группу следует вносить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
  • Группа задач Б составляет 20% от общего количества и 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят важные задачи.
  • Группа задач В составляет 65% от общего числа задач, но они имеют всего 15% в общей значимости дел. Данную группу представляют наименее значимые задачи, которые не требуют оперативности либо длительного принятия решений.

Применение данного анализа на практике позволяет значительно повысить производительность руководителя при минимальных временных затратах. Также организация графика руководителя с помощью анализа АБВ позволяет значительно сэкономить силы, которые обычно растрачиваются на решения маловажных и второстепенных задач.

Составление графика руководителя

При составлении графика руководителя необходимо учитывать конкретные условия процесса управления и производства. В первую очередь необходимо учитывать те задачи, в которые не могут вноситься изменения руководителем в течение рабочего дня (прием в вышестоящих организации; сроки собраний и т. д). При необходимости график уточняют и сокращают временные интервалы для введения других видов задач. Графики утверждает лично руководитель.


Личный помощник руководителя: требования работодателей и зарплатные предложения


Поскольку существуют задачи, выполнение которых в течение рабочей недели осуществляется один или два раза, то есть их нельзя учесть в ежедневном распорядке рабочего дня, а также для планомерной организации работы рекомендуем составлять распорядок на всю рабочую неделю. При этом первоначально устанавливают задачи, которые повторяются и в значительной мере предопределяются деятельностью вышестоящих органов и сложившимися на предприятии традициями.

Вебинар 19 января: "Нетикет: правила поведения секретаря в соцсетях и этикет электронной переписки"

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

В вебинаре «Нетикет» будут рассмотрены правила этикета в Интернете, социальных сетях и правила электронной переписки. Участники познакомятся с основными понятиями нетикета, узнают правила сетевого и виртуального поведения, а также с заблуждениями и ошибками, которые встречаются в практике этого вида общения.

Зарегистрироваться на мероприятие >>>

В графике рабочей недели следует выделить время для анализа работы подразделений организации, что позволяет избежать стихийно возникающих дел и сделать деятельность организации более целенаправленной. Например, в определенный день недели и в определенное время руководитель организации проводит обстоятельные беседы с начальниками подразделений.

График приема руководителя

Так как секретарь помогает руководителю в составлении плана его рабочего дня, ему часто поручается составлять график приема руководителя и определять, с кем руководителю необходимо встретиться лично, а кто может быть направлен к другим должностным лицам.

Секретарь должен знать и беспрепятственно пропускать лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время. Для приема остальных сотрудников организации для решения текущих вопросов желательно выделить специальные даты и время, что также позволит скоординировать работу всей организации.


Какой поддержки женщина-директор ожидает от своего помощника?


Вопросы от подчиненных, требующие срочного решения, есть в любой организации. Однако если каждый сотрудник будет обращаться к руководителю по мере возникновения таких вопросов, то все рабочее время руководителя уйдет на их решение. Именно поэтому важно правильно организовать график приема руководителя. В каждой организации должно быть найдено свое решение, оптимальное именно для нее, но, если обобщить, поступить можно следующим образом: все вопросы группируются, и с каждой группой работа организуется определенным образом. Лучше всего осуществлять группировку по вышеописанному принципу анализа АБВ.

График отпусков руководителя

Составляя график отпусков руководителя необходимо учитывать специфику работы организации. Так, нецелесообразно устраивать отпуск при сезонных пиках работы организации. Например, руководителю туристической компании ни в коем случае нельзя отправляться в длительный отпуск в сезон отпусков, ведь может возникнуть ряд срочных вопросов, требующих безотлагательного решения. Как правило, отпуск руководителя следует начинать планировать не позднее, чем за месяц до предполагаемой даты. Именно столько времени потребуется для улаживания текущих моментов в организации. Также необходимо заранее решить вопросы со всеми вышестоящими инстанциями, чтобы не прерывать отпуск. Помните, что хорошо отдохнувший руководитель – добрый руководитель, поэтому рекомендуем ответственно подойти к планированию графика его отпусков.

Подписка


Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Должностная инструкция секретаря (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (бланк).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (бланк).doc
Доступно только подписчикам
  • Должностная инструкция секретаря (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря руководителя (образец).doc
  • Должностная инструкция секретаря-референта (образец).doc


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Опрос

Какие темы вам наиболее интересны?

  • Профстандарт секретаря 6.16%
  • Делопроизводство 14.38%
  • Психологические аспекты работы секретаря 10.96%
  • Имидж секретаря 10.96%
  • Деловой этикет 10.96%
  • Карьерный рост 8.9%
  • Документооборот 15.75%
  • Электронный документооборот 14.38%
  • Архивное дело 80.82%
результаты

Рассылка



Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Вы - делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству
  • участвовать в вебинарах
  • задавать вопросы экспертам

Оставайтесь с нами!
с заботой о Вас, портал PRO - делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль